Команда Hurma вирішила з'ясувати в новому матеріалі, що означає жити в ритмі автоматизації.

Перш ніж глибоко «пірнати» в значення речення «Автоматизація як стиль життя», давайте зрозуміємо, що ж означає кожна з його складових.

Залишивши складні пояснення, можна сказати, що автоматизація (від слова «автоматичний») — це певні технічні та математичні методи, які допомагають частково або повністю виключити участь людини в повторюваних процесах, які не потребують її постійної присутності. Сам термін «автоматизація» не використовувався до того моменту, коли в 1947 році компанія Ford відкрила відділ автоматизації.

Що таке стиль життя? Можна розуміти під цим визначенням нашу поведінку, мислення, принципи життя. Він прямим чином пов'язаний з організацією вільного і робочого часу. Все, чим ми займаємося, манера поведінки, цінності та смаки — це і є наш стиль життя.

Чому ж автоматизація може стати стилем життя? Давайте розбиратися разом.

Час — найцінніший ресурс

Чи замислювалися ви, куди ви витрачаєте свій час? Скільки часу ви спите, їдете до офісу, в яку кількість пробок ви потрапляєте і скільки взагалі працюєте?

Чим правильніше ми розподіляємо свій час, тим комфортніше наше життя. Всі ми прагнемо до 5 відчуттів:

1. Безпека
2. Комфорт
3. Мобільність
4. Свобода
5. Впевненість у майбутньому

Цей список однаково актуальний для різних сфер життя, і для роботи у тому числі. Саме автоматизація робочих процесів дозволяє нам повною мірою досягти кожного пункту цього списку.

Автоматизація HR-процесів і безпека

Скільки таблиць доводиться вести HR-фахівцю? Бази даних співробітників і кандидатів, облік робочого часу, таблиця з розрахунком відпусток, таблиця для обліку лікарняних, відкриті і закриті вакансії, і багато іншого.

Як при цьому зберігаються дані вашої компанії? Якщо у вас немає HRM-системи, то, швидше за все, ця інформація розташована в різних документах, кожен з яких має свої права доступу. І, мабуть, ви ретельно їх оберігаєте, побоюючись помилково відправити кому-небудь файл з конфіденційними даними.

Як це вирішує автоматизація? Наприклад, Hurma System організовує архітектуру даних використовує модель SaaS з архітектурою Single Tenant. Це означає, що для кожного клієнта створюється безпечне приватне середовище, або іншими словами — власний хмарний сервер. Дані компаній-клієнтів зберігаються в зашифрованому вигляді з використанням RSA шифрування. Це набагато безпечніше підходу Multitenancy (дані всіх клієнтів в одному місці), який використовують багато інших компаній, і вже зовсім не йде в порівняння з окремими файлами на Google Drive.

Автоматизація HR-процесів і комфорт

Що для вас означає поняття «комфортне життя»? У кожної людини своя відповідь на це питання, але багато хто з нас зійдеться в визначеннях, які містять згадки про хороше житло, зручну і безпечну машину, стильний офіс із шкіряним кріслом, можливістю їздити на відпочинок куди хочеться.

Більшість обере будинок з роботом-пилососом, автомобіль з автоматичною коробкою передач і квитки на літак бізнес-класу. Чому ж тоді в роботі ми часто погоджуємося на менше?

Натиснути одну кнопку і заапрувити відпустку або ж відкрити табличку, потім ще одну табличку, знайти Іванова Василя Івановича, визначити доступну кількість днів відпустки, написати його тімліду... чесно кажучи, ми втомилися це навіть писати, ми не уявляємо, як ви втомлюєтеся весь час це робити.

Комфорт у роботі — те, до чого прагне кожен співробітник компанії, в тому числі і HR. Реалізувати його якраз і допомагає HRM-система.

