Як скласти портрет кандидата: покроковий гайд + зразок

Портрет кандидата — це деталізований опис того, кого ви шукаєте на конкретну позицію. На відміну від загального списку вимог у вакансії, він враховує не тільки досвід і навички, а й контекст команди, тип задач, робоче середовище, бажану мотивацію, поведінкові патерни та червоні прапори.

Такий профіль потрібен для внутрішнього користування: рекрутерам, менеджеру по найму чи команді яка буде проводити співбесіди. Це основа для побудови стратегії сорсингу, уточнення критеріїв оцінки кандидатів і підвищення влучності підбору.

Чим портрет відрізняється від опису вакансії

Опис вакансії — це публічний список того, що компанія хоче бачити в майбутньому співробітнику. Він адресований зовнішній аудиторії. І від нього залежить перше враження кандидата про компанію.

• Приклад опису для вакансії: «Досвід в організації заходів».

Портрет кандидата — це робочий документ для команди. У ньому ви можете бути деталізуєте нюанси: побажання до характеру, з ким буде комфортно працювати команді, які саме ситуації будуть викликами для людини, що її має мотивувати тощо.

• Приклад опису для портрета: «Фахівець, який координував івенти, самостійно вів комунікацію з підрядниками, працював із бюджетами, вирішував форс-мажори на місці події».

Ще одна різниця: портрет містить контекст. Не просто "три роки досвіду з Python", а для чого саме він потрібен, які завдання стоятимуть перед людиною і в яких умовах вона працюватиме. Це знижує ризик найняти фахівця, який формально підходить, але не адаптується до реалій команди.

Що має містити портрет кандидата

Рекомендуємо орієнтуватися на ці пункти

1. Назва посади + бізнес-мета ролі. Наприклад: Backend Engineer для оптимізації core-модуля обробки платежів.
2. Обовʼязковий досвід. Конкретні сфери, типи компаній або продуктів, релевантний грейд, попередні невдачі та успішні кейси.
3. Хард-скіли. Конкретні технології, фреймворки, знання алгоритмів чи методологій, якийсь особливий досвід тощо.
4. Софт-скіли. Наприклад: «швидко адаптується до змін», «не уникає зворотного зв’язку», «вміє делегувати задачі».
5. Мотиваційний профіль. Що буде драйвити кандидата? Наприклад: автономність, можливість реалізовувати ідеї, сильна команда, вплив на продукт.
6. Культурна відповідність. Цінності, підходи до роботи, особливості корпоративного стилю — і те, що може не зайти.
7. Обмеження. З якими фахівцями краще не комунікувати. Наприклад: не готові до менторства, конфліктні, працювали у конкурентів тощо.

Звісно, ці показники можуть змінюватися залежно від особливостей та запиту компанії. Усе, що ви вважаєте корисним та важливим для ідеального портрета кандидата, – варто вписувати.

Покроковий гайд: як скласти портрет кандидата

Крок 1. Зʼясуйте мету ролі

Почніть з простого питання: навіщо компанія відкрила цю вакансію? Що зміниться, коли людина вийде на позицію? Це допоможе сформулювати очікування від кандидата і краще зрозуміти пріоритети: швидкість, глибина експертизи, автономність тощо.

Крок 2. Поговоріть з менеджером по найму

Заплануйте розмову — навіть 20 хвилин достатньо. Попросіть конкретику:

• Який кандидат був на позиції раніше — що спрацювало, а що ні?
• Яких кандидатів точно не варто розглядати?
• Що важливо в комунікації, прийнятті рішень, реакції на зміни?

Крок 3. Дослідіть команду

Проаналізуйте, з ким працюватиме кандидат: які у них ролі, стиль комунікації, як приймаються рішення. Це допоможе зрозуміти, які софт-скіли будуть критичними.

Крок 4. Зробіть мінідослідження ринку

Пошукайте релевантні профілі в LinkedIn, Djinni тощо: чи існує такий кандидат, якого ви описали? Які в нього очікування, чи багато їх на ринку? Це дозволяє одразу скоригувати надто вузький чи нереалістичний профіль.

