Тайм-менеджмент для HR-фахівців

3 вересня команда Hurma провела пізнавальний вебінар на тему «Тайм-менеджмент для HR». Як встигати працювати, відпочивати, розвиватися, проводити час з близькими, якщо в добі лише 24 години? Все це ми обговорили на нашому вебінарі.

Якщо ви його пропустили, пропонуємо прочитати нашу статтю, в якій об'єднані головні думки вебінару:

• принципи тайм-менеджменту;
• методології Agile, Scrum, Kanban;
• time management & work-life-balance;
• корпоративний тайм-менеджмент;
• як HRM-система Hurma може допомогти в корпоративному та індивідуальному тайм-менеджменті.

Що таке time-management: 3 причини навіщо він потрібен

Тайм-менеджмент – облік і розподіл часу з метою підвищення ефективності та продуктивності людини. Чим більше ми встигаємо – тим більше ми продуктивні. Ключова ідея тайм-менеджменту полягає в тому, що час – не поновлюваний і цінний ресурс, який потрібно грамотно інвестувати.

Невміння розпоряджатися своїм часом призводить до того, що людина нічого не встигає, бере роботу додому і переробляє, що знижує її продуктивність. Американські дослідження показали, що зниження продуктивності співробітників обходяться компаніям в $ 63.2 мільярдів доларів на рік.

3 причини, навіщо потрібно знати основи тайм-менеджменту:

• Щоб жити повноцінним життям і дотримуватися work-life-balance, але про це пізніше.
• Щоб навчиться правильно розподіляти пріоритети. За статистикою, тільки 20% робочого дня витрачається на продуктивне виконання важливих завдань. А 80% часу йдуть на речі, які мають найменшу цінність для компанії та співробітника.
• Щоб правильно розподіляти робочий час, відпочинок і підвищувати свою продуктивність.

Принципи тайм-менеджменту

Ми підготували для вас кілька принципів, які допоможуть навчитися розпоряджатися своїм часом і ефективно його використовувати.

Звичка планувати

Планування свого дня – це звичка, яку треба вироблювати. Щоб звичка закріпилася в життя, потрібен 21 день. Якщо ви хочете привчити себе до планування, визначте для цього оптимальний час і місце. Наприклад, ввечері перед сном або вранці за сніданком.

Ставте цілі правильно

За статистикою, поставлених цілей досягають тільки 8% людей. А 92% щось заважає або ж вони невірно ставлять за мету. При постановці цілей, важливо розуміти свої можливості та робити їх досяжними.

«Стати найголовнішим в компанії» – «отримати підвищення до головного менеджера\начальника відділу».

 «Підвищити обсяг продажів» – «збільшити середній чек на 20%».

Не відволікайтеся

За даними досліджень, ми працюємо продуктивно, лише 2 години та 23 хвилини в день. Тому дуже важливо не витратити цей час даремно, а виконати якомога більше корисних завдань.

Відокремлюйте роботу від відпочинку та від іншої роботи

Організуйте тематичні дні, це допомагає краще сконцентруватися. Засновник «Twitter» Джек Дорсі присвячує понеділок менеджменту, вівторок – продуктам, дизайну, середу – маркетингу та комунікаціям, четвер – партнерствам і розробці, п'ятницю – компанії та культурі.

Позбавтеся від «пожирачів часу»

Це певні дії або якості людини, які знижують її ефективність.

• Невміння говорити ні

Якщо людина не вміє говорити ні, цим починають користуватися недобросовісні колеги. В результаті співробітник виконує багато чужої роботи та у нього не вистачає часу на виконання своїх завдань.

• Звичка відкладати справи

Коли ми відкладаємо справи, вони накопичуються і потім доводиться розгрібати безліч завдань. Такий мультитаскінг негативно позначається на стані та продуктивності людини.

• Повільність

Повільні співробітники гальмують не тільки свою роботу, але й ефективність всієї команди.

• Зайва товариськість

У кожному колективі є співробітник балагур, який любить поговорити, пожартувати, розповідає кумедні історії та цим відволікає інших.

Гнучкі методології тайм-менеджменту

Agile-підходи активно застосовуються не тільки в IT-сфері, але й в інших індустріях, наприклад – в командах рекрутерів, маркетологів, HR-ів.

Agile

Допомагає компаніям проєктувати та створювати правильний продукт. Такий процес управління дуже корисний для IT-компаній. З його допомогою можна аналізувати та покращувати свій продукт упродовж всього процесу розробки.

5 принципів Agile для HR:

1. Допомагати співробітникам бути втягнутими, рости та відчувати себе щасливим на робочому місці.

2. Заохочувати співробітників, підтримувати зміни та адаптуватися до них, коли це необхідно.

3. Допомагати побудуванню та підтримувати взаємодію команд, які співпрацюють один з одним.

4. Стимулювати та підтримувати потенціал співробітників.

5. Сприяти особистісному зростанню співробітників і заохочувати, щоб долучити їх сильні сторони та таланти.

Scrum

Певний «підхід структури», коли в кожному проєкті є команда з фахівців, власник продукту і scrum-майстер. Чим Scrum корисний для HR?

1. Покращує комунікацію між співробітниками команд

2. Створення дружною та ефективної команди фахівців

3. Наочність ефективності виконання співробітниками завдань

Час роботи в scrum-підході ділиться на рівні часові відрізки – спринти. Тривалість спринтів може становити 1-2 тижні, місяць, день.

Складається спринт з 4 етапів:

1. Планування. Установка та визначення пріоритетів у беклозі.

2. Виконання. Робота команди над виконанням завдань.

3. Реліз. Співробітники команди повинні оголосити результати своєї роботи.

4. Ретроспектива. Обговорення проблем і результатів спринту для поліпшення та оптимізації роботи.

Kanban

Візуальний підхід до управління проєктами за допомогою нотаток на дошці. У Kanban немає окремих ролей, а етапи не залежать один від одного. Завдання на дошку можна додавати в будь-який час і вони можуть залишатися аж до тих пір, поки команда не завершить їх або не скасує.

Time management & work-life-balance

У період пандемії та карантину питання про дотримання балансу між особистим життям і роботою стало ще гострішим, оскільки ці межі почали розмиватися.

У недавньому дослідженні Oxford Academic смартфон був описаний як «пустушка для дорослих», оскільки ми проводимо в ньому більшу частину свого часу і навіть вдома не можемо абстрагуватися від роботи.

Компанія RescueTime у 2019 році проаналізувала 185 млн робочого часу, а результати виявилися не зовсім втішними:

• 21% робочого часу витрачається на розваги, новини та соціальні мережі.
• 28% співробітників починають робочий день до 8:00, а 5% - до 7:00.
• 26% роботи люди виконують в неробочий час, 71% відбувається до або після роботи, а 29% - у вихідні дні.

Ці дані показують, що у великої кількості людей кордону меду роботою і особистим життям розмиті, а це призводить до таких наслідків.

Страждають особисті відносини

Журнал «Work and Family» виявив, що жінки, партнери яких працюють по 50 і більше годин на тиждень, відчувають великий стрес. Через це у них страждає загальний настрій і стан.

Роботодавцям же сімейні конфлікти обходяться у 24 мільярди доларів на рік.

Епідемія вигоряння

40% людей використовують комп'ютер в робочих цілях після 22:00. Це погіршує якість сну і, як наслідок, відбувається зниження продуктивності, стрес та вигорання.

Прийоми та лайфхаки для тайм-менеджменту

Ранній підйом

Дуже багато успішних людей вважають за краще вставати рано вранці, щоб відчувати себе добре та більше встигати. Ранній підйом допоможе в спокійно зібратися на роботу, поснідати та насолодитися ранком.

Електронна пошта

Велика кількість невідкритих вхідних листів гальмує нашу роботу. Щоб цього уникнути, слід позбутися хаосу в електронній поштовій скриньці.

Планування і підготовка до робочого дня

Успішний робочий день починається ще з вечора, тому дуже важливо заздалегідь розуміти, чим ви будете займатися, о котрій годині вам потрібно прокинутися і які завдання виконати в першу чергу. Ловіть кілька правил з підготовки та планування робочого дня 🙂

Правило №1. Складайте план на день з вечора

Напередодні робочого дня складіть план, де блоками опишіть, що і в який період часу ви будете робити. Наприклад:

• 1 година – ранкова гігієна, сніданок, зарядка;
• 4 години – робота;
• 1 година – обід;
• 4 години – робота;
• 2 години – прогулянка, спорт, другий обід;
• 1 годину – вечеря;
• 2-3 години – відпочинок;
• 6-8 годин – сон.

Складати список можна в додатках або ж в блокноті.

Правило №2. Розставляйте пріоритети

Розставляти пріоритети за завданнями можна за допомогою матриці Ейзенхауера. Вона передбачає розподіл справ на 4 категорії:

• важливі та термінові;
• термінові, але неважливі;
• важливі;
• неважливі та нетермінові.

Крім того, вона дає можливість зрозуміти які справи ви можете делегувати, а які вам потрібно робити самостійно.

Правило №3. Відмовтеся від мультитаскінгу

Мульттаскінг негативно впливає на продуктивність і ефективність роботи співробітника. Велика кількість завдань заважає концентрації, призводить до більш частих помилок і емоційної нестабільності.

Правило №4. Плануйте відпочинок

Як не дивно, але навіть відпочинок варто планувати, а не пускати на самоплив. Дуже важливо чітко розуміти, що ви будете робити на вихідних, у відпустці, після роботи, під час обідньої перерви. Це допоможе вам добре відпочити та наповнитися силами.

Правило №5. Делегуйте

Якщо у вас є завдання, які може зробити за вас інший співробітник і це входить в його посадові обов'язки – делегуйте їх. Пам'ятайте, що навіть найорганізованіша людина не може впоратися з усіма завданнями одна.

