Як правильно повідомити про скорочення персоналу: юридичні вимоги та HR-практика

Скорочення штату — один із найскладніших процесів для роботодавця. Тут поєднуються три ризики: юридичний, репутаційний і людський. Якщо процедура порушена хоча б на одному етапі, звільнення можуть визнати незаконним у суді. Якщо комунікація проведена неправильно — компанія ризикує втратити довіру команди та HR-бренд.

Українське трудове законодавство чітко визначає правила повідомлення працівників про скорочення. Водночас HR-практика показує, що формального дотримання закону недостатньо — важливо також правильно організувати комунікацію з працівниками.

Коли роботодавець може проводити скорочення

Скорочення персоналу відбувається у випадках, коли компанія змінює структуру або зменшує кількість посад. Законодавство дозволяє це робити, якщо є обґрунтовані організаційні причини, зокрема:

• реорганізація компанії;
• ліквідація підрозділів;
• оптимізація витрат;
• зміна технологічних процесів;
• зменшення обсягів роботи.

У таких випадках роботодавець має право звільняти працівників на підставі пункту 1 статті 40 Кодексу законів про працю України — у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, зокрема скороченням чисельності або штату працівників.

Однак сам факт скорочення не означає, що роботодавець може звільнити працівника одразу.

За скільки часу потрібно повідомити працівника про скорочення

Відповідно до статті 49-2 КЗпП, працівника потрібно персонально попередити про скорочення не пізніше ніж за два місяці.

Це одна з найважливіших норм у процедурі звільнення. Якщо роботодавець не дотримується цього строку, суд може визнати звільнення незаконним.

Попередження має бути:

• персональним;
• завчасним;
• підтвердженим документально.

Мета цієї норми — дати працівнику час знайти нову роботу, підготуватися до звільнення та прийняти пропозиції іншої роботи у компанії.

Чи існує встановлена форма повідомлення?

Українське законодавство не встановлює конкретної форми повідомлення про скорочення.

Тобто роботодавець може самостійно визначити форму повідомлення. Найчастіше використовують:

• письмове повідомлення працівнику;
• наказ про попередження;
• підпис працівника про ознайомлення.

Головне — роботодавець повинен мати доказ того, що працівник отримав повідомлення. На практиці це може бути підпис працівника на документі, акт про відмову від підпису чи рекомендований лист із повідомленням про вручення.

Чи можна повідомити працівника електронно?

Під час воєнного стану багато компаній перейшли на електронний документообіг. Проте судова практика показує, що повідомлення через месенджери або звичайну електронну пошту можуть бути недостатнім доказом.

Суди неодноразово зазначали, що:

• скриншоти листування не є електронним документом;
• електронний документ має містити електронний підпис;
• роботодавець повинен довести факт отримання повідомлення.

Тому, якщо повідомлення надсилається електронно, варто:

• використовувати корпоративні системи документообігу;
• застосовувати електронний підпис;
• фіксувати факт ознайомлення працівника.

Коли потрібно повідомляти центр зайнятості

Багато роботодавців помилково вважають, що центр зайнятості потрібно повідомляти про кожне скорочення. Насправді це необхідно лише у випадку масового вивільнення.

Відповідно до статті 50 Закону України “Про зайнятість населення”, роботодавець зобов’язаний повідомити центр зайнятості не пізніше ніж за два місяці до масового звільнення.

Масовим вважається вивільнення протягом одного місяця:

• 10 і більше працівників, якщо в компанії працює від 20 до 100 осіб;
• 10% працівників, якщо чисельність становить від 101 до 300;
• 30 і більше працівників, якщо штат становить від 301 до 1000;
• 3% працівників, якщо в компанії понад 1000 працівників.

Повідомлення подається до територіального центру зайнятості за місцем реєстрації підприємства.

Як правильно провести розмову з працівником про скорочення

Підготуйтеся до розмови заздалегідь

Найгірше, що може зробити керівник або HR, — почати розмову без підготовки. У працівника майже завжди виникають запитання, і на них потрібно мати чіткі відповіді.

Перед зустріччю варто:

• перевірити всі документи щодо скорочення;
• підготувати письмове повідомлення;
• визначити дату звільнення;
• уточнити інформацію про виплати та компенсації.

Також бажано продумати саму логіку розмови. Пояснення має бути коротким і зрозумілим: працівник повинен чітко розуміти причину скорочення та подальші кроки.

Оберіть правильний формат зустрічі

Розмова про звільнення повинна відбуватися особисто і конфіденційно. Це базове правило професійної HR-комунікації.

Найкраще проводити таку зустріч:

• в окремому кабінеті;
• без сторонніх людей;
• у спокійній атмосфері.

Не варто повідомляти про скорочення:

• під час командних зустрічей;
• через месенджери або електронну пошту без особистої розмови.

Навіть якщо рішення остаточне, працівник має отримати пояснення напряму.

Говоріть прямо, але без звинувачень

Одна з найпоширеніших помилок — надто обережна або заплутана комунікація. Намагання «пом’якшити» новину іноді лише створює ще більше непорозумінь.

Краще одразу пояснити ситуацію:

• чому компанія проводить скорочення;
• які посади підпадають під оптимізацію;
• коли відбудеться звільнення.

Важливо, щоб формулювання не звучали як особиста оцінка працівника. Якщо скорочення пов’язане зі змінами в структурі компанії, це потрібно прямо сказати.

Дайте працівнику можливість поставити запитання

Після повідомлення про скорочення люди можуть реагувати емоційно. Це природно. Тому важливо залишити час для запитань.

Найчастіше працівників цікавить:

• дата останнього робочого дня;
• порядок виплати компенсацій;
• чи можуть з’явитися інші вакансії;
• чи готова компанія надати рекомендацію.

Чіткі відповіді на ці питання допомагають зменшити напругу і зробити процес більш зрозумілим.

Поясніть наступні кроки

Після основної частини розмови важливо коротко пояснити, що відбуватиметься далі.

Працівник повинен розуміти:

• коли він отримає офіційне повідомлення;
• які документи потрібно підписати;
• коли буде проведений остаточний розрахунок;
• до кого можна звернутися з організаційних питань.

Це створює відчуття структурованості процесу і зменшує невизначеність.

Завершіть розмову коректно

Навіть якщо рішення складне, розмову важливо завершити професійно.

Коректним завершенням може бути:

• подяка за внесок у роботу компанії;
• пропозиція рекомендаційного листа;
• готовність відповісти на додаткові питання.

Такий підхід допомагає зберегти робочі стосунки і зменшує ризик конфліктів.

А для HR-фахівців, які хочуть глибше розібратися з процесом звільнення та комунікацією після нього, корисними можуть бути додаткові матеріали та практичні кейси від колег по ринку.

У HURMA Community доступний документ «Покращення процесу звільнення співробітників», а також запис вебінару «Повний гайд з exit-interview: від підготовки до аналізу результатів», де розглядаються реальні сценарії проведення exit-інтерв’ю, типові помилки компаній та підходи до аналізу зворотного зв’язку від працівників.

Якщо ви працюєте з HR-процесами або рекрутингом, приєднуйтесь до професійної спільноти та обміну досвідом.

Підсумки

Скорочення персоналу — один із тих моментів, коли компанія фактично демонструє свою управлінську культуру. Навіть у складних бізнес-обставинах важливо, щоб процес залишався прозорим, передбачуваним і справедливим для працівників.

Чітка процедура, документальна дисципліна та відкрита комунікація допомагають не лише уникнути юридичних ризиків, а й зберегти довіру команди. Адже те, як компанія прощається зі співробітниками, часто говорить про неї більше, ніж те, як вона їх наймає.