CRM для HR: як обрати та впровадити систему, що дійсно працює

Зібрали усе-усе важливе про CRM для HR у цій статті:

• що таке CRM для HR і як правильно трактувати це поняття;
• які функції має виконувати система для управління кандидатами та співробітниками;
• які популярні CRM-рішення для HR існують та як обрати;
• як впровадити таку систему у компанії без стресу для команди.

Приступимо!

Що таке CRM для HR?

Термін "CRM для HR" використовується за інерцією, але технічно він не зовсім коректний. 

CRM (Customer Relationship Management) — це система для роботи з клієнтами: продажі, обслуговування, маркетинг. 

А от у сфері управління персоналом мова йде про HRMS — Human Resource Management System.

Проте в HR-задачах дійсно є потреба у функціоналі, схожому на CRM: база контактів кандидатів, фіксація взаємодій, воронка підбору. Саме тому частину функцій CRM-системи адаптують для HR-відділу, і з'являється умовний термін.

HR CRM — платформа для управління взаємодією з кандидатами та співробітниками.

Тобто CRM у HR-відділі — це не про продажі, а про оптимізацію процесів підбору, адаптації та утримання персоналу.

Переваги використання HR CRM у компанії

Незалежно від розміру бізнесу, HR-відділ — це про структуру, всеосяжність та роботу з найціннішим – людьми.

Ось що реально дає CRM-система для HR:

1. Вся інформація в одному місці. Дні народження, документи, статуси адаптації, тренінги, відпустки — більше не треба шукати це у файлах чи месенджерах.
2. Менше ручної роботи. Систему можна налаштувати так, щоб вона сама надсилала листи, створювала нагадування чи змінювала статуси співробітників.
3. Зрозумілий контроль процесів. Адаптація новачка, річна оцінка, запити на відпустку — усе відстежується, жоден крок не губиться.
4. Аналітика без Excel. HR CRM допомагає бачити, хто коли був у відпустці, скільки людей пройшли тренінг, чи скоротилась плинність кадрів після нової програми адаптації.
5. Нормальна взаємодія в команді. Різні люди можуть бачити одні й ті самі дані, коментувати, обмінюватися файлами, не пересилаючи поштою "фінал фінального варіанту.xlsx".

Бути HR дуже непросто, адже потрібно бути всюди. А інколи лишень 1 людина відповідає за всі процеси. Саме тому CRM є потужним рятівничком для компаній. 

Які функції повинна мати ефективна HR CRM?

Хороша CRM-система для HR повинна бути не просто “електронною таблицею”, а реально інструментом для автоматизації:

1. База співробітників і кандидатів. Вона має бути зручною: з можливістю додавати індивідуальні поля, нотатки, файли, статуси.
2. Інтеграції з Gmail, Google Calendar, LinkedIn, Slack тощо. Це знімає купу ручної роботи: система сама підтягує листи, ставить події, оновлює контакти.
3. Автоматизація адаптації. Наприклад, після найму система може автоматично створити завдання для новачка — що і коли треба зробити.
4. Документообіг. Добре, якщо в системі можна зберігати або підписувати договори, накази, заяви.
5. Аналітика по людях. Прості графіки й звіти — скільки людей звільнилося, хто перевищує KPI, скільки годин на навчання витратили у відділі.
6. Нагадування, тікети, задачі. Просте й зручне планування: система підкаже, коли треба провести one-on-one або надіслати фідбек.

Чим більше системних процесів автоматизовано, тим менше рутинної роботи залишається у HR-відділі.

Топ 4 популярних CRM-рішень для HR

Щоб не гаяти час на вибір, зробили для вас добірку “7 HR CRM”, які активно використовуються на українському та міжнародному ринку. А тут розглянемо у лаконічному варіанті 4 систем:

1. HURMA

Ключовий функціонал: ATS, HRM, аналітика, облік відпусток та відсутностей, зарплати, організаційна структура, конструктор опитувань, мобільний чат-бот у Telegram та Slack.

Кому підходить: компанії будь-кого розміру, які шукають комплексне рішення для управління персоналом.

HURMA — українська платформа, яка об'єднує все, що потрібно HR-команді для системної роботи. Завдяки зручній воронці та звітам, шаблонам, автоматичним нагадуванням і аналітиці, система значно полегшує роботу з кандидатами та вже найнятими співробітниками.

