Activity Based Working: що потрібно знати HR

За час карантину багато хто звик працювати з дому, в затишку й теплі та не хоче повертатися в офіс. Тому компанії посилено намагаються знайти баланс між віддаленою та офісною роботою. Activity Based Working (ABW) або робота на основі активностей – це нова концепція офісної роботи, яка допоможе  розв'язати  цю проблему.

Редакція Hurma System підготувала нову статтю, в якій ми детально поговоримо про концепцію гнучкого офісу, її переваги та недоліки.

Суть стратегії Activity Based Working

Кожен, хто працює в офісі, знає, з чим саме там зіткнеться: ми не можемо змінити дизайн кабінету, вид з вікна, змусити замовкнути балакучого сусіда, через якого доводиться працювати в навушниках. Всі ці фактори призвели до того, що після карантину багато хто відмовляється виходити в офіс, адже вдома можна облаштувати собі місце за власним смаком.

Що ж таке Activity Based Working? Це бізнес-стратегія, яка дає можливість співробітникам самостійно обирати місце для роботи в офісі. Тобто в офісі створюється кілька зон, наприклад, Lounge-зони, місця для переговорів, Open Space, зони для спільної та індивідуальної роботи, де ніхто не заважатиме.

Хоча ця концепція не передбачає наявність власного робочого місця, вона є досить популярною. Співробітникам подобається, що їм надають можливість самостійно обирати робоче місце в залежності від того, що вони збираються сьогодні робити.

Впровадження цієї концепції дозволить зменшити накладні витрати, заощадити місце й підвищити гнучкість в роботі. А беручи до уваги  пандемію COVID-19,  допоможе ще й дотримуватися запобіжних заходів.

Переваги концепції ABW та її вплив на результативність співробітників

Вічний біль HR-фахівців – підвищення мотивації, продуктивності та результативності співробітників, оскільки ці фактори впливають  на загальний успіх компанії. Які ж переваги ABW може привнести в роботу?

1. Чудовий варіант для роботи після COVID

У поєднанні з роботою з дому, ABW може стати ідеальною робочою концепцією після карантину. Вона надасть роботодавцям можливість скоротити кількість співробітників у офісі, що в багатьох країнах є обов'язковим запобіжним засобом.

Крім того, ця концепція дозволить компаніям залишатися в колишньому офісі, а не шукати приміщення, щоб відповідати новим правилам.

2. Залучення кандидатів і утримання ключових співробітників

Кандидати покоління Y і Z цінують можливість працювати з будь-якого місця й хочуть мати свободу вибору.

Впровадження ABW у поєднанні з віддаленою роботою може підвищити вашу конкурентоспроможність на ринку і стати перевагою у сфері найму фахівців. Адже якщо керівництво проявляє гнучкість і готовність адаптуватися до нових реалій, це утримувати співробітників у компанії.

3. Більше спілкування та обміну знаннями

За даними дослідження Center for People and Buildings, співробітники, які працюють в офісному середовищі ABW, набагато більше спілкуються один з одним та обмінюються знаннями. Це позитивно впливає на продуктивність і залученість.

4. Більш ефективне використання офісного простору

Облаштування ABW-офісу може допомогти більш ефективно використовувати робочий простір. Наприклад, якщо співробітники ходять до офісу не кожного дня, одні й ті ж столи можуть використовувати різними фахівцями й робоче місце не буде пустувати.

5. Економія витрат

ABW дозволяє компаніям скоротити кількість необхідних робочих місць. Крім того, завдяки впровадженню цієї концепції, можна зменшити офісну площу, що істотно знизить орендну плату. Також можна заощадити на  обладнанні та меблях, які не використовується, знизити витрати на комунальні послуги.

6. Підвищення продуктивності

У 2008 році Microsoft переоформив свій офіс в Амстердамі, впровадивши концепцію ABW. На першому поверсі створили простір для персоналу та відвідувачів, лавки для спільної роботи, індивідуальні робочі місця, конференц-зали та дві аудиторії.

Крім того, в офісі також обладнали кафе, закриті й відкриті обідні зони, кімнати відпочинку, капсули для сну. В результаті продуктивність підвищилась на 25%, а витрати на нерухомість знизилися на 30%.

Недоліки концепції ABW

Попри всі переваги роботи на основі активностей, вона має й недоліки.

1. Людям подобається їх робоче місце

Головна ідея концепції ABW полягає в тому, щоб співробітники постійно змінюють робоче місце, в залежності від діяльності. Але, як показує практика, люди люблять повертатися на одне й те ж місце в офісі.

І причина не лише в тому, що людям подобається мати власний простір, а й у прихильності колег одне до одного. Якщо вони добре спілкуються й багато часу проводять разом, цілком імовірно, що вони захочуть працювати поруч.

Звичайно, в дружбі колег і в тому, що вони хочуть працювати поруч немає нічого поганого, але це підриває головну ідею ABW: об'єднання завдань і створення можливостей для більш тісної  взаємодії з усіма колегами.

