Як провести Exit Interview + добірка запитань

Що потрібно зробити при звільненні працівника? Розрахувати? Передати його обов'язки іншому фахівцю? Закрити доступи до корпоративної пошти та інших робочих систем? Звичайно, – це все етапи оффбордингу. Але сьогодні ми поговоримо про такий важливий процес у звільненні як проведення Exit-інтерв'ю.

Ми обговоримо, що таке Exit-інтерв'ю, які цілі його проведення, причини, чому не можна його ігнорувати, а також поділимося з вами гайдом для організації прощальної співбесіди, анти-чек-листом і добіркою питань. Буде цікаво 😉

Цілі та поняття. Що таке Exit-інтерв'ю і для чого взагалі його проводити

Exit Interview або вихідне інтерв'ю, воно ж прощальне – це бесіда HR-менеджера, керівника або тімліда зі співробітником, який звільняється.

Мета проведення Exit-інтерв'ю – не просто попити чай і поговорити зі співробітником. Його мета – отримати якомога більше інформації про те, що співробітнику подобалося в компанії, з чим були труднощі, можливо, у нього виникали конфлікти в команді або були збудовані процеси.

Вихіднє інтерв'ю допомагає отримати необхідну інформацію не тільки про сильні сторони компанії, але й щодо її зон розвитку. Саме Exit-інтерв'ю дає HR-відділу і керівництву можливість отримати чесний зворотний зв'язок, оскільки, в більшості випадків, коли співробітники йдуть, вони відверто говорять про все, що їм подобалося, а що не дуже.

Ще одна мета проведення Exit-інтерв'ю - збереження лояльності фахівця до компанії. Всі говорять про важливість першого враження, але не варто забувати про останній. Саме від останнього враження і того, як ви розлучитеся зі співробітником, залежить, чи захоче він колись повернутися в компанію на роботу або ж стати її клієнтом. Розлучатися в будь-якому випадку потрібно як дорослі люди без взаємних образ.

Вдале Exit-інтерв'ю: покроковий алгоритм

Щоб Exit-інтерв'ю не стало просто бесідою про все так ні про що й у вас вийшов структурний, змістовний діалог, з якого ви отримаєте потрібну інформацію, важливо системно підходити до цього процесу. Ми підготували для вас невелику поетапну шпаргалку.

Крок №1. Визначтеся з інтерв'юером

Проводити вихідне інтерв'ю може як HR, так і керівник, але останній варіант зустрічається рідше. Попри те, що керівник і підлеглий часто спілкуються, довірчої бесіди у них швидше за все не вийде. Адже часто співробітники йдуть навіть не з компанії, а від свого керівника.

Гармонійне Exit-інтерв'ю, яке проводить керівник, може вийти в невеликих стартапах, коли CEO знає завдання і процеси мало не кожного фахівця. В такому випадку він може провести вихідну співбесіду, а співробітник відчує свою цінність.

У будь-якому випадку краще, щоб Exit-інтерв'ю проводив HR. З ним у співробітника не було відносин «керівник-підлеглий», тому приховувати інформацію не буде ніякого сенсу.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Крок №2. Оберіть місце, призначте час і дату

Exit-інтерв'ю повинно бути останнім етапом в оффбордингу. У такому випадку компанія і колишній співробітник вже не залежать один від одного. Тепер щодо місця, дати та часу.

Місце. Там, де вас ніхто не почує, де спокійно і можна розслабитися. Оптимальний варіант – мітинг рум, де вам ніхто не перешкодить.

Час і дата. Exit-інтерв'ю краще не проводити в поспіху і заздалегідь запланувати мінімум годину часу на бесіду і призначити зустріч. Оптимально, коли інтерв'ю проводиться за день або два до останнього робочого дня фахівця. Зручно це можна зробити в системі HURMA. Ви зможете обрати дату і час проведення, після чого і ви, і співробітник отримаєте повідомлення про призначення зустрічі.

Крок №3. Підготовка питань

Заздалегідь підготовлені питання допоможуть вам систематизувати процес і під час бесіди дотримуватися чіткого плану. Команда Hurma проаналізувала добірку питань до Exit-інтерв'ю AIHR і адаптувала її під нашу аудиторію.

Для більшої зручності, ми розділили добірку на п'ять категорій.

• Питання про співробітника
• Питання про робочі процеси
• Питання про корпоративну культуру компанії
• Питання про офіс і його зручність
• Питання про технології та обладнанні в роботі

Перераховані нижче питання можуть відповідати відразу декільком категоріям або ж не підходити під процеси у вашій компанії. Наприклад, якщо ви працюєте віддалено, вам точно буде ні до чого блок питань про офіс і його зручність. Тому питання з нашої вибірки слід вибирати виходячи з потреб компанії.

Питання про співробітника

1. Чому ви почали шукати нову роботу?