Наприклад, коли нова людина виходить на роботу, система автоматично ставить задачі колегам: підготувати техніку, створити облікові записи, провести зустріч-онбординг. Ви бачите статус кожного кроку в реальному часі — без нагадувань у месенджерах чи ручних списків:

А найголовніше – для підʼєднання системи не потрібна технічна команда, адже команда HURMA проводить навчання.

Дізнайтесь більше та замовте безплатне демо HURMA.

2. BambooHR

Ключовий функціонал: адаптація співробітників, трекінг відпусток і лікарняних, річна оцінка ефективності, база співробітників.

Кому підходить: малі та середні компанії, які цінують простоту і просту роботу з персоналом.

BambooHR — одне з відомих рішень серед невеликих компаній. Інтерфейс зрозумілий, більшість процесів автоматизовані, а вбудовані шаблони допомагають швидко запустити систему. Команди часто використовують BambooHR для планування та обліку відпусток, ведення особових справ працівників, оцінки ефективності та нагадувань про ключові дати — наприклад, завершення випробувального терміну.

3. Zoho People

Ключовий функціонал: трекінг робочого часу, керування персоналом, інтеграції з Zoho Books, CRM, аналітикою.

Кому підходить: компанії, у яких HR-технології мають бути частиною великої екосистеми — наприклад, із CRM-продажів, бухгалтерією чи менеджментом проєктів.

Zoho — це платформа з багатьма продуктами, і Zoho People чудово інтегрується з іншими модулями. Це зручно, якщо ваша компанія вже працює в Zoho-екосистемі або хоче мати під рукою єдиний центр для бізнес-процесів. Тут ви самостійно визначаєте, які поля, звіти чи автоматичні дії потрібні. Але на старті система може здатися трохи складнішою за інші варіанти.

4. HiBob

Ключовий функціонал: управління талантами, облік часу, автоматизація онбордингу тощо.

Кому підходить: для середніх і великих компаній.

У HiBob багато функцій, орієнтованих на людей: привітання з подіями, можливість залишити фідбек. Систему часто обирають для міжнародних команд, адже вона підтримує локальні правила й багатомовний інтерфейс.

Як впровадити CRM-систему для HR у компанію?

Дійте поетапно:

1. Опишіть свої задачі. Що саме вам потрібно автоматизувати? Адаптацію? Управління відпустками? Оцінку 360?
2. Оберіть систему. Порівняйте 2–3 рішення, які відповідають вашому бюджету й цілям. Тестуйте демоверсії.
3. Залучіть команду. Обговоріть із HR, бухгалтерією, керівниками, як вони планують користуватись системою. Це допоможе уникнути опору та адаптувати інструмент під команду.
4. Налаштуйте шаблони. Заповніть картки співробітників, створіть шаблони листів, задач, налаштуйте автоматичні сценарії.
5. Навчіть користувачів. Виділіть час на навчання. CRM для HR працює, лише якщо нею користуються.
6. Регулярно оновлюйте. Процеси в компанії змінюються — CRM також має змінюватися разом із ними.

Щоб CRM для HR почала працювати на результат, важливо не просто встановити систему, а впровадити її з розумінням процесів.

FAQ

Скільки часу займає впровадження CRM для HR?

Від тижня до місяця — залежить від розміру команди, складності процесів і готовності до змін.

Яка ціна CRM-системи для HR?

Більшість продуктів працює за підпискою. Середня вартість — від $30+ на місяць. Деякі рішення мають безплатні тарифи або демодоступ.

Чи можна почати з малої команди?

Так, навіть для стартапу на 5 осіб CRM HR може бути корисною. Головне — вибрати просту систему без перевантаження функціями.

Чи можна інтегрувати з job-порталами?

Так, більшість HR CRM мають інтеграції з популярними сайтами вакансій (Work.ua, Djinni, LinkedIn тощо).

Що робити, якщо HR не хочуть переходити на систему?

Залучіть їх у вибір і налаштування. Поясніть, що CRM — це не «ще один сервіс», а спосіб звільнити час на важливу роботу з людьми.

Підсумки

CRM для HR — це не про технологію, а про турботу. Про те, як зробити процеси зрозумілими, зменшити плутанину та звільнити час команди на головне — людей. І якщо правильно обрати та впровадити таку систему, вона швидко перетвориться з «чергової програми» на справжнього помічника.Якщо ви хочете побачити, як працює потужна CRM-система для HR у реальних умовах, — оформіть демо HURMA вже зараз. Це влучний крок до прозорого та ефективного HR-процесу!