Как защитить HR-проект перед бизнесом

Грамотная работа HR и HRD строится на эффективной коммуникации с представителями С-level и executive-командами. Она обязательно включает поиск актуальных проблем бизнеса, описание решений, разработку проекта, успешную защиту и, конечно же, внедрение и отслеживание результатов. Наш сегодняшний материал поможет вам выйти за рамки неэффективного одностороннего общения и успешно презентовать HR-проект.

Как определить проблемы бизнеса?
Важные факторы, которые влияют на подготовку
Какой должна быть презентация
Работаем с общей структурой, заголовками, иллюстрациями
Непосредственно защита
Как чувствовать себя уверенно: 5 лайфхаков
Итог защиты

Профессиональный HR и HRD — это всегда защитник бизнес-интересов и приверженец инноваций. Опыт помогает специалистам быстрее находить слабые звенья в процессах, просчитывать их глобальное влияние и выносить проблемы на всеобщее обсуждение.

Наша статья для самодиагностики «А есть ли проблема?» поможет актуализировать пробелы в процессах рекрутинга и HR. Материал включает универсальный опросник, который подойдет для компании любого размера, а также советы по правильной коммуникации.

В случае если проблемы и решения определены, нужно переходить к следующему этапу — упаковке идей и подготовке презентации. В статье мы затронем тему психотипа собственника, стадий развития компании и разберем в деталях непосредственно защиту.

Важные факторы, которые влияют на подготовку

Команда HURMА выявила некоторые важные закономерности после того, как пообщалась с директорами по персоналу. Все они едины в одном — главным фактором успешности любого проекта остается влияние HRD в компании. Личный бренд HRD — это 80% успеха. Специалисту проще донести свою идею, если он сможет наладить тесный контакт с руководством, научится слушать и слышать собственника, учитывать интересы и разговаривать с ним на одном языке. 

Размер компании

Бизнес сталкивается с одинаковыми HR-вызовами вне зависимости от месторасположения и количества сотрудников. Но учтите, что взаимосвязь между размерами и трудностями всё же есть. И на этапе презентации, и в процессе реализации бывает крайне трудно.

Ирина Чуняк, HRD HURMA

«В компании на 150 человек донести свою идею проще, чем в структуре, где работают 2 000 человек. В крупном бизнесе «продавать» инициативу придется не только CEO, но и ключевым игрокам. Если компания международного уровня и имеет представительства в разных странах, тогда предстоит взаимодействовать и с региональными лидерами. Именно в этой ситуации на первый план выходит личный бренд HRD и способность эффективно коммуницировать с высшим руководством».

Павел Маркасьян, HRD Trionika

«Лучше концентрироваться не на размере компании, а на общем проценте сотрудников, которых коснутся перемены. Чем масштабнее планируются изменения, тем сложнее будет HRD на любом этапе подготовки проекта. Реализовать что-то по-настоящему большое поможет кредит доверия к HR-директору со стороны собственника, продуманный до мелочей проект и правильно выстроенная аргументация».

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

Стадии развития бизнеса

Для определения жизненного цикла компании подойдет модель Адизеса. Разный этап развития напрямую влияет на усилия, которые потратит HRD для поиска проблемы и донесения своей идеи. Некоторые стадии и вовсе не подразумевают никаких изменений. Разберем подробнее.

Этапы развития компании:

• Ухаживание. Стадия увлечения идеей, которая не всегда заканчивается реализацией. Никакого влияния на процессы у HR нет, т.к. пока нет самого бизнеса и сопутствующих проблем.
• Младенчество. Всё сконцентрировано на одном человеке, энтузиазм которого неиссякаем. На этом этапе о бизнесе заботятся как о маленьком ребенке. HR на этом этапе также не привлекается.
• Давай-давай. Первое испытание для бизнеса и первые вызовы для специалистов по персоналу. На этом этапе уже могут принимать решение об организации собственного отдела рекрутинга и HR. Наблюдается высокая текучесть кадров, в том числе и среди С-level. На этом этапе HR вполне может задумываться об изменениях, если сможет побороть скепсис и недоверие руководства. Например, поменять оргструктуру или расширить штат сорсеров.
• Юность. Этап, когда старые ценности уходят в прошлое, появляются новые ключевые игроки, разрастается менеджмент. HR-директору проще предлагать и реализовывать проекты, новички быстрее включаются в процессы, налаживается взаимодействие между разными департаментами. HRD на этой стадии следует задуматься об автоматизации HR-задач, удержании персонала и грамотном делегировании.

