TechVill та HURMA: 19 вакансій щомісяця і мінус 16 годин на рутину щотижня

Як масштабувати бізнес у кількох часових поясах і не втратити жодного кандидата?

TechVill відкриває філії в США та Канаді, працює з десятками техніків, диспетчерів і регіональних керівників, а щомісяця закриває до 19 вакансій. Та ще донедавна HR-документи були в Google Docs, відпустки — у листуванні, а процеси найму трималися в памʼяті.

"Я не працюю без автоматизації. Бо поки не впорядковано — нічого не працює", — каже Світлана Онищенко, Chief People Officer у TechVill.

Коли компанія вийшла на новий етап зростання — ручні інструменти більше не працювали.

Про компанію TechVill

TechVill — сервісна компанія з головним офісом у Канаді, яка вже понад 8 років займається ремонтом побутової техніки. Її фокус — на якості, швидкості обслуговування й турботі про клієнта. Компанія працює у кількох країнах, має понад 85 співробітників, серед яких 40% — українці.

З моменту запуску TechVill зростає органічно: спочатку це були лише кілька сервісних техніків і менеджерів у Торонто. Сьогодні компанія відкрила філії у Лос-Анджелесі, Лас-Вегасі, Оттаві, а також Остіні — і продовжує розширюватися, орієнтуючись на амбітну мету: 50 сервісних центрів у США й Канаді в найближчі 2–3 роки.

Особливість бізнесу — у його складності:

• десятки технічних спеціалістів із різними графіками,
• операційна команда, розподілена за географією,
• централізована бухгалтерія,
• постійний набір нових кадрів.

TechVill будують команду в кількох часових поясах із чіткими стандартами, прозорими зарплатами й сильною внутрішньою культурою. У такій динаміці ручне управління персоналом стало гальмом росту. Саме тому компанія вирішила створити HR-фундамент, який витримає масштабування.

Автоматизація та підтримка замість гугл-форм: чому обрали HURMA

Google-форми, ручні таблиці, листування з менеджерами — як тут масштабуватися?

Без єдиної системи контролювати процеси дуже важко – і TechVill це розуміли. Залишалося лише обрати надійного партнера для автоматизації.

Розглядали кілька варіантів — BambooHR, Sintegrum, деякі українські системи, але зупинились на HURMA.

"Bamboo — важко достукатися до сапорту, Sintegrum не закривав усе, що потрібно. А деякі українські аналоги просто незручні — якщо мені некомфортно, то й людям буде важко." — наголосила Світлана Онищенко.

Ключову роль зіграв функціонал HURMA: імпорт із LinkedIn, єдина база кандидатів, автоматичне нарахування лікарняних і відпусток, контроль пейролу по регіонах, а також можливість експортувати таблиці для тих, хто не працює напряму в системі.

"Добре, коли є єдине місце правди в компанії, де всі офери, розуміння, скільки людина заробляє, скільки людина в нас, коли вона була в відпустці тощо" — каже Світлана.

Ще один фактор — підтримка. У компанії часто виникають нестандартні кейси, і швидкі відповіді критично важливі.

Не уявляємо роботу без підтримки HURMA. У нас, оскільки бізнес дуже активно розвивається, багато нестандартних запитань, на які ми не можемо самі знайти відповідь, тому стукаємо до підтримки. І, знаєте, я регулярно, раз на два-три дні пишу в сапорт.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Як TechVill організували рекрутинг: мінімум ручної роботи та 19 вакансій на місяць

1 рекрутер і 2 сорсери закривають до 19 вакансій на місяць — завдяки своїм AI-агентам і автоматизації з HURMA

60% вакансій — це техніки. Решта — диспетчери, бухгалтери, менеджери. У кожному регіоні працює свій COO — відкриває компанію, керує техніками та складами. Найм — це щомісячне планування разом із маркетингом і коригування на щотижневих зустрічах із керівництвом.

"Це ринок з низькою маржинальністю — без автоматизації ми б не вижили." — відмічає Світлана.

AI-агенти, які впровадила компанія, шукають кандидатів у LinkedIn, Facebook, Indeed, фільтрують за статусом зайнятості, витягують контакти. Результати потрапляють у таблицю — сорсери не використовують старі методи, на кшталт X-Ray.

"Раніше закривали 4–5 вакансій на місяць. Зараз з тією ж кількістю рекрутерів та HURMA — 19"

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Сьогодні всі вакансії — від заявки до оффера — проходять через ATS-модуль HURMA:

• рекрутери створюють вакансії й відстежують їх по етапах;
• кандидатів можна імпортувати напряму з job-порталів або додавати вручну;
• фідбеки фіксуються всередині картки кандидата;
• аналітика по кожній вакансії доступна в реальному часі.

Крім того, менеджери найму підключаються до процесу без зайвих Excel чи дзвінків: просто заходять у систему, бачать профіль кандидата, залишають фідбек і приймають рішення.

Як TechVill впорядкувала day-off і відсутності з HURMA: жодної Google-форми

"Ти не можеш помилитися, якщо все в системі"

До HURMA команда стикалась із ситуаціями, коли працівників просто не враховували — не внесли, ввели не ті цифри, не помітили, що пішов у відпустку. Це створювало ризики втрати довіри та організаційні збої.

У нас був досвід: людині не заплатили, бо не ввели в систему. Ввели невірно цифри, хтось пішов у відпустку — забули про це сказати, хтось не побачив. Зараз це неможливо, бо є HURMA.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Вона підкреслює: навіть найкраща система не працюватиме, якщо нею не користуються на всіх рівнях. Відповідальність — не тільки HR, а й керівників, які мають фіксувати запити, оновлювати статуси, дбати про повноту даних.

Зараз TechVill адмініструє запити на day-off, лікарняні, декрети в єдиній системі — без Excel, нагадувань і втрат:

"У нас уже немає жодної Google-форми — усе через HURMA".

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Пейрол: мінус 16 годин на тиждень і нуль помилок

Помилки, затримки, незрозумілі суми — і десятки звернень після кожного payroll

Виплата заробітної плати раніше була однією зі складних задач. 

"Зазвичай ти відповідаєш на скарги людини: комусь не прийшла виплата, комусь не та сума. Це займало приблизно 16 годин, і це тільки мого часу."

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Після впровадження HURMA усе змінилося:

• система автоматично враховує графіки, лікарняні та day-off;
• усі повʼязані дані одразу потрапляють у payroll без ручної звірки;
• помилки зникли, а запити — розв'язуються за хвилини.

“Навіть якщо сталася якась помилка — людина відкриває HURMA, і я одразу можу показати: ти працював 21 день, був один day-off, ось бонус. Все видно. І не треба бігати по керівниках чи бухгалтерах”.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Результати автоматизації з HURMA

"Якби в мене не було HURMA, мені треба було б ще 3 людини”

HURMA та TechVill повністю змінили підхід до процесів:

• 19 вакансій на місяць замість 5 — у єдиній системі, з історією, аналітикою, відповідальними;
• пейрол рахується у 3 рази швидше — без Excel і ручної звірки;
• централізація даних — рекрутинг, адаптація, звіти, політики в єдиній системі;
• нуль помилок у лікарняних і зарплатах — завдяки автоматичному обліку.

Це не просто автоматизація — це системність, яка тримає все разом, навіть коли команда працює в п’яти регіонах одночасно.

Готові автоматизувати свій HR, як TechVill? Замовте безплатне демо HURMA — і побачте, як це працює у вашій компанії.