Правила оформлення наказу про прийняття на роботу

Оформлення наказу про прийняття на роботу має відбуватися за всіма правилами, як і інших офіційних документів. У цій статті ми розповімо про те, як правильно оформляти наказ про прийняття на роботу нового співробітника.

Кожен співробітник відділу кадрів знає про важливість документального оформлення, адже грамотно складені документи допомагають не тільки підтвердити факт події, але й правильно відобразити цю операцію в обліку, відстояти свою позицію перед контролюючими органами, а також уникнути негативних наслідків.

Як оформляти наказ про прийняття на роботу

Укладення трудового договору оформляється наказом про прийняття працівника на роботу. Для оформлення трудових правовідносин працівник подає заяву про прийняття на роботу із зазначенням дати прийняття, посади, а також виду роботи (основна, тимчасова, за сумісництвом, сезонна). Разом із заявою співробітник подає роботодавцю паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, – документ про освіту (кваліфікацію, спеціальності), про стан здоров'я та інші документи.

На підставі поданої працівником заяви видається наказ про його прийняття на роботу. Ніякої обов'язкової форми, за якою потрібно оформляти наказ немає, але все ж існує Типова форма П-1, затверджена Наказом Статистики, яка є рекомендаційною.

Цей наказ доводиться до відома працівника під підпис. Посада, на яку приймається працівник, або запропонована робота (як для основних працівників, так і сумісників), повинна бути затверджена штатним розписом підприємства. За угодою сторін працівникові може бути встановлений випробувальний термін з метою перевірки відповідності працівника посадовими обов'язками. Такий строк не може перевищувати три місяці, а в окремих випадках, за погодженням з профспілковим органом, – 6 місяців і повинен бути зафіксований в наказі.

Нерідко на практиці наказ про приймання працівника видається не в день прийняття, а в будь-який інший день після фактичного допущення до роботи. У зв'язку з цим, виникають трудові спори між роботодавцем і найманим працівником. Щоб уникнути таких непорозумінь і розбіжностей, пов'язаних з фактичною і юридичною датою прийняття, настійно рекомендуємо видавати всі накази про прийняття на роботу тільки в день фактичного прийняття працівника, коли він допущений до виконання своїх функціональних обов'язків.

Укладений трудовий договір є підставою для видання відповідного наказу про приймання з дати, зазначеної в контракті. При цьому в наказі слід зафіксувати, що працівник прийнятий на роботу за контрактом.

Обов'язкові реквізити наказу

У пошуках обов'язкових реквізитів наказу про прийняття на роботу звернемося до основоположного в цій області документу – ДСТУ 4163-2003. Вимоги цього документу дотримуються при складанні різних організаційно-розпорядчих документів, зокрема, наказів.

Зверніть увагу, що вся офіційна документація українських компаній повинна бути заповнена українською мовою.

Виходячи з вимог цього документа, обов'язковими реквізитами будь-якого наказу є:

• Найменування підприємства, вказується відповідно до установчих документів компанії.
• Назва виду документу, в нашому випадку – наказ.
• Дата складання, вказується арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, 08.04.2019).
• Реєстраційний індекс (номер) – це порядковий номер, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця тощо.
• Заголовок документу. Цей реквізит повинен відповідати на питання: "Про що видається наказ?". Наприклад, в нашому випадку документ буде називатися "Наказ про прийняття на роботу".
• Текст наказу. Наказ повинен містити інформацію, заради якої видавався. Інформація повинна бути подана коротко, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Наказ оформляють у вигляді суцільного складного тексту або розбивають на декілька пунктів, якщо частини тексту мають різні смислові навантаження або наказ містить кілька рішень. В цьому випадку пункти нумерують арабськими цифрами. Текст наказу може складатися з двох частин: описової, тобто опису обставин, що стали причиною видання наказу, і розпорядчої, що містить власне розпорядження про те, що треба зробити: "Призначити ...". Наказ може мати додатки, тоді про це необхідно в ньому вказати. А сам додаток повинен мати відповідні позначки з посиланням на реквізити наказу, наприклад: "Додаток 1 до наказу від 25.04.19 р. № 33".
• Підпис. Цей реквізит складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка підписала наказ. Зазвичай на підприємствах право підпису наказів має генеральний директор. Також внутрішніми документами підприємства і посадовими інструкціями може бути встановлено право підпису наказів іншими посадовими особами підприємства (наприклад, заступником директора, директором філіалу тощо.).

Крім вищеназваних реквізитів для наказу про прийняття на роботу обов'язковими можуть бути й інші реквізити. У наказі зазвичай називають документи, на підставі яких він підготовлений, – реквізит "Підстава". Як правило, перед підписанням накази проглядаються відповідними зацікавленими службами підприємства (наприклад, фінансовою службою, юридичним відділом та інші). У цьому випадку наказ повинен передбачати реквізит про перегляди, наприклад, з позначкою "Погоджено", із зазначенням посади, ініціалів та прізвищ осіб.

З багатьма наказами зацікавлені особи повинні бути ознайомлені під підпис. Для таких випадків в наказі передбачений реквізит "З наказом ознайомлені" із зазначенням посад, ініціалів і прізвищ осіб, що знайомляться з наказом, а також дати ознайомлення.

Що вказувати в тексті наказу про прийняття на роботу:

• Тривалість трудових відносин (постійно, за сумісництвом, на час виконання роботи, на час відсутності іншого працівника, на тимчасові роботи тощо)
• Посаду (професію), на яку приймають працівника.
• Відділ (ділянку, бригаду), в якому він буде працювати.
• Особливості працевлаштування (перевід, у зв'язку з обранням, з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність).
• Тривалість випробувального терміну (якщо він встановлюється).
• Порядок оплати праці (розмір посадового окладу, посилання на штатний розклад).
• Посилання на наявність первинних документів (довідки, акти, службові записки, укладені договори про матеріальну відповідальність тощо), які необхідні для працевлаштування на дану посаду.

Приклад наказу про прийняття на роботу у вільній формі

Навіщо знати правила оформлення кадрових документів

HR-менеджери, як співробітники відділу кадрів, мають широке коло обов'язків, відповідаючи за оформлення деякої документації в тому числі. Тому їм дуже важливо знати правила оформлення офіційної документації.

В Україні правила оформлення регулюються ДСТУ 4163-2003. Не обов'язково витрачати час на вивчення всього зводу правил, але дізнатися, як правильно складати накази про приймання на роботу, звільнення, штатний розклад, картку співробітника просто необхідно.

Наша серія статей про офіційну документацію покликана допомогти менеджерам відділу кадрів просто і швидко розібратися в тонкощах оформлення кожного документа й уникнути поширених помилок.