Зміна прізвища в Україні: необхідні документи й процедури у 2019

Кожен HR-фахівець стикається з питаннями правильності заповнення документів. Особливо, якщо це стосується юридичних аспектів ведення документації, таких як зміна прізвища співробітника.

У яких же випадках змінюють прізвище, як виглядає список необхідних документів для цієї процедури та чи потрібно міняти трудову книжку? Команда Hurma System знайшла відповіді на ці та інші популярні питання від HR і співробітників.

В яких випадках змінюють прізвище?

Змінити прізвище в Україні має можливість кожен громадянин, віком від 16 років. Які можуть бути причини:

• зміна прізвища при заміжжі або розлучення;
• зміна прізвища при усиновленні;
• зміна прізвища за власним бажанням.

Змінити прізвище можна у відділенні реєстрації актів цивільного стану за місцем прописки, надавши такий список необхідних документів:

• заяву про зміну прізвища;
• свідоцтво про народження;
• фото 3x4;
• чек про оплату державного мита.

Якщо у вас є такі документи, їх також потрібно надати:

• довідка про попередні зміни прізвища, імені або по батькові заявника і його батьків;
• свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу;
• свідоцтво про народження неповнолітніх дітей.

Максимальний термін щодо прийняття рішення державним органом становить 12 тижнів. Термін може бути продовжений до 24 тижнів (6 місяців) або ви отримаєте відмову, якщо у процесі будуть виявлені порушення, такі як подача фальшивих документів, знаходження під слідством або в міжнародному розшуку, а також непогашений термін судимості.

У всіх інших випадках рішення швидше буде позитивним і ви можете протягом 3-х місяців забрати довідку.

Зміна прізвища в різних документах при заміжжі

Чи обов'язково міняти паспорт, ІПН, закордонний паспорт при зміні прізвища після весілля і що для цього необхідно? Розбираймось.

Паспорт

У будь-якому випадку зміни прізвища необхідно змінити паспорт. Це є обов'язковою процедурою в Україні. І хоча на перший погляд здається, що зміна прізвища це довге й обтяжливе заняття, на сьогодні законодавчо регламентований порядок процедури, список документів і терміни їх подачі.

Перелік необхідних документів для заміни паспорту:

• заява про видачу нового паспорта;
• старий паспорт;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• 2 фотографії 3x4;
• чек про оплату державного мита.

Термін зміни прізвища після заміжжя становить один місяць з дати укладення шлюбу. Громадяни України повинні вкластися в цей термін, в іншому випадку, згідно зі ст. 197 Кодексу про адміністративні правопорушення, їм загрожує адміністративний штраф від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Також з недійсним паспортом вони не можуть здійснювати юридичні операції: укладати договори, здійснювати банківські операції, оформляти доручення тощо.

Термін видачі: від 1 до 4 тижнів.

ІПН

Ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) не змінюється протягом життя, він присвоюється людині раз і назавжди. Тому, при зміні прізвища видається ІПН з новим прізвищем і старим номером. Порядок подачі документів мало чим відрізняється від заміни паспорта:

• паспорт;
• старий ІПН;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• спеціальний бланк (купується на місці).

Неподання заяви про зміну документа тягне за собою адміністративний штраф. Поки документ замінюють, при необхідності ви можете надати старий ІПН і документ, який підтверджує зміну прізвища.

Термін видачі: 2-3 тижні.

Закордонний паспорт

Змінювати прізвище в закордонному паспорті, відповідно до чинного законодавства, також необхідно, оскільки закордонний паспорт є посвідченням особи українця за кордоном. Це означає, що зміни особистих даних зобов'язують громадянина України змінити паспорт для виїзду за кордон.

• Заява;
• національний паспорт;
• старий закордонний паспорт;
• ксерокопія ІПН;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• чек про оплату державного мита.

Замінити закордонний паспорт після вступу в шлюб необхідно протягом 1 місяця. Якщо ці терміни будуть порушені, Державна міграційна служба визнає старий закордонний паспорт недійсним.

Термін видачі закордонного паспорта: до 1 місяця

Інші документи

Обов'язковими документами, які потрібно оновити після зміни прізвища, є:

• заповіти;
• медичні карти;
• страховки;
• депозитні банківські рахунки й дисконтні карти.

Чи потрібно змінювати прізвище в трудовій книжці

В Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників сказано, що змінювати записи в трудових книжках, такі як ПІБ або дата народження може власник або працівник відділу кадрів за місцем роботи. Якщо власник змінив особисті дані, то потрібно внести наступні зміни:

1. На титульному аркуші трудової книжки необхідно закреслити колишнє прізвище працівника однієї рисою і записати поряд нове прізвище. Старий запис повинна бути добре читабельна, тому Штрихована її, прати або заклеювати не можна.

2. На внутрішній стороні обкладинки зазвичай посилаються на документ, який свідчить про зміну прізвища, зі згадуванням органу, який його видав і дату видачі. Посилання завіряється підписом керівника або працівника відділу кадрів, також ставиться печатка.

Трудова книжка працівника може бути доповнена вкладкою. У цьому випадку прізвище слід також змінити на титульному аркуші вкладки.

Крім трудової книжки, прізвище потрібно змінити у всіх документах, які містять персональні дані працівника. Для цього йому необхідно написати заяву і прикріпити копії документів, що засвідчують зміну прізвища (довідку про зміну прізвища, свідоцтво про шлюб або розлучення).

Приклад заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників:

Прошу змінити в документах підприємства, що містять персональні дані працівників, моє прізвище «Іванова» на «Васильєва» у зв'язку з реєстрацією шлюбу.

До заяви додаю:

1. Свідоцтво про шлюб; серія; №; орган, який видав; дата видачі (копія).

2. Паспорт №; орган, який видав; дата видачі (копія).

3. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Своєю чергою, наказ про внесення змін в документи, що містять персональні дані працівників, не має типової форми. Тому складати його необхідно згідно із загальними правилами оформлення документів.

Приклад наказу про зміну прізвища співробітника:

                                                          Наказ

«Про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників»

Змінити прізвище Іванової Ганни Сергіївни, спеціаліста відділу маркетингу і реклами, на прізвище Васильєва в документах, що містять персональні дані працівників підприємства, у зв'язку з реєстрацією шлюбу.

Підстава:

1. Заява Іванової О.С. від 01.09.2019.

2. Свідоцтво про шлюб; серія; №; орган, який видав; дата видачі (копія).

3. Паспорт №; орган, який видав; дата видачі (копія).

4. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Чому HR-фахівцю необхідно знати все про зміну прізвищ в Україні

В наш час, професія HR передбачає обов'язки, що виходять за рамки роботи кадровика. Але нарівні з функціями фасилітатора, ментора і мотиватора співробітників, HR часто повинен займатися роботою з документами. Тому, фахівцям з персоналу необхідно розуміти, як правильно заповнюється та чи інша документація.

У будь-якому випадку знати, як змінити прізвище в документах, якщо ваші співробітники виходять заміж, розлучаються або зміна прізвища під час з інших причин, необхідно. Тоді діловодство у вашій компанії завжди буде чітко організовано, а ви зможете підказати співробітникам, як правильно і швидко розв'язувати бюрократичні питання, пов'язані зі зміною прізвища.

• Документи
• Законодавство