Бути ефективним: 10 порад із тайм-менеджменту від bodo

Коли ти керуєш командою зі 100 людей, вміння оптимізувати бізнес-процеси, правильно використовувати кожну робочу хвилину та підтримувати продуктивність — справжній must have. А уявіть, коли в компанії працює 200, 300 або 500 людей. Щоб такий масштабний бізнес не потонув, потрібно вміти розставити кожного за своїм місцем, надати чіткі інструкції та корисні інструменти, а також завжди тримати руку на пульсі.

Система тайм-менеджменту, яку ми використовуємо в bodo

Усі ці висловлення щодо «найголовніше — дружній колектив», «наш продукт витягне запит» й тому подібне всього-на-всього натягнуті на ніс рожеві окуляри та ігнорування реальної ситуації в бізнесі. Неважливо, наскільки розважальний ваш продукт чи послуга — усередині компанії має панувати адекватний контроль і чітке порядкування. Так, дружня атмосфера важлива, але ключовим для ефективності залишатимуться системність і планування. 

«Зазначу, що ми не вигадували нове колесо. Ми використовуємо давно винайдені методики, які найбільше підходять bodo. Щось ми адаптували, десь підправили. Але кожне зі створених нами правил працює задля ефективного, налагодженого та безперебійного робочого процесу».

CEO магазину подарунків bodo Віталій Дрозд

1. Важке — на ранок

Робота нашого мозку сильно відрізняється протягом дня. Наприклад, після ситного обіду чи в душному приміщенні важко сконцентруватися. На ефективність мозку впливає багато різних чинників, але здебільшого саме на ранок припадає пік продуктивності людини. І якщо ви хочете ефективно проводити день, краще враховувати це під час роботи.

Ви знали, що ранок — це та частина дня, коли людина найкраще реагує на стресові ситуації? Це відбувається завдяки кортизолу. Він відповідає за реакцію «бий або біжи» та допомагає зберігати ясність розуму в стресових ситуаціях. І його рівень набагато вищий одразу після пробудження.

Саме тому ми намагаємося запланувати день так, щоб у першій половині займатися важкими, неприємними тасками, а на другу залишити стандартні чи дріб'язкові задачі: відповісти на листи, провести зустріч, перевірити звітність. Якщо стресової події ніяк не уникнути, краще перенести її на ранок.

2. Планування — всьому голова

Пам’ять — дуже ненадійний помічник у роботі. Набагато більше довіри до записаного на папері або в електронних таблицях. Тому в bodo всі живуть за принципом: «Буде зроблено тільки те, що записано». І левова частка нашої ефективності завдячує саме плануванню.

«Дуже зручно, що можна бачити в планувальнику процес виконання великої проєктної задачі. Особливо коли над нею працює кілька відділів, і виконання мого етапу залежить від виконання етапу іншою людиною. Я можу бачити, коли буде готова її частина роботи, та запланувати власний час».

Андрій Бондаренко, PPC-спеціаліст в bodo.ua

У нашій роботі плани використовуються не стільки для звітності, скільки для мінімізації відволікань і прокрастинації, для фокусування на конкретних задачах і пріоритизації. При керуванні часом потрібно розуміти, що не всі завдання однаково важливі, і, можливо, варто витратити більше часу на завдання, що мають найбільше значення для досягнення цілей. Під час детального планування ви можете визначитися з обсягом роботи, зрозуміти, залучення яких спеціалістів або ресурсів вам необхідні для вдалого виконання задачі.

У нас існує 3 види планувальників: денний, тижневий і місячний. У кожного свої функції та цілі.

Наприклад, місячний допомагає тверезо поглянути на ситуацію та зрозуміти, що ми об’єктивно встигнемо, а що краще відкласти на потім. Також так легше тримати фокус і робити не тільки те, що хочеться, а й те, що треба — нудні операційні задачі, на жаль, ніхто не скасовував.

3. Правило Inbox Zero

Inbox Zero — це найкращий спосіб розібратися з нескінченним потоком листів і не втрачати свою ефективність. Суть методу полягає в утриманні теки «Вхідні» пустою — чи принаймні майже пустою. Усі співробітники bodo користуються цим правилом, адже ми постійно взаємодіємо з великою кількістю партнерів та колег, і нам необхідно тримати пошту в порядку, щоб не загубити важливі обговорення та термінові питання.

Як це працює? У завчасно запланований час заходимо до поштовика, відкриваємо в хронологічному порядку отримані повідомлення, читаємо їх та здійснюємо один «доторк» до листа — надаємо відповідь, видаляємо, зберігаємо у відповідній теці. Не допускаємо, щоб листи просто скупчувалися. Намагаємося вичищати пошту до половини екрана.