Відповіді на це питання будуть сильно відрізнятися, але з часом і накопиченням ви зможете виділити найбільш часті причини. Це допоможе вам запобігати звільненню фахівців. Попереджений значить озброєний.

2. Що спонукало вас піти?

Спочатку може здатися, що це питання аналогічне першому, але це не так. Причина, за якою людина хоче змінити роботу не завжди є причиною її звільнення.

Наприклад, пасивні кандидати. Самі вони роботу не шукають, але якщо рекрутер зможе їх зацікавити та запропонує круті умови – вони можуть піти.

3. Які у вас були стосунки з менеджером?

Як ми вже згадували вище, співробітники йдуть від керівників, а не з компанії. Це питання допоможе вам виявити закономірність, якщо, наприклад, кілька співробітників в короткий час пішли від одного менеджера.

4. Як проходила ваша адаптація, коли ви до нас приєдналися?

Адаптація – період, коли закладаються основи у відносинах співробітника і роботодавця. Exit-інтерв'ю – відмінний спосіб дізнатися про сильні та слабкі сторони процесу онбордингу в компанії.

5. Хто зі співробітників компанії працює з найбільшою віддачею і залученістю?

Відповіді на це питання дадуть можливість зрозуміти, на кого зі співробітників слід звернути увагу і розвивати їх лідерські якості.

6. Ви б порекомендували компанію своїм друзям, які знаходяться в пошуку роботи?

Колишні співробітники можуть як покращити, так і погіршити репутацію компанії. Здобувачі завжди дивляться на відгуки колишніх співробітників про компанію і вважають їх найнадійнішим джерелом інформації. Прислухайтеся до відповідей і робіть висновки. Якщо співробітники завжди стверджують, що не хотіли б радити компанію знайомим – час задуматися і знайти причини цього.

7. Чи розглядаєте ви можливість знову працювати з нами через деякий час?

При звільненні люди не завжди хочуть іти з компанії. Можливо, вони переїжджають або хочуть більше можливостей для зростання, але це не означає, що в майбутньому вони не задумаються про повернення. Поставте це питання і додатково дізнайтеся, які фактори потрібно змінити, щоб співробітник повернувся.

Питання про робочі процеси

8. Чи виправдала робота ваші очікування? Якщо ні, то чому?

Дуже важливе питання, особливо, для компаній з високою плинністю співробітників, які звільняються в перший рік роботи. Можливо, вам потрібно пропрацювати опис вакансії та писати в ньому тільки те, що дійсно буде робити людина. Або ж під час інтерв'ю багато моментів згладжувалися, через що і виникло відчуття «очікування-реальність».

9. Чи сходяться обов'язки, які у вас були з обов'язками, які були вказані в вакансії?

Відповідь на це питання дасть можливість зрозуміти, як сильно ваш реальний робочий процес відрізняється від того, що ви вказуєте в вакансії. Відрізнятися можуть не тільки обов'язки, можуть додаватися нові навички, компетенції, завдання.

10. Якими якостями точно повинен володіти людина, яка прийде на ваше місце?

За допомогою цього питання ви зможете оптимізувати свій процес найму і вказати у вимогах якості, необхідні для роботи.

11. Що найбільше вам подобалося в роботі та навпаки?

У міру збору даних ви зможете виділити на конкретних позиціях фактори, які подобаються співробітникам і навпаки.

12. Чи були у вас в роботі чіткі цілі й завдання?

Відповідь може багато що сказати про управління командами. Якщо співробітник дійсно розумів цілі, які перед ним стояли, завдання – ви можете похвалити його керівника. Якщо ж фахівець просто плив за течією і на інтуїтивному рівні все розумів, тоді варто подумати про розмову з його менеджером.

Питання про корпоративну культуру компанії

13. Як би ви описали корпоративну культуру компанії?

Відповіді на це питання і характеристика корпоративної культури компанії від співробітників допоможе вам поліпшити бренд роботодавця.

14. Що ми робимо і не робимо для поліпшення компанії?

Відповіді будуть відрізнятися, але головні повторювані чинники варто запам'ятати та використовувати в роботі.

15. Чи відчували ви свою цінність в компанії?

Всі хочуть, щоб їх зусилля відзначали, хвалили. Хочуть отримувати визнання і відчувати себе важливою складовою команди. Відсутність визнання заслуг співробітника може підштовхнути його до зміни місця роботи.

16. Що вам не подобається в корпоративній культурі компанії?

Уважно слухайте відповіді на ці питання. Якщо кілька співробітників відзначать, що у вас токсична корпоративна культура, варто переглянути процеси.

Питання про офіс і його зручність

17. Що вам найбільше подобається і не подобається в офісі?

Відмінна можливість почути правдиву інформацію про те, що подобається і не подобається співробітникам і поліпшити свій офіс. До того ж позитивні моменти ви можете занести в EVP і використовувати для залучення нових талантів.

