Що таке пейрол та як автоматизація спрощує управління виплатами?

Розрахунок заробітної плати — одна з найбільш чутливих ділянок роботи HR- і фінансових команд. Помилки в нарахуваннях можуть коштувати компанії не лише грошей, а й репутації роботодавця.

За даними Compunnel, працівники, які зіткнулися з двома або більше помилками у нарахуванні заробітної плати, вдвічі частіше звільняються протягом року. А SHRM оцінює вартість заміни працівника в 1,5–2 рази більшу за його зарплату.

Отже, точність і своєчасність виплат безпосередньо впливають на мотивацію та утримання персоналу. Натомість у багатьох компаніях розрахунок зарплат досі залишається ручним процесом — у вигляді десятків Excel-файлів, окремих таблиць від HR і бухгалтерії, листів на погодження та нескінченних перевірок. У результаті Payroll перетворюється на трудомістку операцію, що забирає години або навіть дні щомісяця.

Що таке Payroll і як він працює

Payroll — це система автоматичного розрахунку заробітної плати, яка охоплює облік відпрацьованого часу, нарахування фіксованої, погодинної оплати, бонусів, податків, компенсацій тощо. Іншими словами, це технологія, яка замінює ручні формули, Excel-файли та паперові відомості, забезпечуючи швидкість, точність та прозору аналітику.

Як правило, Payroll-система включає кілька етапів:

• збір і синхронізація даних про робочий час та відсутності;
• автоматичний розрахунок зарплат і податків;
• перевірка даних і погодження;
• формування звітності та передача у фінансові системи або банк;
• збереження історії нарахувань для аналізу.

Використовуючи Payroll, компанія отримує контрольований, стандартизований і точний процес, який легко масштабувати разом зі зростанням бізнесу.

Поширені проблеми ручного нарахування зарплат

Якщо Payroll базується на операціях вручну, бізнес натрапляє на повторювані труднощі. Їхня причина очевидна — людський фактор і відсутність єдиного цифрового середовища для даних.

Найпоширеніші проблеми:

1. Повільність процесу — розрахунок зарплати залежить від однієї людини або великої кількості погоджень.
2. Складність масштабування — зі збільшенням штату зростає кількість змінних і помилок.
3. Відсутність прозорості для співробітників — люди не розуміють логіки розрахунку зарплати, премій або понаднормових виплат.
4. Втрата даних і контроль версій — різні Excel-файли та копії ускладнюють керування інформацією.
5. Ризики податкових штрафів — помилки в обліку відпусток, лікарняних, податків та відрахувань.

Це реальні історії, які знайомі багатьом:

У нас був досвід: людині не заплатили, бо не внесли в систему. Ввели невірно цифри, хтось пішов у відпустку — забули про це сказати, хтось не побачив і так далі.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill, у кейсі HURMA

Кому корисний Payroll?

Система пейролу підходить для будь-якого бізнесу, незалежно від розміру компанії. Але особливо корисна вона для:

1. HR-менеджерів – автоматизує розрахунки, дозволяє швидко переглядати історію виплат, зберігати реквізити співробітників і вести їхні картки.
2. Бухгалтерів – зменшує навантаження, мінімізує ризики помилок у розрахунках і допомагає формувати звітність.
3. Фінансових директорів – спрощує контроль витрат на зарплатний фонд і дає прозору аналітику.
4. Керівників бізнесу – дозволяє прогнозувати бюджети, бачити розподіл коштів та автоматизувати виплати.
5. IT-компаній, де потрібно враховувати віддалену роботу, різні валюти та гнучкі графіки.
6. Фріланс-платформ, які працюють з погодинною чи проєктною оплатою.
7. Ритейлу, де багато працівників працюють позмінно.
8. Сейлз-менеджерів, адже мають складні системи розрахунку.
9. Будівельних компаній, де потрібно враховувати відрядну оплату.
10. Креативних агентств з великим пулом підрядників.

Зрештою зарплата – це найголовніша мотивація для багатьох людей, і це окей. Тож хай кожен талант отримує справедливу оплату без помилок!

Як влаштований пейрол?

Візьмім для прикладу таку ситуацію:

Компанія працює в IT-секторі та має 50 співробітників, з яких:

• 30 – на фіксованій ставці;
• 10 – працюють за погодинною оплатою;
• 10 – отримують бонуси за виконання KPI.

Як тут допоможе Payroll:

1. HR вносить дані про кожного співробітника (графік роботи, ставку, податки тощо).
2. Система автоматично фіксує відпрацьовані години та відсутності.
3. Наприкінці місяця система підраховує зарплату кожного працівника, враховуючи всі виплати та податки.
4. Генерується звіт, який бухгалтер може експортувати та передати в банк.

Все просто.

Як працює автоматизований пейрол: на прикладі системи HURMA

Облік робочого часу

HURMA інтегрується з розкладом співробітників і автоматично враховує відпрацьовані дні, лікарняні, відпустки та понаднормові години.

Розрахунок заробітної плати

Ви можете налаштувати різні типи виплат – фіксовану зарплату, відрядну оплату або погодинну ставку. Система автоматично підрахує суму з урахуванням бонусів, штрафів, податків і страхових внесків.

Налаштування коефіцієнтів

Якщо у вашій компанії є доплати за понаднормові години чи нічні зміни, HURMA врахує ці нюанси та розрахує правильну суму до виплати.

Збереження історії виплат

Ви можете переглянути попередні нарахування та аналізувати зміни зарплат.

Автоматичне формування звітів

HURMA дозволяє швидко генерувати звіти для бухгалтерії, податкової та фінансових відділів. Ви можете експортувати дані у зручному форматі та передавати їх у банк або в інші системи.

І все це у рази швидше, ніж вручну

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7, у кейсі HURMA

Чому варто автоматизувати процес виплат?

Приємно отримати зароблені гроші вчасно і без недостач, правда? Автоматизація може це і ще більше:

1. Економія часу – скорочує час на облік робочого часу та розрахунок зарплати.
2. Мінімізація помилок – система точно враховує всі фактори та зменшує ризик неточностей.
3. Зручність – всі дані в одному місці, доступні онлайн у будь-який момент.
4. Прозорість – кожен співробітник може переглядати свої виплати та відсутності.

Якщо у вашій компанії ще використовують Excel або ведуть розрахунки вручну, саме час перейти на HURMA!