Діаграма Ґанта: як спростити планування та контроль проєктів

Gantt diagram вже понад сто років залишається одним із найзручніших способів планування роботи. Вона з’явилася на початку XX століття завдяки американському інженеру Генрі Ґанту, який шукав спосіб зробити виробничі процеси більш наочними. Ідея була простою: відобразити завдання у вигляді горизонтальних смуг на часовій шкалі, щоб одразу було видно, коли починається робота, скільки вона триває і які етапи залежать один від одного.

Саме ця наочність зробила методику актуальною й сьогодні.

У дисертації «The Role of Gantt Chart in the Project Management» зазначається: «за результатами опитування 750 менеджерів діаграма Ґанта була четвертим найбільш використовуваним інструментом серед 70 інструментів і технік управління проєктами.

Що таке діаграма Ґанта

Діаграма Ґанта — це візуальний календар проєкту, де завдання зображені у вигляді горизонтальних смуг на часовій шкалі. 

Що показує діаграма Ґанта:

• початок і завершення роботи;
• тривалість;
• залежності між етапами.

Таким чином, ви бачите не просто список задач, а цілу картину: хто виконує завдання, коли воно стартує, скільки триває і які кроки блокують інші.

Діаграма Ґанта для HR та бізнесу

Планування HR-проєктів — це не лише рекрутинг, а й онбординг, навчання, опитування, перформанс-рев’ю. Усі ці процеси складаються з десятків маленьких кроків, які часто залежать один від одного. Графік Ґанта дозволяє:

• уникати дублювання роботи,
• бачити «вузькі місця» ще до того, як вони зупинять процес,
• розподіляти ресурси рівномірно,
• прогнозувати результати.

Наприклад, якщо компанія запускає масовий найм лінійного персоналу, рекрутер бачить: скільки днів займає кожен етап (від публікації вакансій до адаптації), і може одразу визначити, чи реально вкластися у крайні терміни.

CEO & Founder HURMA System, Володимир Федак розповів про ефективний найм лінійного персоналу у своїй статті «Я став кандидатом під прикриттям».

Як створити діаграму Ґанта

Діаграма Ґанта чи Kanban-дошка?

Часто ці інструменти порівнюють, хоча вони не замінюють одне одного, а доповнюють.

Діаграма Ґанта відповідає на питання «коли» і «скільки часу». Вона підходить для проєктів із чіткими дедлайнами та взаємозалежними етапами: будівництво, запуск нового продукту, масштабні кампанії.

Kanban-дошка показує «на якому етапі» знаходиться завдання. Це зручний формат для гнучких методологій, таких як Agile чи Scrum, де важливіше контролювати поточний статус роботи, ніж строго прив’язуватись до календарних дат.

В HURMA System є функціонал, який дозволяє досягти прозорості процесів обох методів:

1. Воронка найму: можна побудувати чітку послідовність етапів для найму кандидатів. Команда бачить, де саме «застряг» процес і які кроки потрібно завершити.
2. Аналітика та звіти: система автоматично збирає дані з усіх етапів, показує вузькі місця та дозволяє прогнозувати результати без потреби у додаткових візуалізаціях.
3. Kanban-дошки у рекрутингу: кандидати рухаються по етапах воронки — від відгуку до оферу. Це дає візуальне уявлення про статус кожної вакансії без графіків.

Таким чином, навіть без класичного графіка Ґанта, рекрутери отримують зручний інструмент для візуалізації та контролю завдань.

Діаграма Ґанта: приклад

Щоб зрозуміти, як працює цей інструмент, найпростіше розглянути на практиці. Уявімо, що компанія планує онбординг нової співробітниці. Завдання можна розподілити так:

• підготовка робочого місця;
• створення корпоративної пошти й доступів;
• знайомство з командою та welcome-зустріч;
• навчання у внутрішній LMS;
• перший ван-ту-ван з менеджером через 14 днів.

У діаграмі Ґанта кожне завдання відображається горизонтальною смугою на часовій шкалі. Одразу видно, які дії можна виконувати паралельно (наприклад, технічну підготовку та організацію welcome-зустрічі), а які залежать одна від одної.

Де можна зробити діаграму Ґанта?

Створити графік можна як вручну, так і в спеціалізованих програмах.

1. Excel або Google Sheets — базове рішення для невеликих проєктів. Підходить для візуалізації простих списків завдань.
2. Інструменти управління проєктами (Asana, Monday.com, Jira тощо) — дозволяють швидко будувати Gantt diagram із залежностями та контрольними точками.
3. HRM-системи з вбудованою аналітикою — підходять, якщо потрібно планувати HR-процеси: рекрутинг, онбординг, навчання чи Performance Review.

У будь-якому з цих варіантів принцип один: ви задаєте завдання, дати та відповідальних, а система візуалізує їх.

Підсумуємо

Діаграма Ґанта — це не складна методика для проєктних менеджерів, а інструмент, який допомагає будь-якій команді працювати злагоджено. HR-менеджерки, рекрутери й керівники бачать картину повністю, а не збирають пазли з Excel і месенджерів.