Замість Google Docs — єдина система: як WOW24-7 скоротила payroll у 3 рази з HURMA

Команда HURMA

  • 10 хв
  • 309
  • 0

"HRM-система є, але все ведеться в Google Docs" — як це виправила HR-директорка Софія Страмик та команда WOW24-7

Коли Софія приєдналася до команди WOW24-7, HURMA формально була встановлена, але практично не використовувалась. У системі був перелік працівників, але дані були неактуальними, процеси не відображалися, звільнені працівники залишались у базі.

Основні HR-процеси, по суті, існували, але мені довелося їх якось відобразити в системі, налагодити для того, щоб мати адекватну аналітику. Бо будь-яка статистика, звіти — вони всі велися в Google Docs. У мене виникло логічне запитання, для чого нам HRM-система, якщо ми нею не користуємося?

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

І вона вирішила змінити це з HURMA. У результаті — автоматизовані процеси, структурований рекрутинг, аналітика в один клік і розрахунок зарплати у 3 рази швидше.

Про WOW24-7

WOW24-7 — багатомовна аутсорсингова компанія з більш ніж 12-річним досвідом, яка спеціалізується на наданні високоякісної клієнтської підтримки. Її штаб-квартира розташована в місті Афтон, штат Вайомінг, а центри обслуговування — у Східній Європі та Латинській Америці. Компанія працює у форматі 24/7, обслуговуючи бізнеси в понад 20 країнах, переважно у сферах електронної комерції, туризму, моди, програмного та апаратного забезпечення.

WOW24-7 фокусується на потребах середніх підприємств і розуміє, що кожен діалог і кожен контакт мають значення — саме тому особливу увагу приділяє внутрішнім процесам і HR-напряму.

Повний цикл рекрутингу в HURMA: як WOW24-7 структурували процес найму

Одним із перших кроків стала побудова процесу рекрутингу в HURMA. Усі вакансії компанії — від заявки до фінального фідбеку — почали проходити виключно через систему.

Модуль рекрутингу став основним робочим інструментом для всієї нашої команди найму. Усі вакансії ми створюємо в HURMA, публікуємо на кар'єрній сторінці, фіксуємо всі етапи, додаємо коментарі, фідбеки. Менеджер по найму може зайти в систему й побачити повну картину по кожному кандидату. Усі ключові дії, включно з комунікацією та проміжними рішеннями, ми ведемо в системі.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Зокрема, компанія додала в процес окремі звіти по кожному кандидату: фідбек рекрутера, очікування, враження з інтерв'ю, попередні узгодження. Ці звіти прикріплюються до профілю кандидата, доступні для перегляду всім учасникам процесу й допомагають ухвалювати рішення швидко і злагоджено.

Також у системі ведеться чітке розділення між етапами: кожна стадія фіксується, визначено, хто відповідальний, зберігається хронологія фідбеків. Це дозволяє швидко аналізувати вузькі місця в процесі найму.

Наступним етапом стала робота зі статистикою: щотижневе оновлення дашбордів, аналітика по вакансіях, відтоках, кількості етапів, часі закриття позицій.

Софія підкреслила: "Для мене було критично важливо бачити живу картину: скільки людей у команді, де є проблеми, хто на якому етапі. Тепер ми маємо все це в HURMA. Ми щотижня вантажимо статистику, аналізуємо прогрес, бачимо, які вакансії буксують, і реагуємо швидко. Це не просто звітність. Це про бачення. Без системи нам би довелося постійно запитувати дані вручну. Тепер це в кілька кліків."

Унікальне використання моніторингу настрою: система подяк у WOW24-7

Одним із нестандартних та творчих рішень Софії стало переосмислення функції моніторингу настрою. Замість простої оцінки дня команда ввела систему подяк — кожен співробітник може залишити позитивний фідбек колезі.

Ми попросили людей в коментарі до оцінки настрою писати, за що і кому вони хочуть подякувати. Це стало регулярною практикою. Ми збираємо ці подяки й публікуємо у щомісячному HR-дайджесті. Це змінило атмосферу в команді.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Performance review на новому рівні: шаблони, структура, зручність

WOW24-7 активно використовує модуль опитувань. У компанії створено шаблони для:

  • завершення випробувального терміну;
  • оцінки performance для різних ролей;
  • підготовки до one-on-one зустрічей.

Перед зустріччю людина заповнює анкету, її керівник також. Потім вони разом дивляться на відповіді та обговорюють результати.