Крок 5. Створіть чернетку й узгодьте

Зберіть усе в короткий структурований документ. Покажіть його рекрутеру чи менеджеру та зафіксуйте фінальну версію. Це стане базою для сорсингу, вакансії та сценаріїв інтерв’ю.

А щоб легко повертатися до портрета та працювати з ним під час пошуку кандидатів і взаємодії з командою, його варто зафіксувати у внутрішній базі — ATS-системі (Applicant Tracking System), що використовується для зберігання кандидатів і керування наймом. Так ви уникнете дублювань, втрати важливих деталей і зайвої плутанини в процесі.

*Applicant Tracking System – це спеціальна система для автоматизації рекрутингу, первинного сорсингу, збору бази кандидатів, аналітики тощо.

Зразок портрета кандидата

Інструменти для створення портрета кандидата

Google Docs або Notion

Зручні для фіксації, спільної роботи й обговорення. Можна коментувати окремі частини портрета, вносити правки разом із менеджером з найму й командою.

ATS (Applicant Tracking System)

Універсальне рішення для усього циклу найму – ATS.

Щоб наочно показати вам систему у дії, розгляньмо корисні функції на прикладі ATS HURMA:

Профіль кандидата. Вся інформація про кандидата зібрана у зручну картку: від контактів, джерела надходження та резюме — до досвіду роботи, освіти, зарплатних очікувань і ходу взаємодії з вакансіями. Можна змінювати етапи найму, бачити історію листування та дій, додавати коментарі — без переходів у сторонні сервіси.

Фільтри для зручного пошуку. У HURMA можна додавати теги до кандидатів — це простий спосіб сегментувати базу за релевантністю до портрета. У поєднанні з фільтрами це значно полегшує сорсинг і пришвидшує пошук “своїх” кандидатів.

Коментарі для команди. Комунікація всередині HURMA відбувається просто: у картці кандидата можна лишати коментарі, позначати менеджера з найму чи інших членів команди. Це зручно для обговорення портрета або оцінки кандидата: «має сильну відповідність за мотивацією, але слабкий у плануванні — як думаєш?». Уся історія зберігається і завжди під рукою.

Близько 79% рекрутерів виявили, що після початку використання ATS якість найманих співробітників покращилася. Спробуйте і ви автоматизований підхід до найму – з HURMA це працює! 

Штучний інтелект

Може допомогти швидко сформувати чернетку портрета за описом вакансії або підказками з брифу. Але все одно потребує перевірки та уточнення людьми.

Типові помилки при формуванні портрета кандидата

Розглянемо основні прогалини, яких варто уникати:

1. Використання шаблону без урахування контексту. Кожна команда, роль і бізнес-ціль — унікальні. Тому портрет для кандидатів може бути різним.
2. Увага лише до хард-скілів. Навіть найсильніші професійні навички не компенсують відсутність потрібного підходу до комунікації, адаптивності чи мотивації. Поведінкові риси — не менш важливі.
3. Ігнорування ринку. Портрет має бути не лише бажаним, а й реалістичним. Якщо на ринку немає таких кандидатів або вони не готові до ваших умов — портрет слід адаптувати.
4. Відсутність оновлень. Якщо кілька кандидатів поспіль не проходять співбесіди — не варто знову шукати тих самих. Краще повернутись до портрета, переосмислити вимоги й уточнити ключові моменти.

На ділі всі ці тонкощі інтуїтивні й не надто складні!

Підсумуємо

Правильно сформований портрет кандидата — це фундамент точного й швидкого найму. Він допомагає зрозуміти, кого саме ви шукаєте, знизити ризики помилкових рішень і покращити комунікацію між рекрутерами, менеджерами та командою.

А щоб зробити цей процес максимально ефективним, важливо не лише прописати портрет, а й мати інструмент для роботи з ним на практиці — з пошуком, збереженням, аналізом і командною взаємодією.

Спробуйте безплатне демо HURMA — ATS системи, яка допомагає наймати тих, хто підходить вам на 100%.

Менше ручної роботи — більше влучних рішень!