Аудит внутрішніх комунікацій в команді

Не впевнені, що ваші працівники коректно трактують надану інформацію? Хочете зрозуміти чи ефективно ваша компанія використовує канали спілкування з командами? Розкладімо по поличках що таке внутрішні комунікації, чому це важливо для бізнесу та як робити аудит комунікацій в компанії.

Що таке внутрішні комунікації?

Ідея якісних комунікацій в команді  полягає в тому, щоб тримати всіх в курсі подій і заохочувати кожного співробітника бути відкритим і залученим. Кожна компанія та команда мають свій власний tone of voice, стиль та принципи комунікації, це відображається на клієнтах, на зовнішніх комунікаціях. Внутрішні комунікації в тому числі транслюють певні цінності бізнесу.

Люди, які надають сервіси, створюють продукти та їх взаємодія між собою, вміння зважувати спільні пріоритети, надихати колег — все це напряму впливає на роботу компанії, її revenue, рівень задоволеності клієнтів, бренд роботодавця і тому подібне.

Складність полягає в тому, що не завжди внутрішні комунікації можна оцінити або побачити їх прямий вплив  на бізнес. 

Проте ось деякі ситуації, які можуть змусити нас задуматися над цим:

1. Менеджер з продажу, який вважає нормальним спілкуватися  грубо з клієнтом, бо так з ним спілкується його безпосередній керівник.

2. Рекрутер який не онбордить кандидатів, бо це не входить в її обов'язки й в компанії заведено працювати за принципом сам за себе. 

3. Продакт менеджерка, яка не боїться зафейлити свою нову гіпотезу, бо в компанії цінують як успіхи, так і помилки співробітників. Без помилок немає розвитку. І це її керівник та команда транслюють у своїй комунікації щодня.

Як якісні внутрішні комунікації впливають на бізнес та його розвиток

Розгляньмо детальніше як внутрішні комунікації можуть позитивно впливати на компанію в цілому.

Внутрішні комунікації дають людям можливість побачити gelikopter view компанії 

Внутрішні комунікації є двостороннім процесом, взаємовідносини між співробітниками та ТОПами й навпаки. Від того як побудована система та типи комунікацій в команді можна зрозуміти цінності компанії. 

Якщо внутрішні комунікації несуть двосторонній характер, тоді інформація в компанії циркулює правильно, більшість співробітників знають, розуміють та розділяють цілі та цінності компанії. Кожен співробітник розуміє бізнес-процеси в компанії та знає до кого і по яким питанням він або вона можуть звернутися.

Працівник розуміє та відчуває, що він може відкрито висловитися на різні теми щодо роботи компанії в цілому або роботи його відділу.

Компанія заохочує співробітників до конструктивного та розвиваючого фідбеку, в першу чергу показуючи це на прикладі своїх комунікацій з персоналом.

З таким розумінням співробітники можуть бути більш ініціативними та бачити gelikopter view,  і відповідно ототожнювати свій довгостроковий кар'єрний ріст в компанії. 

Внутрішні комунікації залучають ваших людей

Створення двостороннього діалогу має бути однією з головних цілей внутрішньої комунікаційної стратегії компанії. Це різниця між нудним обміном повідомленнями зверху вниз та глибокодумними інтерактивними розмовами, які сприяють взаємодії команд. 

Люди хочуть відчувати, що їх внесок має значення, і створення для них місця для цього зробить чудеса для залучення.

Залученість може означати декілька речей: постановка глибоких запитань під час заходу All Hands, коментування важливих новин компанії, обмін та синхронізація цілей між командами, обмін досвідом (позитивним та негативним). Все це сприяє підвищенню залученості  співробітників до компанії та колективу, а також додає емоційного забарвлення для комунікації в командах. 

Якісна  внутрішня комунікація створює простір для цих невеликих, але значущих дій. Знову ж таки, йдеться не лише про передачу ідей, а й про заохочення спілкування між співробітниками. Це якісна циркуляція інформації, енергії, ідей всередині вашої компанії.

Співробітники, які відчувають, що їхній голос має значення, що їхні ідеї варті того, щоб до них прислухалися, швидше за все, будуть і далі розвиватися та працювати в вашій компанії, коли вони потрібні вашій організації. І цінність цього не можна недооцінювати.

Внутрішні комунікації допомагають людям проживати кризу легше

Останні роки змусили нас бути на «ти» з кризами та кризовими ситуаціями. Окрім зовнішніх факторів команди та компанії переживають і внутрішні трансформації, що теж призводить до певних криз. Проживання кризи є також і переходом на новий рівень, тому комунікації під час них є дуже важливими для компаній.

Прозорість щодо того, що сталося, хто постраждав, як про них піклувалися та що це означає для компанії, вимагає делікатного тону та повної прозорості, особливо у випадку звільнень. У людей виникатимуть запитання, і ваші відповіді на них залишаться в пам’яті надовго.