• Расцвет. Идея всеобщего развития «пронзает» всю структуру компании, люди на местах заинтересованы в обучении и повышении своей квалификации. Активность проявляет не только высшее руководство, но и лидеры департаментов и «восходящие звезды» среди эффективных сотрудников. Не возникает никаких проблем с текучестью кадров, если HR-директор хорошо поработал на предыдущем этапе развития. Самое время внедрить внутреннюю систему обучения сотрудников и больше средств вкладывать в развитие института менторства.
• Стабильность. Принято считать, что с этого этапа начинается медленное «старение» бизнеса. Собственники и менеджмент не отслеживают меняющиеся тренды, концентрируются на краткосрочных задачах и склонны недооценивать инициативы. HRD сталкивается с явным нежеланием что-то менять. Стадия очень похожа на «Давай-давай», но с другими внутренними барьерами руководства.
• Аристократия. Административный аппарат расширяется, все решения принимаются очень медленно и часто становятся неактуальными. На этом этапе директор по персоналу может убедить сместить фокус с менеджмента на рядовых сотрудников. Тем самым компания все ещё имеет шанс вернуться на предыдущую стадию развития.
• Охота на ведьм. Падение продаж, уменьшение рыночной доли и влияния на индустрию приводит к поиску виноватых среди руководящего звена. Большая часть лидеров свыкается с мыслью, что компании осталось совсем немного времени до закрытия. HRD сталкивается кадровыми проблемами и его часто делают виноватым. Особенно, если специалист провел компанию через несколько этапов развития.
• Бюрократия. Появляются более жесткие нормы, принятие решений затягивается на ещё больший срок, чем раньше. Снижается общий корпоративный дух, в компанию не хотят приходить новые люди, падают зарплаты. Руководство занимается внутренними политическими вопросами и выводом капитала. Даже смена собственника или новый подход к менеджменту не спасают ситуацию, т.к. изменения не затрагивают всю вертикаль.
• Смерть. Компания прекращает свою деятельность.  

В экспертной статье «Этапы развития компании» вы найдете ещё больше интересных подробностей и советов.

Психотип собственника

Ирина Чуняк, HRD HURMA

«Существует несколько основных методологий для определения психотипа собственника. Зачастую HRD используют популярную градацию 16 Personalities или, опять же, классическую типизацию по Адизесу. Очень многие успешные HR директора отлично отзываются о методике DISC. Поэтому выбирайте то, что больше нравится.

Только сперва правильно определите проблему и найдите реальное решение, которое повлияет на важные показатели бизнеса. И только после этого адаптируйте презентацию под психотип и начните взаимодействовать с лидером».

Основные когорты:

• Аналитики (Стратег, Ученый, Командир, Полемист). Преобладает стратегическое мышление, уверены в точных знаниях, готовы положиться на цифры, любят пробивать себе путь и управлять другими людьми. В подготовке презентации делайте акцент на конкретных шагах и действиях, приводите факты, аналитику, примеры других компаний.
• Дипломаты (Активист, Посредник, Тренер, Борец). Преобладает энтузиазм и харизма, склонные к творчеству. При этом всегда борются за свое дело и запускают проекты, в которые мало кто верит. С Дипломатами невероятно комфортно работать, они открыты к новому и готовы рисковать.
• Хранители (Администратор, Защитник, Менеджер, Консул). Настоящий тыл в компании, готовы прийти на помощь к любому члену команды, отстоять интересную идею. Очень хорошо взаимодействуют с людьми и могут найти общий язык с любым психотипом. Через Хранителей проще достучаться до тех лидеров, которые остаются закрытыми.
• Искатели (Виртуоз, Артист, Делец, Развлекатель). Наиболее творческая когорта, очень энергичные и воодушевляющие люди. Спонтанные и энергичные, готовы исследовать и самосовершенствоваться. Искатели заинтересованы в поиске крутых инструментов для работы, автоматизации, внедрении новых решений. Этот психотип лоялен к любому креативу.

