Що таке HR дашборди? Як їх створювати та використовувати

Уявіть собі HR-відділ, який працює на піку можливостей: залучені співробітники, мінімальна плинність кадрів, ідеальний бюджет. Але без чіткої картини всіх процесів, ви ніколи не зможете оцінити загальну ситуацію.

Саме тут на допомогу приходить HR-дашборд. Він слугує своєрідним компасом, який допомагає орієнтуватися в мінливому середовищі бізнесу та гарантувати, що ваш відділ HR досягає своїх цілей.

HR dashboard – це інтерактивні візуальні інструменти, які використовуються для представлення ключових показників ефективності (KPI) та інших даних, пов'язаних з людьми, в зручному та легкодоступному форматі. Дашборди можуть містити інформацію про найм, збереження персоналу, продуктивність, заробітну плату, пільги, навчання та розвиток, а також інші аспекти роботи з людьми.

Чому вони важливі?

HR dashboard в Excel є важливими інструментами для HR-фахівців, керівників та інших зацікавлених сторін з кількох причин:

1. Покращують прийняття рішень: надають чітке та лаконічне уявлення про важливі дані, що дозволяє спеціалістам приймати обґрунтовані рішення щодо найму, збереження персоналу та розвитку.
2. Вдосконалюють комунікацію та співпрацю: можуть бути використані для обміну інформацією з усіма зацікавленими сторонами.
3. Сприяють досягненню цілей: допомагають фахівцям та керівникам відстежувати прогрес у досягненні цілей та вносити необхідні корективи.

Найголовніше – HR дашборди автоматизують збір та аналіз даних, що економить час та ресурси HR-фахівців.

Переваги використання HR дашбордів

Чітке та лаконічне уявлення про дані

Візуалізація: діаграми, графіки та карти, щоб представити дані в зручному та легкодоступному форматі.

Інтерактивність

Це дозволяє користувачам досліджувати дані та отримувати додаткову інформацію в зручному форматі.

Персоналізація

HR дашборди можуть бути персоналізовані для відображення інформації, яка є найбільш релевантною для кожного користувача.

Доступність

Доступ через браузер або мобільний пристрій робить HR dashboard легкодоступними для всіх сторін.

Типи дашборд HR

Операційні

Фокусуються на повсякденній роботі HR-відділу. Вони зазвичай містять інформацію про:

• кількість відкритих вакансій;
• час, необхідний для заповнення вакансій;
• рівень плинності кадрів;
• відвідуваність;
• продуктивність;
• заробітну плату та пільги.

Аналітичні

Використовують більш просунуті методи аналізу даних для виявлення тенденцій та закономірностей у даних HR. Можуть містити такі дані:

• причини плинності кадрів;
• вплив програм навчання та розвитку на продуктивність;
• задоволеність співробітників;
• демографічні дані про робочу силу.

Стратегічні

Пов'язують дані HR з загальними цілями та стратегією організації. Вони включають:

• вплив HR-ініціатив на фінансові показники;
• рівень готовності до змін;
• позиціювання на ринку праці.

Ключові дашборд HR-метрики

Плинність кадрів

Що це таке: Відсоток співробітників, які залишають компанію протягом певного періоду часу.

Чому це важливо: Високий рівень плинності кадрів може призвести до значних витрат, включаючи витрати на найм, навчання та втрату продуктивності.

Як її виміряти: Розрахуйте відсоток співробітників, які залишили компанію протягом певного періоду часу. Наприклад, якщо протягом року 100 співробітників залишили компанію з 500 найнятих, рівень плинності кадрів становитиме 20%.

Цільові показники: Рівень плинності кадрів варіюється залежно від галузі та розміру компанії. Проте рекомендована плинність кадрів складає нижче 15%.

Швидкість закриття вакансії

Що це таке: Середній час, необхідний для заповнення вакансії.

Чому це важливо: Чим довше вакансія залишається відкритою, тим більше ви втрачаєте продуктивність та несете витрати.

Як її виміряти: Розрахуйте середній час, необхідний для заповнення вакансій протягом певного періоду часу. Наприклад, якщо протягом року ви заповнили 10 вакансій, а на це знадобилося 300 днів, ваша швидкість закриття вакансії становитиме 30 днів.

Цільові показники: Швидкість закриття вакансії варіюється залежно від галузі та рівня посади. Проте, загалом, прагніть до швидкості закриття вакансії менш як 30 днів.

Співвідношення кількості HR і співробітників:

Що це таке: Кількість співробітників HR на кожні 100 рядових співробітників.

Чому це важливо: Відповідне співвідношення HR і співробітників гарантує, що HR-відділ має достатньо ресурсів для підтримки потреб організації.

Як її виміряти: Розрахуйте кількість співробітників HR на кожні 100 рядових співробітників. Наприклад, якщо у вас 10 HR-фахівців та 500 рядових співробітників, ваше співвідношення HR і співробітників становитиме 2:100.

Цільові показники: Співвідношення HR і співробітників варіюється залежно від галузі та розміру компанії. Оптимальне співвідношення HR і співробітників – від 1:50 до 1:100.

Коефіцієнт кар’єрного розвитку

Що це таке: Відсоток співробітників, які отримують підвищення або переходять на нові посади протягом певного періоду часу.

Чому це важливо: Високий коефіцієнт кар'єрного зростання свідчить про те, що компанія пропонує можливості для розвитку та зростання своїх співробітників. Це може призвести до підвищення лояльності співробітників, задоволеності роботою та продуктивності.

Як її виміряти: Розрахуйте відсоток співробітників, які отримали підвищення або перейшли на нові посади протягом певного періоду часу. Наприклад, якщо протягом року 10 співробітників отримали підвищення або перейшли на нові посади з 500 найнятих, ваш коефіцієнт кар'єрного зростання становитиме 2%.

Цільові показники: Цільовий коефіцієнт кар'єрного зростання варіюється залежно від галузі та розміру компанії. Ефективний коефіцієнт кар'єрного зростання – понад 1%.

Дохід на одного співробітника

Що це таке: Загальний дохід компанії, поділений на кількість співробітників.

Чому це важливо: Цей показник може допомогти вам зрозуміти, наскільки продуктивними є ваші співробітники та як їхня продуктивність впливає на загальну прибутковість компанії.

Як її виміряти: Розрахуйте загальний дохід компанії протягом певного періоду часу та поділіть його на кількість співробітників протягом того ж періоду. Наприклад, якщо протягом року ваш дохід становив 100 мільйонів доларів, а кількість співробітників – 500, ваш дохід на одного співробітника становитиме 200 000 доларів.

Цільові показники: Дохід на одного співробітника варіюється залежно від галузі та розміру компанії. Прагніть до доходу на одного співробітника, який відповідає або перевищує середній показник у вашій галузі.

Лояльність співробітників

Що це таке: Оцінка того, наскільки співробітники лояльні до своєї компанії та задоволені своєю роботою.

Чому це важливо: Лояльні співробітники з більшою ймовірністю залишаються в компанії, продуктивні та рекомендують компанію іншим.

Як її виміряти: Проведіть опитування співробітників, щоб оцінити їхню лояльність. Опитування може містити такі запитання, як "Я рекомендую цю компанію як місце роботи?" та "Я пишаюся тим, що працюю в цій компанії?".

Цільові показники: Цільовий індекс лояльності співробітників варіюється залежно від галузі та розміру компанії. Рекомендований індекс лояльності співробітників – вище 70%.

Як створити HR dashboard: покрокова інструкція

Крок 1

Першим кроком у створенні HR-дашборду є визначення його цілей та мети. Чого ви хочете досягти за допомогою цього дашборду? Які дані вам потрібні для прийняття кращих рішень?

Ось кілька запитань, які слід поставити собі:

• які HR-KPI для мене найважливіші?
• як я можу використовувати ці дані для покращення роботи з людьми?
• хто буде використовувати цей дашборд?
• як часто вони використовуватимуть цей дашборд?

Крок 2

Після того, як ви визначили свої цілі та мету, ви можете вибрати дані, які хочете візуалізувати на своєму дашборді.

Ось кілька прикладів HR-KPI, які можна візуалізувати:

• рівень плинності кадрів;
• середній час, необхідний для заповнення вакансій;
• сума витрат, пов'язаних з наймом нового співробітника;
• рівень задоволеності роботою;
• продуктивність;
• рівень участі у програмах навчання та розвитку, витрати на навчання та розвиток, ROI програм навчання та розвитку;
• заробітна плата та пільги.

Крок 3

Ви можете почати створювати візуалізації даних, наприклад зробити HR dashboard в Excel:

• використовуйте правильний тип візуалізації;
• робіть чіткі та лаконічні заголовки і мітки;
• використовуйте відповідний масштаб для своїх візуалізацій;
• уникайте перевантаження візуалізацій даними.

Крок 4

Налаштуйте свій дашборд, щоб він відповідав вашим потребам.

• додавання фільтрів та елементів керування, щоб користувачі могли досліджувати дані більш детально;
• створення посилань на звіти та інші ресурси;
• налаштування брендингу дашборду.

Крок 5

Важливо протестувати свій HR-дашборд з користувачами, щоб переконатися, що він є простим у використанні та інформативним.

Ви можете попросити користувачів залишити відгуки про дизайн та функціональність дашборду.

Після того, як ви створили, протестували та доопрацювали свій HR-дашборд, ви можете поширити його серед своїх співробітників.

Підсумуємо

Якщо ви хочете покращити свою роботу з людьми та досягти цілей вашої організації, HR-дашборд – це невід'ємний інструмент.

Спробуйте створити ефективний HR-дашборд в HURMA System, і ви побачите значні покращення у вашій роботі з людьми.

• HR-дашборд
• HR-метрики
• Дашборди