Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma ;)
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Коли Софія приєдналася до команди WOW24-7, HURMA формально була встановлена, але практично не використовувалась. У системі був перелік працівників, але дані були неактуальними, процеси не відображалися, звільнені працівники залишались у базі.
Основні HR-процеси, по суті, існували, але мені довелося їх якось відобразити в системі, налагодити для того, щоб мати адекватну аналітику. Бо будь-яка статистика, звіти — вони всі велися в Google Docs. У мене виникло логічне запитання, для чого нам HRM-система, якщо ми нею не користуємося?
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
І вона вирішила змінити це з HURMA. У результаті — автоматизовані процеси, структурований рекрутинг, аналітика в один клік і розрахунок зарплати у 3 рази швидше.
WOW24-7 — багатомовна аутсорсингова компанія з більш ніж 12-річним досвідом, яка спеціалізується на наданні високоякісної клієнтської підтримки. Її штаб-квартира розташована в місті Афтон, штат Вайомінг, а центри обслуговування — у Східній Європі та Латинській Америці. Компанія працює у форматі 24/7, обслуговуючи бізнеси в понад 20 країнах, переважно у сферах електронної комерції, туризму, моди, програмного та апаратного забезпечення.
WOW24-7 фокусується на потребах середніх підприємств і розуміє, що кожен діалог і кожен контакт мають значення — саме тому особливу увагу приділяє внутрішнім процесам і HR-напряму.
Одним із перших кроків стала побудова процесу рекрутингу в HURMA. Усі вакансії компанії — від заявки до фінального фідбеку — почали проходити виключно через систему.
Модуль рекрутингу став основним робочим інструментом для всієї нашої команди найму. Усі вакансії ми створюємо в HURMA, публікуємо на кар'єрній сторінці, фіксуємо всі етапи, додаємо коментарі, фідбеки. Менеджер по найму може зайти в систему й побачити повну картину по кожному кандидату. Усі ключові дії, включно з комунікацією та проміжними рішеннями, ми ведемо в системі.
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
Зокрема, компанія додала в процес окремі звіти по кожному кандидату: фідбек рекрутера, очікування, враження з інтерв'ю, попередні узгодження. Ці звіти прикріплюються до профілю кандидата, доступні для перегляду всім учасникам процесу й допомагають ухвалювати рішення швидко і злагоджено.
Також у системі ведеться чітке розділення між етапами: кожна стадія фіксується, визначено, хто відповідальний, зберігається хронологія фідбеків. Це дозволяє швидко аналізувати вузькі місця в процесі найму.
Наступним етапом стала робота зі статистикою: щотижневе оновлення дашбордів, аналітика по вакансіях, відтоках, кількості етапів, часі закриття позицій.
Софія підкреслила: "Для мене було критично важливо бачити живу картину: скільки людей у команді, де є проблеми, хто на якому етапі. Тепер ми маємо все це в HURMA. Ми щотижня вантажимо статистику, аналізуємо прогрес, бачимо, які вакансії буксують, і реагуємо швидко. Це не просто звітність. Це про бачення. Без системи нам би довелося постійно запитувати дані вручну. Тепер це в кілька кліків."
Одним із нестандартних та творчих рішень Софії стало переосмислення функції моніторингу настрою. Замість простої оцінки дня команда ввела систему подяк — кожен співробітник може залишити позитивний фідбек колезі.
Ми попросили людей в коментарі до оцінки настрою писати, за що і кому вони хочуть подякувати. Це стало регулярною практикою. Ми збираємо ці подяки й публікуємо у щомісячному HR-дайджесті. Це змінило атмосферу в команді.
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
WOW24-7 активно використовує модуль опитувань. У компанії створено шаблони для:
Перед зустріччю людина заповнює анкету, її керівник також. Потім вони разом дивляться на відповіді та обговорюють результати.
Спочатку сценарії створювались лише для HR і тімлідів. Але згодом компанія вирішила адаптувати їх під новачків — щоб працівник бачив, які кроки на нього чекають під час випробувального періоду.
Зараз ми наповнюємо сценарії інформацією, щоб вони стали чеклістом для людини. Добре, що така можливість є — в HURMA всю видимість, хто що може бачити і яким чином, можна налаштувати. Ми вирішили, що так допоможемо людині — в одній системі, в одному місці зібрати все корисне.
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
Це класне, прозоре рішення для ефективного онбордингу!
Payroll був найскладнішим викликом — і водночас однією з найпотужніших реалізацій команди WOW24-7. У компанії багато проєктів із нестандартними графіками: нічні зміни, різна тривалість (8–10 годин), робота у вихідні та свята.
Софія взяла в роботу payroll лише з умовою, що зможе його автоматизувати.
Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
Це не просто часткове вирішення. Це масштабна система автоматизації з урахуванням індивідуальних графіків, гнучкого розподілу робочих днів і типів змін. Софія побудувала процес так, що кожен запит — від зміни до лікарняного — автоматично впливає на фінальний підрахунок.
Після початку війни команда не лише зберегла темп, а й розширилась: наймали українців в Україні й за кордоном. Згодом відкрили локацію в Колумбії.
Ми не переставали працювати. У нас з'являлися нові проєкти, і ми продовжували наймати. За перший рік війни до нашої компанії долучилось ще 70 людей. Ми наймали як в Україні, так і українців, які поїхали за кордон. Зараз наша стратегія найму поширилась на інші локації. Ми активно наймаємо у Латинській Америці, а саме в Колумбії. Усі інструкції, політики адаптовані для найму та онбордингу не лише українців, але й іноземців. Ми повністю змінили наші внутрішні комунікації — вони перейшли всі на англійську мову.
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
До того ж різні країни — різні державні свята.
Перед нами постала задача сформувати календар святкових днів. І сформувати його потрібно було не тільки для України, а й для інших країн. Для цього ми використали функцію персональних графіків роботи, де змогли додати особливості графіку та спеціальні святкові дні для кожної локації. Кожна людина у своєму профілі HURMA може відкрити, подивитися, який у неї перелік public holidays на цей рік. Всі дні зведені у персональному графіку, а також відзначені в розкладі.
Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7
Колумбія, до речі, має 18 офіційних свят! – цікавий факт, який ми дізналися від Софії:)
Плідна робота Софії, команди WOW24-7 та HURMA дали свої плоди:
Наостанок Софія підкреслює: "Автоматизація процесів сьогодні — це не просто опція, а необхідність. Вона дозволяє підняти якість роботи на новий рівень, звільняючи час для стратегічних завдань і роботи з людьми. Відмова від автоматизації — це крок назад, який лише шкодить нам самим. HRM-система значно пришвидшує щоденні операційні процеси, надаючи змогу зосередитися на важливішому: людських емоціях, розвитку команди, якісному спілкуванні та побудові довіри.”
Якщо ви хочете перевести HR та рекрутинг на новий рівень – замовте демо HURMA і дізнайтесь, як автоматизація може працювати саме на вашу команду.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача