Трудовий договір: усе, що потрібно знати співробітникам і керівникам

Трудовий договір — це документ, який визначає межі відповідальності, гарантії й правила співпраці між роботодавцем і працівником. Від того, як саме його оформлено, залежить стабільність команди, юридична безпека бізнесу й довіра між сторонами.

У цій статті розберемо, що передбачає трудовий договір в Україні, які бувають його форми та строки, що обов’язково потрібно прописати в документі, і HRM-система допомагає командам автоматизувати цей процес, зберігаючи порядок у документах і спокій у роботі.

Що таке трудовий договір і навіщо він потрібен

Трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати певну роботу, а роботодавець — виплачувати заробітну плату й забезпечувати умови праці.

Визначення закріплене у статті 21 Кодексу законів про працю України. Простими словами — це юридична основа, яка фіксує: хто, що, коли та за яку винагороду робить.

У трудовому договорі встановлюються основні умови трудових відносин:

• посада, обов’язки, кваліфікаційні вимоги;
• оплата праці, премії, компенсації;
• графік роботи, відпустки;
• порядок зміни чи припинення договору;
• відповідальність сторін.

Саме тому робота по трудовому договору захищає обидві сторони: працівник отримує стабільність, роботодавець — впевненість у правомірності процесів.

Трудовий договір — лише частина великої системи кадрових документів. Щоб вибудувати зрозумілий і законний процес управління ними, радимо прочитати статтю «HR документація: як управляти документообігом в компанії + законодавчі аспекти».

Форма трудового договору

Згідно зі ст. 24 КЗпП, форма трудового договору може бути:

• усна — коли домовленості фіксуються без письмового документа (наприклад, короткострокова сезонна робота);
• письмова — коли сторони підписують документ, де чітко прописані умови праці.

Письмова форма обов’язкова у таких випадках:

• при організованому наборі працівників;
• для неповнолітніх;
• при дистанційній чи надомній роботі;
• на вимогу працівника;
• при укладанні трудового договору між працівником і фізичною особою (наприклад, коли приватний підприємець наймає няню, водія чи адміністратора).

Документи можна вести не лише на папері. Електронний кадровий документообіг дозволяє підписувати трудові договори, накази чи заяви в кілька кліків і з повною юридичною силою. Детальніше про те, як перейти на цифрове оформлення кадрів — у матеріалі «Електронний кадровий документообіг: як працювати законно, зручно та безпечно».

Види трудових договорів

Законодавство передбачає кілька видів трудових договорів. Кожен має свої особливості, строк дії та причини для укладення.

1. Безстроковий трудовий договір

Найпоширеніша форма — безстроковий трудовий договір, тобто угода без визначеного кінцевого терміну. Вона діє доти, доки одна зі сторін не ініціює припинення. Цей варіант підходить для постійних співробітників і є базовою моделлю трудових відносин.

2. Строковий трудовий договір

Укладається на певний період, визначений сторонами. Його використовують, коли:

• робота тимчасова або сезонна;
• потрібно замінити працівника у відпустці;
• проєкт має чіткі строки виконання.

Після закінчення строку трудові відносини припиняються, але якщо сторони не заперечують і працівник продовжує роботу, договір автоматично стає безстроковим.

3. Договір на час виконання певної роботи

Діє до завершення конкретного завдання, наприклад, створення сайту чи будівництво об’єкта.

4. Трудовий договір з нефіксованим робочим часом

Він підходить, якщо роботодавцю не потрібна постійна зайнятість, але важливо зберегти трудові гарантії. Працівник виконує роботу за потреби, а роботодавець повідомляє про залучення завчасно. При цьому оплата здійснюється лише за фактично відпрацьований час.

Як укласти трудовий договір

1. Узгодження умов — посада, оплата, графік, строк.
2. Підготовка документів — паспорт, ІПН, трудова книжка (якщо є), диплом.
3. Підписання договору — письмово або в електронній формі (за допомогою КЕП).
4. Наказ про прийняття на роботу — видається роботодавцем і реєструється.
5. Повідомлення ДПС — обов’язкове повідомлення про нового працівника.

Хто підписує трудовий договір

Трудовий договір підписують:

• від імені роботодавця — директор або уповноважена особа;
• від імені працівника — сам працівник.

Якщо це трудовий договір між працівником і фізичною особою, то фізична особа виступає стороною роботодавця й несе всі ті самі обов’язки, що і юридична особа: сплата податків, повідомлення ДПС, ведення кадрового обліку.

Скільки триває випробувальний період

Випробувальний термін встановлюють за згодою сторін. Його мета — перевірити, чи відповідає працівник займаній посаді.

Тривалість:

• до 3 місяців — загальне правило;
• до 6 місяців — для керівних посад або за погодженням із профспілкою.

У період воєнного стану роботодавець може призначати випробування для будь-якої категорії працівників, навіть там, де це раніше було заборонено (наприклад, для молодих спеціалістів).

Зразок трудового договору

Закон не встановлює єдиної типової форми. Але документ має містити такі основні умови трудового договору:

• повні дані сторін (ПІБ, реквізити);
• посаду і перелік обов’язків;
• строк дії (безстроковий або до певної дати);
• оплату праці (ставка, премії, порядок виплат);
• режим роботи (графік, перерви, відпустки);
• умови розірвання;
• відповідальність сторін;
• дату і підписи.

Шаблон договору можна адаптувати під кожну вакансію: додати поля для компенсацій, бонусів або умов дистанційної роботи. Це особливо зручно для HR-відділів із великою кількістю позицій.

Зміна умов трудового договору

Будь-яка зміна істотних умов (зарплата, графік, посада) можлива лише за згодою сторін.

Виняток — ситуації, пов’язані з бойовими діями чи необхідністю ліквідувати наслідки надзвичайних подій: тоді роботодавець може тимчасово перевести працівника на іншу роботу без згоди, але з оплатою не нижче середньої.

Якщо працівник не погоджується на змінені умови, договір може бути припинений згідно з пунктом 6 статті 36 КЗпП.

Кожна людина має право знати, на що може розраховувати в межах трудових відносин. Як закон захищає працівників і роботодавців — читайте у статтях «Права співробітника в Україні» та «Права роботодавця в Україні».

Як продовжити трудовий договір

Якщо строк договору сплив, а працівник продовжує роботу і жодна зі сторін не заперечує — договір автоматично стає безстроковим.

У разі потреби сторони можуть укласти додаткову угоду про продовження або оформити новий строковий договір.

Припинення трудового договору

Підстави для припинення визначено у ст. 36 КЗпП. Найчастіші:

• за угодою сторін;
• за ініціативою працівника (з письмовим попередженням за 2 тижні);
• за ініціативою роботодавця (скорочення, порушення дисципліни тощо);
• після закінчення строку.

У період воєнного стану можливе призупинення дії трудового договору — тимчасове припинення роботи без розірвання відносин. Це оформлюється наказом із зазначенням причин, строку та переліку працівників.

Як HURMA допомагає працювати з договорами

HURMA — це система автоматизації HR-процесів, яка дозволяє вести повний цикл від пошуку кандидата до офбордингу співробітника. Система допомагає організовувати роботу з документами швидше, точніше й без паперової рутини:

• зберігати договори у профілях співробітників;
• створювати та отримувати автоматичні нагадування про продовження чи закінчення;
• створювати шаблони документів;
• вести історію змін і контролювати, хто, коли й що оновлював;

Все це — з найвищим рівнем безпеки:

«До нас часто приходять компанії, які працюють із чутливою інформацією, адже у нас архітектура Single-Tenant. Дані кожної компанії ізольовані, при тому, як у всіх інших продуктів дані зберігаються разом із даними інших компаній, іноді конкурентів... Це найкраща модель і вона єдина на ринку».

Володимир Федак, СЕО HURMA, у статті “7 років історій, змін інсайтів та сильних людей”.

Висновки

Трудовий договір — це основа легальних трудових відносин. Він визначає правила гри, гарантує соціальний захист працівникам і допомагає бізнесу уникнути ризиків.

Щоб процес укладання, зміни й контролю умов був простішим, варто переходити на автоматизовані рішення. HURMA — це спосіб зробити кадрові процеси прозорими, зручними та захищеними.

Замовте демо HURMA, щоб побачити, як система допомагає вести роботу по трудовому договору без паперової плутанини.