х4 більше закритих вакансій і -43% рутини: як Аптека 9-1-1 автоматизувала рекрутинг з HURMA

Коли мережа масштабується, рекрутинг перестає бути просто процесом “знайти людину на вакансію”. Це вже система, де потрібно одночасно контролювати десятки відкритих позицій, швидко реагувати на кандидатів, бачити статуси по регіонах, формувати звіти для керівництва й не втрачати дані між таблицями, поштою та месенджерами.

Для Аптеки 9-1-1 цей виклик став особливо відчутним на фоні кадрового дефіциту у фармсфері. 

Коротко про кейс

Клієнт: Мережа аптек «911» — одна з найбільших аптечних мереж в Україні, що активно масштабується та працює в багатьох регіонах країни.

Виклик: Рекрутинг частково тримався на Excel-таблицях і ручному оновленні даних. Команді було складно швидко контролювати десятки відкритих вакансій, бачити динаміку найму, формувати звіти та не втрачати кандидатів у процесі.

Рішення: Впровадження ATS-системи HURMA, яка об’єднала вакансії, кандидатів, статуси, аналітику, комунікацію з керівниками, інтеграції з job-порталами та Ringostat в одному середовищі.

Результат: х4 більше закритих вакансій, -43% рутини, звіти за кілька хвилин замість пів дня, єдина база кандидатів і аналітика для прийняття об’єктивних рішень у наймі.

Про компанію

Мережа аптек «911» — одна з найбільших аптечних мереж в Україні, яка активно розвивається, масштабується та представлена в багатьох регіонах країни. Компанія об’єднує велику команду фахівців і фокусується на якості сервісу, швидкості роботи, розвитку персоналу та впровадженні сучасних HR-рішень.

Окремий напрям цього розвитку — внутрішнє навчання співробітників: в Аптеці 9-1-1 працює навчальний проєкт «Вища Ліга», у межах якого компанія підтримує студентів, молодих фахівців і кандидатів без ідеального досвіду, допомагає здобувати додаткову освіту та зростати всередині команди.

Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1, займається розвитком HR-процесів, автоматизацією та впровадженням нових інструментів. Одним із важливих напрямів для команди стало впровадження сучасної ATS-системи, яка допомогла зробити рекрутинг і HR-аналітику більш прозорими, системними та керованими.

Як було до впровадження HURMA

До HURMA рекрутинг в Аптеці 9-1-1 частково тримався на Excel-таблицях і ручному оновленні даних.

«Це були ручні Excel-таблички. Фактично в кожного була своя статистика. Не було якісної загальної статистики по вакансіях. Неможливо було зрозуміти, де скільки вакансій, як з ними працюють у динаміці, скільки тижнів вакансія в роботі, скільки було кандидатів. Все було вручну».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Для невеликої команди такий формат може тимчасово працювати. Але для мережі, яка масштабується, він швидко починає заважати: дані дублюються, статуси потрібно перевіряти вручну, звітність готується довго, а актуальна картина по вакансіях не завжди доступна в моменті.

Найгострішими викликами були велика кількість вакансій і кандидатів, ручні процеси, відсутність централізованої аналітики, складність контролю статусів, навантаження на HR-команду та потреба швидко масштабувати процеси.

Особливо багато часу забирали:

• оновлення статусів кандидатів;
• ведення таблиць;
• формування звітності;
• комунікація між HR-командою й керівниками. 

Через це виникали типові ризики для великого найму: дублювання інформації, втрата кандидатів через несистемну комунікацію, складність відстеження ефективності рекрутингу та залежність від людського фактора.

Чому автоматизація стала необхідністю

Ключовим тригером стало масштабування компанії. Обсяги найму й HR-процесів зростали, тому команді потрібно було побудувати прозору систему, де можна швидко бачити дані, контролювати статуси й приймати рішення на основі актуальної аналітики.

«Компанія, яка бажає розвиватися, зростати, не може вручну вести таблички й звітність. Це неефективно і незручно. Втрачається багато часу і все одно є помилки. Автоматизація — це мінус помилки».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Для Аптеки 9-1-1 було важливо, щоб рекрутинг став керованим на рівні всієї мережі. Не лише в межах окремої вакансії чи окремого менеджера, а як єдина система взаємодії між HR-командою, рекрутерами, керівниками й аналітикою.

Чому обрали HURMA

Для команди Аптеки 9-1-1 потрібна була система, яка витримає масштаб великої мережі.

Саме тому під час вибору звертали увагу не лише на перелік функцій, а й на те, наскільки система буде зручною для HR-команди в щоденній роботі. HURMA обрали через гнучкість, функціональність і готовність команди адаптувати рішення Аптеки 9-1-1. Окремою перевагою стала підтримка під час впровадження — важлива для компанії, яка переносить у систему не один процес, а цілу логіку роботи з вакансіями, кандидатами й аналітикою.

