З табличок до повної автоматизації: детальний огляд HRIS та її особливостей

Ці чотири літери здатні змінити ваш підхід до керування персоналом та рутинних завдань. Заінтриговані? Знайомтеся – HRIS, система для управління людськими ресурсами, і вона здатна максимально автоматизувати більшість задач, які раніше займали купу часу та ресурсу. Сьогодні ми з вами розберемо, що ж таке ця система і як вона може стати вашим незамінним помічником. 

Що таке HRIS та які її особливості?

Визначення HRIS

HRIS – це інформаційна система з управління людськими ресурсами. Це програмний продукт, призначений для допомоги організаціям у керуванні їх діяльністю з управління людськими ресурсами, такими як керування даними співробітників, найм, онбординг, навчання, виплата заробітної плати, розподіл бенефітів, менеджмент продуктивності та відповідність вимогам законодавства. 

HRIS забезпечує централізовану базу даних, що зберігає інформацію про співробітників та інші дані, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, до якої можуть мати доступ HR-и та рекрутери. Система оптимізує найрізноманітніші HR-процеси, підвищує точність даних, зменшує адміністративне навантаження та підтримує прийняття рішень на підставі даних.

Що містить HRIS?

HRIS відрізнятимуться одна від одної, однак деякі спільні компоненти у них завжди будуть присутні. Розглянемо основні частини такого виду системи:

• Відстеження відпусток та відсутностей. Замість того, аби робити все на папері або в табличках, ви зможете це все робити онлайн і з однієї програми. HRIS надає можливість автоматизувати цей процес не лише HR-спеціалістам, а і співробітникам, які за декілька секунд можуть надіслати запит про відпустку або лікарняний. 
• Управління персоналом. Використовуючи цей модуль, ви зможете зберігати, оновлювати та управляти інформацією про співробітників, включаючи їх особисті дані, контактну інформацію, розклад роботи тощо.
• Допомога з розвитком та навчанням. HRIS – це не лише про робочий простір, але і про можливості для розвитку поза ним. Використовуючи систему, кожен HR може створити навчальні плани та відстежувати цілі працівників. 
• Виплати та розрахунки. Цей компонент системи зберігає та обробляє інформацію про зарплати співробітників, включаючи зарплатні відомості, погодинну оплату, додаткові винагороди. Більшість систем, що включають цей модуль, також допомагають розібратися з податками та різними витратами HR-департамента. 
• Аналітика та звітність. Ця функція програми дає вам можливість отримувати актуальну аналітику та звіти, які сприятимуть покращенню ваших робочих процесів та поліпшенню їхньої ефективності.

Пам’ятайте, що різні системи можуть містити інші модулі та відрізнятися одна від одної, однак усі основні компоненти завжди зберігатимуться, незалежно від системи, яку ви оберете. Перш ніж зробити вирішальне рішення, перегляньте декілька систем та обов’язково ознайомтеся з їхніми функціями.

Які існують види HRIS?

Існують різні типи HRIS систем з керування людськими ресурсами – вони поділяються за розмірами, видами діяльності компанії, функціоналом і так далі. Розглянемо приклади HRIS систем, класифіковані за найпоширенішими типами:

Тактична

Такий вид систем краще справляється з постійною потребою у розв’язанні проблем стосовно індивідуальних ситуацій, як-от розподіл страхування здоров’я, прийом роботу, виділення премій тощо. За допомогою тактичною HRIS, процес прийняття рішень йтиме набагато швидше. 

Операційна

Головна роль такої системи – допомога з опрацюванням великої кількості даних про команди та їхні завдання і прогрес по ним. Така HRIS здатна перебрати на себе частину повторюваних завдань, як-от управління інформацією про працівників, контроль за посадами та управління продуктивністю.

Стратегічна 

Цей вид систем схожий на тактичний, однак коли в першому випадку така HRIS опрацьовує швидкі рішення, то стратегічний вид системи працює з більш довгостроковими проблемами та способами їхнього розв’язання. Стратегічна HRIS також підходить для вузьких напрямків, де потрібно більше кастомізації для потреб бізнесу.

Комплексна

Така HRIS – це «майстер на всі руки», до арсеналу функцій якого входить безліч функцій. Дуже часто такі додатки діють як централізована система для зберігання необхідної інформації про працівників, процеси та більше. Іншими словами, комплексна HRIS – це система три в одному, де розкривається потенціал кожного виду програм.

На сучасному ринку ви навряд чи знайдете певний вид системи у чистому вигляді. Найчастіше ви зіштовхуватиметеся з комплексним типом систем, який поєднує функціонал одразу декількох видів. Не існує універсальної HRIS, яка підходить одразу всім, – це саме те рішення, до якого може прийти лише HR, який знає потреби компанії та як їх задовольнити.

Які переваги мають HRIS?

HRIS є корисними для бізнесів чи не усіх типів, і для кожного – по-різному. Ось 5 основних переваг HRIS:

• Автоматизація процесів управління персоналом та найму

HRIS може автоматизувати багато рутинних завдань HR-ів та рекрутерів, таких як введення даних про співробітників, управління користувачами, обробка заробітної плати, оцінка результативності та інше. Це зменшує час та зусилля, необхідні для виконання цих завдань вручну, дозволяючи фахівцям зосередитися на більш стратегічних завданнях.

• Покращена точність та доступність даних

HRIS гарантує точність даних, автоматизуючи введення даних та забезпечуючи централізований доступ до всієї інформації про співробітників. Це також сприяє зручному доступу до даних для уповноваженого персоналу, зменшуючи помилки та спрощуючи отримання даних.

•  Збільшена ефективність та продуктивність

HRIS може спростити процеси управління персоналом, зменшуючи час та зусилля, необхідні для виконання завдань. Так ви можете збільшити загальну ефективність та продуктивність відділу управління персоналом та організації в цілому.

• Покращення стратегічного прийняття рішень

HRIS надає цінну інформацію та аналітику, яку можна використовувати для стратегічного прийняття рішень. Фахівці з управління персоналом можуть використовувати цю інформацію для виявлення тенденцій, прогнозування майбутніх потреб та прийняття рішень, заснованих на даних, щодо планування робочої сили, навчання та розвитку, та інше. Від плинності кадрів до тривалості роботи над вакансією, HRIS надасть вам інформацію про всі важливі показники.

• Підвищення задоволеності працівників

Це може бути неочевидною перевагою, однак освоєння системи в компанії і справді впливає на рівень задоволеності роботою – працівникам доводиться менше часу присвячувати рутинним завданням, а будь-які їхні запити обробляються надзвичайно швидко. А ще HR-и завжди розумітимуть, коли працівнику потрібна підтримка, адже спеціаліст з управління персоналом завжди отримуватиме всю актуальну інформацію та аналітику про справи кожного співробітника, як-от успішність, настрій, цілі тощо.

Впровадження HRIS від А до Я

Які найважливіші етапи для впровадження HRIS?

Імплементація HRIS займе не один день. Перш ніж розпочати цей процес, важливо усвідомити, з яких кроків він складається і чи необхідно будь-які з них адаптувати до особливостей вашої компанії. Розглянемо основні етапи:

• Визначення цілей і завдань: Визначте, що організація хоче досягти через впровадження HRIS. Це може бути зменшення навантаження на працівників, автоматизація процесів, мінімізація витрат та ризиків тощо.
• Оцінка варіантів: Дослідіть та оцініть різні варіанти HRIS, щоб знайти саме той, який найкраще відповідає потребам організації. Присвятіть цьому кроку достатньо часу, аби вберегти компанію від зайвих затрат. 
• Планування міграції даних: Визначте, які існуючі дані про персонал будуть перенесені до нової HRIS, а які ви не будете включати до нової системи. 
• Розробка плану проєкту: Створіть детальний план, який описує обсяг проєкту, терміни виконання, бюджет та ресурси, необхідні для виконання. Включіть всі важливі деталі до плану, однак уникайте зайвої деталізації, яка лише збиватиме з пантелику. 
• Конфігурація: Налаштуйте HRIS, щоб система відповідала потребам організації, включаючи налаштування облікових записів користувачів та їхніх ролей, визначення робочих процесів, відповідність місцевим законам і так далі. 
• Тестування: Перш ніж розпочинати роботу з програмою, проведіть повне тестування HRIS, щоб переконатися, що вона працює як очікувалося та є повністю функціональною.
• Навчання користувачів: Надайте навчання співробітникам відділу управління персоналом та іншим майбутнім користувачам. Для цього ви можете організувати онлайн-зустрічі або записати навчальний відеокурс.
• Запуск: Повністю впровадьте HRIS та переконайтеся, що вона працює саме так, як ви очікували.