18. Що на вашу думку потрібно обов'язково або додати?

Звичайно, що можливо, а що ні залежить від бюджету компанії. Але збирати відгуки людей дуже корисно, особливо, зважаючи на те, що очікування від облаштування офісу все більше і частіше змінюються.

19. Чи влаштовував вас гнучкий графік і можливість вибору де працювати: будинок, офіс

Під час пандемії COVID-19 багато компаній зовсім працювали дистанційно, а деякі надавали можливість співробітникам самим вибирати, де їм працювати. Саме це і стало для багатьох людей найважливішим фактором. Тому на Exit-інтерв'ю не зайвим буде запитати у фахівця, чи влаштовувало його в графіку роботи.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Питання про технології та обладнанні в роботі

20. Чи достатньо у вас було інструментів і техніки для ефективного виконання завдань?

Отримані відповіді використовуйте для оптимізації впровадження нових технологій та оновлення обладнання. Якщо багато фахівців вкажуть на необхідність заміни техніки, можливо, варто до них прислухатися.

21. На початку співпраці з нами, вам було легко орієнтуватися в системах і додатках, які ми використовуємо в роботі?

Питання на визначення UX (користувацького досвіду). Саме він грає вирішальну роль у швидкості і якості адаптації нових співробітників, а також в зручності роботи.

22. Наскільки ви були задоволені інструментами, які ви використовували для спілкування з колегами дистанційно: месенджери, відеодзвінки, документи тощо?

За часів, коли віддалена робота – більше норма, ніж поїздки в офіс, відмінна робота софту вважається дуже важливим фактором. Дізнайтеся, чи стикалися фахівці з труднощами під час комунікації та подумайте, як їх виправити (якщо вони є).

23. Чи задоволені ви технікою, яку вам надала компанія: ноутбук, телефон тощо?

Важливо пам'ятати, що співробітники взаємодіють з технікою кожен день і від того, як швидко вона працює, залежить і їх продуктивність. Тому питайте і дізнавайтеся, який би технікою хотіли користуватися співробітника. Ну і відштовхуйтеся від бюджету, звичайно.

Підбірка взята з матеріалів AIHR. Переклала та адаптувала команда HURMA.

Крок №4. Обробка результатів

Мало просто зібрати інформацію, важливо вміти її аналізувати і на цій основі робити висновки. Головне завдання HR-фахівця після проведення Exit-інтерв'ю і звільнення людини – обговорення результатів з керівником відділу або тімлідом. На цьому етапі потрібно надати йому зворотний зв'язок, розповісти про причини, через які йдуть співробітники, відзначити сильні сторони в управлінні командою.

За допомогою цієї бесіди керівник зрозуміє, які управлінські якості йому потрібно розвинути або доопрацювати, щоб люди з команди йшли якомога рідше.

Чому не можна ігнорувати Exit Inerview: 4 причини

Exit-інтерв'ю - це важливо. І ось чому:

1. Виявлення проблем. Співробітники, які йдуть з компанії, чесно розкажуть про проблеми в робочих процесах, різних заважають факторах, оскільки вони не будуть боятися, що критика зашкодить їхній кар'єрі. Ця інформація допомагає глибше поглянути на корпоративну культуру компанії та побудова процесів.

2. Поліпшення і підтримання бренду роботодавця. Exit-інтерв'ю – відмінна можливість залишити у колишнього співробітника гарне враження про компанію. Відкритий діалог покаже, що компанія може приймати критику, вміє визнавати помилки та демонструє готовність до вдосконалення. Якщо HR уважно вислухає співробітника, висловить вдячність за роботу, у людини залишаться тільки хороші спогади про співпрацю.

3. Визначення можливостей для розвитку співробітників. Якщо в компанії проблеми з кар'єрним ростом і професійним розвитком співробітників, Exit-інтерв'ю може висвітлити ці проблемні зони.

4. Розуміння проблем в компенсації та пільги. Недостатня компенсація – часта причина звільнення фахівців з компанії. На вихідній співбесіді ви зможете дізнатися, скількох співробітників не влаштовує фінансова сторона і для кого це стало вирішальним фактором, щоб піти на нове місце роботи.

Вуаля! Всього 5 простих кроків і Exit-інтерв'ю буде провалено, а людина навряд чи коли-небудь захоче повернутися в компанію.

Не прощаємося, а говоримо «до побачення»

Саме в такому ключі має проходити Exit-інтерв'ю, незалежно від того, йде чи співробітник за власним бажанням або ж звільнення відбувається через недостатню кваліфікацію людини. Головне завдання, яке стоїть перед HR-фахівцем – побудувати довірливу бесіду, щоб співробітник чесно розповів про свої враження від роботи та дати зрозуміти фахівцю, що він завжди зможе повернутися в компанію.