Як впровадити ATS у компанію: 10 простих кроків

Автоматизація спрощує життя – факт, що підкріплений цифрами.

Згідно з дослідженням SHRM, 85% роботодавців, які використовують автоматизацію або штучний інтелект, зазначили, що це економить їм час та/або підвищує ефективність. Щобільше, понад дві третини фахівців вважають, що кількість заявок, які вони повинні переглядати вручну, зменшилася завдяки використанню автоматизації.

Проте більшість команд відкладає перехід, бо здається, що це щось надто технічне: «Потрібні програмісти», «Поки не до автоматизації», «Система з'їсть багато часу».

Насправді — ні.

І якщо ви оберете гнучку ATS — отримаєте готове рішення з підтримкою, навчанням, шаблонами та людяним підходом.

Тому ми підготували для вас простий гайд, який допоможе безболісно та швидко інтегрувати систему автоматизації найму в компанію – без потреби у розробниках, зайвих витрат чи зупинки процесів.

Почнімо!

1. Оцінка стартової точки: що є, а що потрібно

На старті треба проаналізувати, як зараз працює команда:

• на які етапи поділений рекрутинг – як розподілені обовʼязки в команді;
• де фіксуються кандидати – якщо в Excel чи Telegram, варто інтегрувати їх з ATS для централізації;
• які сервіси використовуються для комунікації (Google Calendar, Slack, Viber) – синхронізація ресурсів з системою зробить роботу комфортнішою;
• що забирає час і сили – визначення найбільш трудомістких завдань дозволить автоматизувати їх.

Якщо на цьому етапі ви розумієте, що:

• у вас купа таблиць, листів і нотаток, і ви не впевнені, хто на якому етапі;
• кандидати губляться, бо не ясно, хто з ким уже спілкувався;
• вам складно отримати чітку аналітику або хоча б відповісти керівнику: “чому вакансія досі відкрита”;
• функція рекрутингу — це одна людина, яка фізично не встигає все фіксувати й комунікувати;
• каналів багато, а результатів мало, і ви постійно шукаєте, “може ще щось знайти?”.

Саме час обирати ATS.

2. Вибір системи

Згідно з дослідженням Linkedin, оптимізація процесу пошуку роботи за допомогою ATS скорочує цикл найму на 60%. Своєю чергою, 62% команд з пошуку талантів, які використовують ATS, знаходять більше високоякісних кандидатів! І наостанок, 70% респондентів погоджуються, що автоматизація пошуку ресурсів підвищує продуктивність.

Саме тому система дуже швидко окупається.

Але важливо дивитись не лише на ціну, а й на те, скільки часу ви заощадите та скільки уникнете помилок завдяки функціям ATS:

1. Інтеграції — підтримка job-порталів, LinkedIn, поштових сервісів, месенджерів.
2. Зручність інтерфейсу — швидкий доступ до кандидатів, фільтрів і аналітики.
3. Гнучкість налаштувань — адаптація під ваші етапи рекрутингу.
4. Автоматизація задач — листування, комунікації, статуси кандидатів.
5. Аналітика та звітність — зручні дашборди, джерела кандидатів, KPI.
6. Командна робота — коментарі, призначення відповідальних, ролі.
7. Технічна підтримка — локальна, швидка, зрозуміла.

Усе, що ви очікуєте від сучасної системи для рекрутингу — від зручного інтерфейсу та автоматизації комунікацій до аналітики, адаптації та управління — вже реалізовано в HURMA. І навіть більше: система поєднує повноцінну ATS та HRM, має гнучкі налаштування прав доступу, українську підтримку та не потребує довгого навчання.

Та на українському ринку дійсно багато рішень для автоматизації рекрутингу, тому якщо вам треба порівняти варіанти, ми вже підготували таблицю найпопулярніших ATS-систем. У ній — ключові функції, тарифи, відмінності та сильні сторони кожного рішення.

3. Демонстрація системи: подивитися все до впровадження

Щоб впроваджувати впевнено, варто побачити, як система працює наживо. Це має бути не просто презентація функцій — а перегляд реальних сценаріїв:

• як створити вакансію;
• як працює листування з кандидатом;
• як бачити аналітику й воронки.

ATS-система HURMA підходить до впровадження з турботою – тому надає безплатну демоверсію з підтримкою, щоб ви ознайомились з інтерфейсом, протестували функції та побачили, як потужно може змінитися рекрутинг.

Замовте демо HURMA – з нами просто наймати!

4. Налаштування системи під вашу компанію

Не потрібно підлаштовуватись під систему. Система має підлаштовуватися під вас:)

Зазвичай ATS має готові шаблони воронок, листів, полів, але ви можете:

• змінювати назви етапів під свій стиль роботи;
• додавати або прибирати поля;
• обрати лише ті модулі, які потрібні саме зараз.