Правило №6. Заздалегідь плануйте зустрічі та обирайте для них час

При плануванні зустрічей, важливо дотримуватися кількох правил:

1. Заздалегідь плануйте зустрічі та ставте нагадування в календарі

2. Прораховуйте час на дорогу і підготовку до зустрічі, щоб не спізнюватися

3. Підсумовуйте деталі зустрічі протягом 24 годин після неї.

4. Підбирайте для зустрічі оптимальний час.

Методи тайм-менеджменту

Метод стріли

Суть методу в тому, що день людини повинен бути схожим на наконечник стріли – багато справ на початку і все менше наприкінці. Таким чином, починати тиждень стоїть з виконання найглобальніших і складних справ, а решту днів доробляти те, що залишилося.

З'їжте жабу з ранку

Метод полягає в тому, щоб зробити з ранку справу, яка надає вам найменше задоволення. Зробивши неприємні завдання з ранку, решту дня ви проведете виконуючи те, що вам дійсно подобається.

Метод «Pomodoro»

Так його назвали на честь невеликого кухонного таймера, зробленого у вигляді помідора. Суть методу полягає в установці таймінгу на виконання певного завдання. Наприклад, ви можете завести таймер на 30 хвилин і в цей час займатися тільки роботою, ні на що не відволікаючись.

Висловлювання та поради відомих людей щодо тайм-менеджменту

Корпоративний тайм-менеджмент: як організувати своїх співробітників

Корпоративний тайм-менеджмент – важлива складова успішності компанії. Від організованості співробітників залежить їх робота, результативність, що позначається на бізнесі.

Прийоми корпоративного тайм-менеджменту допоможуть краще організувати роботу співробітників і уникнути зайвих втрат часу.

1. Надайте співробітникам чіткі цілі та завдання

Вони повинні бути зрозумілими, порівнянними та з тимчасовим обмеженням.

«Зроби це завдання терміново»

Напиши статтю за 2 дні

2. Навчіть співробітників самостійно управляти своїм часом

Завдання роботодавця - зробити зі співробітника не просто виконавця, а самостійного фахівця, який може сам приймати рішення. Проведіть для співробітників тренінг з тайм-менеджменту, надайте список літератури по цій темі, підкажіть джерела для ознайомлення.

3. Внесіть тайм-менеджмент в корпоративні стандарти або статут компанії

Детально опишіть ставлення до запізнень, методику планування робочого дня, оптимальний час для взаємодії з колегами, тощо.

Але пам'ятайте, що вам, як HR-менеджеру та вашому керівнику важливо показувати співробітникам правильний приклад організованості та ефективності.

4. Go Digital: автоматизуйте, плануйте, устигайте

Приєднайте до роботи якийсь task-менеджер або повноцінну HRM-систему. Вони дадуть можливість планувати заходи, проводити опитування, стежити за витраченим часом і його ефективністю.

Must-have додатки та task-менеджери для time management

Task-менеджери допомагають тримати всі робочі процеси під контролем. Вони допомагають в систематизації процесів, плануванні роботи в календарі, діаграмах, відстеження результатів і зберіганні інформації.

Дуже популярні такі таск-менеджери як Jira, Trello, RescueTime, Todoist, Bitrix24. Детальніше про таск-менеджерах ви можете почитати в нашій статті: «Як task-менеджери допомагають HR-фахівців». У ній ми докладно описали всі переваги цих програм і наскільки вони можуть допомогти.

Як HRM-система Hurma може допомогти в корпоративному та індивідуальному тайм-менеджменті?

Task-менеджери – відмінний софт, але вони все одно не можуть автоматизувати всю рутину HR і рекрутерів. У цьому може допомогти повноцінна HRM-система. В HRM-системі Hurma ви можете діджиталізувати такі процеси:

• ведення статистики та складання звітів;
• ведення бази кандидатів і співробітників;
• аналіз ефективності каналів рекрутингу за допомогою воронки;
• розміщення вакансії на job-портали;
• створення і нагадування співробітникам про події в компанії;
• створення і проведення опитувань різної складності;
• адаптація новачків, завдяки автоматичному створенню Welcome, Adaptation, Probation meetings.

Резюмуємо

• дотримуйтесь принципів тайм-менеджменту;
• позбудьтеся «пожирачів часу»;
• зверніть увагу на методології: Agile, Scrum, Kanban;
• дотримуйтесь work-life-balance;
• оберіть відповідний для вас метод тайм-менеджменту;
• виділяйте для себе цінну інформацію з книг або з досвіду відомих людей;
• впроваджуйте корпоративний тайм-менеджмент;
• діджиталізіруйтеся.

Якщо ви пропустили цей вебінар і хочете потрапити на наступні, стежте за анонсами від Hurma 😉

І, традиційно, відеозапис нашого вебінару: