Які внутрішні політики повинна мати компанія

Внутрішні політики компанії — це чітко сформульовані правила та підходи, які допомагають налагодити роботу відділів, підвищити ефективність процесів і покращити корпоративну культуру.

Це про домовленість, довіру, прозорість та відповідальність. І саме внутрішня політика дозволяє співробітникам не вгадувати, як краще діяти, а працювати впевнено.

Підготували для вас перелік політик, які потрібні компанії будь-якого розміру, якщо вона хоче працювати стабільно та без зайвого стресу.

Політика відпусток, лікарняних і запізнень

У політиці чітко вказують:

• скільки днів оплачуваної відпустки доступно щороку;
• чи передбачена компенсація за невикористані дні;
• як повідомляти про лікарняний і що треба надати (довідка, скан рецепта тощо);
• як працює система гнучкого графіка, запізнень, виходу у позаробочий час.

Закріпіть просту форму запиту на відпустку або повідомлення про відсутність. Інколи це роблять через Google Form або окремий канал у Slack. 

Для більш ефективного обліку компанії використовують HRM-системи, щоб усі запити та графіки співробітників були в єдиній системі.

Ось як це може виглядати на прикладі HRM HURMA:

Політика комунікації

Люди мають знати:

• які інструменти використовуються (Slack, електронна пошта, Zoom);
• коли чекати відповіді від колеги;
• де фіксуються домовленості;
• які канали — офіційні, а які — для мемів.

Прописані правила комунікації краще сприймаються, якщо їх оформити як “дружній маніфест” команди, а не інструкцію.

Політика роботи з персональними та конфіденційними даними

Що варто зафіксувати:

• хто має доступ до чого і навіщо;
• де зберігаються дані;
• як реагувати у разі витоку або підозри на нього;
• хто відповідає за навчання з інформаційної безпеки.

Проводьте щорічне коротке навчання (навіть у форматі мінілекції онлайн), щоб нагадати базові правила безпеки. Це краще, ніж один складний і довжезний документ, який ніхто не читає.

Політика корпоративної техніки та електронних ресурсів

Політика дає чітку відповідь:

• що можна встановлювати на пристрій;
• чи дозволено використовувати особисту техніку для роботи;
• як часто оновлювати антивірус;
• що робити при втраті чи зламі обладнання.

Створіть короткий чекліст при видачі техніки, де співробітник відзначає, що ознайомлений із правилами користування — це працює краще, ніж сухе підписання акту.

Для таких політик також використовують HRM. У системі може бути розділ для майна, щоб усі підписки, видана техніка чи обладнання були зафіксовані в одному місці. Це зручно, коли людина тільки влаштовується на роботу, або навпаки – коли йде з компанії. 

Ось як це може виглядати:

З функцією “Майно” можна не хвилюватися про активи компанії, а ще – не турбувати HR з питанням кому саме і що дали для роботи.

Політика поведінки (кодекс етики)

Вона включає:

• дотримання рівного ставлення;
• недопущення дискримінації, сексизму, булінгу, харасменту;
• правила реагування на конфліктні ситуації;
• канали, куди можна звернутися, якщо щось трапилося.

Спробуйте впровадити “етичний чат-бот” або окрему форму для повідомлень — особливо якщо в ній можна звертатися анонімно, щоб знизити страх перед реакцією керівництва.

Політика витрат і компенсацій

Що має бути вказано:

• на які цілі дозволені службові витрати;
• який ліміт і як його погодити;
• як зберігати та подавати чеки;
• у який термін відбувається компенсація.

Якщо витрати часто повторюються (таксі, кав’ярня біля офісу), спростіть їх — наприклад, впровадьте абонемент або картку, щоб не збирати чеки щотижня.

Політика роботи поза офісом

Політика дозволяє:

• окреслити робочі години та “тихі” години для дзвінків;
• описати вимоги до робочого місця вдома;
• пояснити, хто має забезпечити техніку;
• уточнити правила безпеки та конфіденційності під час роботи з дому.

Запропонуйте співробітникам раз на квартал оновлювати фото або короткий опис робочого місця вдома — це нагадування про базову ергономіку й безпеку.

Політика найму і звільнення

Важливо, щоб і рекрутери, і керівники, і кандидати розуміли правила:

• які етапи проходить кандидат і хто ухвалює рішення;
• як відбувається онбординг (адаптація співробітника);
• як оформлюється офбординг (звільнення співробітника);
• чи є зворотний зв’язок після співбесіди або після звільнення.

Зберігайте шаблони всіх листів і фідбеків — це знижує навантаження на рекрутерів, гарантує послідовність і зменшує ризики неоднакового ставлення.

Тут вам може допомогти ATS – система на кшатлт HRM, тільки для рекрутерів.

Наприклад, в HURMA (яка поєднує в собі функції ATS та HRM) всі відповіді від претендентів з різних каналів пошуку знаходяться прямо в системі. З ними можна листуватися не виходячи зі вкладки – ви отримаєте сповіщення про всі нові повідомлення:

Тут також є шаблони листів, щоб рекрутером було ще простіше 🙂

Політика соцмереж

У політиці зазвичай фіксують:

• як співробітники можуть згадувати компанію;
• чи дозволено вести особисті акаунти з робочими кейсами;
• правила коментування в корпоративних акаунтах;
• хто відповідає за кризову комунікацію.

Якщо співробітники активно ведуть профілі, дайте їм невеликий гайд — з прикладами “можна / не варто”, щоб не залишати місця для двозначності.

Політика роботи зі скаргами

Хороша політика містить:

• зрозумілу схему розвʼязання проблем (до кого звертатися в разі конфлікту);
• канали звернення (анонімно або ні);
• строки розгляду звернень;
• відповідальну особу або команду.

Важливо не просто мати форму для скарг, а регулярно комунікувати: “ми реагуємо”, “ось приклади, як вирішили кейс”, — це формує довіру.

Що робити з усіма політиками?

Внутрішні політики не повинні залишатися мертвими документами в Google Drive. Їх потрібно:

• регулярно переглядати та оновлювати;
• доносити до працівників під час онбордингу;
• робити доступними у внутрішніх системах;
• дати можливість ставити питання — і отримувати відповіді.

Часто компанії створюють базу знань для документів прямо в HRM-системі. Наприклад, в HURMA можна зібрати всю ключову інформацію в одному місці — від політик до привітальних відео від різних команд. 

Ось як це виглядає в системі:

Кожна політика — це ще один крок до передбачуваної, чесної та стабільної роботи. Не для контролю, а для довіри. 

Зберігайте дійсно важливе у надійній системі та переконайтеся у перевагах структуризації безплатно в демоверсії HURMA!