Організація роботи під час блекаутів: як бізнес перебудовує офіси, графіки й правила для віддалених команд

Якщо раніше питання відключень зводилося переважно до генератора чи безперебійника, то сьогодні ідеться про ширшу модель: де працюють люди, як змінюються графіки, коли застосовується простій, як підтримувати віддалені команди і що саме потрібно зафіксувати у внутрішніх правилах.

Як компанії реагують на погіршення ситуації зі світлом і теплом

Українські компанії найчастіше реагують не одним рішенням, а одразу кількома. 

За матеріалами DOU про підготовку бізнесу до можливих блекаутів, компанії переглядають генератори, станції Starlink, аварійне освітлення, запаси пального, води й ліків, а також оновлюють списки доступних коворкінгів для команд у різних регіонах. 

Але загалом по ситуації з електроенергією рішення можна умовно поділити на три рівні:

1. Посилення офісної інфраструктури. Йдеться про базові рішення, які дозволяють компанії підтримувати роботу хоча б частини команди в одному фізичному просторі: генератори, запас води, резервне опалення, альтернативні канали інтернету, Starlink, точки для заряджання техніки та мінімальні умови для автономної роботи протягом кількох годин або днів.
2. Підтримка віддаленої роботи. У цьому випадку компанія не концентрує всі ресурси в офісі, а допомагає співробітникам залишатися на зв’язку зі своїх локацій. Це може бути компенсація зарядних станцій, мобільного інтернету, роутерів, доступу до коворкінгу, часткове облаштування домашнього робочого місця або інші форми технічної підтримки.
3. Розподіл ризику між кількома локаціями. Найстійкішими зазвичай виявляються моделі, де компанія не залежить від одного офісу чи одного міста. Для цього бізнес відкриває регіональні хаби, використовує кілька офісних точок, дозволяє тимчасову роботу з інших міст або переводить частину команди в альтернативні локації. Такий підхід зменшує ризик повної зупинки роботи, якщо одна конкретна точка стає недоступною.

Насправді сьогодні й змінилася сама роль офісу. Для багатьох компаній він уже не є єдиним постійним місцем роботи, а виконує функцію резервної інфраструктури — простору, куди можуть приїхати ті співробітники, які зазвичай працюють віддалено, але тимчасово не мають вдома світла, тепла чи стабільного інтернету.

І ще один практичний сценарій — використання зовнішніх робочих просторів. У таких умовах коворкінги, партнерські офіси або тимчасові робочі майданчики стають не додатковою зручністю, а частиною антикризової моделі роботи.

Графіки відключень завжди змінюють графіки роботи

Погіршення ситуації з електропостачанням неминуче впливає на графіки роботи. У такому випадку Закон України № 2136-IX про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану дає роботодавцю ширші можливості змінювати режим праці, ніж у мирний час. 

Зокрема, він дозволяє повідомляти працівника про зміну істотних умов праці не пізніше, ніж до моменту запровадження цих змін, а також передбачає, що роботодавець сам встановлює п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень. Для працівників на об’єктах критичної інфраструктури норма робочого часу може бути збільшена до 60 годин на тиждень.

На практиці це означає, що компанії:

• зміщують початок робочого дня;
• розривають день на блоки з довшою перервою на час відключень;
• переводять частину процесів на вечір або ніч, якщо саме тоді є електроенергія;
• дають людям можливість працювати в індивідуальному режимі, якщо це не шкодить процесу.

Водночас не кожна зміна графіка означає гаос. Найстійкіші компанії заздалегідь визначають, які процеси мають працювати за будь-яких умов, які можна переносити, а які — тимчасово ставити на паузу.

Простій, гнучкий режим чи дистанційка: де межа

Під час блекаутів компанії часто плутають три різні механізми: простій, гнучкий режим і дистанційну роботу. З юридичної точки зору це різні стани.

Простій — це зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для її виконання, невідворотною силою або іншими обставинами. Держпраці зазначає, що простій оголошується за рішенням роботодавця і оформлюється наказом. І ще важливіше: вимагати від працівника виконувати ту саму роботу дистанційно під час простою за посадою, за якою цей простій оголошено, — неправомірно.

Гнучкий режим — це інша ситуація. Тут робота не зупиняється, а просто змінюється спосіб організації часу. Працівник або роботодавець підлаштовує режим під наявність світла, тепла, інтернету чи можливість дістатися до офісу. Це робочий сценарій, а не форсоване припинення роботи. Закон дозволяє застосовувати такі підходи під час воєнного стану значно простіше, ніж у мирний час.

Дистанційна робота — це ще один окремий механізм. КЗпП у статті 60-2 визначає її як роботу поза приміщенням роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Для блекаутів це критично, бо саме тут з’являється питання: хто відповідає за технічні умови, електроенергію, інтернет і обладнання.

Як бути з віддаленими працівниками

Держпраці у роз’ясненні для роботодавців прямо вказує, що у трудовому договорі про дистанційну роботу мають бути визначені порядок і строки забезпечення працівника обладнанням, програмно-технічними та іншими засобами або розмір, порядок і строки виплати компенсації за використання власного чи орендованого обладнання та інших витрат.

Це означає, що ризики блекаутів можна врегулювати не через абстрактне слово “форс-мажор”, а через дуже конкретні умови договору.

На практиці компаніям варто зафіксувати щонайменше чотири речі.

Мінімальний рівень автономності

Компанія має визначити, який рівень технічної готовності вважається достатнім для дистанційної роботи. Наприклад, це можуть бути:

• ноутбук;
• резервний інтернет;
• павербанк або станція живлення;
• можливість перейти в альтернативну локацію в разі тривалого відключення.

Без цього працівник і менеджер часто по-різному оцінюють одну й ту саму ситуацію.

Приклад формулювання для полісі:

• Для дистанційної роботи працівник повинен мати доступ до ноутбука, стабільного каналу зв’язку та резервного джерела живлення або альтернативної локації для підключення в разі тривалого відключення електроенергії.

Що саме компенсує роботодавець

Це може бути коворкінг, Starlink, роутер, зарядна станція, транспорт до офісу, тимчасовий хаб або частина витрат на домашній офіс. Головне — не залишати це на рівні усних очікувань.

Приклад формулювання для полісі:

• Компанія може компенсувати витрати на коворкінг, мобільний інтернет або резервне джерело живлення в межах внутрішньої політики та погодженого бюджету.

Як працівник повідомляє про неможливість працювати

Потрібно визначити, через який канал працівник повідомляє про проблему, у який строк це слід зробити і хто фіксує ситуацію як технічний збій.

Приклад формулювання для полісі:

• Працівник повідомляє безпосереднього керівника та HR у корпоративному месенджері або резервному каналі не пізніше ніж через 30 хвилин після початку робочого дня, якщо не має технічної можливості працювати через відсутність електроенергії або інтернету.

Коли застосовується простій, а коли — інший режим

Це потрібно розмежувати заздалегідь, щоб не виникало ситуації, коли людина фактично працює, але час оформлений як простій, або навпаки — не може працювати, але від неї очікують повної доступності.

Приклад формулювання для полісі:

• Якщо працівник не має електроенергії понад 4 години та не може перейти в альтернативну локацію, компанія застосовує погоджений кризовий сценарій: зміну графіка, дистанційний режим із перенесенням задач або простій — залежно від характеру роботи й рішення роботодавця.

Такі приклади не обов’язково вставляти в договір слово в слово, але вони добре показують головний принцип: чим конкретніше компанія описує сценарії дій, тим менше конфліктів виникає в критичний момент.

Короткі кейси українських компаній

Кілька прикладів, як українські бізнеси організовували роботу під час ризику тривалих відключень.

Railsware

Railsware — приклад компанії, яка поєднує розвиток безпечної офісної інфраструктури з підтримкою домашньої автономності працівників. Команда організувала централізовану закупівлю EcoFlow для співробітників, а за внутрішньою Hardware Policy фахівці можуть отримувати павербанки, генератори, інвертори та Starlink відповідно до потреб. Railsware також розширила простір у київському Creative States, щоб працівники могли працювати там разом із родинами.

ZONE3000

ZONE3000 показує, як бізнес може зменшити залежність від однієї локації. Компанія облаштувала головне представництво у Львові, оновила укриття харківської локації та створила власні хаби у 14 містах України. Це корпоративні простори з генераторами, надійним зв’язком і прив’язкою до близьких укриттів. Для фахівців у містах, де таких хабів немає, компанія покриває витрати на коворкінги.

Wargaming

У кейсі Wargaming особливо цінним є те, що компанія не робить офіс обов’язковим рішенням, хоча сам офіс повністю автономний. Робочі зони забезпечені світлом і стабільним інтернетом завдяки генераторам і кільком незалежним провайдерам, доступні кухні, переговорні, душові, укриття та коворкінг-зона з моніторами й док-станціями. Якщо ситуація вдома складна, співробітники можуть залишатися в офісі довше, приходити з родиною чи домашніми улюбленцями.

Stepico

Stepico — один із прикладів комплексного підходу. Компанія інвестувала в те, щоб перетворити офіс на повноцінний пункт незламності: із кількома незалежними провайдерами, супутниковим зв’язком, потужним генератором і безперебійниками для критичних систем. Водночас Stepico враховує, що для частини команди домашній формат може бути надійнішим, тому допомагає з придбанням павербанків і станцій живлення та фінансово підтримує консультації профільних спеціалістів, профілактику вигорання й облаштування домашнього робочого простору.

*Усі кейси взяті з публікації DOU і матеріалу GameDev DOU, де наведені компанії самі описували свої підходи до автономності, підтримки команд і резервних сценаріїв роботи.

Що можна впровадити

Навіть якщо ситуація зі світлом тимчасово стабільніша, бізнесу не варто чекати нового загострення. Під час блекаутів найбільше проблем створює не сама відсутність електроенергії, а відсутність зрозумілого сценарію дій.

Насамперед компанії варто зафіксувати базові правила роботи в нестабільних умовах. Мінімальний набір питань, які потрібно визначити заздалегідь:

• які ролі можуть працювати дистанційно, а які потребують фізичної присутності;
• які локації можуть бути резервними;
• хто і як повідомляє про неможливість працювати;
• коли застосовується простій, а коли — гнучкий або дистанційний режим;
• як змінюється графік, якщо світло є лише в певні години;
• які витрати компанія компенсує, а які — ні.

Другий крок — визначити мінімальний рівень автономності, який компанія вважає достатнім для роботи. Для одних це може бути автономний офіс, для інших — ноутбук, мобільний інтернет і можливість дістатися до резервної локації. Важливо не зробити цей стандарт “ідеальним”, а зробити його реалістичним і зрозумілим для команди.

Третій крок — домовитися про межі відповідальності. Якщо компанія компенсує коворкінг, інтернет, зарядні станції або транспорт до офісу, це краще визначити наперед. Якщо такої можливості немає, це теж варто проговорити прямо.

Що робити, якщо в компанії немає великого бюджету

Не кожен бізнес може дозволити собі генератори, кілька офісів, Starlink для всієї команди чи повну компенсацію домашньої автономності. Але навіть за обмеженого ресурсу можна зменшити втрати.

У такій ситуації варто діяти за пріоритетами.

Визначити критичні процеси

Спочатку потрібно відокремити:

• задачі, які мають виконуватися за будь-яких умов;
• задачі, які можна переносити без суттєвих наслідків;
• ролі, без яких процес зупиняється повністю;
• ролі, для яких можлива пауза або зміщення графіка.

Це допомагає не розпорошувати ресурс на все одразу.

Шукати гнучкі рішення

Якщо компанія не може інвестувати у велику інфраструктуру, варто розглядати простіші варіанти:

• домовленість із коворкінгом про резервні місця;
• партнерство з іншими бізнесами щодо тимчасового використання простору;
• часткова компенсація тільки для ключових співробітників;
• ротація роботи між офісом, домом і резервними локаціями.

Перебудувати саму модель роботи

Іноді дешевше змінити процеси. У таких випадках допомагають:

• гнучкий графік;
• коротші цикли планування;
• поділ задач на онлайн- і офлайн-блоки;
• менша залежність від синхронних зустрічей;
• чіткіші пріоритети на день або тиждень.

Чесно домовитися з командою

За обмеженого бюджету особливо важлива прозорість. Команда має розуміти:

• на яку підтримку реально може розраховувати;
• що компанія компенсує, а що — ні;
• які сценарії роботи вважаються прийнятними;
• як діяти, якщо працювати неможливо.

Невизначеність у таких умовах майже завжди шкодить більше, ніж жорсткі, але зрозумілі правила.

HURMA разом з UNIT TEAM підготували гайд HR-Blackout Box — із детальним переліком мінімального та розширеного наборів корисного мерчу для віддалених команд. Переходьте за посиланням в Instagram і отримайте матеріал.

Як HURMA допомагає навести лад у кризових сценаріях

Під час блекаутів проблема розповсюджується швидко: особливо, якщо правила роботи розкидані по чатах, листах і домовленостях на словах. 

Якщо компанія змінює графіки, переводить частину людей на дистанційний формат, погоджує компенсації або фіксує сценарії простою, усе це потрібно системно адмініструвати.

У системі це робити набагато простіше:

• зберігати єдині правила і внутрішні політики;
• фіксувати ролі, формати роботи й структуру команди;
• бачити, хто працює дистанційно, хто в офісі, а хто потребує окремого погодження;
• централізовано комунікувати з командою про важливі зміни та сценарії дій;
• вести облік, коли режим роботи тимчасово змінюється.

Це важливо, бо компанії потрібні не лише технічні рішення, а й зрозуміла система, в якій правила роботи не губляться, а команда завжди розуміє, що відбувається.

Підсумуємо

У нестабільних умовах найкраще працюють не жорсткі рішення, а прозорі правила. Коли команда заздалегідь розуміє, як змінюється режим роботи, хто ухвалює рішення і на яку підтримку можна розраховувати, компанія легше проходить кризові періоди.