Дослідження залученості персоналу або як «увімкнути» своїх співробітників по максимуму

30 липня разом з командою Hurma System Павло Маркасьян, HR Director в компанії Wentrum, провів експертний вебінар на тему залученості персоналу. 

У цій статті ми зібрали головні думки з вебінару:

• що таке залученість, навіщо її вимірювати та що це дає компанії;
• ключові аспекти методу дослідження компанії Gallup;
• цікаві результати досліджень компаній Gallup та Aon;
• як покроково запровадити систему оцінки та управління залученістю.

Декілька слів про Павла Маркасьян

Павло Маркасьян – HR Director компанії Wentrum з 10-річним досвідом у навчанні та управлінні персоналом, сертифікований коуч (ECF), автор декількох інтернет-проєктів за шаблонами презентацій PowerPoint та засновник PowerPoint Academy. 

У Павла є досвід роботи у сфері страхування, готельного бізнесу та IT, а також він працював у США. 

Павло працював бізнес-тренером в компанії «АльфаСтрахування», потім ви перейшов до компанії «PZU Україна». Після цього у Павла почався другий етап життя і він почав працювати у сфері Hospitality в готелі «Fairmont Grand Hotel Kyiv». Саме тут Павло вперше познайомився з компанією «Gallup» та з дослідженням залученості персоналу.

Після «Fairmont Grand Hotel Kyiv», Павло працював у «Fairmont Chicago», якраз у період проведення дослідження залученості. Завдяки чому Павло отримав безцінний досвід проведення таких досліджень із першоджерел, оскільки Gallup – українська компанія. Павло спостерігав, як американські співробітники розуміють та реагують на питання з опитувальника Q12. 

Потім Павло працював у готелі «Hyatt Regency Kyiv», який також співпрацює з компанією Gallup. Тут він займався організацією проведення дослідження залученості в готелі та аналізуванням результатів. 

Зараз Павло працює директором по персоналу в компанії Wentrum та займається професіональним створенням презентацій PowerPoint. Через велику любов до цього продукту компанії «Microsoft», Павло навіть випустив декілька своїх проєктів:

• PowerPointBase.com
• PowerPointStore.com
• PPSlides.com
• MagicDiagram.com

Окрім того, Павло заснував академію PowerPoint, щоб люди мали можливість навчитися робити красиві презентації, які одразу ж привертають увагу, без великих часових затрат.

Поняття залученості 

Залученість – це фізичний, емоційний та інтелектуальний стан, який мотивує співробітників виконувати їхню роботу якомога краще. 

Ще років 10-15 тому роботодавці були упевнені, що середня по ринку зарплатня, гарні умови праці та своєчасна оплата – гарантія залученості співробітників до робочого процесу. 

Зараз же зовсім інші реалії, більшість працівників – покоління Z, у яких інший світогляд та життєва позиція. Люди цього покоління народжуються з підприємницькою жилкою. Вони хочуть від роботодавця партнерських відносин, щоб він був не просто керівником, а наставником, ментором. Їм важливий розвиток у компанії та допомога в реалізації своїх професійних та особистих цілей. 

У зв'язку з такими змінами, все більше компаній впроваджують системи бонусів, лояльніше ставляться до побажань співробітників, реагують на їхні потреби. 

Залученість співробітників, більшою мірою, залежить від керівників компанії. Оскільки навіть якщо в організації найкращі умови праці, сучасний офіс, нові програми розвитку, але відсутня віра топ-менеджменту в конкретного працівника, то сподіватися на його професійний розвиток не варто. 

За даними Gallup, залученість співробітників на 70% залежить від керівництва. Тому головний акцент в підвищенні залученості персоналу ставиться саме на розвиток керівника та його взаємодію з працівниками. 

Роботодавець у цьому питанні забезпечує плацдарм – офіс, ресурси для HR-ів, щоб вони могли працювати над покращенням залученості та створювати комфортні умови праці. 

Компанія TINYpulse, яка займається усеможливими дослідженнями, визначила, в чому різниця понять залученості та лояльності. Опитування eNPS оцінює лояльність співробітника щодо компанії всього-на-всього за одним питанням: «Чи готові ви рекомендувати нашу компанію як роботодавця своїм друзям та знайомим?» та співробітник відповідає за 10-бальною шкалою. 