2. Галаслива обстановка

Якщо ви працюєте в «тихій зоні» й ваш колега починає телефонувати, це буде заважати концентруватися на завданні. Така ж ситуація може статися, якщо поруч із зоною для концентрації знаходяться кавомашини або вбиральні. Але навіть у зонах співпраці працівникам можуть заважати інші команди.

3. Відсутність комунікації

Хоча ідея ABW полягає в більш спонтанній співпраці та взаємодії, в реальності це не завжди так. Чому? По-перше, тому, що зараз люди ходять до офісу не так часто, як до пандемії, а якщо й ходять, їм не завжди вдається перетинатися з кимось зі своєї команди.

Крім того, багато хто ходить в офісі в навушниках, щоб не відволікатися на розмови й краще концентруватися.Також «режим навушників» демонструє іншим, що людина зайнята й говорити не може.

4. Пошук колеги

ABW ускладнює людям пошук потрібного фахівця, наприклад членів своєї команди або когось із служби підтримки. А відсутність певних робочих столів хоч і може допомогти оптимізувати простір, але забирає у співробітників час на пошук потрібного колеги та місця для спільної роботи.

Досвід Morgan Lovell: 5 кроків до функціонально орієнтованого офісу

На перший погляд може здатися, що перераховані недоліки дуже вагомі. Але якщо грамотно впровадити ABW, їх можна уникнути. Таку стратегію змогла впровадити компанія Morgan Lovell, яка видала керівництво з впровадження ABW. Ось кілька важливих пунктів з нього.

1. Підготовка всієї компанії до прийдешніх змін і збір інформації

Концепція Activity Based Working передбачає істотні зміни в корпоративній культурі компанії. Тому HR-ам дуже важливо зібрати інформацію від співробітників і ключових менеджерів:

• зрозуміти цілі ABW:це поліпшення співпраці або впровадження інновацій?
• проаналізувати, як співробітники використовують офіс зараз;
• провести опитування і з'ясувати ставлення співробітників до функціонально орієнтованого офісу.

Будьте готові, що при переході від стандартної організації офісного простору до ABW, деякі співробітники будуть чинити опір. Через це дуже важливо підготувати людей. Роз'яснити, що ці зміни призведуть до  покращення, описати всі переваги нововведень.

2. Створення команди

Навіть найталановитіший HR чи керівник не зможе самостійно організувати гнучкий офіс. Для цього знадобиться команда, яка складатиметься з менеджера проєкту, співробітників різних відділів, зовнішніх експертів.

Іноді може знадобитися допомога неформальних організацій, щоб вони допомогли підготувати співробітників до змін і заспокоїти їх. У якості зовнішнього експерта можна запросити консультанта з розробки стратегії створення робочого простору, який володіє компетенціями у сфері збору даних, дизайну інтер'єрів, управління змінами, бізнес-кейсах ABW тощо.

3. Визначення пріоритетних чинників

Перш ніж починати процес трансформації офісу, потрібно обговорити найбільш важливі фактори.

• Бюджет. Розрахувати витрати на проведення опитування персоналу, проєктування нового дизайну, послуги зовнішніх консультантів, архітекторів, дизайнерів.
• Технології. Переконатися, що Wi-Fi, ноутбуки, хмарні системи, додатки для відеоконференцій і інші інструменти, які використовує компанія, працюють в нормальному режимі.
• Умови. Переконайтеся, що в офісі є опалення, освітлення, вентиляція.
• Внутрішня політика компанії. Концепція ABW – це не просто переоформлення офісу, а зміна графіку роботи, офісних правил тощо. Тому потрібно виділити певний час,  щоб розробити нову політику компанії та сповістити про це працівників.

4. Дизайн – ключ до успіху

Оскільки основна ідея ABW – створення різних робочих зон, які використовуються в залежності від конкретної діяльності, тому дизайн відіграє ключову роль. Під час розробки дизайну приміщення необхідно враховувати площу робочого простору (скільки людей будуть ходити до офісу, кому потрібно більше місця, кому менше та інше).

Слід звернути увагу на меблі, оскільки в зоні для спільної роботи вони будуть іншими, ніж в зоні для сну. Але найважливіше – вони мають бути зручними.

5. Обговорення важливих деталей

Дуже важливо передбачити узгодження деталей з керівництвом і ключовими співробітниками. Якщо ви знаєте, що вони планують відпустку, а їхні підписи або присутність будуть вам потрібні при переоформленні офісу, попередьте їх про це.

Крім того, подумайте про деталі облаштування офісу. Якщо ви будете переїжджати в інше приміщення – визначте терміни переїзду, якщо залишитеся в старому офісі – подумайте, як організувати роботу під час  ремонту.

В офісі як вдома...

Саме так почуваються співробітники, офісний простір яких влаштований за концепцією ABW. Звичайно, у функціонально орієнтованого офісу є певні недоліки, але вдале планування й реалізація Activity Based Working допоможуть їх нейтралізувати. Це допоможе керівникам знайти баланс між віддаленою та офісною роботою, бути гнучкішими, швидко адаптуючись до нових умов. Крім того, компанії з flexible-офісами більше приваблюють кандидатів.

За матеріалами AIHR. Статтю переклала та адаптувала команда Hurma.