Можливі проблеми при імплементації HRIS

Навіть найкращі додатки для вашої компанії можуть створити купу непередбачуваних ситуацій та проблем. Аби цього уникнути, потрібно розуміти, які труднощі можуть виникнути при використанні та впровадженні HRIS. Візьміть до уваги наступні можливі проблеми, аби завчасно до них підготуватися:

• Вартість: деякі системи можуть коштувати кілька сотень (а то і тисячу) доларів в місяць, що може значно вплинути на бюджет компанії. Саме тому потрібно визначити цілі, яких ви хотіли б досягти, використовуючи HRIS у роботі компанії. Так ви точно знатимете, як ця інвестиція окупиться. 
• Технічні проблеми: навіть якщо система ідеально побудована найдосвідченішими розробниками, це не скасовує того факту, що іноді можуть вилазити помилки або збої при використанні системи. Через це важливо спершу дізнатися, чи провайдер системи зможе надавати постійну підтримку в разі виникнення будь-яких неприємностей.
• Відмова співробітників: Деякі з ваших працівників можуть просто не захотіти працювати з системою. Таке малоймовірно, але все ж може статися. Це може бути пов’язано з різким переходом на програму, малою обізнаністю або небажанням приймати нове. Перш ніж презентувати новий інструмент, обговоріть це питання з вашою командою і дізнайтеся, чи всі готові до змін. 
• Невідповідність законодавству: Беззаперечно, HRIS – це перший крок до оптимізації та автоматизації вашої роботи. Однак чи воно того варте, якщо обрана система функціонує невідповідно до законодавчих норм та порушує конфіденційність працівників? Переконайтеся, що функції системи не порушують закони країни, у якій ви працюєте.
• Недостатні навички персоналу: Не всі знають, як працювати з такими системами. Якщо ви не допоможете команді навчитися роботи з HRIS, імовірно, функції системи не будуть використовуватися належним чином.

Звісно, спершу описані проблеми можуть напружити, адже навіщо використовувати інструменти, які можуть спричинити якісь проблеми? Однак описані ситуації малоймовірні, якщо ви виберете правильну систему та приготуєтеся до її впровадження. Найкраща HRIS система для вашого бізнесу зможе стати рішенням до багатьох проблем, тож саме час відкинути сумніви та спробувати попрацювати з HRIS на практиці.

Чому HURMA є правильним вибором для вас? 

HURMA – це система HRIS, яка може допомогти вам впоратися з величезною кількість завдань за короткий час. Однак цей інструмент корисний не лише для економії часу. Підвищення ефективності, заощадження витрат, мінімізація ризиків – це все про HURMA. Ось декілька причин, чому довіритися системі – це правильне рішення. 

• Ви звільняєте час для інших завдань. 

Система здатна зекономити приблизно 60 годин щомісяця, які ви можете витрати на складніші завдання або такі, де вимагаються стратегічне мислення та/або креативність.

• Опрацьовувати велику кількість інформації – легко.

Завдяки модулю наскрізної аналітики ви зможете швидко отримувати дані, важливі для HR-менеджера та рекрутера, такі як плинність кадрів, ефективність рекрутингу, коефіцієнт прийняття оферів тощо. Усі ці метрики здатні докорінно змінити робочі процеси в компанії та удосконалити підхід до роботи.

• Вашим колегам не треба довго чекати на відповідь. 

Від організації зустрічей до затвердження відсутностей, ви зможете виконувати безліч дій лише за декілька секунд. Ваша команда зможе отримати фідбек або відповідь від вас майже моментально, що спрощує комунікацію та робить день більш продуктивним. 

• Наймати працівників відтепер набагато легше.

Ваш рекрутинговий процес стає ще ефективнішим з HURMA – завдяки безлічі можливостей для спрощення найму нових працівників, як-от Kanban-дошка, інтеграція з сайтами роботи, використання штучного інтелекту та багато іншого, ви можете швидше підбирати найкращих фахівців для вашої компанії.

HURMA стане вашим надійним асистентом, який опрацьовуватиме завдання лише за декілька секунд та надаватиме всю важливу інформацію про співробітників та кандидатів. Довіртеся системі, і ви назавжди забудете про нудні завдання, які займали декілька годин на день!

HRIS – це найкращий інструмент для підвищення продуктивності всієї команди

Імплементація HRIS – це крок до підвищення ефективності не лише відділу HR, а і всієї команди, адже використання цієї системи прямо вплине на всіх працівників, без винятку. Беззаперечно, спершу буде тяжко звикнути до змін, однак незабаром після впровадження HRIS ви відчуєте вплив програми на чи не всі робочі процеси. Автоматизація – це майбутнє HR індустрії, тож дозвольте системі для керування персоналом підтримати вас та допомогти виконати більшість завдань, що зазвичай займають весь ваш вільний час. HURMA подбає про рутину!