Топ 10 помилок під час онбординга

Чи знаєте ви, що 30% співробітників звільняються протягом 45 днів з дати виходу на роботу? Щоб уникнути цього, потрібно правильно побудувати план онбординга.

Дослідження команди BambooHR показало, що причиною такого високого відсотку сходу з дистанції є наступні фактори:

1. Зміна ставлення до виконуваної роботи
2. Розбіжність думок з прямим керівництвом
3. Невідповідність умов роботи очікуванням
4. Мало навчання
5. Просто нудно
6. Немає відчуття потрібності
7. Відчуття відторгнення від команди
8. Забракло навичок
9. Занадто складно

При цьому, 56% опитаних сказали, що наявність ментора або людини, з якою відразу почали спілкуватися і дружити, допомогло швидше увійти в курс справ, влитися в команду і почати ефективно працювати. Важливість менторства для успіху онбординга не можна недооцінювати, що ми вже згадували у попередніх статтях.

У той же час, правильно проведений онбординг на 69% збільшує шанс утримати фахівця в команді як мінімум на 3 роки. Очевидно, цей результат набагато краще. Щоб його досягти, потрібно не допустити 10 головних помилок.

1. Не починайте планувати мітинги з новим співробітником тільки після його виходу. Замість цього, заздалегідь складений список зустрічей покаже новому колезі, наскільки він важливий для команди і як ви раді його приходу в компанію.
2. Не замовчуйте ніяких аспектів та обов'язків. Абсолютно всі ролі і обов'язки нового співробітника повинні бути записані і озвучені під час онбординга, інакше ви ризикуєте тим, що якийсь важливий процес надовго залишиться без уваги, оскільки про нього "забули повідомити".
3. Не забувайте тримати руку на пульсі онбординга. Призначте короткі зустрічі 1: 1 в кожен день періоду онбординга і на регулярній основі після цього. Покажіть новачкові, що він завжди може розраховувати на вашу допомогу і підтримку.
4. Не ігноруйте важливість приятелів. Немає нічого гіршого, ніж бути одинаком в дружному колективі. Добре б кому-небудь з колег з подібними захопленнями якомога швидше подружитися з новим співробітником, щоб полегшити стрес адаптації до нового колективу. У багатьох західних компаніях є HR-практика "onboarding buddies" – людей, які допомагають новачкам адаптуватися.
5. Не робіть вихід новачка простим робочим днем. Міні-вечірка на честь новачка, маленький подарунок від команди або весела активність допоможе задати спогадам про перший робочий день у вашій компанії позитивний тон та зробити їх міцною основою для довгострокового співробітництва.
6. Не залишайте новачка в невіданні щодо майбутніх подій. Напишіть зрозумілий план майбутніх заходів та активностей, щоб людина могла заздалегідь підготуватися до всіх частин процесу онбординга.
7. Не залишайте знайомство з ОПР і колегами на волю випадку. Складно відразу запам'ятати імена і посади всіх людей в новій компанії. Пройдіться з новачком по відділах, познайомте його/її зі всіма, з ким людина буде з найбільшою ймовірністю взаємодіяти в робочому житті, допоможіть налагодити перші контакти з ключовими фігурами в команді.
8. Не намагайтеся вкласти онбординг в 8-годинний курс молодого бійця. Одноденний краш-курс перевантажує людей інформацією і сильно стомлює. Давайте ключові відомості в міру необхідності і надайте доступ до допоміжних матеріалів, які можна освоїти в будь-який час.
9. Не залишайте роботу новачка на самоплив. Допомагайте йому/їй справлятися із завданнями, поки людина повністю не засвоїть всі робочі процеси в компанії.
10. Не забувайте про тімбілдінг. Участь в регулярних і приємних заходах допомагає набагато швидше влитися в колектив. Святкування днів народження, перегляд кіно, настільні ігри, просто пиво з піцою по п'ятницях – все це допомагає всім членам команди швидше знайти спільну мову.

Ми розглянули основні помилки під час онбординга. А як же провести цей процес правильно?

