Як найняти бухгалтера для вашого бізнесу?

Бухгалтер — це людина, яка забезпечує фінансову стійкість вашого бізнесу: від правильного обліку до своєчасної звітності. Помилка у бухгалтерії може коштувати компанії штрафів, перевірок або втрати довіри партнерів.

Саме тому важливо найняти бухгалтера, який відповідає вашій бізнес-моделі, ринку та масштабу.

Які обов'язки бухгалтера в бізнесі?

Усе залежить від типу компанії. Але базові задачі бухгалтера включають:

• ведення бухгалтерського та податкового обліку;
• складання та подання звітності;
• нарахування зарплати, лікарняних, відпусток;
• контроль витрат і доходів;
• взаємодія з банками, органами контролю.

Для малого бізнесу один бухгалтер може закривати весь спектр задач. У середньому — працювати в парі з фінансовою командою. У великому бізнесі — бути частиною бухгалтерського департаменту.

Штатний бухгалтер vs аутсорсинг: кого найняти?

Одне з ключових рішень, яке потрібно ухвалити на старті — це формат співпраці. Наймати бухгалтера в команду чи передати функцію на аутсорс?

Штатний бухгалтер: коли потрібен у команді

Переваги:

1. Залученість. Бухгалтер — частина внутрішніх процесів, краще розуміє контекст і швидше реагує на зміни.
2. Контроль і гнучкість. Ви самі встановлюєте стандарти, дедлайни, інструменти обліку.
3. Доступність. Можна швидко уточнити інформацію, внести правки, узгодити рішення без посередників.
4. Прозорість. У вас повний доступ до всіх фінансових документів, систем і історії змін.

Недоліки:

1. Витрати на утримання: оклад, податки, лікарняні, відпустки, техніка, ліцензії на ПЗ.
2. Якщо одна людина — іде у відпустку або звільняється, процес зупиняється.
3. Потрібно налаштовувати облік і звітність усередині компанії, якщо системи не автоматизовані.

Цей формат підходить середнім і великим компаніям, а також тим, у кого складна фінансова структура, активне зростання або специфіка (наприклад, IT, де важливо враховувати валютні контракти, нерезидентів, ПДВ).

Аутсорсинг: коли варто делегувати

Переваги:

1. Економія. Ви платите за послугу, а не за утримання людини. Витрати — прогнозовані.
2. Експертиза. Часто працюють фахівці з досвідом у різних сферах, які в курсі актуальних змін законодавства.
3. Гнучкість. Можна змінювати обсяг послуг або перейти на інший тариф у разі потреби.
4. Мінімізація ризиків. Якщо правильно прописано договір, відповідальність за помилки несе провайдер.

Недоліки:

1. Менший контроль над процесами.
2. Більше часу на погодження рішень і документообіг.
3. Ризик не отримати потрібну підтримку в пікові періоди (кінець кварталу, рік, перевірки тощо).
4. Не завжди є чітке розмежування відповідальності — особливо в недосвідчених фахівців.

Цей формат підходить невеликим компаніям зі стабільною операційною діяльністю, які не мають великої кількості транзакцій, або тим, хто лише виходить на ринок і хоче зекономити на старті.

Детальний процес найму бухгалтера: 7 кроків

Найм — це системний процес, де кожен етап впливає на фінансову стабільність бізнесу. Тож рекомендуємо ознайомитись з матеріалом “Як вибудувати процес найму персоналу”, де більш детально розповіли про ефективний рекрутинг.

1. Визначте реальні потреби бізнесу

Перш ніж шукати фахівчиню чи фахівця, сформулюйте чітке бачення:

• який обсяг роботи потрібно закривати (одна юрособа чи декілька, ФОПи, валютні операції?);
• чи буде людина вести повний цикл бухгалтерії чи лише частину;
• які податкові режими та галузеві особливості потрібно враховувати (наприклад, ПДВ, експорт, IT-резиденція тощо).

Не орієнтуйтесь лише на назву посади. «Бухгалтер» у невеликій компанії — це одна людина, у середній — це вже може бути спеціалізація (по зарплаті, податках, обліку ТМЦ).

2. Складіть профіль і опис вакансії

У вакансії має бути не просто перелік вимог, а конкретна «пропозиція співпраці». Рекомендуємо вказати:

• hard skills: знання обліку, податкового законодавства, досвід з BAS/1С, Excel, Medoc, робота з ФОП/ТОВ, ЗЕД.
• soft skills: уважність до деталей, стресостійкість, відповідальність, комунікабельність (бухгалтер часто комунікує з іншими командами).
• досвід: бажано — у схожій за типом компанії (наприклад, для IT — з досвідом в IT).
• формат роботи: повна зайнятість / часткова / гібрид / аутсорс.
• очікування: чи потрібна звітність у певні дати, чи є пікові періоди (наприклад, кінець місяця/року).

3. Опублікуйте вакансію й запустіть сорсинг

Памʼятайте, різні спеціалісти – різні джерела. Цю тему глибоко розкрили у статті “10 найкращих каналів пошуку кандидатів”

З популярних джерел пошуку:

• job-сайти (Work.ua, Robota.ua, Djinni — для IT-бухгалтерів);
• професійні спільноти (наприклад, у Facebook або Telegram: «Бухгалтерська спільнота України»);
• реферальні програми для співробітників;
• агентства (для складних вакансій або топрівня).

Краще одразу публікувати на кількох платформах, а відгуки автоматично збиратимуться в ATS-системі для рекрутингу.

4. Проведіть попередній відбір (скринінг)

Щоб не витрачати час на неактуальні резюме:

• перевіряйте досвід у потрібній сфері чи вузькому напрямку;
• оцінюйте структурованість резюме (ознака впорядкованості в роботі);
• перегляньте, чи вказані конкретні результати (наприклад, «успішно пройшла 3 податкові перевірки»);
• проведіть коротке телефонне/онлайн-інтерв’ю (5–10 хв), щоб перевірити мотивацію й адекватність очікувань.

5. Організуйте співбесіди з фокусом на практичні ситуації

На співбесіді важливо перевірити не лише знання, а й підхід до роботи:

• «Опишіть ситуацію, коли ви знаходили помилку в попередній звітності. Як діяли?»
• «Як би ви діяли, якщо клієнт/керівник наполягає на “сірій” схемі?»
• «Що ви робите в період податкової перевірки?»

Такі питання допомагають виявити не лише технічні знання, а й цінності, стійкість, відповідальність.

6. Проведіть перевірку рекомендацій

Запитайте дозвіл — і обов’язково зв’яжіться хоча б з одним попереднім роботодавцем. Це допоможе знизити ризики у сфері, де доступ до даних — критично чутливий.

Питайте:

• чи були претензії до звітності?
• наскільки кандидат(ка) дотримувався(лася) термінів?
• як справлявся(лася) зі стресовими ситуаціями?
• чому припинили співпрацю?

7. Проведіть онбординг

Навіть досвідченій людині потрібен чіткий вступ:

• інструктаж по звітності компанії;
• доступ до банку, програм, файлів;
• таймлайн очікуваних результатів на перші 30–60 днів.

Найняти бухгалтера в IT-компанію — окрема задача

У сфері IT є свої нюанси, отже тут стандартного підходу замало.

Що ускладнює процес:

1. Контракти з нерезидентами. Часто IT-компанії працюють з клієнтами або замовниками з США, ЄС, Канади. Це означає валютні розрахунки, інвойси, податкове структурування й комплаєнс.
2. ФОП-модель. Багато IT-компаній працюють з розробниками як із фізичними особами-підприємцями. Це вимагає окремого обліку, взаємодії з кожним ФОПом і розуміння, де проходить межа між співпрацею та наймом.
3. SaaS, marketplace, affiliate-моделі. Надходження можуть бути щомісячними, щоквартальними, через платіжні шлюзи (Stripe, PayPal) або агрегатори — і все це потрібно враховувати, погоджуючи з податковими реаліями.
4. Dev-команди та гнучкість. Бухгалтер має не заважати, а допомагати команді: підготувати документи, узгодити новий договір, пояснити нюанси у 2–3 повідомленнях, а не 10-сторінковою інструкцією.
5. Готовність до due diligence. У сфері M&A, грантів, інвестування — бухгалтерія має бути чистою, прозорою і структурованою. І бажано — завжди.

Тому класичний бухгалтер із досвідом у торгівлі — це радше тимчасове рішення. Вам потрібен хтось, хто має досвід у digital/IT-сфері, знає, як працюють IT-команди, не лякається абревіатур типу LTV, CAC, ESOP та вміє налаштовувати облік під динаміку компанії, а не навпаки.

Як HURMA допомагає найняти бухгалтера — кейс автоматизації

HURMA — українська ATS-система, яка автоматизує найм і заощаджує час. 

Готові шаблони вакансій і публікація за 1 клік

Не потрібно писати все з нуля. В HURMA є шаблони вакансій, а ви просто адаптуєте під свій контекст.

Потім — одним кліком публікуєте вакансію одночасно на Work.ua, Djinni, Rabota.ua, інші ресурси.

Автоматичний збір і сорсинг кандидатів

Усі відгуки автоматично потрапляють у воронку в HURMA. Там ви:

• бачите, хто з кандидатів звідки прийшов (канал, дата, статус);
• зберігаєте резюме, відповіді, коментарі;
• оцінюєте кандидата прямо в системі (без Excel-файлів і загублених нотаток).