Якщо ти не можеш взятися до розв’язання питання — можна відповісти, що задачу зафіксував у планувальнику, і повідомити про дедлайни виконання.

Мета цього методу полягає в тому, щоб не відволікатися на всі вхідні повідомлення. Ніяких «побачили нове вхідне, біжимо читати», не варто відповідати на листи миттєво. Такі дії дуже розсіюють увагу. Краще завчасно запланувати кілька розборів пошти та зосереджуватися на листах тільки у виділений час. Таким чином ми навчаємося керувати поштовою скринькою, а не дозволяємо їй керувати нами.

4. Робота з поштою

Пошта — важливий інструмент у просуванні ефективності. Через неї ми ставимо та передаємо задачі, розв’язуємо проблеми, повідомляємо про зміни, нові правила тощо. Для продуктивної роботи важливо швидко реагувати на повідомлення та передавати на опрацювання далі з максимально чіткими інструкціями. Тому ми не нехтуємо листами та завжди приділяємо багато уваги на формулювання питання або відповіді.

Основний принцип у створенні листа — написати так, щоб в отримувача не виникло додаткових запитань. Подумайте, чи достатньо вичерпна ваша відповідь? Чи вона покриває всі кейси? Чи ви надали достатньо інформації виконавцям? Чи зрозуміють вони контекст?

Зробіть тему зрозумілою та деталізованою, поставте першим дієслово, щоб одразу було зрозуміло, що треба зробити («Змініть», «Надішліть», «Затвердіть»).

Не нехтуйте форматуванням — абзаци, виділення важливого, питання пунктами, якщо їх більш як два. Тоді текст сприймається легше та швидше.

5. Функції месенджера

Ще один формат спілкування — корпоративний чат. Він корисний для швидких реакцій: проінформувати про звільнення переговорки, прихід партнера / клієнта тощо. До того ж на зустрічах ефективніше користуватися чатом, щоб надіслати файл, посилання, фото, що потрібні для подальшого обговорення.

Якщо ж коротке питання переростає в дискусію, розкриває ще більше питань або потребує думки третьої сторони, варто перейти на живе спілкування. Проговорити голосом суперечливі моменти набагато швидше, ніж вести довгі переписування.

А щоб месенджери не з’їдали багато часу та уваги, потрібно вимикати нотифікацію та заходити до нього тільки після того, як завершите задачу.

6. Економимо час іншим

Варто пам’ятати, що ефективність співробітника — це не тільки швидкість виконання, але й економія часу. А час — це також ресурс, яким потрібно оперувати з розумом. Тому поспіх не завжди ознака продуктивності. Важливо зберігати врівноваженість, концентрацію та уважність до деталей, щоб уникати помилок і забезпечувати якісний результат. Адже своєчасні та обдумані рішення полегшують завдання не лише вам, але й колегам.

Ми вже говорили, як ми ставимо запитання самому собі перед надсиланням листа. Робіть те саме перед тим, як взятися за нестандартну задачу. Подумайте, що ви не врахували? Як це можна зробити інакше? Як ваше рішення вплине на бізнес-процес? Чи не створить це додаткових інцидентів?

Якщо зафіксували проблему, не просто розв’язуємо її та йдемо далі. Заглиблюємося, чому так сталося, пропрацьовуємо усі нюанси та розв’язуємо її системно. Щоб вона не повторювалася надалі.

Кожен співробітник має розуміти важливість свого внеску та ретельно вибирати кожен крок — тоді колективна працездатність підвищується, формується атмосфера взаємодопомоги та досягаються високі результати.

7. Уважність до дрібниць

Знаємо вислів: «Сім разів відміряй, один раз відріж», так? На перший погляд, він здається смішним, адже навіщо перевіряти аж так багато, 2-3 разів буде досить. Але саме неуважність до деталей призводить до серйозних і дорогих помилок. І краще помітити їх завчасно, поки ситуація не отримала катастрофічних наслідків.

Старайтеся кожну задачу вважати важливою, та виконувати її уважно та прискіпливо: перевіряти всі надані факти, ставити додаткові питання, подавати в зручному для розуміння форматі. Особливо з підозрою дивіться на стандартні задачі, у яких усе здається «як завжди» — бо саме в них найлегше помилитися.

Мені подобається додавати до цього вислову «…а потім ще сім разів відміряй». Бо у жвавому темпі роботи легко проґавити якусь невідповідність, і бажано повернутися до питання пізніше та переглянути його «свіжим поглядом».