Помните, что для определения психологического типа руководитель должен пройти тест длительностью 40-60 минут. Также HRD может воспользоваться косвенными признаками для самостоятельного определения психотипа. Узнать больше о 16 Personalities.

Типы руководителей по Адизесу:

• Producer (продюсер) — производство результатов, упор на бизнес-показателях, повышении эффективности труда.
• Administrator (администратор) — в первую очередь, заинтересован в оптимизации и сокращении издержек. Отлично относится к систематизации, стандартизации, аналитике, контроле.
• Entrepreneur (предприниматель) — собирает у команды идеи и выбирает наиболее интересные для реализации. Способны креативить и придумывать нестандартные решения, полностью менять подход к организации труда.
• Integrator (интегратор) — лидер может объединить разрозненные элементы внутри компании, обеспечить беспрерывный процесс улучшения, поднять командный дух, определить ценности и миссию компании, а затем убедить в этом всех остальных.

Градация по Адизесу (в отличие от 16Personalities) не зажата в рамках четкой структуры. Современный руководитель бизнеса имеет одну преобладающую черту и несколько дополнительных.

Perfect match

Perfect match — идеальное сочетание психотипа руководителя и директора по персоналу. Это редкая ситуация, но она всё же встречается в компаниях по всему миру. Например, HRD с сильными аналитическими способностями встречается с таким же сильным CEO.Или творческая личность готовит яркую презентацию для руководителя, который без ума от креативных проектов. Perfect match позволяет проще донести свою идею, отстоять её на обсуждении и внедрить без сопротивления C-level.

Только Perfect match, конечно же, не гарантирует 100% результат. Выбирайте правильную инициативу с учетом этапа развития компании и смотрите на реакцию executive-команды. Будьте готовы к доработке проекта и нескольким защитам.

Краткое резюме:

• Сильный личный бренд HRD — 80% успеха;
• Продавайте инициативу не только CEO, но и ключевым игрокам;
• Лучшее время для инноваций — юность и расцвет компании;
• Действенная стратегия — адаптация презентации под психотип собственника;
• Perfect match — идеальный психологический коннект между владельцем бизнеса и HRD.

Какой должна быть презентация

Павел Маркасьян, HRD Trionika

«Аналитикам лучше подавать факты и цифры сухо, а для креативных ребят следует подготовить помпезное и красочное выступление. Учитывайте отношение CEO к визуальной информации. Она точно будет уместна в презентации именно вашего проекта? 

Бывает так, что одним достаточно представить таблицу Excel с формулами и графиками, которые удобно масштабировать. А другие предпочитают только слайды PowerPoint с набором макросов и фильтров».

Помните, что для многих формат совершенно не имеет значения: просто подготовьте макет в Canva, Figma или в другом сервисе, сохраните отдельный PDF-файл и откройте его на ноутбуке. 

Мы выяснили, что формат подачи информации очень сильно зависит от самого руководителя. Павел Маркасьян, как сертифицированный коуч в ECF (European Coach Federation) для подготовки защиты проектов использует модель «ROSA». Остановимся на ней подробнее.

Модель «ROSA»

Часть HR-ов неправильно подходят к этапу подготовки и строят всю презентацию на основе какой-то одной идеи. Это не самый хороший вариант, который в 95% случаев обречен на провал.

Лучшим решением станет подготовка в зависимости от проблемы. Часто такой вариант используют на коучинговых сессиях, но он подходит и для презентации проекта.

Reality. Какая сейчас реальность, какая проблема? Например, процент текучести линейных руководителей в IT-компании составляет 10%, хотя в среднем по индустрии он не должен превышать 3%.

Objective. Куда хотите прийти, что хотите получить? В течение 12 месяцев после изменений процент текучести не должен быть выше 5%, а еще через 6 месяцев должен опуститься до стандарта в 3%.

