Діаграма Ґанта: як спростити планування та контроль проєктів

Команда HURMA

  • 7 хв
  • 158
  • 0

Gantt diagram вже понад сто років залишається одним із найзручніших способів планування роботи. Вона з’явилася на початку XX століття завдяки американському інженеру Генрі Ґанту, який шукав спосіб зробити виробничі процеси більш наочними. Ідея була простою: відобразити завдання у вигляді горизонтальних смуг на часовій шкалі, щоб одразу було видно, коли починається робота, скільки вона триває і які етапи залежать один від одного.

Саме ця наочність зробила методику актуальною й сьогодні.

У дисертації «The Role of Gantt Chart in the Project Management» зазначається: «за результатами опитування 750 менеджерів діаграма Ґанта була четвертим найбільш використовуваним інструментом серед 70 інструментів і технік управління проєктами.

Що таке діаграма Ґанта

Діаграма Ґанта — це візуальний календар проєкту, де завдання зображені у вигляді горизонтальних смуг на часовій шкалі. 

Що показує діаграма Ґанта:

  • початок і завершення роботи;
  • тривалість;
  • залежності між етапами.

Таким чином, ви бачите не просто список задач, а цілу картину: хто виконує завдання, коли воно стартує, скільки триває і які кроки блокують інші.

Діаграма Ґанта для HR та бізнесу

Планування HR-проєктів — це не лише рекрутинг, а й онбординг, навчання, опитування, перформанс-рев’ю. Усі ці процеси складаються з десятків маленьких кроків, які часто залежать один від одного. Графік Ґанта дозволяє:

  • уникати дублювання роботи,
  • бачити «вузькі місця» ще до того, як вони зупинять процес,
  • розподіляти ресурси рівномірно,
  • прогнозувати результати.

Наприклад, якщо компанія запускає масовий найм лінійного персоналу, рекрутер бачить: скільки днів займає кожен етап (від публікації вакансій до адаптації), і може одразу визначити, чи реально вкластися у крайні терміни.

CEO & Founder HURMA System, Володимир Федак розповів про ефективний найм лінійного персоналу у своїй статті «Я став кандидатом під прикриттям».

Як створити діаграму Ґанта

  1. Сформуйте список завдань

    Почніть із визначення головної мети проєкту, а потім розбийте її на конкретні завдання та підзавдання. Наприклад, у рекрутингу це може бути: створення вакансії, публікація на сайтах, співбесіди, узгодження з керівником, офер кандидату. Чим детальніший список, тим простіше побачити залежності.

  2. Оцініть тривалість кожного завдання

    Для кожного етапу визначте орієнтовну кількість днів чи тижнів. Використовуйте реалістичні оцінки, базовані на попередньому досвіді чи статистиці. Надто оптимістичні прогнози — головна причина зривів.

  3. Встановіть залежності між етапами

    Часто одна задача не може початися, доки не завершено іншу. Наприклад, співбесіда можлива лише після відбору резюме. Встановіть такі зв’язки у діаграмі, щоб уникнути накладок.

  4. Призначте відповідальних

    У кожної задачі має бути власник — це допоможе контролювати навантаження в команді. У проєктах із багатьма учасниками саме цей крок забезпечує прозорість.

  5. Додайте контрольні точки (milestones)

    Контрольні точки — це важливі віхи, які дозволяють оцінити, чи проєкт рухається за планом. Наприклад: «усі резюме переглянуті», «усі кандидати пройшли тест», «затверджено бюджет». Milestones допомагають тримати фокус і швидко виявляти затримки.

Діаграма Ґанта чи Kanban-дошка?

Часто ці інструменти порівнюють, хоча вони не замінюють одне одного, а доповнюють.

Діаграма Ґанта відповідає на питання «коли» і «скільки часу». Вона підходить для проєктів із чіткими дедлайнами та взаємозалежними етапами: будівництво, запуск нового продукту, масштабні кампанії.

Kanban-дошка показує «на якому етапі» знаходиться завдання. Це зручний формат для гнучких методологій, таких як Agile чи Scrum, де важливіше контролювати поточний статус роботи, ніж строго прив’язуватись до календарних дат.

В HURMA System є функціонал, який дозволяє досягти прозорості процесів обох методів:

  1. Воронка найму: можна побудувати чітку послідовність етапів для найму кандидатів. Команда бачить, де саме «застряг» процес і які кроки потрібно завершити.
  2. Аналітика та звіти: система автоматично збирає дані з усіх етапів, показує вузькі місця та дозволяє прогнозувати результати без потреби у додаткових візуалізаціях.
  3. Kanban-дошки у рекрутингу: кандидати рухаються по етапах воронки — від відгуку до оферу. Це дає візуальне уявлення про статус кожної вакансії без графіків.

Таким чином, навіть без класичного графіка Ґанта, рекрутери отримують зручний інструмент для візуалізації та контролю завдань.

Діаграма Ґанта: приклад

Щоб зрозуміти, як працює цей інструмент, найпростіше розглянути на практиці. Уявімо, що компанія планує онбординг нової співробітниці. Завдання можна розподілити так:

  • підготовка робочого місця;
  • створення корпоративної пошти й доступів;
  • знайомство з командою та welcome-зустріч;
  • навчання у внутрішній LMS;
  • перший ван-ту-ван з менеджером через 14 днів.

У діаграмі Ґанта кожне завдання відображається горизонтальною смугою на часовій шкалі. Одразу видно, які дії можна виконувати паралельно (наприклад, технічну підготовку та організацію welcome-зустрічі), а які залежать одна від одної.

Де можна зробити діаграму Ґанта?

Створити графік можна як вручну, так і в спеціалізованих програмах.

  1. Excel або Google Sheets — базове рішення для невеликих проєктів. Підходить для візуалізації простих списків завдань.
  2. Інструменти управління проєктами (Asana, Monday.com, Jira тощо) — дозволяють швидко будувати Gantt diagram із залежностями та контрольними точками.
  3. HRM-системи з вбудованою аналітикою — підходять, якщо потрібно планувати HR-процеси: рекрутинг, онбординг, навчання чи Performance Review.

У будь-якому з цих варіантів принцип один: ви задаєте завдання, дати та відповідальних, а система візуалізує їх.

Підсумуємо

Діаграма Ґанта — це не складна методика для проєктних менеджерів, а інструмент, який допомагає будь-якій команді працювати злагоджено. HR-менеджерки, рекрутери й керівники бачать картину повністю, а не збирають пазли з Excel і месенджерів.

    Як найняти CMO: роль, обовʼязки та найм
    Попит на сильних Chief Marketing Officer (CMO) продовжує зростати, а процес їхнього найму потребує системності та прозорих інструментів. Останні роки український бізнес проходить серйозні випробування, як і вся наша країна: ...
    Характеристика з минулого місця роботи: як і навіщо використовувати під час найму
    Перш ніж надіслати офер, варто переконатися, що кандидат справді підходить вашій команді. Один із способів це зробити — використати характеристику або рекомендації з попереднього місця роботи. Помилки у наймі дорого ...

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: