Що встигнути до відпустки

Ця стаття буде корисна всім, хто використовує автоматизовані HR-системи, такі як Hurma. Система дозволяє економити час HR-фахівця на 43% на рутинних завданнях і звільняє час для відпустки. Навіть на пляжі ви будете в курсі всіх справ, за допомогою нашого нового бота AI Partners, який надсилає повідомлення на ваш смартфон. Але зараз не про це ?

Скоро час відпусток, адже за опитуваннями порталу HeadHunter – 72% працівників планують відпустку саме влітку. Постає питання про те, як встигнути вирішити робочі завдання до нього. Багато співробітників повинні бути доступні для розв'язання робочих питань 24/7. Це може негативно позначитися не тільки на продуктивності, але й на рівні стресу. Відпустку слід планувати так, щоб максимально відпочити, абстрагуватися і не думати в цей час про роботу.

У цій статті ми розповімо про те, як спланувати свою відпустку і що зробити до неї, щоб спокійно відпочивати та повернутися з мінімальним стресом.

За кілька місяців

В першу чергу, за місяць або навіть більше необхідно узгодити відпустку з відділом кадрів і керівництвом. Варто разом з керівником поговорити про майбутні завдання і варіанти роботи. Можливо, вам доведеться працювати кілька вихідних, щоб виконати роботу за майбутні тижні, а може хтось зможе замінити вас і досить буде ввести його в курс справ.

За місяць

За місяць або навіть кілька місяців до відпустки почніть планувати свої справи таким чином, щоб вирішувати більше завдань і водночас не переробляти. Кращий варіант – бути якомога більш організованим і виконувати кожен день на одну-дві справи більше. Це дозволить рівномірно розподілити навантаження.

Перший конкретний крок – це постановка реалістичних термінів для всіх завдань, будь то статті, проєкти, зустрічі тощо. Розділіть всі завдання на три групи:

• Зробити заздалегідь до відпустки
• Відкласти й зробити після повернення
• Делегувати фахівцям своєї команди

Звичайно, розподілити таким чином навантаження не дуже просто. Для якоїсь посади це може бути менш проблемно, але для тих від кого залежать інші члени команди – важливо приділити увагу плануванню і делегуванню.

Після того, як ви оціните скільки часу і чия допомога вам знадобиться, заздалегідь попросіть колег про допомогу, пояснивши ситуацію. Не варто ставити їх перед фактом – оберіть найбільш чесний і делікатний спосіб.

За 3 тижні

За 2-3 тижні до відпустки варто збільшити кількість зустрічей з менеджером або тімлідом, щоб коригувати план і при необхідності міняти пріоритети завдань. Особливо це актуально, якщо частина роботи залежить від інших людей і їх усіх потрібно організувати.

Якщо у вас є масштабні проєкти, які ви можете перенести на кілька тижнів і закінчити після відпустки – саме так і зробіть. Замість того щоб поспішно закінчити та ризикнути якістю, краще поставте їх в першочергові завдання після повернення. До того ж так, ви не будете перевантажувати колег тим, чим можете зайнятися самі.

Постарайтеся оптимізувати командну роботу таким чином, щоб ваші колеги не турбувалися про те, що ви їдете, кидаючи всі справи на них. Подбайте про те, щоб надати доступ до файлів і документів, які можуть знадобитися під час вашої відсутності.

Якщо ви не можете повністю відключитися від роботи – встановіть зрозумілі очікування і тимчасові рамки. Скільки часу ви готові витратити на перевірку робочої пошти? Або взагалі не готові? А в екстрених випадках? Будь ласка, повідомте про колег, в яких ситуаціях вам доречно дзвонити, а з якими краще просто почекати до повернення.

Останній день

В останній день перед відпусткою ще раз нагадайте керівництву і команді, що ви йдете у відпустку і коли повернетеся.

Крім цього, слід перевірити чи не залишилося невирішених питань за вашими завданнями. Обов'язково зробіть чек-лист для повернення, в якому вкажіть головні й навіть другорядні завдання, які вам доведеться виконати в перші дні повернення на роботу. Це допоможе, по-перше, бути більш спокійним і не переживати, що про щось забули, а, по-друге, бути більш ефективним вже в перший день.

Також варто подбати про своє робоче місце: приберіть всі папери, помийте кухоль, вийдіть з акаунту на ноутбуці. Залиште свій стіл чистим і акуратним – вашим колегам так буде набагато приємніше.

Налаштуйте голосову та електронну пошту відповідним чином. В автоматичному повідомленні обов'язково вкажіть, коли повернетеся і залиште контакти відповідальної особи.

Чек-лист справ перед відпусткою

• Подати запит на відпустку до відділу кадрів
• Обговорити варіанти заміни з керівником
• Скласти детальний план завдань до від'їзду
• Встановити дедлайни для кожного завдання
• Якщо необхідно, заздалегідь попросити колег про допомогу
• Не забувати коригувати план, якщо пріоритети змінюються
• Детально обговорити з колегами завдання, які їм необхідно буде виконати
• Скласти графік виходу на зв'язок
• Обговорити з колегами, які ситуації вимагають негайного втручання
• Нагадати керівнику і колегам, що ви йдете у відпустку
• Скласти план справ, які необхідно буде виконати після повернення
• Прибрати робоче місце
• Налаштувати автовідповідач на смартфоні й в пошті

Як піти у відпустку, якщо ви керівник

Керівнику завжди складніше піти у відпустку, адже він контролює роботу багатьох людей. Як правило, керівникам набагато складніше делегувати обов'язки та повністю відключатися від роботи на час відпустки. Всі поради, наведені вище, звичайно, актуальні й для керівних посад, але ми додамо ще кілька корисних зауважень.

1. Плануйте заздалегідь, адже не тільки ви, але й ваші співробітники повинні бути готові до того, що вас не буде. Наприклад, якщо ви оцінюєте проєкт або його частину, перед тим, як співробітники можуть продовжити роботу – подбайте про те, щоб перевірка, яка випадає на час вашої відсутності була проведена раніше.
2. Вчіться делегувати й тоді вам доведеться менше турбуватися. Подумайте, які завдання виконуєте тільки ви й вирішіть, хто з вашої команди найкраще впорається з тією чи іншою функцією.
3. Не бійтеся давати занадто багато відповідальності співробітникам. Навпаки, виконуючи відповідальні завдання, ваша команда зможе краще проявити себе.
4. Завжди майте запасний план, якщо щось піде не так. Поговоріть зі співробітниками про можливі ситуації, коли варто вас потурбувати, можливо, це можуть бути конфлікти з замовником або інші важливі проблеми, які команда не може вирішити самостійно.
5. Якщо ви не готові зовсім відключатися від роботи, оберіть дні та час для конференцій з колегами з обговорення найважливіших питань.
6. Ставте чіткі завдання команді. Опрацюйте план роботи для кожного співробітника, щоб бути впевненим, що під час вашої відсутності проєкт не зірветься і ви не ризикуєте нічого не встигнути.

Навіщо потрібно готуватися до відпустки

Звичайно, можна піти у відпустку без підготовки і для багатьох посад це нормально. Однак перевага підготовки до відпустки в тому, що вам легше після відпочинку знову почати працювати. Коли ви плануєте і правильно розподіляєте навантаження, після повернення на вас не навалюється купа документів і завдань, які потрібно негайно виконати.

Якщо скоро відпустка, а ви ще не приступали розбирати завали звітів і документів – саме час почати це робити!