Матриця компетенцій: як створити, впровадити, аналізувати, приклади (+шаблон)

Прозора система оцінки навичок і розвитку — одна з ключових умов, щоб утримати співробітників та забезпечити справедливу компенсацію. У багатьох компаніях саме нечіткість вимог до підвищення стає причиною відтоку фахівців.

Отож, сьогодні поговоримо про матрицю компетенцій.

Що таке матриця компетенцій

Матриця компетенцій — це структурований інструмент оцінки знань, навичок і поведінкових характеристик працівників. Вона відображає, які компетенції необхідні для певної посади, на якому рівні вони опановані та що потрібно для переходу на наступний рівень.

Простими словами, матриця компетенцій персоналу дозволяє:

• зрозуміти, які навички вже є в співробітника;
• визначити прогалини у знаннях;
• сформувати план розвитку;
• об’єктивно підійти до питання зарплати й підвищення.

Наприклад, матриця компетенцій для HR може містити блоки «Рекрутинг», «Адаптація», «Комунікації», «Аналітика». У кожному з них фіксуються рівні — від базових умінь до стратегічного управління процесом.

Переваги використання матриці компетенцій

Правильно налаштована матриця компетенцій співробітників приносить користь і компанії, і команді:

1. Прозорість для співробітників. Кожен бачить, які компетенції потрібно розвивати для переходу на наступний рівень і підвищення зарплати.
2. Об’єктивність для керівників. Рішення про підвищення базуються на фактах, а не на особистих симпатіях.
3. Оптимізація навчання. Компанія інвестує в ті програми розвитку, які реально відповідають потребам бізнесу.
4. HR-аналітика. Матриця компетенцій в IT-компанії або відділі продажів дає дані для планування ресурсів, перерозподілу завдань і формування кадрового резерву.
5. Зниження плинності кадрів. Працівники розуміють, що можуть рости всередині компанії, а не лише на зовнішньому ринку.

За даними Gallup, 42 % працівників, які добровільно залишили компанію, повідомили, що їх могли утримати, якби їхній менеджер чи організація вчасно ініціювали розмову.

Це ключовий сигнал: саме вчасна і прозора комунікація може ефективно зменшити плинність.

Як створити матрицю компетенцій за 7 кроків

Крок 1. Окресліть цілі та сферу застосування матриці

Перший крок — зрозуміти, для чого саме вам потрібна матриця компетенцій. Вона може вирішувати різні завдання:

• оцінка навичок конкретної ролі (наприклад, HR-генераліста або розробниці);
• побудова планів розвитку для команди чи департаменту;
• створення єдиних стандартів для всієї компанії.

Якщо мета не визначена, матриця ризикує перетворитися на «мертвий документ», який ніхто не використовує.

Крок 2. Визначте потрібні компетенції

Складіть список навичок, необхідних для кожної ролі. Це має бути не довільний перелік, а реальний набір компетенцій, які впливають на ефективність.

Практика:

• залучіть керівників і HR-фахівчинь, щоб зафіксувати ключові компетенції;
• організуйте воркшопи з командою, щоб співробітники теж додали свої бачення;
• використовуйте вже готові професійні стандарти.

Наприклад, для рекрутерки це може бути «робота з ATS», «техніка інтерв’ю», «побудова бренду роботодавця». Для програміста — «знання мов», «code review», «розуміння архітектури системи».

Орієнтуйтеся на бізнес-цілі: якщо компанія росте на нових ринках, у список потрібно додати знання мов чи кроскультурні комунікації.

Крок 3. Створіть рівні кваліфікації

Кожна компетенція має бути рівневою. Це може бути:

• чотириступенева шкала (початківець – середній – просунутий – експерт);
• числова шкала (0–3 чи 0–5).

Чітко опишіть кожен рівень, наприклад:

• «0 — немає досвіду»;
• «1 — базові знання, працює з наглядом»;
• «2 — самостійно виконує завдання»;
• «3 — може навчати інших».

Така деталізація знімає ризик суб’єктивних оцінок.

Крок 4. Визначте методи оцінювання

Щоб уникнути «ефекту симпатії», оцінювання має спиратися на різні джерела. Серед найефективніших:

• самооцінка (співробітник сам визначає свій рівень);
• оцінка менеджера;
• 360°оцінка (колеги, підлеглі, керівники);
• результати KPI чи OKR.

Поєднання кількох методів дозволяє знизити упередженість і підвищує довіру співробітників до результатів.

Крок 5. Заповніть матрицю

Формат може бути простим — таблиця Excel чи Google Sheets, або інтеграція в HRM-систему:

• у стовпцях: компетенції;
• в рядках: співробітники;
• у комірках: рівень володіння (число, колір, бал).

Можна додати ще один шар — «критичність компетенції». Це допомагає розуміти, які навички треба підтягнути першочергово.

Крок 6. Проаналізуйте результати

Після заповнення матриці ви одразу бачите:

• у кого які зони зростання;
• які компетенції потрібно розвивати в команді;
• хто готовий до підвищення.

Цей аналіз корисний не лише для HR, а й для керівників відділів: вони бачать, на кого можна розраховувати в майбутніх проєктах.

Крок 7. Комунікуйте, навчайте та оновлюйте

Матриця не повинна бути секретним документом HR. Навпаки, співробітники мають розуміти, як саме вона впливає на їхній розвиток і зарплату.

Що робити:

• проведіть зустрічі 1:1, щоб пояснити результати;
• використовуйте матрицю для побудови індивідуальних планів навчання;
• переглядайте її щонайменше раз на рік.