Все це можна зробити без програмістів — у більшості систем це доступно через інтерфейс, або разом із підтримкою платформи.

Що потрібно для старту:

• ви надаєте базову інформацію (логотип, типи вакансій, структуру команд);
• менеджер із впровадження допомагає перенести чинні вакансії й контакти;
• готуються шаблони листів, етапи, чеклісти.

Все це можна зробити протягом 1–2 днів. У складніших випадках — за тиждень. Ви не залишаєтесь наодинці: усе налаштовується разом із командою підтримки.

5. Навчання команди: просто, швидко й на прикладах

Навчання — це не “ось 100 сторінок інструкції, розбирайтесь”. Це:

• онлайн-сесії або короткі відеоуроки;
• живі відповіді на питання команди;
• гайд із короткими сценаріями дій (“як додати кандидата”, “як перейти на інший етап”, “як залишити фідбек”).

Так навички закріплюються одразу. А з HURMA навчання по системі абсолютно безплатне!

6. Перевірити на одній вакансії — і масштабувати

Щоб не перенавантажити команду, впровадження починається з тестової вакансії або одного департаменту.

Цілі “пілотного запуску”:

• звикнути до інтерфейсу;
• зрозуміти логіку дій;
• побачити, як усе зручно лягає у щоденну роботу.

Усі знайдені під час пілоту побажання чи зауваження — одразу враховуються. Налаштування можна змінювати “на ходу”, без звернень до IT або розробки.

7. Запуск на всю компанію — м’яко і з підтримкою

Налаштування масштабуються на всі напрямки. Кожна команда отримує доступ, короткий гайд та підтримку в чаті. Якщо треба — проводиться ще одне навчання.

В HURMA підтримка не зникає після старту — вона лишається на кожному етапі, як щодо нових функцій, так і при щоденних питаннях:

Хочу похвалити за сапорт. Наскільки швидко відбувається комунікація по будь-якому питанню, навіть якщо відразу на це питання неможливо надати відповідь. Це, якщо чесно, дуже приємно. Вони, звісно, повертаються, надсилають відразу скриншоти…

Команда рекрутерів компанії "Goal"

8. Робота з аналітикою

Одна з найбільших переваг ATS — це звіти. Але їх не треба формувати вручну чи просити у команди. Ви одразу бачите:

• скільки кандидатів у воронці;
• скільки днів займає закриття вакансій;
• де вузькі місця у процесі;
• які канали дають результат.

В HURMA всі необхідні дашборди та статистика вже готові і виглядають ось так:

Ви також можете редагувати фільтри, експортувати таблиці або дивитися лише свій напрям.

9. Подальше масштабування — уже без зайвих зусиль

Після першого місяця команда вже працює в системі, як у звичному середовищі. Додаються нові вакансії, підключаються нові керівники, налаштовуються шаблони під різні відділи.

І головне — немає відчуття, що “це щось додаткове”. ATS стає частиною щоденної роботи — такою ж як календар чи пошта.

10. Насолоджуємось результатами

Впровадити ATS — не складніше, ніж перейти з паперового обліку на Google Таблиці. Різниця лише в тому, що замість самостійного вивчення у вас є:

• підтримка від живих людей;
• гнучка система, яка підлаштовується під вас;
• готові шаблони, воронки та аналітика;
• навчання без складних термінів;
• запуск у лічені дні.

Хочете подивитися, як спрацює ATS у вашій команді? Забронюйте безплатне демо HURMA — живу сесію з відповідями на всі питання!

Реальні приклади впровадження ATS

Щоб краще зрозуміти, як все працює на практиці, подивіться кейси впровадження ATS в компаніях різного масштабу — від ритейлу до IT. Ви побачите, як за кілька днів рекрутери перейшли на нову систему, скоротили час на закриття вакансій і змогли нарешті звести весь підбір в одне вікно. 

Висновки

Якщо одна система заощаджує хоча б 3 години на кожній вакансії — за місяць це вже десятки годин роботи рекрутерів, які можна спрямувати на живу комунікацію з кандидатами, а не на копіпасти.

Вартість ATS швидко окупається, якщо ви наймаєте хоча б кілька людей на місяць — і тим більше коли шукаєте спеціалістів у конкурентних галузях.

Якщо ви розглядаєте впровадження ATS, радимо не зупинятись на одній статті — ми зібрали для вас серію матеріалів, які допоможуть глибше зануритись у тему, уникнути типових помилок і підібрати оптимальне рішення під ваші задачі.

Перегляньте нашу добірку статей про рекрутинг.