У чому полягає різниця між лояльністю та залученістю? Можна провести аналогію з футбольною командою. Лояльні співробітники – фанати команди, а залучені – гравці команди. Хто готовий тренуватися, викладатися на 150% та відстоюють честь своєї команди.

Важливо! Компаніям потрібні гравці – ті, хто будуть надавати результати та підвищувати дохід. Звичайно ж, важливі й фанати, але співробітники-гравці – це ті ж самі фанати. 

Один зі звітів Gallup показав співвідношення результатів опитування eNPS та залученості. За його даними, ми бачимо, що у незалучених співробітників менший відсоток лояльності. І навпаки, у залучених працівників більший відсоток лояльності щодо компанії. 

Чому залученість працівників в умовах карантину знижується

До початку карантину багатьом хотілось попрацювати вдома. Щоб поряд були близькі люди, улюблений диван та кавомашина. Але коли це трапилося, люди зіштовхнулися з великою кількістю факторів, які вплинули на психологічний/фізичний стан та залученість, загалом. Розгляньмо детальніше ці фактори:

1. Некомфортне робоче місце, фізична втома. Не всі можуть облаштувати у себе вдома комфортне робоче місце зі зручним стільчиком та столом. Деякі компанії облаштовували своїм співробітникам робочі місця своїм коштом. Привозили меблі та техніку, щоб допомогти спеціалістам створити вдома комфортні умови праці. 

2. Переживають, щоб їх не звільнили та переробляють. Через глобальну кризу, багато компаній були вимушені скоротити персонал. Це вплинуло на стан працівників, через що вони почали хвилюватися, дізнаватися у HR-ів про положення компанії, працювати довше та старанніше. Що збільшило навантаження та фізичну втому, яка накопичується та може призвести до вигорання. 

3. Велика кількість факторів, які відвертають увагу (діти, прибирання). Батькам, які працюють важче, оскільки залишившись вдома, вони повинні поєднувати роботу з домашніми справами, заняттями з дітьми, тощо. В результаті співробітник відривається від роботи та йому доводиться більше концентруватися, щоб повернутися до виконання завдання. 

4. Зменшення чи повна відсутність соціальних офлайн-контактів. Під час віддаленої роботи дуже важливо підтримувати згуртованість колективу, щоб у працівників не виникало почуття відстороненості.  Для цього багато роботодавців організовували онлайн-зустрічі, тімбілдінги.

5. Послаблюється зв'язка «я – частина команди». Цей фактор – наслідок відсутності офлайн-контактів. У багатьох співробітників на віддаленій роботі, зв'язка «я - частина команди» послабилася, оскільки зменшилася комунікація між співробітниками.

6. Керівники менше бачать своїх співробітників та приділяють їм недостатньо уваги. Через це можна пропустити етапи демотивації. Дуже важливо, щоб керівник розумів, як віддалена робота впливає на результативність співробітників. Щоб бути в курсі ефективності співробітників, їх завдань, потрібно проводити регулярні командні та персональні мітинги, онлайн-зустрічі.

Деякі керівники помилково вважають, що одна зустріч в тиждень показує стан співробітників, але це не так. Рідкісні комунікації з персоналом призводять до того, що довіра між керівником та підлеглим послаблюється.

Що дає висока залученість?

Як впливає на компанію висока залученість персоналу, розглянемо на наступних прикладах:

• Компанія досягає більших результатів тими ж людськими ресурсами

Залучені співробітники працюють з максимальною ефективністю, вони переживають за компанію. У них відсутня стандартна модель праці «я працюю з 9:00 до 18:00, а решта мене не хвилює». Залучені фахівці знаходять помилки, намагаються їх виправити та, загалом, переживають за долю компанії.

• Співробітники за своїм внутрішнім переконанням працюють з максимальною віддачею

Залучених працівників не потрібно постійно мотивувати. Якщо уявити робочий процес як човен, то вони беруть на себе ініціативу й самі гребуть вперед. Вони розуміють напрямок в роботі, їм потрібно лише трохи допомагати.

• Співробітники легше сприймають зміни та нововведення

Для кращого сприйняття співробітниками змін, проводяться різні тренінги та вони, звичайно ж, допомагають. Але якщо є висока залученість, співробітник і без тренінгів розуміє чому відбуваються зміни в компанії та навіщо вони потрібні.