Матриця ефективна лише тоді, коли її постійно оновлюють і адаптують до нових умов бізнесу.

Приклади та шаблони матриць компетенцій для різних посад

HR-відділ

У роботі HR-команди ключовими напрямами залишаються рекрутинг, адаптація, управління ефективністю, аналітика та комунікації. Ось умовний приклад для чотирьох співробітників:

Марія має високий рівень у рекрутингу та комунікаціях, але їй варто підтягнути аналітику. Сергій сильний у проведенні онбордингу та базовому зборі даних, проте поки що слабший у комунікації з командою. Ірина вирізняється в HR-аналітиці й performance, що робить її цінною для довгострокових процесів оцінки. Володимир демонструє базовий рівень майже у всіх напрямках і потребує цільового плану розвитку, щоб вийти на рівень самостійності.

IT-команда (програмісти)

Для програмістів акценти інші: технічні навички, здатність до архітектурного мислення та розуміння бізнес-цілей.

У цьому прикладі видно, що Катерина — лідерка команди, яка може навчати інших. Олександра добре справляється з code review й архітектурними завданнями, Андрій поки що концентрується на технічних навичках, а Павлу потрібен ментор для подальшого розвитку.

Відділ продажів

Менеджери з продажу потребують навичок роботи з клієнтами, аналітики даних і стратегічного підходу до угод.

Тут Роман уже відповідає рівню стратегічного менеджера, Дмитро спеціалізується на CRM-аналітиці, Юлія сильна у продажах, але ще розвиває клієнтські відносини, а Наталя лише на старті професійного зростання.

Як Hurma.work допомагає закривати прогалини в навичках співробітників

Розробити матрицю компетенцій — це лише перший крок. Найважливіше завдання для HR і керівників полягає в тому, щоб інтегрувати її у щоденну роботу та системно відстежувати прогалини в навичках. З цим допоможе HRM HURMA.

Performance Review і опитування

У HURMA результати Performance Review напряму інтегруються в HR-аналітику. Це означає, що керівник і HR можуть оцінювати рівні компетенцій співробітників не «на око», а на основі регулярних даних. 

Опитування доповнять картину зворотним зв’язком від колег і підлеглих — це знімає упередженість і робить картину навичок реалістичною.

LMS та база знань

Прогалини, які виявляє матриця компетенцій, можна відразу закривати через модуль навчання. У LMS від HURMA легко створювати внутрішні курси, призначати співробітникам тренінги й відстежувати прогрес.

База знань дозволяє зберігати матеріали, політики й методички в єдиному місці, щоб команда мала постійний доступ до потрібної інформації.

OKR і індивідуальні плани розвитку

HURMA підтримує постановку цілей у форматі OKR. Це означає, що співробітник бачить не тільки «чого йому бракує», але й конкретні кроки, які ведуть до підвищення. 

Наприклад, якщо матриця показує, що менеджерці з продажів потрібно підтягнути CRM-аналітику, HR може створити для неї індивідуальний OKR із конкретними завданнями й крайніми термінами.

HR-аналітика

Звіт «Плинність співробітників» дає можливість побачити, скільки людей залишає компанію, в яких відділах відтік найбільший і які фактори на нього впливають. Якщо поєднати його з даними з матриці компетенцій, HR одразу бачить:

• чи йде більше людей із тими компетенціями, які компанія розвиває нерегулярно;
• які напрями «просідають» і створюють додаткове навантаження на команду;
• які відділи потребують фокусного навчання або корекції зарплатної політики.

Наприклад, якщо у звіті видно, що найвищий рівень плинності у відділі продажів, а матриця компетенцій показує слабку CRM-аналітику в більшості співробітників, це сигнал: варто інвестувати у навчання саме в цьому напрямку, щоб знизити відтік.

Кому можна доручити створення матриці компетенцій

Організація розроблення матриці компетенцій може відрізнятися залежно від ресурсів і цілей компанії. Найчастіше цей процес бере на себе HR-відділ. 

Саме HR разом із керівниками напрямів формують перелік ключових компетенцій для кожної ролі, описують рівні володіння та визначають, як матриця буде інтегрована у процеси оцінювання й винагороди. Це класичний сценарій, коли компанія прагне мати централізований і контрольований підхід.

Інший варіант — звернутися до зовнішніх консультантів. Досвідчені HR-експерти чи коучі можуть швидко створити матрицю під ключ: вони вивчають бізнес-процеси, проводять інтерв’ю з керівниками та працівниками, після чого пропонують готову модель. Це особливо актуально, коли всередині компанії бракує часу або компетенцій для побудови такого інструменту.

Є й більш демократичний підхід — створення матриці разом із командою. У цьому випадку співробітники беруть активну участь у формуванні вимог: наприклад, senior-фахівці описують очікування від middle-рівня, а ті, своєю чергою, формулюють вимоги для junior. Такий спосіб не тільки підвищує залученість, але й робить матрицю максимально наближеною до реалій роботи. Крім того, він допомагає уникнути «розриву» між тим, що HR вважає важливим, і тим, що справді впливає на ефективність у щоденних завданнях.

Підсумуємо

Матриця компетенцій — це стратегічний інструмент, який допомагає компанії бачити реальний потенціал команди, прогнозувати розвиток і приймати зважені управлінські рішення. Вона дає HR-фахівцям основу для прозорої політики компенсацій, а співробітникам — зрозумілі орієнтири для кар’єрного росту.

Спробуйте HURMA у дії: замовте демо і переконайтеся, як зручна аналітика та автоматизація можуть змінити роботу з компетенціями у вашій компанії.