Solution/Strategy. Как добиться поставленных целей? HRD может определить проблемы на этапе подбора сотрудников (некачественный наём персонала) или актуализировать проблему отсутствия нужных карьерных возможностей. Вариант решения — создание ИПР для сотрудников или запуск программы дополнительного образования с возможностью отследить эффективность обучения. На этапе найма — повышение квалификации HR и рекрутеров (например, при помощи курса «Интервью по компетенциям»).

Action. Действия, которые помогут добиться поставленных целей. Здесь лучше всего каскадировать шаги на более мелкие с учетом глобальной цели. Оцениваем задачи бизнеса и то, чем HR может помочь на каждом этапе. Определяем сроки, спринты и ответственных.Модель «ROSA» соответствует принципам пирамиды Минто и является эффективным способом презентовать любую идею.

Работаем с общей структурой, заголовками, иллюстрациями

Основные рекомендации:

• Спланируйте и организуйте время для подготовки. Типичная ошибка — это готовить материал за пару дней до самой презентации. В итоге хорошая идея будет просто похоронена.
• Придерживайтесь единого стиля. Обратитесь за помощью к знакомому дизайнеру или заплатите специалисту по презентациям, но никогда не мешайте разные по стилю слайды в одном проекте. Ориентироваться на других — лайфхак, но бездумно копировать — табу. 
• Правильно подбирайте цветовую гамму. Обычно используется три основных оттенка: базовый на фон (белый, серый), цвет шрифтов (оранжевый, черный, синий) и дополнительный (в зависимости от фирменного стиля).

Если вы не часто работаете с презентациями, вам может быть сложно создать макет слайдов и выстроить стиль. Вы можете воспользоваться Pinterest, где есть большой сборник шаблонов презентаций на любой вкус и под любую тему.

Подобрать подходящую цветовую гамму можно онлайн с помощью инструментов от Canva или воспользовавшись сервисом VISME. А ещё есть сайты с палитрами из 3-5 подходящих цветов, например, Color Hunt.

• Перепроверяйте иллюстрации. Все картинки должны быть без водяных знаков, в высоком качестве без пикселизации и подходящего формата (3:4, 16:9).
• Лучше выбрать один основной шрифт. Курсив, выделение жирным или подчеркивание следует дозировать очень аккуратно.
• Используйте только один заголовок на слайде. Он должен быть коротким и информативным.
• Не оставляйте слайд пустым. Дополнить основную идею вместе с заголовком можно простой визуализацией.
• Откажитесь от философских изречений и цитат великих людей.

Где будет показана презентация:

• На экране с помощью проектора. Меньше текста, большой шрифт и контрастность.
• На компьютере. Больше текста, больше информации на слайде и средний или мелкий шрифт.

Стиль презентации (ориентируемся на психотип):

• Аналитик. Смотрит только на цифры, всё остальное не очень важно. Выбираем сдержанный, консервативный, строгий, минималистичный стиль. Меньше графических элементов и больше акцента на показателях.
• Креативщик. Создаем яркую, вовлекающую, красивую презентацию, которая уже одним своим видом подкупит CEO. Можно сделать акцент на уникальности и эксклюзивности.  

Краткое резюме:

• Формат подачи информации зависит от собственника бизнеса;
• Модель «ROSA» и принцип пирамиды Минто подойдут для презентации любой идеи;
• Цветовую гамму легко подобрать онлайн;
• Единая стилистика должна прослеживаться в каждом элементе слайда (иллюстрации, шрифт, фон).

Непосредственно защита

Время презентации сильно разнится от бизнеса к бизнесу, а также зависит от характера проблемы. Обычно у вас есть 45-60 минут, поэтому нужно грамотно распределить время. 

Разделите выступление на несколько этапов: основной используйте для разбора слайдов (до 40 минут), а дополнительный оставьте для ответов на вопросы (до 20 минут).

А ещё потренируйтесь выражать свою основную мысль очень коротко, буквально за минуту. Elevator Pitch на основе идеи презентации — это отличная тренировка.

В процессе защиты нужно отслеживать и анализировать поведение CEO, его уровень внимания, заинтересованности и вовлеченности. В этом поможет развитый эмоциональный интеллект и опыт общения с руководством.