• Суттєво підвищується рівень позитивного емоційного фону в колективі

Співробітники легше спілкуються між собою, їм ніколи пліткувати, зациклюватися на якихось дрібницях. У залученому колективі позитивна робоча атмосфера та відсутні конфліктні ситуації.

За результатами аналітики компанії Gallup, США втрачає більше $ 550 млрд через низьку залученість співробітників. Компанії втрачають додатковий прибуток через те, що співробітники не викладаються на повну та працюють з меншою ефективністю.

Всі HR-менеджери розуміють, що плинність персоналу - велика проблема, особливо в IT-компаніях з молодим персоналом, який часто змінює місце роботи. Залученість допомагає не витрачати зайві фінанси та час на пошук і підбір нового персоналу.

За даними з останнього звіту Gallup, по всьому світу тільки 15% співробітників залучені, 67% – не залучені, 18% – активно не залучені.

Який показник залученості вважається позитивним, а який негативним?

Павло відповідає, що якщо оцінювати результати, в середньому за компаніями, то все, що нижче 3-х за 5-бальною шкалою вважається не дуже хорошим показником.

У такій ситуації потрібно проводити дослідження не раз на рік, а раз на пів року.

Якщо дивитися загальний зріз по регіонах, в Західній Європі тільки 10% – активно залучені, 71% – нейтральні співробітники, 19% – активно залучені працівники. У пострадянській Євразії відсоток залученості набагато вище, ніж у Західній Європі. Тут показник залученості становить 25%.

При тому, що 15% співробітників активно залучені, тільки 32% працівників кажуть, що вони задоволені роботою і їх все влаштовує. Але навіть попри це, 50% співробітників готові дуже легко та швидко поміняти своє місце роботи.

Тому утримати співробітника допоможе тільки його висока залученість. Спеціаліст повинен бачити в компанії перспективи для свого професійного зросту та розвитку, його має «драйвити» те, чим він займається.

Окрім інституту Gallup є ще інші компанії, які проводять дослідження залученості, одна з них – Aon Hewitt. Це дослідницька компанія, у якої є велика кількість різних опитувальників і досліджень. Від Gallup Aon відрізняється тим, що вона ділить співробітників на 4 категорії:

1. Активно незалучені. Їм не подобається те, чим вони займаються, вони не хочуть розвиватися і робити щось для компанії.

2. Пасивні. Вони виконують свої завдання, але це не приносить ніякої користі ні їм, ні роботодавцю.

3. Залучені. Вони працюють, намагаються домогтися результатів, розвиватися, але роблять це неохоче.

4. Активно залучені. Проактивні співробітники з великою кількістю ідей, креативу, вони хочуть працювати, щоб покращувати компанію, покращувати свої навички, приносити користь, підвищувати дохід, тощо.

Компанія Aon у 2017 році провела дослідження та показала результати зміни рівня залученості по всьому світу.

На графіку видно, що з 2011 року показник залученості значно виріс. Крім того, є цікава статистика співвідношення рівня залученості з ростом ВВП країни.

На цьому графіку можна відстежити взаємозв'язок того, як зростає ВВП країни та як зростає рівень залученості в країнах, де проводилися дослідження.

Компанія Aon проводила дослідження співвідношення залученості в Європі та усьому світі, загалом.

В Європі відсоток залученості нижче, ніж глобально по всьому світу. Пов'язано це з багатьма факторами, наприклад, з менталітетом та з тим, що більшість компаній не відрізняються гнучкістю до змін.

Як розпізнати залученого і незалученого співробітника?

Ознаки залученого співробітника:

• рекомендує компанію як роботодавця;
• докладає додаткових зусиль для досягнення результату;
• виконує дії, що виходять за рамки свого функціоналу (проявляють ініціативу, висувають пропозиції, працюють в нових проєктах).

Ознаки незалученого співробітника:

• імітує трудову діяльність, під час роботи займається сторонніми справами;
• якщо виникають труднощі або нестандартні ситуації, він не бере на себе відповідальність та чекає вказівок керівника;
• часто зриває терміни робіт;
• працює від «дзвінка» до «дзвінка»;
• протидіє нововведенням;
• керівник не може замотивувати такого співробітника;
• не спілкується з іншими співробітниками.

Важливо! Немає співвідношення та будь-якої статистики, що якщо співробітник – професіонал своєї справи, він завжди буде залученим. Абсолютно рядовий співробітник може бути більш залученим до роботи, ніж професіонал з великим досвідом.