Прозорий старт: як компанія адаптувала сценарії для зручного онбордингу

Спочатку сценарії створювались лише для HR і тімлідів. Але згодом компанія вирішила адаптувати їх під новачків — щоб працівник бачив, які кроки на нього чекають під час випробувального періоду.

Зараз ми наповнюємо сценарії інформацією, щоб вони стали чеклістом для людини. Добре, що така можливість є — в HURMA всю видимість, хто що може бачити і яким чином, можна налаштувати. Ми вирішили, що так допоможемо людині — в одній системі, в одному місці зібрати все корисне.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Це класне, прозоре рішення для ефективного онбордингу!

Як WOW24-7 скоротили час на розрахунок заробітної плати втричі

Payroll був найскладнішим викликом — і водночас однією з найпотужніших реалізацій команди WOW24-7. У компанії багато проєктів із нестандартними графіками: нічні зміни, різна тривалість (8–10 годин), робота у вихідні та свята.

Софія взяла в роботу payroll лише з умовою, що зможе його автоматизувати.

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Це не просто часткове вирішення. Це масштабна система автоматизації з урахуванням індивідуальних графіків, гнучкого розподілу робочих днів і типів змін. Софія побудувала процес так, що кожен запит — від зміни до лікарняного — автоматично впливає на фінальний підрахунок.

З України до Колумбії: синхронізація графіків, свят та комунікації

Після початку війни команда не лише зберегла темп, а й розширилась: наймали українців в Україні й за кордоном. Згодом відкрили локацію в Колумбії.

Ми не переставали працювати. У нас з'являлися нові проєкти, і ми продовжували наймати. За перший рік війни до нашої компанії долучилось ще 70 людей. Ми наймали як в Україні, так і українців, які поїхали за кордон. Зараз наша стратегія найму поширилась на інші локації. Ми активно наймаємо у Латинській Америці, а саме в Колумбії. Усі інструкції, політики адаптовані для найму та онбордингу не лише українців, але й іноземців. Ми повністю змінили наші внутрішні комунікації — вони перейшли всі на англійську мову.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

До того ж різні країни — різні державні свята. 

Перед нами постала задача сформувати календар святкових днів. І сформувати його потрібно було не тільки для України, а й для інших країн. Для цього ми використали функцію персональних графіків роботи, де змогли додати особливості графіку та спеціальні святкові дні для кожної локації. Кожна людина у своєму профілі HURMA може відкрити, подивитися, який у неї перелік public holidays на цей рік. Всі дні зведені у персональному графіку, а також відзначені в розкладі.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Колумбія, до речі, має 18 офіційних свят! – цікавий факт, який ми дізналися від Софії:)

Реальні результати автоматизації WOW24-7 з HURMA

Плідна робота Софії, команди WOW24-7 та HURMA дали свої плоди:

  • час на розрахунок зарплати скорочено з 15 до 5 днів;
  • всі HR та рекрутинг процеси — від найму до оцінки — ведуться в єдиній системі;
  • зникла потреба в Google Docs і ручних звітах – дані завжди актуальні й доступні для аналізу;
  • компанія працює з міжнародною командою, не втрачаючи контролю над процесами;
  • корпоративна культура підтримується через продуктивний зворотний зв'язок та регулярні опитування.

Наостанок Софія підкреслює: "Автоматизація процесів сьогодні — це не просто опція, а необхідність. Вона дозволяє підняти якість роботи на новий рівень, звільняючи час для стратегічних завдань і роботи з людьми. Відмова від автоматизації — це крок назад, який лише шкодить нам самим. HRM-система значно пришвидшує щоденні операційні процеси, надаючи змогу зосередитися на важливішому: людських емоціях, розвитку команди, якісному спілкуванні та побудові довіри.”

Якщо ви хочете перевести HR та рекрутинг на новий рівень – замовте демо HURMA і дізнайтесь, як автоматизація може працювати саме на вашу команду.

    HRIS: як працює інформаційна система управління персоналом
    Коли бізнес росте, управління персоналом стає складнішим. Таблиці переповнюються, рекрутери завалені листами, а керівники — не мають чіткої картини щодо команди. Тут і з’являється потреба в HRIS. Згідно зі звітом ...
    HR-технології для бізнесу: як автоматизувати управління персоналом і зменшити плинність
    Доки команда невелика, більшість процесів можна тримати в голові або вести в Google Sheets. Але зі зростанням бізнесу така модель перестає працювати — зростає навантаження, збільшується кількість запитів, а помилки ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: