Відрядження в Україні: як правильно оформити у 2019

Відрядження – це поняття, знайоме кожній працюючій людині. Часто співробітники з високими професійними навичками відряджаються в рамках своєї корпорації, щоб ділитися знаннями з іншими або тимчасово виконувати свої завдання за межами основного місця роботи.

Сьогодні ми поговоримо про те, що таке відрядження на законодавчому рівні, як правильно оформляти дні відрядження в документах, і розберемо систему оплати відряджень.

Як законодавство визначає відрядження?

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон визначає відрядження, як службову поїздку в інший населений пункт, яка реалізується за розпорядженням керівника. У ній працівник виконує доручення поза місцем його постійної роботи й робить це в певний термін. Зазвичай витрати відрядженого фінансово забезпечуються компанією і документально оформлюються. Якщо робота співробітника компанії має роз'їзний характер або він виконує свої посадові обов'язки в дорозі, то це не можна назвати відрядженням.

Правила оформлення відрядження

Законодавство не передбачає єдиного стандарту оформлення службового відрядження. Кожна компанія має свої умови й правила. Вони можуть бути перераховані в колективному договорі або оформлені окремим документом. Він зазвичай містить такі пункти:

• процедура видачі авансу відрядженому і його розмір;
• добова витрата;
• вказана витрата на проживання з обмеженнями по сумі;
• вказана витрата на проїзд з обмеженнями по сумі (порядок придбання залізничних і авіаквитків, послуги таксі);
• термін відрядження (дати її початку і кінця);
• критерії, які визначають цю службову поїздку як відрядження.

Хто саме з працівників буде направлений у відрядження і на який термін, зазвичай вирішує керівник і регулюється така поїздка внутрішніми правилами компанії.

Оформляючи окремий документ, використовуйте норми Інструкції та постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р № 98 «Про суми та склад витрат державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Саме на ці документи обов'язково необхідно посилатися, оформляючи відрядження співробітника, якщо ваше підприємство частково або повністю фінансується за рахунок бюджетних коштів. Компанії, які не отримують такі кошти, не зобов'язані враховувати вимоги Інструкції та Постанови №98.

Складаємо наказ про направлення працівника у відрядження

Наказ або розпорядження про направлення відрядженого складається керівником і зазвичай містить:

• П. І. Б. працівника і його посаду;
• місце відрядження (країна, місто);
• вказівка ​​підприємства або філії, куди направляється працівник;
• мета поїздки;
• дати поїздки (початок і закінчення відрядження);
• копія запрошення з перекладом (якщо відряджений відправляється на запрошення в іншу країну).

Приклад наказу про направлення

ТОВ «Компанія»

НАКАЗ

про направлення у відрядження Петрова І. В.

Наказую:

1. У зв'язку з відкриттям нового філіалу №15 направляю менеджера з продажу Петрова І. В. у відрядження в місто Одеса в ТОВ «Компанія» терміном на 14 днів (з 01.10.2019 р по 14.10.2019 р) для проведення переговорів з потенційними постачальниками та укладання договору на постачання першої партії товару.

2. Бухгалтерії (Іванової П. В.) видати Петрову І. В. аванс на відрядження в розмірі, передбаченому кошторисом витрат на відрядження (додаток до наказу).

3. Петрову І. В. після повернення з відрядження відзвітувати про суму витрачених коштів в порядку, передбаченому законодавством. (Додаток: кошторис витрат на відрядження).

Директор (підпис) І. П. Васильєв

З наказом ознайомлений:

Менеджер з продажу 30.09.2019 (підпис) Петров І. В.

Бухгалтер 30.09.2019 (підпис) Іванова П. В.

Також, ви можете скачати й заповнити спеціальний бланк тут.

Після того, як наказ оформлений і підписаний, його копію слід віддати працівникові. Цей документ дозволяє не платити туристичний збір за проживання в готелі в місті, де планується відрядження.

Як працівнику підтвердити свої витрати у відрядженні?

Співробітникові, який відправляється у відрядження, можуть бути відшкодовані такі витрати:

• оформлення закордонних паспортів і віз;
• страхування;
• проїзд (до місця відрядження і за місцем);
• проживання в готелі/апартаментах + побутові послуги (наприклад, прання і прасування одягу);
• живлення;
• мобільний зв'язок.

Ці витрати не обкладаються податками, якщо співробітник надає документи, які їх підтверджують. А саме:

• з/д квитки й авіаквитки (або їх електронні версії при наявності посадкового талона);
• квитанції та рахунки, що підтверджують проживання співробітника в готелі або інших місцях;
• страхування.

Також не оподатковуються добові витрати та інші фінансові витрати на власні потреби у відрядженні.

Розмір відрядження авансу

Згідно з Інструкцією, відряджений співробітник повинен бути забезпечений авансом. Роботодавець зазвичай самостійно визначає суму авансу. Ст. 121 КЗпП зазначає такі виплати:

• добові на весь час відрядження (не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня податкового року в розрахунку за кожен календарний день);
• вартість проїзду туди й назад;
• сума для оренди житла на час відрядження.

Аванс видається як готівкою з каси, так і безготівково (на платіжну карту).

Відрядження по Україні передбачає виплату авансу в гривнях. Якщо співробітник відряджається за кордон, то аванс виплачується в національній валюті цієї країни або будь-який інший, зручною для конвертації.

Сума добових при відрядженні за кордон згідно із законом складає не більше 80 євро за кожен календарний день. Роботодавець нараховує суму згідно з курсом, встановленим Нацбанком в цей день.

Продовження або скасування відрядження

Буває, що співробітник з не залежних від нього причин змушений продовжити своє перебування у відрядженні. У цьому випадку працівник повинен надати документи, що доводять причини такого рішення. Їх він повинен прояснити в доповідній, яку потрібно подати по приїзду на основне місце роботи. Тоді керівник оформляє наказ, на підставі його доповідної записки.

Приклад доповідної записки

Директору ТОВ «Компанія»

Васильєву І. П.

Менеджера з продажу Петрова І. В.

Пояснювальна записка

У зв'язку зі скасуванням авіарейсу ODS-KBP 14.10.2019. о 20:30 прошу продовжити термін мого відрядження до 15.10.2019.

Додаток: повідомлення від авіаперевізника.

Менеджер з продажу 16.10.2019 (підпис) Петров І. В.

Після видання наказу (приклад складання ми демонстрували вище), співробітнику відшкодовуються всі підтверджені витрати.

У разі, якщо відрядження скасовується з об'єктивних причин, наприклад хвороба співробітника або перенесення призначених робочих зустрічей, то співробітникові необхідно написати доповідну записку із зазначенням причини та підтверджуючим документом. 

У разі оформлення всіх необхідних документів та видачі авансу, керівником оформляється наказ про скасування відрядження і вказується термін протягом якого необхідно повернути отриману суму. З документом повинен обов'язково ознайомитися працівник і підписати його. При порушенні терміну повернення коштів, сума включається до оподатковуваного доходу працівника і стає об'єктом прибуткового податку.

Чому HR важливо знати все про оформлення відрядження?

У наш час професія HR-менеджера передбачає виконання безлічі функцій, в тому числі й правильне оформлення лікарняних і відряджень. Особливо, якщо фахівець з персоналу працює на державному підприємстві, він охоплює ще й функції кадровика.

У компаніях, які не належать до бюджетних організацій, вже давно борються з бюрократією і рутиною, автоматизуючи HR-процеси. Нагадаємо, що HRIS-система Hurma дозволяє оформити відрядження за все в один клік без втрати часу на паперову тяганину.

• Документи