Характеристика з минулого місця роботи: як і навіщо використовувати під час найму

Помилки у наймі дорого коштують компаніям. 

За даними SHRM, заміна одного співробітника може вартувати бізнесу від 50% до 200% його річної зарплати. 

Щоб мінімізувати цей ризик, рекрутери дедалі частіше просять характеристику з місця роботи або рекомендаційний лист. Такий документ допомагає побачити кандидата з реального боку — як він працював, спілкувався, вирішував конфлікти та розвивався в команді.

Що таке характеристика з місця роботи

Характеристика на працівника — це офіційний діловий документ, який описує професійні, ділові та особисті якості співробітника. Її складає роботодавець, найчастіше керівник або HR-фахівчиня, на запит працівника чи сторонньої організації.

Документ має на меті об’єктивно підтвердити кваліфікацію, досвід, компетенції та поведінку людини в колективі. На відміну від рекомендаційного листа, характеристика співробітника не обов’язково позитивна — у ній можуть бути як сильні, так і слабкі сторони.

Про те як правильно оформити рекомендаційний лист розповіли у цьому практичному гіді для HR та керівників.

Коли може знадобитися характеристика

Характеристику можуть вимагати не лише при зміні роботи. У різних життєвих ситуаціях написання характеристики потрібне для:

• переведення працівника в інший відділ або підвищення на посаді;
• подання документів до суду чи правоохоронних органів;
• проходження військового обліку або служби;
• оформлення візи чи закордонного працевлаштування;
• отримання кредиту або іпотеки;
• вступу до університету або на курси підвищення кваліфікації.

У рекрутингу характеристика з місця роботи допомагає перевірити відповідність кандидата посаді, корпоративній культурі та очікуванням керівника.

Види характеристик з місця роботи

За метою використання виділяють два основні типи:

• внутрішня характеристика — використовується всередині компанії, наприклад при зміні посади або оцінці ефективності;
• зовнішня характеристика — призначена для передачі іншим організаціям: кадровим службам, банкам, судам або новим роботодавцям.

Незалежно від типу, характеристика на працівника повинна бути коректною, вірогідною й оформленою відповідно до ділових стандартів.

Як написати характеристику на працівника

Єдина затверджена форма відсутня, проте більшість компаній дотримуються такої структури:

Реквізити компанії

У верхній частині документа вказують назву компанії, адресу, контакти та ПІБ керівника.

Дані працівника

Повне ім’я, посада, період роботи, стаж, нагороди або дисциплінарні стягнення.

Професійні обов’язки

Опис основних і додаткових завдань, які виконував працівник у межах своїх функцій.

Оцінка якості виконання

Вказують, наскільки ефективно людина виконувала свої обов’язки, чи досягала цілей, як дотримувалася термінів.

Рівень професіоналізму

Відображають навчання, курси, підвищення кваліфікації, ініціативність та здатність до розвитку.

Особисті якості

Описують лише ті риси, які впливають на виконання посадових обов’язків — відповідальність, уважність, лідерство, командність.

Взаємовідносини з колективом

Показують, як співробітник взаємодіє з іншими: чи відкритий до зворотного зв’язку, як вирішує конфлікти, чи вміє підтримувати робочий клімат.

Мета складання

Наприклад: «для подання при працевлаштуванні», «на запит банку», «для військового комісаріату».

Завершальна частина

Дата, підпис уповноваженої особи, печатка організації.

Приклад характеристики з місця роботи

Такий приклад характеристики з місця роботи можна використовувати як базовий шаблон:

Характеристика

на працівницю Марину Іваненко, менеджерку з продажів

Марина Іваненко працює в ТОВ «Х» з 20__ року на посаді менеджерки з продажів. За час роботи зарекомендувала себе як відповідальна, ініціативна й комунікабельна спеціалістка.

Вона сумлінно виконує посадові обов’язки, демонструє високий рівень професіоналізму, системно підвищує кваліфікацію та бере участь у вдосконаленні процесів відділу.

У колективі підтримує позитивну атмосферу, проявляє доброзичливість і готовність допомагати іншим.

Характеристика видана для подання при працевлаштуванні.

Директор ТОВ «Х»

(підпис / дата)

Якщо потрібно, компанія може адаптувати його під власний стиль документообігу або створити позитивну характеристику працівника (зразок) для HR-шаблонів.

Як HURMA допомагає системно працювати з характеристиками та рекомендаціями

Сучасні HR-команди все частіше автоматизують роботу з документами, щоб уникнути плутанини в паперах і втрати даних. От, наприклад, в системі HURMA можна:

• зберігати характеристики та рекомендаційні листи у профілях співробітників;
• створювати власні шаблони для написання характеристики чи рекомендацій;
• прикріплювати файли безпосередньо до картки кандидата;
• вести історію змін і переглядати, хто створював документ;
• формувати аналітику, щоб відстежувати ефективність найму.

Крім цього, HURMA дає змогу аналізувати плинність кадрів — одну з головних проблем HR-відділів:

Система автоматично розраховує коефіцієнт плинності, показує, в яких підрозділах відтік найвищий, і допомагає знайти першопричини: від перевантаження до неефективного керівництва.

Поєднання якісної аналітики з даними характеристик і відгуків дозволяє HR не просто фіксувати факти, а запобігати втратам співробітників.

Таким чином, HURMA не лише впорядковує документообіг, а й допомагає утримувати сильні команди — спробуйте безплатне демо системи, автоматизуйте кадри вже сьогодні.

Нюанси складання характеристики для різних установ

Форма документа може бути однаковою, але акценти різняться залежно від мети:

• для працевлаштування: підкреслити професійні навички, ефективність, командну роботу.
• для суду або силових структур: акцент на моральні якості, дисциплінованість, репутацію.
• для банку: показати відповідальність, стабільність, фінансову надійність.
• для військкомату: додати інформацію про стан здоров’я, стресостійкість, поведінку в колективі.

Якщо працівник не згоден із характеристикою

У разі незгоди співробітник має право подати письмові зауваження, які додаються до основного документа. Змінювати характеристику без згоди керівництва не можна — це може порушувати внутрішні правила компанії.

Характеристика та довідка з місця роботи: у чому різниця

Хоча обидва документи видає роботодавець, їхнє призначення різне:

• довідка з місця роботи лише підтверджує факт зайнятості, посаду, стаж і рівень заробітної плати.
• характеристика співробітника містить оцінку його якостей, професійного рівня та поведінки.

Обидва документи можуть бути запитані одночасно — наприклад, під час перевірки у банку чи оформлення візи.

Підсумуємо

Використовуйте зразок характеристики з місця роботи як орієнтир, дотримуйтеся структури, додавайте факти, а не загальні фрази. А завдяки HURMA процес створення, зберігання та аналізу таких документів можна зробити системним і автоматизованим — без хаосу в Excel і пошуку файлів у пошті.

Спробуйте демо HURMA і побачте, як просто поєднати HR-аналітику і контроль плинності кадрів в одній системі.