Чек-лист для правильного онбординга

1. Заздалегідь повідомте про точну дату і час виходу на роботу, зручний маршрут, найближчу парковку, рекомендований дрес-код.
2. Поспілкуйтеся з новачком про його хобі та біографію і згадайте основні пункти в Welcome email для всієї компанії, щоб збільшити ймовірність швидше знайти людей зі схожими інтересами та уподобаннями.
3. Заздалегідь підготуйте робочий комп'ютер з усім необхідним ПЗ, налаштуйте доступи до принтера, доступ до зарядки для телефону і т.д.
4. Створіть новачкові корпоративну пошту і додайте в усі необхідні розсилки.
5. Заведіть облікові записи в усіх важливих інструментах і платформах, які використовуються в компанії.
6. Складіть список нарад з участю новачка і поступово вводьте його в курс справ на регулярних нарадах команди.
7. Підготуйте розклад активностей на перший тиждень і вишліть новачкові.
8. Заплануйте графік необхідних тренінгів.
9. Проведіть міні-свято в обідню перерву, щоб відзначити перший робочий день новачка і представити його команді.
10. Складіть план перших завдань для новачка.

Ідеальний перший робочий день

Проведіть новачкові екскурсію по офісу компанії, покажіть розташування туалетів, кухні, де стоять принтери, де лежать запаси паперу, серветки та інші витратні матеріали, де лежить аптечка першої допомоги, де знаходяться курилки.

Крім того, корисно зробити наступне:

1. Перевірити з бухгалтерією і HR-відділом наявність всього необхідного пакету документів.
2. Розіслати оповіщення про вихід нового співробітника в усі команди, в яких він буде працювати, з коротким описом його інтересів і біографії.
3. Ознайомити співробітників з новачком і представити йому ключових осіб в компанії.
4. Навчити новачка роботі з вашими системами для відеоконференцій, підключення проекторів, замовлення мітинг-руму для зустрічей і нарад у вашій корпоративній системі. Також корисно описати процедуру доступу до ресурсів корпоративної мережі – загальнодоступних дисків, папок, і т.д., якщо такі є.
5. Ознайомити новачка з ІТ командою і показати, як подати заявку на обслуговування сисадмінам.
6. Влаштувати невелику вечірку, щоб відсвяткувати цей день.
7. Порекомендувати ресторани і кафе поблизу, якщо немає практики корпоративних обідів з доставкою в офіс
8. Взяти новачка на ланч з ключовими спеціалістами вашої команди і обговорити загальну стратегію його майбутньої роботи.
9. Пояснити процес регулярних перерахунків окладу, Performance Review і роботи по OKR, якщо це впроваджено у вашій компанії
10. Дати новачкові чіткий план завдань, який він/вона повинен(на) виконати за час випробувального періоду і допомогти приступити до першої задачі.

Чому важливо в перші ж дні поставити першу бойову задачу? Тому що людина почне займатися тим, для чого її наймали і тим, що вона хоче робити. Це допоможе швидше втягнутися в роботу і показати себе з найкращого боку.

Стародавнє китайське прислів'я говорить:"Розкажи мені – я забуду; покажи мені – я запам'ятаю; дай мені зробити – я зрозумію". Мудрість цього твердження незаперечна і статистичні дані його ще раз підтверджують.

Короткі висновки про топ 10 помилок під час онбордингу

Як бачите, більшості помилок під час онбордингу можна легко уникнути, а чек-лист правильного онбордингу зовсім нескладний. Але різниця між стандартною ситуацією, коли новий співробітник повинен про все дізнатися сам, і продуманою стратегією адаптації – колосальна. Адже саме через топ 10 помилок при онбордингу кожен третій співробітник звільняється в кінці випробувального терміну.

Система HR та рекрутингу Hurma дозволяє автоматизувати безліч аспектів онбординга, допомагаючи і HR-фахівцям, і новим співробітникам оптимально побудувати взаємодію і швидше почати приносити користь компанії. Якщо у вас є питання з побудови правильного процесу онбординга – ми будемо раді відповісти на них!