Як проводити дослідження залученості за методологією Gallup?

За методологією Gallup є 12 тверджень/питань, на які працівник повинен дати відповідь за 5-бальною шкалою Лайкерта. 1 бал – абсолютно не згоден, 2 – не згоден, 3 – нейтрально, 4 – згоден, 5 – абсолютно згоден.

Як проводиться це дослідження в компаніях, які співпрацюють з Gallup? Кейс від Павла Маркасьян

HR подає список всіх співробітників за департаментами. За вимогами Gallup, в групах людей, які будуть відповідати, має бути не менше 5-ти осіб. Це потрібно, щоб керівнику було складно зрозуміти хто та який бал поставив.

Потім Gallup привласнював кожному співробітнику логін і пароль для входу до своєї системи, HR-відділ же забезпечував робочі станції та повну анонімність для співробітників.

Отримані результати Gallup обробляв і надсилав компанії готові анкети з результатами. HR-відділ брав ці дані в роботу, потім проводив зустрічі зі співробітниками, розмови, тощо.

Важливо! Зустріч з департаментом повинна проходити без керівника, він не повинен знати, що говорили співробітники його команди. Він лише отримує звіт від HR-а з побажаннями по роботі та рекомендаціями.

Як отримати чесні відповіді? Павло стверджує що потрібно завоювати довіру співробітників, показати як працює опитування та пояснити, що ніхто не бачить, хто залишав відповіді.

Питання для дослідження рівня залученості співробітників

Q1. Я знаю, що від мене очікується на роботі

Співробітник розуміє свої завдання, як його оцінюють, яких результатів від нього очікують.

Q2. Я маю матеріали та обладнання, які необхідні для правильного виконання моєї роботи

Чи є у співробітника техніка для роботи, канцелярське приладдя та інше?

Q3. На роботі у мене є можливість щодня займатися тим, що я вмію робити найкраще

Керівник знає сильні сторони співробітника, розуміє, що у нього виходить найкраще та намагається підбирати завдання за цими критеріями.

Q4. За останні 7 днів мені оголосили подяку або мене похвалили за хорошу роботу

Чи проводили зі співробітником зустрічі, та чи відзначав керівник заслуги фахівця? Молодому поколінню дуже важливо регулярно отримувати похвалу від керівництва.

Q5. Мені здається, що мій безпосередній керівник або хтось інший на роботі піклується про мене як про особистість

Чи проводяться мітинги 1: 1, чи є неформальні зустрічі просто за чашкою кави, щоб поговорити, обговорити якісь проблеми та інше? Чи розуміє керівник подальші плани співробітника, чи знає його особистісні інтереси?

Q6. У мене на роботі є людина, яка хвалить мій професійний розвиток

Керівник розуміє, в якому напрямку може рости співробітник, забезпечує йому розвиток. Чи є в індивідуальних планах розвитку заплановані тренінги та інші заходи?

Q7. Мені здається, що на роботі до моєї думки прислуховуються

Чи цікавляться керівники думкою своїх підлеглих, чи прислуховуються до них? В ідеалі, повинна бути не авторитарна модель роботи, а дискусійна з залученням співробітників до розв'язання будь-яких питань.

Q8. Завдання (цілі) моєї компанії дозволяють мені відчувати важливість моєї роботи

Наскільки у співробітника є розуміння про цілі компанії, її місії та стратегічні завдання? Важливо, щоб співробітник розумів, як його робота впливає на досягнення цілей всієї компанії.

Q9. Мої колеги (товариші по роботі) вважають своїм обов'язком виконувати роботу якісно

Людині важливо приходити на роботу та розуміти, що інші колеги теж залучені, працюють на результат, переживають за спільну справу, намагаються зробити свою роботу добре.

Q10. У моїй компанії працює один з моїх кращих друзів

Чи є у співробітника на роботі людина, з якою  він може просто піти випити кави на кухні, поговорити, поділитися своїми проблемами, сходити разом на обід?

Q11. За останні 6 місяців хтось на роботі розмовляв зі мною про мій прогрес

Чи були зустрічі з керівником щодо виконання завдань, оцінки ефективності роботи фахівця, чи проводився з ним Performance Review?

Q12. Протягом минулого року у мене на роботі були можливості для навчання та зросту

Чи надавала компанія фахівцям можливості підвищувати свої професійні скілли, проходити курси та професійно розвиватися?

Ієрархія залученості Gallup

Фахівці Gallup стверджують, що за результатами відповідей на ці 12 питань, можна отримати повну картину рівня залученості в компанії у вигляді піраміди з декількох пластин.

Перші два питання покривають базові потреби співробітника: «Що я отримую від компанії?».

Другий пласт позначає особистий внесок співробітника та відповідає на питання: «Що я даю?». До цього пласту належать питання з 3-го по 6-й.

Третій пласт залученості позначає роботу в команді. Відповідає на запитання: «Чи являюся я частиною команди та компанії?». Визначити це допомагають питання під номерами 7, 8, 9 і 10.

Четвертий пласт має на увазі зростання фахівця. Він відповідає на питання: «Як я росту?». Розібратися в цьому допомагають питання під номерами 11 та 12.

Павло зазначає, що під час аналізу результатів потрібно дивитися не тільки на загальний показник за питаннями, а й брати до уваги ці 4 блоки. Це допоможе зрозуміти, чи добре вони у вас опрацьовані та закриті ці потреби в компанії.

Що робити для підвищення залученості?

Якщо результати опитування залученості вас не радують або ви хочете підвищити її ще більше, потрібно дотримуватися наступного алгоритму.

1. Переконайтеся, що керівники та ТОПи зацікавлені в підвищенні залученості

Важливо, щоб керівники та топ-менеджемент були готові працювати, розуміли навіщо все це потрібно, хотіли допомогти своїм підлеглим.

2. Зустрічі 1: 1

Багато керівників помилково вважають, що вони й так все знають про співробітника та не вважають за потрібне проводити 1:1. Нерегулярний зворотний зв'язок або повна його відсутність демотивує співробітників і вони втрачають залученість.

3. Більше питати, радитися з колегами та підлеглими

Сучасному поколінню важливо залучатися до усіх робочих процесів. Таким чином, вони сильніше відчувають значущість і розуміють свою роль в компанії.

4. Правильна комунікація, постановка завдань і цілей

Важливо оцінити, наскільки добре у вас налаштована комунікація в компанії, чи правильно у вас структуруються стратегічні завдання на всіх співробітників, чи розуміють вони куди ви рухаєтеся.

5. Переконайтеся, що у вас «правильні» люди на «правильних» ролях

Проведіть тестування, і подивіться, чи дійсно співробітники знаходяться на своїх місцях. Проаналізуйте з керівниками, чи сходиться поведінкова типологія співробітника з його функціональними обов'язками.

6. Потрібно регулярно проводити опитування eNPS та оцінку настрою співробітників

Павло зазначає, що в HRM-системі Hurma дуже зручно проводити опитування, оскільки цей процес не займає багато часу. Потрібно просто зайти в систему, створити опитування та автоматично розіслати нагадування про нього всім співробітникам.

Крім того, в Hurma є гейміфікований елемент моніторингу настрою. Коли співробітник заходить в систему, його зустрічають смайлики, пересуваючи які, він може відзначити свій настрій і залишити коментар. Дані збираються в статистиці, де можна побачити настрій кожного співробітника та всієї компанії.

7. Встановлюйте довірчі відносини з підлеглими

Дуже важливо, щоб співробітники вам довіряли та знали, що за чесну та навіть неприємну відповідь, їм нічого не буде. Інакше наступного разу вони не скажуть вам правду.

Резюмуємо

• Залученість – важливий фактор, від якого залежить не тільки ефективність і результативність співробітника, але й успішність всієї компанії.
• Багато в чому залученість співробітників залежить від керівника та  його сприйняття. Тому пояснюйте топ-менеджменту, навіщо це потрібно і для чого.
• Якщо співробітники залучені, вони лояльно ставляться до компанії, змін, нововведень і підтримують наміри керівництва.
• Цікавтеся моральним станом співробітників, регулярно надавайте їм фідбек, організовуйте мітинги 1: 1 та неформальні зустрічі. Це допоможе створити між вами довірчі відносини.

Якщо ви пропустили цей вебінар, але хочете потрапити на наступний, слідкуйте за анонсами від Hurma 😉

І, традиційно, відеозапис нашого вебінару:

• Оцінка персоналу