5 мин
3334
1
4
0
Долгое время электронные таблицы, в основном Microsoft Excel, были стандартом управления данными в компании. Поэтому рекрутеры начали отказываться от бумажных резюме и использовать таблицы для ежедневных задач по подбору персонала.
Сегодня использование Excel для рекрутинга – это устаревшее решение. К сожалению, очень многие компании все еще работают в нем, хотя появились десятки специальных программ, которые значительно упрощают работу специалистам по подбору персонала.
В этой статье мы поговорим о том, почему в 2019 давно стоит изменить способ ведения базы кандидатов и переходить с Excel на ATS.
Таблицы Excel – это фантастический инструмент. Excel был первым вариантом полноценной системы управления набором персонала, поскольку хорошо соответствовал основным потребностям рекрутеров. Но сегодня смело можно сказать, что этот инструмент становится недостаточно функциональным. В какой-то момент этот тип ведения базы резюме кандидатов стал создавать больше проблем, чем преимуществ, и оказался недостаточно надежным.
Но почему некоторые организации продолжают использовать Excel для набора персонала?
Вот пять основных причин, почему Excel больше не является стандартом и не может удовлетворить потребности современного рекрутера.
Когда в компании работает более десяти сотрудников, одновременно открыты несколько офисов и несколько вакансий, отслеживание и анализ данных из нескольких источников (например, резюме из разных агрегаторов вакансий) выходит за рамки управления Excel.
Проблема становится еще более острой при поиске профиля кандидата между несколькими электронными таблицами Excel, несколькими вкладками и десятками электронных писем. Слишком часто кандидата невозможно найти, или затраченное время определенно превышает все допустимые рамки.
Рекрутеры тратят большую часть своего времени на рутинную работу вместо того, чтобы сосредоточиться на действительно важных вещах.
Работа с Excel – это всегда человеческий фактор и большинство рекрутеров рано или поздно ошибаются. Ошибки могут оказать огромное влияние на компанию, учитывая то, что решения по найму принимаются на основе данных таблиц.
Важно, чтобы информация о нанятых людях была достоверной, иначе она неэффективна и даже может быть причиной финансовых потерь. Неточность данных может привести к ошибкам и повышению затрат на рекрутинг.
Создание отчетов из таблиц Excel может занять много времени: часто часы, а в худшем случае – целые дни. Даже если вы решите потратить время на создание отчета из Excel, зачастую сложно выйти за рамки базового анализа, не будучи гуру таблиц, особенно если вам нужно создать отчет за короткое время.
Отдел кадров обрабатывает большое количество конфиденциальных данных. Таблица Excel не обеспечивает приемлемый уровень безопасности, поскольку объединяет слишком много конфиденциальных данных в одном месте, и эти данные можно скопировать за считанные секунды. Но риск на самом деле еще больше: бумажные отчеты или резюме в цифровых файлах, хранящихся в одном месте, могут быть уничтожены при непредвиденных обстоятельствах и все труды будут напрасны.
В сфере рекрутинга не существует стандартов для создания, организации и анализа данных в Excel. Каждый рекрутер по-разному оформляет таблицы, используя совершенно разные формулы, таблицы и файлы.
Общая координация команды рекрутинга, использующей Excel, может стать очень сложной, даже если электронные таблицы хорошо организованы. Не говоря уже о ситуациях, когда менеджер по персоналу, который разработал всю систему, уходит из компании. Новому специалисту может потребоваться много времени для декодирования всех данных и начала работы.
Использование Excel для набора персонала может тратить драгоценное время, съедать деньги и возможности. Кроме того, потеря конфиденциальных данных может стоить вашей компании огромные суммы. Если вы относитесь к тем рекрутерам, которые испытывают трудности при организации работы с помощью Excel, то вам следует знать, что есть решение, которое поможет лучше управлять своими задачами.
ATS или Applicant Tracking System (система отслеживания кандидатов) – это программное обеспечение для набора персонала, которое специализируется на полном управлении процессом найма: от публикации вакансии до просмотра резюме и выбора окончательного кандидата.
Использование специального софта для найма позволяет компаниям существенно экономить на рекрутинге без потери качества. С ATS можно сократить административные расходы, сосредоточиться на действиях, которые приносят реальную выгоду и как можно быстрее выбрать лучшего кандидата.
Для бизнеса характерно использование специального программного обеспечения для отдела продаж, внутреннего сотрудничества и маркетинга, но отдел подбора персонала все еще управляет своими ежедневными операциями с помощью Excel. Сегодня на рынке много систем, которые помогают HR-менеджерам и рекрутерам быстрее и эффективнее выполнять свои задачи. Но когда дело доходит до выбора многие компании теряются и не знают, с какой системой лучше работать.
Все эти современные системы, безусловно, функциональны и полезны. Но они плохо адаптированы под наш рынок (у многих нет русского или украинского интерфейса) и из-за этого некоторые функции сложно использовать полноценно. К тому же, цена большинства продуктов достаточно высока и не все компании могут их себе позволить.
Hurma System объединяет в себе HRM и ATS возможности:
Эти и ряд других возможностей реализованы в одной системе, которая позволяет оптимизировать все рекрутинговые и HR-процессы. Система оптимизирована под наш рынок и, по сравнению с другими ATS, стоит дешево.
Больше не нужно вручную вводить данные в электронные таблицы. С помощью ATS все данные кандидатов автоматически импортируются в программную платформу, что экономит драгоценное время.
ATS позволяет легко управлять и отслеживать кандидатов, сохраняя данные и делая их доступными для просмотра всеми членами команды. Кроме того, ATS может стандартизировать не только все данные кандидатов, но и сам процесс набора персонала, что позволяет рекрутерам оптимизировать цикл приема на работу, находить лучших кандидатов и принимать правильные решения о найме.
Отчеты позволяют отслеживать ключевые показатели набора персонала и предоставляют полезную информацию для лучшего управления процессом набора персонала. Использование отчетов для оценки эффективности набора персонала позволяет легко определить на что уходят ресурсы компании, и оптимизировать затраты на найм.
Большинство компаний считают, что рынок все больше ориентирован на кандидатов, а это означает, что опыт кандидатов, является важной частью процесса найма. Предоставление более современного, организованного и привлекательного процесса набора персонала повысит ценность не только вашей компании, но и ваших кандидатов. Помимо этого, использование ATS в рекрутинге помогает усилить бренд работодателя.
В битве за таланты компаниям необходимо использовать все ресурсы для того, чтобы оптимизировать рекрутинг и сделать его более эффективным. Ведение базы в Excel раньше было хорошим решением, но сегодня этот подход устарел. Рекрутингу нужны новые решения, и это – ATS.
Оптимизация процессов, автоматическая работа с базой кандидатов на вакансии, доступ для всех членов команды – это просто, безопасно и эффективно.
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
5 ошибок при найме, которые убьют ваш стартап
Как написать деловое письмо
