Як правильно провести зустріч 1:1?

Зустрічі 1:1 – ефективний інструмент будь-якого HR, особливо в період невеликої турбулентності. На жаль, не у всіх компаніях дійсно використовують усі його переваги – і просто проводять зустрічі «щоб було». Розбираємось, як провести такий 1:1 та як отримати від нього реальну користь.

Зміст

Загальна інформація про зустрічі віч-на-віч
Почніть із загальних питань
Запитання про лояльність компанії
Запитання про роботу
Запитання про відносини в колективі
Запитання про кар’єрні цілі
Як закінчити інтерв’ю 1:1

У багатьох компаніях вже використовують практику зустрічей 1:1. Це гарний метод контролювати загальний стан колективу, вчасно відстежувати переживання кожного окремого співробітника та направляти розвиток кожного в потрібному напрямку.

На жаль, у більшості компаній сам процес проведення інтерв’ю 1:1 побудований від початку неправильно. Хтось робить це просто так, хтось знаходить у цьому ще один спосіб знайти щиру розмову.

Важливий момент — такі зустрічі можна організовувати за участю різних людей. Рядовий співробітник спілкується з безпосереднім керівником, керівником напрямку, менеджером з адаптації та HR.

Далі ми будемо говорити в контексті «HR — співробітник». Особливість у тому, що HR не мусить заглиблюватися у нюанси проєкту, а тільки дбати про моральний стан людей і комфорті в колективі.

Далі ми розповімо, як правильно проводити таке спілкування, на чому воно будується і які висновки з нього можна зробити.

Загальна інформація про зустрічі віч-на-віч

Таких зустрічей має бути кілька на рік. Оптимальний графік проведення — щомісяця, раз на півроку, річний підсумок. Ідеально, якщо у вас є переговорні або власний кабінет, де ніхто не потурбує.

Найважливіше для ефективного проведення інтерв’ю 1:1 — складання його структури. Що й коли запитувати в співробітника? Перелік запитань виходить або занадто довгим, або дуже коротким. Найчастіше обговорюються одні й ті ж самі теми, але в різних формах. Тому цінність отриманих даних залишає бажати кращого.

Підбирайте запитання, спираючись на поточний стан справ у компанії. В авральний період варто уважніше ставитися до морального стану співробітника. Можливо, він уже за крок до вигорання й думати про далекі плани зараз не збирається. У спокійні періоди можна поговорити про «високе».

У стандартний набір тем інтерв’ю 1:1 входять:

1. Лояльність компанії.
2. Плани особистого/професійного розвитку.
3. Пропозиції для розвитку компанії.
4. Відносини в колективі.
5. Особисті турботи.

Дізнатися, про що конкретно питати в різних ситуаціях, можна в інший нашій статті «100+ запитань для зустрічей 1:1».

Візьміть собі за правило прислухатися до щоденних розмов співробітників. Звичайно, є формат повноцінного інтерв’ю 1:1, і він дає багато корисної інформації, але частіше люди відчувають себе більш вільними в неформальній атмосфері. За ранковою кавою ви можете дізнатися дрібницю, якої співробітник не надав важливості і про яку не розповів на інтерв’ю, але вона може опосередковано вплинути на його продуктивність.

Наприклад, оренда квартири. Швидше за все, чимало ваших співробітників живуть в орендованому житлі. Якщо хтось скаржиться на серйозні сварки з орендодавцем, можливо, він скоро буде шукати нову квартиру. Його основні думки сфокусуються на сайтах нерухомості, а продуктивність в роботі знизиться.

Усі були в подібній ситуації. Якщо вам вдасться дізнатися про подібну ситуацію у вашого співробітнику, просто намагайтеся не перевантажувати його. Зайвий завал на роботі створить додатковий стрес і точно не прискорить розв’язання квартирного питання.

Навпаки, спробуйте його підтримати. Якщо співробітник буде відчувати підтримку й готовність допомоги від нових колег, це дасть йому впевненість у найближчому майбутньому й підвищить його лояльність.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Почніть із загальних питань

На початку інтерв’ю не варто «з копита в скач». Оцініть поточний психологічний стан співробітника. Це вже задасть контекст подальшого спілкування й допоможе виявити можливі проблеми в роботі та особистому житті.

Постарайтеся ставити відкриті запитання. Дайте простір для відповіді. Якщо запитати й чекати у відповідь тільки «так/ні», можуть пропасти важливі деталі. Нехай співробітник виговориться.

Що можна запитати:

1. Як пройшов минулий тиждень/місяць?
2. Про що думав на цьому тижні?
3. Коли ми минулого разу спілкувалися, тебе турбувало питання Х. Як зараз справи із цією темою?
4. Який план на наступний тиждень?

Ви вже бачите, що до зустрічей 1:1 не можна халатно ставитися. Щоб працювати з тими запитаннями, потрібно уважно слухати відповіді на минулих зустрічах, фіксувати їх у блокноті/файлі, а потім аналізувати й дивитися на зміни в динаміці.

Запитання про лояльність компанії

Чим лояльніше співробітник, тим із більшою самовіддачею він буде працювати й на довше залишиться в штаті. Знову ж, закриті запитання тут не найкраще рішення. Той, хто не збирається звільнятися завтра, буде всіляко підтверджувати свою лояльність. Нам потрібно подивитися глибше, що в людини в голові.

Як варіант, запитайте в нього:

1. Як ти вважаєш, компанія рухається в правильному напрямку? Можливо, ти б хотів запропонувати якісь зміни?
2. Чи подобаються тобі останні зміни в компанії (якщо такі відбувалися)?
3. Як тобі здається, наскільки цілі й цінності компанії збігаються з твоїми?

Нелояльний співробітник може відповідати розпливчасто, просто щоби ви відстали. Він начебто підтвердив позитивне ставлення до компанії, але йому однаково. Тому важливо уважно слухати відповіді і вчасно ставити уточнюючі запитання. Нехай ваш співрозмовник розкриє свою думку. Можливо, він сам для себе відкриє нові сторони вашої співпраці й почне тепліше ставитися до компанії.

Запитання про роботу

Переходимо до більш предметної частини інтерв’ю 1:1. Розпитайте співрозмовника, як йому працюється. Чи відповідають його поточні робочі завдання з особистими цілями й бажаннями?

Поставте наступні запитання або придумайте свої:

1. Що цікавого для тебе в роботі сталося за (часовий проміжок)?
2. Що здалося найскладнішим за (часовий проміжок)?
3. Що сподобалося й не сподобалося за (часовий проміжок)?
4. Як ти думаєш, ти/твоя команда рухаєтеся до поставлених цілей?

Хороший співробітник постійно показує зацікавленість у справі, пропонує нові рішення та напрямки розвитку. Якщо він просто робить свою роботу, це не погано, але може бути прихованою ознакою байдужості і швидкого розлучення. Можливо, у нього проблеми в колективі, його пропозиції ігнорують без пояснення причин, тому активність пропала?

Запитання про відносини в колективі

Погані стосунки в колективі розвалили не одну компанію. Розмовляючи віч-на-віч зі співробітниками, ви можете оцінювати поточний стан команди і виявляти головних негативників.

Співробітники можуть підказати, у кого в колективі змінилася поведінка. Не всі можуть просто прийти до вас і викласти свої проблеми. Якщо ви будете знати заздалегідь про можливі складнощі в житті працівника, то зможете побудувати запитання так, щоби разом опрацювати цю проблему.

Базові запитання для з’ясування атмосфери в колективі такі:

1. Які в тебе стосунки в колективі? Є складнощі?
2. Які відносини тобі хотілося б обговорити?
3. Можливо, ти сам хочеш щось розповісти?

Так, це самі базові питання, навіть у чомусь банальні. Ними ви окреслите перехід на більш глибоку тему спілкування. Може, ви помічали, що в співробітника є проблеми в колективі й це питання стоїть опрацювати окремо? Не обмежуйтеся перерахованими трьома запитаннями, додавайте свої.

Запитання про кар’єрні цілі

Цей блок ми додали для повноти картини. Його варто використовувати не частіше разу на рік, але вам потрібно знати, як чинити в таких випадках. Навіщо таке взагалі обговорювати? Усім нам властиво бажати більше заробляти, визнання у сфері, просування по кар’єрних сходах.

Якщо співробітник ні до чого не прагне, швидше за все, він просто втратив бажання працювати. Через що? Немає мети? Немає розуміння, для чого йому потрібні нові знання? Він не бачить, де може застосувати їх у вашій компанії? На такі випадки в працівників повинен бути план розвитку зі зрозумілою мотивацією, але, можливо, щось пішло не так?

Щоб зрозуміти й оцінити кар’єрні прагнення співробітника, можна спробувати наступні запитання:

1. Які нові навички ти б хотів освоїти?
2. Раніше ми вже обговорювали твої цілі, наскільки тобі вдалося до них наблизитися?
3. Чи є для тебе авторитети у твоїй професії? У кого б хотілося повчитися?
4. Чи змінилися твої цілі за останній рік?

Якщо десь у цих запитаннях співробітник «плаває», краще докладніше його розпитати і з’ясувати причину невпевненості.

Як закінчити інтерв’ю 1:1

У кінці розмови варто підбити підсумки. Зробіть якийсь висновок з усього обговорюваного. Закінчіть тим, що ваші двері завжди відкриті для співробітника і його думок/проблем/сумнівів. Визначте якийсь найближчий план розвитку до наступної зустрічі в такому форматі.

Тут ми перерахуємо не саме запитання, а що можна запитати за сенсом і змістом. Над формулюванням краще вам подумати самостійно:

1. Що ви можете зробити для співробітника, виходячи із проведеної розмови?
2. Чи є щось, що вам обом варто обговорити в наступний раз?
3. Що співробітник планує зробити найближчим часом в роботі, а якщо є проблеми, то як їх вирішувати?

Якісне проведення інтерв’ю 1:1 дозволить вам постійно контролювати ситуацію в колективі й компанії загалом. Так, це забере багато часу. Так це складно. Але підтримка здорової атмосфери того варта.