Це особливо зручно при масових відповідях на позицію бухгалтера або при паралельному закритті кількох фінансових ролей.

Комунікація, яка зберігається

Спілкування з кандидатами — прямо з HURMA. Вся історія листування, дзвінки, відповіді, надіслані тестові — зберігаються в картці кандидата:

Рекрутер йде у відпустку — інший фахівець продовжує комунікацію з того місця, де зупинились.

Рекрутингова аналітика

HURMA показує, скільки в середньому триває закриття бухгалтерських вакансій у вашій компанії:

• кількість днів від публікації до оффера;
• кількість кандидатів на кожному етапі;
• вартість залучення з кожного каналу;
• які канали працюють, а які — зливають бюджет.

Все необхідне для ефективного найму вже є в HURMA, і це працює:

"Раніше закривали 4–5 вакансій на місяць. Зараз з тією ж кількістю рекрутерів та HURMA — 19"

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Як провести співбесіду: 10 питань бухгалтеру

Поставте питання, які розкривають практичні навички та підхід до роботи. Не обмежуйтесь загальними формулюваннями — конкретика покаже справжній рівень.

Ось 10 запитань, які варто включити до інтерв’ю:

1. З якими системами оподаткування ви працювали? Це базове, але показує спектр досвіду — єдиний податок, загальна система, ПДВ, імпорт, валютні операції.
2. Які бухгалтерські програми ви використовували у щоденній роботі? Уточніть не лише назви, а й рівень володіння. Наприклад, BAS, 1С, Medoc, Excel з формулами, кабінет платника податків, платіжні сервіси.
3. Чи була у вас ситуація, коли вдалося оптимізувати податки? Важливо: чи дотримувалась кандидатка/кандидат законодавства, чи розуміє ризики й межі допустимого.
4. Як ви перевіряєте контрагента перед оплатою? Це покаже обережність, обізнаність щодо фінансової безпеки та звичку працювати з реєстрами (YouControl, Opendatabot, ДПС).
5. Що ви робите, коли виходить новий закон або зміни до Податкового кодексу? Зверніть увагу на джерела інформації, регулярність оновлення знань і ініціативність.
6. Як ви взаємодієте з аудиторами або під час перевірок? Це перевірка на стресостійкість, організованість і досвід у кризових ситуаціях.
7. Як виглядає ваш податковий календар? Чітка відповідь на це питання — ознака системності та порядку в роботі.
8. Чи були у вас ситуації, коли ви самі помилились у звітності? Як вийшли з ситуації? Адекватність, відповідальність, здатність визнавати помилки та виправляти їх — критично важливі для позиції бухгалтера.
9. Як ви структуруєте архів документів і хто має до нього доступ? Покажіть, що вам важливі порядок, контроль доступу та безпека даних.
10. Які звіти ви формували самостійно? Який з них був найскладнішим? Запитання про рівень самостійності та глибину роботи з фінансами.

Такі запитання допоможуть виявити не лише технічну підготовку, а й проактивність, аналітичне мислення та обізнаність в реаліях бізнесу.

Як Hurma.work спрощує онбординг бухгалтера в компанію?

У HURMA адаптація — це не пересилання файлів у месенджері. Це чіткий, автоматизований процес, який не потребує зайвих зусиль з боку HR чи керівника.

Чеклісти адаптації

Прописані завдання з дедлайнами, відповідальними, пріоритетами. Новий співробітник точно знає, що й коли потрібно зробити. Ви бачите прогрес.

Інтеграція з месенджерами

Знайомство з командою, доступи, контакти — в один клік. Slack, Telegram, WhatsApp, Viber — інтегрується все, що використовує ваша компанія.

Цілі та OKR

Працівник бачить свої цілі в системі, відстежує прогрес — і з першого дня розуміє, за що відповідає.

Аналітика в реальному часі

HR та керівники бачать, як проходить онбординг: хто на якому етапі, де виникають затримки, які задачі не виконано.

Автоматичні повідомлення

Система сама нагадає про контрольну зустріч або завершення випробувального терміну — через email, в системі або в боті.

Передача доступів

Усе готово до старту ще до першого дня. Новачок одразу отримує логіни, інструкції, ролі й може починати працювати — без зайвих питань.

Підсумуємо

Щоб найм був ефективним, а не випадковим, потрібна чітка структура: від розуміння потреб до системного онбордингу.

З HURMA ви можете автоматизувати кожен етап — публікацію вакансії, перевірку кандидатів, співбесіди, аналітику й адаптацію.

Без Excel і втрати інформації.

Якщо ви хочете закрити вакансію бухгалтера швидше, точніше й без зайвого навантаження на команду — спробуйте безплатне демо HURMA.