Эмоциональный интеллект

Эмоциональный интеллект (emotional quotient или EQ) — способность человека воспринимать, оценивать и управлять своими эмоциями, а также улавливать изменения эмоционального состояния собеседника и впоследствии налаживать эффективное взаимодействие с ним.

HRD с высокими показателями EQ имеют максимальный вес в компании и быстрее добиваются результатов. Умение воздействовать на эмоциональное состояние других людей позволяет успешно презентовать и реализовать проект любого масштаба.

Умение управлять эмоциями других людей — это ведь просто умение манипулировать?

Этот вопрос заслуживает отдельной статьи. Но если коротко — всё зависит от собственного восприятия понятия «манипуляция» и конечного результата. Посудите сами, small talk или даже обычная вежливость при встрече тоже являются своего рода традиционной «узаконенной» манипуляцией.

Ничего страшного не происходит, пока мы настроены на общий положительный исход и человек вовлекается в процесс по своей воле. Другое дело — когда злостный манипулятор добивается только одностороннего выигрыша.

Как чувствовать себя уверенно: 5 лайфхаков

Лайфхак 1. Проведите валидацию. После подготовки презентации отправьте её человеку в компании, который обычно критикует проекты. На этом этапе можно выяснить для себя все возражения и собрать кучу каверзных вопросов. Заранее подготовьте ответы на них и только после этого назначайте встречу с руководством.

Лайфхак 2. Заручитесь поддержкой влиятельных коллег. Защитить проект будет проще, если вашими сторонниками станут люди с большим опытом и кредитом доверия со стороны CEO.

Лайфхак 3. Используйте все возможности, если чувствуете недостаток влияния. Уместно добавить в презентацию цифры по индустрии, решения конкурентов, тренды. Подкрепить свое слово помогут макеты, демо, гифки, видео или скриншоты, если речь идет о каком-либо цифровом продукте. Trial-версия HRM-системы HURMA позволяет протестировать все функции. Вы можете обратиться за помощью к нашим специалистам и увеличить лимит дней, чтобы показать возможности системы вашему руководству.

Лайфхак 4. Сторителлинг и юмор всё ещё хорошо работают. Истории воспринимаются любым психотипом собственника, удерживают внимание и вовлекают. Добавьте небольшой рассказ, шутку или смешную иллюстрацию в ваши слайды. Только заранее пройдите валидацию, иначе вы можете оказаться в глупом положении!

Лайфхак 5. Отрепетируйте выступление. В любом случае у вас начнётся стресс во время презентации. Поэтому лучше быть готовым к любым неприятностям.

Отслеживайте результат

Часть руководителей не уверены в эффективности цифровых решений, не понимают ценности проектов по управлению талантами и не видят возможностей для автоматизации процессов и т.д. CEO также боятся «слить бюджет» и не получить необходимых результатов.

HRD должен взять на себя ответственность за весь проект, отслеживать результаты и предоставлять обратную связь каждый месяц.

HURMA предлагает бесплатные пробные периоды и возможность выбрать тариф с учетом потребностей конкретного бизнеса и руководства. Такие периоды позволяют отследить изменения основных HR-метрик и через время завалидировать покупку на длительный срок или выбрать другое, более подходящее решение.

Итог защиты

Положительное решение руководства — это не повод расслабляться. После презентации ещё раз укажите, что собираетесь отслеживать эффективность принятых решений и готовить отчеты. В этом случае у CEO не возникнет поводов для сомнений, а ваш энтузиазм и профессионализм точно будет оценен.

Не расстраивайтесь, если С-level пока не готов реализовывать инициативу. На это могут быть абсолютно разные причины: банальная нехватка средств, отсутствие нужных людей в команде, другие проекты в приоритете. 

Необходимо тщательно проанализировать встречу и выяснить настоящую причину отказа. Если есть конкретная и четкая аргументация со стороны руководства, HRD должен принять это решение без обсуждения.

HR-директор может чувствовать внутреннюю неуверенность CEO, его сомнения. Всё это — новые возможности для доработки проекта. Возьмите несколько месяцев для обновления презентации и позже обязательно возвращайтесь к её обсуждению.