Використовуйте свої внутрішні комунікації, щоб створити умови для цих  розмов. Прозорість і делікатність, коли ви повідомляєте важкі новини, створює атмосферу відкритості та турботи, яка може допомогти вашій компанії витримати складні часи.

Внутрішні комунікації допомагають компанії досягати бізнес цілей

Скоріш за все внутрішні комунікації створюють сприятливе середовище для реалізації цілей компанії. Також важливо звертати увагу та змінювати фокус внутрішніх комунікацій  в залежності від стадій розвитку та цілей компанії

До прикладу, якщо компанія на стадії активного росту — швидка та якісна комунікація, менторинг та адаптація нових співробітників має бути на дуже високому рівні, щоб компанія не витрачала час на обговорення, а рухалась системно по своїй стратегії розвитку.

Якщо у компанії відбувається зміна цілей/виду діяльності — тоді потрібен  швидкий обмін інформацією, правильні меседжі для команд.

Як провести аудит внутрішніх комунікацій

Внутрішній комунікаційний аудит призначений для оцінки того, наскільки ефективно ваша компанія залучає та спілкується з працівниками.

Якщо ви маєте розроблену комунікаційну компанію на рік, тоді краще заміряти проміжні результати та аналізувати динаміку кожні 3, 6 і 12 місяців. 

Якщо вам достатньо мати розуміння «середньої температури» по компанії — робіть аудит кожні 12—18 місяців.

За яким алгоритмом можна проводити аудит внутрішніх комунікацій в компанії?

1. Поставте цілі та завдання для поточного аудиту. 

Дайте собі прозору відповідь на питання для чого ви це робите?

• заміряти поточний стан речей (якщо ви такий аудит робите вперше);
• порівняти  з результатами попередніх аудитів;
• побачити, що важливо змінити для покращення роботи відділу/команди/компанії.

2. Збирайте інформацію про те що і як ви будете тестувати.

Підготуйте для всіх учасників цього процесу короткий гайд про те як буде проходити аудит, потурбуйтеся про єдину термінологію. 

3. Перевірте минулі кампанії (якщо вони у вас були). 

Перегляньте показники та цілі. Знайдіть помилки в минулих аудитах і виправте це в новому. 

4. Розгляньте всі свої внутрішні канали зв’язку. 

Виділіть основні меседжі для персоналу, поясніть ціль та цінність такого аудиту. Перевірте зручність проходження опитування.

6. Проведіть опитування співробітників

Окрім технічної сторони, подумайте про те як будете нагадувати працівникам про терміни й цінність даного опитування.

7. Повідомте про результати внутрішнього аудиту

Подумайте про форму подачі інформації, прозорість та меседжі, як ви будете презентувати як результати проведеного аудиту. Та обов'язково прокомунікуйте, які висновки компанія зробила за результатами цього аудиту.

На чому варто тримати фокус при проведенні аудиту внутрішніх комунікацій 

1. Забезпечте релевантну вибірку даних (кількість наданих відповідей). Ваше опитування має пройти більшість співробітників, також мають бути відповіді з усіх відділів. Тобто вибірка має відображати думки більшості людей з різних відділів.
2. Аналізуйте якісні та кількісні показники. Важливим є не тільки кількість відповідей та оцінки по певним категоріям, але і якісні дані (описові) які надають співробітники у своїх відповідях.
3. Забезпечуйте трастовість опитування. Проходячи це опитування співробітники мають бути впевнені в тому, що надана інформація не буде негативно впливати на їх подальшу роботу. В такому випадку ви отримаєте максимально чесні відповіді та побачите нові пропозиції від людей.
4. Обов'язково надайте фідбек після. Основна помилка це не вийти з поясненням та результатам дослідження до співробітників. Ви можете не надавати всіх деталей, проте краще показати людям загальні результати опитування (кількість відповідей, загальні оцінки по компанії). Також подякуйте командам за їх відповіді, та наголошуйте над чим ви як компанія будете працювати невдовзі. 

Наприклад, за результатами опитування 65% з вас озвучили свої занепокоєння мітингами заради мітингів. Компанія в найближчий квартал зробить на цьому акцент. Будемо тестувати нові формати планування зустрічей”.

Висновок

Резюмуючи хочеться зробити фокус на важливості внутрішніх комунікацій в командах та в компанії в цілому. Здорові та ефективні комунікації є результатом залученості співробітників, їх продуктивності, а також маркером настрою команди. Вони в тому числі є лакмусовим папірцем вашої корпоративної культури. Єдине розуміння HR департаменту, менеджменту та керівників в цьому питанні тільки посилить згуртованість команд та відкритість на всіх рівнях і як результат компанія вистоїть та з мінімальними втратами пройде кризові моменти.