Тож усе перечитуйте та перевіряйте, особливо на ранніх етапах бізнес-процесів — адже тоді розв’язати проблему набагато простіше, ніж якщо пропустити її до фінальних. І в результаті ви економите час усіх.

8. Гарячі клавіші

Дуже неочевидна порада — використовуйте гарячі клавіші. Ви здивуєтеся, скільки часу економить просте знання Ctrl + F чи Ctrl + Shift + T. А розбирати пошту завдяки їм — одне задоволення. Тож рекомендую не опиратися занадто на мишку та вивчити деякі зручні комбінації, які вам точно знадобляться в роботі:

• Ctrl + Z — скасувати останню дію;
• Ctrl + A — виділення тексту у всьому документі;
• Ctrl + SHIFT + T — відкрити останню закриту вкладку;
• Ctrl + B — зробити шрифт жирним.

Насправді гарячі клавіші керують ефективністю.

P. S. Не зайвим буде опанувати сліпий метод друку. Бо ви економите час не тільки завдяки швидкості, але й також не витрачаєте його на виправлення помилок і звіряння з клавіатурою.

9. Чим менше, тим краще

Ми переконані, що людина може бути продуктивною довгий час. Проте важко зосереджувати увагу на одній задачі понад дві години. Саме тому для виконання масштабних проєктів ми використовуємо метод декомпозиції.

Основний її принцип полягає в тому, щоб узяти одну велику та складну задачу та поділити її на декілька менших і зрозуміліших. Бажано зробити так, щоб кожна не займала понад дві години. Тож коли ви отримуєте завдання, яке потребує більше часу для розв’язання, одразу продумайте, на які підзадачі можна її розбити, та виконуйте маленькими кроками. Так ви будете набагато ефективнішими. Адже коли ви робите одне й те саме понад дві години — концентрація втрачається, і ви можете легко пропустити дрібну, але важливу деталь. А найголовніше — ви не боятиметеся взятися за складну задачу та уникнете прокрастинації, бо в вас буде розуміння, які кроки потрібно зробити для її виконання.

«Набагато важче прокрастинувати, коли в тебе завчасно запланований день, тиждень. Ти приходиш у понеділок після вихідних, ще не повністю налаштований на роботу, але не губишся в думках. Одразу заходиш до тижневого плану, розумієш, за яку задачу потрібно взятися, та починаєш роботу».

Саша Жуков, Head of SEO в bodo.ua

10. Підготовка та проведення зустрічей

Я вже згадував, що провідними принципами робочої етики bodo є цінування та повага до часу колег. Тож до зустрічей ми також завжди готуємося завчасно та продумано. Це стосується як керівників, так і підлеглих.

Усі питання, які виникають впродовж тижня, ідеї, задачі, пропозиції ми фіксуємо в спеціальному документі, який називаємо «Взаємодія». Він є в кожного співробітника та вважається другим за важливістю робочим інструментом після планувальника. Завдяки йому ми й готуємося до постійних зустрічей з підлеглими та керівником ефективно.

Запити на зустріч фіксуємо в листі: яка тема обговорення, опис проблеми та питання, які маємо розв’язати, очікувані результати. Можливо, в отримувача з’явиться корисна пропозиція ще під час прочитання листа, і на зустрічі ви зможете одразу перейти до її обговорення. Або навпаки — з’являться додаткові запитання, які він захоче поставити. І краще це прописати, ніж довіритися пам’яті.

Фінальні думки

Досконалість — не межа.

Ми довго налаштовували робочий процес, створювали правила, що сприяли б його покращенню, та корегували пропозиції та побажання. Зараз ми чітко бачимо, що це дає результати, та розуміємо, що тільки від нас залежить, скільки ми можемо зробити та чого досягнути.

Але все трансформується, змінюється, якісь базові моменти можуть бути неактуальними. Тому ми ніколи не зупиняємося вдосконалюватися, мотивуємо підлеглих приходити з новими ідеями та інструментами, що дозволять втілити їх у реальність.

Можливо, якісь із порад вам не підійдуть. Ніхто й не гарантує, що наш досвід — єдино правильний варіант. Тайм-менеджмент — це не про універсальність. Це про вміння зрозуміти свої слабкі та сильні сторони, правильно розставити пріоритети та адаптувати техніки з керування часом під себе. Тільки так ви зможете створити унікальну методику, що допоможе вашому бізнесу стати успішним.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція HURMA System може не поділяти думку авторів