Перед ухваленням рішення HURMA перевіряли не на рівні презентації чи демо, а в реальному рекрутинговому процесі:

«Я тестувала HURMA власноруч, наживо. Це було не просто подивитися функції — я взяла в роботу близько 20 вакансій і вела їх у системі. Потім ми оцінювали якість, зручність, ефективність і прийняли рішення». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Для великої мережі такий тест був принциповим. Система мала бути не просто функціональною “на папері”, а практичною в роботі, де одночасно є багато вакансій, кандидатів, статусів, керівників і щоденних запитів на звітність.

Як пройшло впровадження

Впровадження HURMA в Аптеці 9-1-1 було комплексним. Команда протягом 4 місяців поступово переносила процеси в систему, налаштовувала аналітику, адаптувала команду до нового формату роботи й працювала зі специфікою логіки ведення аптек.

Окремий важливий етап — налаштування аналітики та зв’язка з Google Data / Looker Studio. Це дозволило не просто вести вакансії в ATS, а отримувати актуальні дані в зручному форматі для управління наймом.

Процес вимагав тісної взаємодії між HR-командою, рекрутерами та технічними спеціалістами. Але саме така робота дала результат: система стала частиною щоденної операційної роботи:

«Опір був, тому що це сприймалося як щось додаткове, а не замість чогось. Але зараз у нас єдина звітність, єдине поле для вакансій, єдина система. І всі вже звикли до цього». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Тобто спрацювало не примусове “тепер усі працюють у новій системі”, а поступова адаптація. Команда навчалася, переносила процеси поетапно й на практиці бачила, що HURMA не додає ще один шар роботи, а замінює ручні таблиці, розрізнені статуси й довгу підготовку звітів. Коли рекрутери побачили, що кандидати, вакансії, коментарі, дзвінки та аналітика зібрані в одному місці, система стала не “додатковим обов’язком”, а щоденним робочим інструментом.

Окрему роль відіграла підтримка HURMA. 

Команда допомагала з налаштуваннями, адаптацією процесів і звітністю, тому впровадження сприймалося не як технічний перехід, а як керована зміна в роботі рекрутингу.

«Команда підтримки 10 з 10 — без перебільшення».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Завдяки продуктивній співпраці та взаємодії, міграція пройшла абсолютно успішно.

Як стало з HURMA

Після впровадження HURMA команда Аптеки 9-1-1 почала використовувати систему для ведення кандидатів, контролю етапів підбору, комунікації всередині команди, формування щоденної звітності, аналізу динаміки найму й оперативного відстеження статусів вакансій.

У щоденній роботі команда використовує воронку кандидатів, базу кандидатів, щоденну звітність та аналітику, автоматизацію статусів, коментарі для взаємодії між HR і керівниками, роботу з вакансіями та кандидатами в єдиній системі, а також інтеграції з job-порталами.

«У нас всі кандидати в одній вакансії. Це дуже зручно. Я бачу факт на зараз, бачу кандидатів у відмові, можу проаналізувати вакансію, подивитися воронку й зрозуміти, що з нею відбувається».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Найбільша цінність для команди — прозорість процесів, централізована база даних і можливість швидко отримувати аналітику для прийняття рішень. Тепер рекрутери, HR-команда й керівники працюють не з розрізненими файлами, а з єдиною системою, де видно актуальний стан вакансій, кандидатів і динаміку найму.

х4 більше закритих вакансій: результат у складному фармринку

Один із ключових результатів автоматизації — команда вийшла на значно більший обсяг закриття вакансій.

У розмові Ольга зазначила, що для Аптеки 9-1-1 розрив у результативності став ідентичним прикладу з переходом від 4–5 до близько 20 закритих вакансій. Тобто йдеться приблизно про х4 більше закритих вакансій.

Цей результат особливо важливий у контексті фармритейлу:

«У фармсфері дефіцит кадрів збільшився. Роботодавців, які шукають персонал, дуже багато, тому потрібно швидко опрацьовувати кандидатів і якісно з ними працювати». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Автоматизація не прибирає дефіцит кадрів як явище. Але вона допомагає команді виграти процесом: швидше відповідати, краще контролювати статуси, не втрачати кандидатів і бачити, де саме вакансія зупинилася.

-43% рутини: менше ручної роботи й більше контролю

Ольга зазначила, що HURMA справді допомагає скорочувати рутину як мінімум на 43%. Для команди це про системну зміну:

«Знаєте, який величезний плюс? Те, що кандидати залишаються в системі. Команда у нас велика, багато аптек, бувають ротації, звільнення, прийняття нових менеджерів, а інформація залишається не персонально у якоїсь людини, а в компанії».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Для великої мережі це один із найважливіших ефектів. Дані залишаються в системі, доступні команді й можуть використовуватися далі.

«Наприклад, була якась співробітниця, вона вела табличку. Ця співробітниця звільнилася — і все, ми інформації не маємо, у нас повний нуль по регіону чи сектору. А зараз у нас в системі залишається база кандидатів, якою може користуватися кожен». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Для бізнесу цей результат означає більше, ніж зручніший рекрутинг. 

У мережі аптек кожна незакрита вакансія впливає на операційну стабільність: графіки змін, навантаження на команду, швидкість обслуговування клієнтів і готовність відкривати або підтримувати роботу точок без кадрових пауз. Коли команда швидше закриває потреби, керівництво отримує не лише HR-показник, а й прогнозованіший процес масштабування мережі.

Звіти за хвилини, а не за пів дня

До HURMA звітність була окремою ручною задачею: потрібно було зібрати дані, оновити таблиці, перевірити цифри й підготувати інформацію для керівництва.

Після впровадження системи звіти стали частиною щоденної роботи. Ольга користується HURMA щодня і відмічає найсильнішу зміну — швидкість. Замість того щоб витрачати пів дня на ручне зведення, команда отримує потрібні дані за кілька хвилин.

«В HURMA я кожного дня роблю звіти, бачу тенденцію, бачу динаміку. Я роблю це за декілька хвилин. Я не сиджу пів дня над звітністю».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Для фахівця з найму — це економія часу для стратегічних задач. Для бізнесу — це означає, що керівники отримують актуальну інформацію швидше й можуть приймати рішення на основі даних, а не фрагментів із різних таблиць.

Менше втрачених кандидатів: коли статуси й комунікація не губляться

У дефіцитному ринку кандидат не чекає довго. Якщо компанія не відповідає вчасно, він може обрати іншого роботодавця. Тому швидкість і системність комунікації стали для Аптеки 9-1-1 одним із ключових факторів найму.

HURMA допомогла утримувати кандидатів завдяки централізованій базі, контролю статусів, воронці кандидатів і прозорій комунікації між HR-командою та керівниками:

«Коли все в одній системі — це і зручніше, і швидше. Якщо ти шукаєш кандидатів у папірцях чи таблицях, згадуєш, кому телефонував сьогодні, вчора чи позавчора, на це втрачається дуже багато часу». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Аналітика для керівництва і рішення на основі реальних даних

Одна з найважливіших змін після HURMA — якість аналітики. Керівники отримали доступ до актуальної інформації в режимі реального часу, а HR-команда — можливість швидше формувати щоденну й операційну звітність.

Для Аптеки 9-1-1 це стало бізнес-ефектом: найм став більш прогнозованим, контрольованим і готовим до масштабування:

«Коли ми бачимо все в динаміці — що відбувається з вакансіями, як ми з ними працюємо, як відгукуються кандидати, чи їх взагалі немає, — ми приймаємо правильні рішення».

— Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Раніше вакансія могла бути “просто відкритою”. Але не завжди було швидко зрозуміло, скільки вона в роботі, чому не закривається, скільки кандидатів було, на якому етапі вони зупинилися й що потрібно змінити.

З HURMA команда бачить усе:

«Тепер ми бачимо, де є вакансії, які проблемні, які дуже тривалий час у роботі. І можемо сфокусуватися туди, зробити об’єктивну оцінку, подивитися, в чому причина, і прийняти рішення». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Мультипостинг, Ringostat і база знань: що допомагає в щоденному рекрутингу

Крім ведення вакансій і кандидатів, команда Аптеки 9-1-1 використовує додаткові можливості HURMA, які зменшують ручну роботу й допомагають тримати весь процес в одному середовищі.

Мультипостинг допомагає швидше розміщувати вакансії на job-порталах і отримувати кандидатів без зайвого дублювання дій.

Інтеграція з Ringostat дозволяє працювати з дзвінками прямо в картці кандидата.

«У нас працює інтеграція з Ringostat. Менеджери погодяться, це дуже зручно, коли ти заходиш у картку кандидата і можеш прямо там прослухати розмову». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

На перших етапах команда також використовувала базу знань для шаблонів вакансій, щоб рекрутери не шукали тексти в різних файлах, а працювали з єдиними матеріалами в системі.

«Я робила в базі знань шаблони вакансій, щоб рекрутерам було зручно — щоб не шукати десь ці шаблони, а використовувати те, що є в системі». — Ольга Кухтіна, менеджер з розвитку персоналу та HR-проєктів Аптеки 9-1-1

Результати автоматизації з HURMA у цифрах

«HURMA — основа для прийняття об’єктивних рішень і якісної аналітики в наймі» — Ольга Кухтіна

HURMA та Аптека 9-1-1 повністю змінили підхід до процесів:

• х4 більше закритих вакансій
• -43% менше рутини
• звіти за кілька хвилин замість пів дня
• аналітика в режимі реального часу
• 10/10 за підтримку HURMA

Така системність напряму впливає на результат. Команда швидше бачить проблемні вакансії, не втрачає кандидатів у ручних процесах, формує звіти за кілька хвилин і приймає рішення на основі актуальних даних.

Відчуваєте гострий кадровий голод у ритейлі, а застарілі процеси та рутина заважають забирати найкращих кандидатів з ринку? Забронюйте безплатне демо HURMA. Ми покажемо, як побудувати ідеальний процес найму, який дозволить випереджати конкурентів і швидко закривати вакансії навіть за дефіциту талантів.