Автоматизація HR-процесів і мобільність

Як давно ви перевіряли свою пошту? Ні, не електронну, а у вашому під'їзді/будинку? Думаємо, ви не часто це робите, і тільки для того, щоб знайти там рахунок за комуналку. У сучасному світі інформація передається з кожним днем ​​все швидше, видозмінюючи формат. Раніше всі купували щоденну газету, щоб дізнатися новини, зараз же достатньо відкрити стрічку з публікаціями в Facebook або паблік в Telegram.

Все змінюється і це просто чудово. Мобільність принесла всім нам зручність і додала швидкості, зберігаючи при цьому наш час. Автоматизація дарує нам прекрасну можливість вирішувати питання швидко і з будь-якого пристрою. Вашому співробітнику не потрібно писати вам на робочу пошту і за шаблоном запитувати роботу з дому, йому досить в кілька кліків відправити запит через чат-бот AI Partner, а вам — натисканням кнопки затвердити його (або відхилити ?). Також, в Telegram співробітнику приходять повідомлення про головні події компанії, у нього просто немає шансу пропустити важливу інформацію.

Автоматизація HR-процесів і свобода

Менше рутини = більше часу, а більше часу = більше свободи. Цей принцип працює дуже просто, і спостерігати його ви можете навіть в побуті щоранку, якщо у вашому домі є кавоварка. Так, вам потрібно попередньо насипати кави в ємність і налити води, включити все це в розетку, а потім натиснути кнопку, що її вмикає. Але, погодьтеся, це звільняє вас від необхідності щодня молоти каву і варити її в турці.

Так само і в роботі з HRM: ви один раз налаштовуєте систему, вносите дані, а потім редагуєте їх час від часу. Це дає вам можливість щодня вирішувати величезну кількість справ у пару кліків. А решта часу — повна свобода.

За даними опитування Hurma серед наших клієнтів, автоматизація допомогла заощадити 43% часу на рутинних завданнях, і оптимізувала роботу HR, звільнивши час для важливих функцій. Ніяких додаткових розрахунків і табелів обліків: вся інформація в одному місці і автоматично рахується.

Автоматизація HR-процесів і впевненість у майбутньому

За яких обставин ви відчуваєте впевненість у майбутньому? Наприклад, якщо ми говоримо про це з точки зору матеріального забезпечення. Щоб дати повну відповідь на це питання, потрібно розрахувати фінансові доходи і витрати, а ще проаналізувати ситуацію на ринку праці / політичну обстановку в країні / глобальні тенденції. Як би там не було, в основі впевненості у завтрашньому дні лежить аналіз і статистика. У розрізі діяльності компанії це також актуально.

Скільки співробітників у вас є зараз і скільки ще необхідно, щоб досягти цілей бізнесу? Який відсоток з них промоутери, а хто вже давно душею і серцем не з вами? Це потрібно не просто знати, а вести статистику. Показники плинності, середній стаж роботи фахівців в компанії, причини їх звільнення — все це важливі метрики, які потребують постійного моніторингу. Автоматизація вирішує і цю задачу HR-фахівця, зручно зберігаючи в системі статистичні дані.

Впевненість у завтрашньому дні — це розуміння де компанія знаходиться зараз і що їй потрібно, щоб досягати успіху завтра. Ваші співробітники — найцінніший інструмент. У Hurma це розуміли, створюючи систему, саме тому в HRM впровадили унікальний моніторинг настрою. Персонал, заходячи в систему, має можливість за допомогою симпатичного емоджі відзначити свій стан і прокоментувати його. Таким чином, HR не тільки швидко і якісно вирішує побутові проблеми, на кшталт зламаного кондиціонера або незручного стільця, а ще й веде статистику настрою своїх співробітників і запобігає вигоранню.

Автоматизація — це і є стиль нашого життя

Комфорт на робочому місці — це навіть звучить приємно! Автоматизувати рутину і отримати час на щось більш важливе — вибір тих, хто вже визначився зі своїм швидким, ультрасучасним і продуктивним стилем життя.

Якщо ви хочете продегустувати Hurma, залишайте заявку на підключення в зручній формі праворуч або пишіть нам на пошту info@hurma.work