Виплата лікарняних: як це працює і що слід знати HR

Коли працівник стає непрацездатним, HR-фахівчиня або HR-фахівець мусить забезпечити, щоб виплата лікарняних була правильною, своєчасною та в межах законодавства. Помилки тут можуть призвести до претензій з боку працівника, контролю з боку держави або репутаційного ризику для компанії. Зараз в Україні діють оновлені правила, які варто враховувати.

Як провести розрахунок лікарняних

Ось ключові нюанси, які треба враховувати:

1. Пенсійний фонд України (ПФУ) повідомили: з 4 квітня 2025 року працівниця або працівник має право на допомогу по тимчасовій непрацездатності за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом.
2. Розмір виплати лікарняних у деяких випадках становить 100 % середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
3. Чіткіший алгоритм: наприклад, за звичайною непрацездатністю — роботодавець сплачує перші 5 днів, решта — коштом ПФУ.

Ці зміни важливі HR-команді, щоб коректно відображати у внутрішніх процесах, системах і звітності.

Формула розрахунку лікарняних

Щоб зрозуміти, як нараховуються лікарняні, достатньо трьох кроків:

1. Розрахувати середню денну зарплату (заробіток за період / кількість робочих днів).
2. Помножити на коефіцієнт страхового стажу.
3. Помножити результат на кількість днів непрацездатності.

Усі проміжні результати при розрахунку округлюються до копійок.

Оплата лікарняних залежно від стажу

Розмір оплати визначається відповідно до страхового стажу:

• до 3 років — 50%;
• 3–5 років — 60%;
• 5–8 років — 70%;
• понад 8 років — 100%.

Для пільгових категорій працівників (ветерани, донори, постраждалі від аварії на ЧАЕС тощо) застосовується 100 % незалежно від стажу.

Як нараховуються лікарняні покроково

1. Визначення страхової події

Працює такий порядок: якщо працівниця/працівник отримує Е-лікарняний або листок непрацездатності — це початок страхової події. Статус електронного листка має бути «Готовий до сплати» перед розрахунком.

2. Розрахунок суми

При розрахунку враховують: середню зарплату за розрахунковий період, коефіцієнт страхового стажу, кількість днів непрацездатності. Наприклад: якщо стаж працівника понад 8 років — теоретично він має право на 100 % середньої зарплати.

3. Джерела фінансування

За загальним правилом: роботодавець сплачує перші 5 днів тимчасової непрацездатності. Далі фінансування з боку ПФУ. У випадку нещасного випадку на виробництві інші умови (наприклад, перші 17 днів сплачує роботодавець).

Що не враховується при розрахунку лікарняних:

• виплати по вагітності та пологах;
• перші 5 днів хвороби (їх оплачує роботодавець);
• компенсації, що фінансуються ПФУ;
• доходи, отримані у періоди, виключені з розрахункового часу.

4. Строки та документи

Якщо компанія не може подати заяву (наприклад, через воєнні дії), працівник має право звернутись до ПФУ самостійно — особисто або онлайн через електронний підпис.

Як нарахувати лікарняні: практичні поради HR-команді

Щоб процес виплати лікарняних працював без провалів, врахуйте такі практики:

1. Перевірте, чи всі працівниці/працівники, які працюють за сумісництвом, включені у внутрішню систему управління кадрами (бо з 4 квітня 2025 вони мають право на лікарняні за усіма місцями роботи).
2. У системі обліку налаштуйте статуси листків непрацездатності: «Подано», «Готовий до сплати», «Оплачено». Це допомагає контролю та звітності.
3. Розробіть алгоритм: отримання е-лікарняного — перевірка статусу — нарахування суми — подання заяви-розрахунку (за потреби) — виплата працівнику — облік та звітність.
4. Сповістіть бухгалтерію, щоб правильно враховувати ставки ПДФО, військового збору, ЄСВ щодо суми лікарняних.
5. Підготуйте внутрішню інструкцію для співробітниць/співробітників: як оформити лікарняний, що робити, коли за сумісництвом. Це підвищує прозорість і задоволеність.

Зразок чекліста для HR-фахівця по виплаті лікарняних

Перевірка документів

• Отримано електронний лікарняний лист від працівника.
• Перевірено ПІБ, ІПН, місце роботи та період непрацездатності.
• Статус «Готовий до сплати».
• Визначено тип лікарняного (звичайний, догляд за дитиною, нещасний випадок тощо).

Розрахунок і нарахування

• Перевірено страховий стаж працівника.
• Визначено відсоток оплати (50 / 60 / 70 / 100 %).
• Проведено розрахунок лікарняних за середньою зарплатою за 12 місяців.
• Перевірено, чи оплачується лікарняний за вихідні дні (якщо вони входять до періоду хвороби).

Хто платить і скільки днів

• Визначено, скільки днів лікарняного оплачує підприємство (перші 5).
• Решту днів відмічено як оплату коштом Пенсійного фонду України.
• Для нещасних випадків на виробництві застосовано спеціальний порядок оплати.
• Внесено всі суми у відомість — окремо по роботодавцю і по ПФУ.

Термін і порядок виплати

• Заяву-розрахунок до ПФУ подано не пізніше ніж за 5 робочих днів після рішення про виплату.
• Перевірено термін виплати лікарняних (до 10 робочих днів після подання).
• Виплату внесено у зарплатний реєстр або платіжну відомість.

Облік і звітність

• Збережено копії е-лікарняного та заяви-розрахунку в особовій справі.
• Перевірено коректність оподаткування (ПДФО, ЄСВ, військовий збір).
• Проаналізовано загальний розрахунок лікарняних за місяць або квартал.

Комунікація з працівником

• Працівнику повідомлено суму і дату виплати.
• Пояснено, як виплачується лікарняний лист і хто покриває витрати.
• Надано коротку інструкцію для подальших випадків.

Як HURMA допомагає в управлінні лікарняними

HURMA System автоматизує більшість процесів, пов’язаних із лікарняними: від фіксації відсутності до формування звітів і контролю виплат. Це знімає рутинне навантаження з HR-відділу та допомагає уникнути помилок у нарахуваннях.

У системі HURMA можна:

1. Фіксувати лікарняні напряму у профілі співробітника. Кожна відсутність має тип — «лікарняний», «відпустка», «відрядження» тощо. Це дозволяє одразу бачити причину відсутності та період.
2. Зберігати документи у картці співробітника. Електронні лікарняні листи, скани, заяви, рішення комісій — усе можна прикріпити до профілю, щоб мати повну історію.
3. Отримувати аналітику по лікарняних. Звіт з поточними балансами по усім відсутностям показує повну картину.
4. Автоматично розраховувати кількість днів лікарняного. HURMA враховує календар, вихідні дні та графік роботи.
5. Контролювати статуси і терміни. У календарі відсутностей легко відстежити, коли почався і закінчився період лікарняного, щоб не пропустити момент подання заяви-розрахунку до ПФУ.

Підсумуємо

Для працівника лікарняний — це питання довіри до компанії. Для HR — питання точності. Своєчасна оплата, прозорі правила, зрозумілі дії з боку роботодавця формують відчуття стабільності навіть у складних умовах.

Використовуючи HURMA, HR-фахівці можуть зосередитись не на цифрах і звітах, а на людях: система бере на себе рутину розрахунків, нагадувань і документів.