Секрети успішної 1:1 зустрічі, які допоможуть розкрити потенціал кожного співробітника

Одним із ключових елементів успішної комунікації в бізнесі є 1:1 зустрічі. Вони допомагають підтримувати ефективну роботу, розвивати професійні навички та підвищувати мотивацію працівника. Але що робить зустріч успішною та продуктивною? У цій статті ми поділимось з вами секретами того, як правильно підготуватись, які запитання ставити, як слухати вашого співробітника та які дії важливо виконати під час та після зустрічі, щоб допомогти кожному співробітнику розвиватись та досягати своїх цілей. 

Що таке 1:1 зустрічі та чому вони важливі?

Як HR, ви знаєте, що комунікація є ключем до побудови міцних стосунків зі своїми членами команди. Але враховуючи кількість завдань та відповідальностей, які вимагають вашої уваги, вам може бути важко знайти час, щоб зв'язатися з кожним працівником окремо. Саме тут віддалені зустрічі 1:1 зіграють ключову роль – такий вид мітингів забезпечує час та простір для зв'язку з кожним членом команди на регулярній основі.

1:1 зустріч – це приватна зустріч між менеджером/HR та одним з членів його команди. Зазвичай такі зустрічі проводяться регулярно (наприклад, щотижня або раз у місяць) і надають можливість зв'язатися з працівником, обговорити поточні проєкти або проблеми та надати зворотиій зв'язок. 

Тож, чому 1:1 зустрічі настільки важливі? По-перше, вони дозволяють вам будувати міцніші відносини зі своїми членами команди. За допомогою відведення часу для прослуховування побажань працівників, надання підтримки та проявлення реального інтересу до їхнього добробуту, ви можете створити культуру довіри та поваги у команді.

Крім побудови взаємовідносин, зустрічі віч-на-віч також можуть допомогти ідентифікувати та розв’язувати будь-які проблеми з продуктивністю та інші перешкоди, які можуть заважати розвитку їх членів команди. Цілі в 1:1 зустрічей можуть бути різні, однак у будь-якому випадку, регулярне спілкування з працівниками даватиме вам розуміння про настрої в команді, досягнення, труднощі тощо, також розуміння, коли комусь зі співробітників необхідна допомога або підтримка.

Як часто мають проводитися 1:1 мітинги? 

Якщо ви бажаєте “законектитися” з командою та виявити всі проблеми, що наразі турбують ваших співробітників, то 1:1 зустрічі – це маст-хев. Однак їхня частота залежить від безлічі факторів, які важливо врахувати при організації такого виду зустрічей:

Розмір команди

Якщо у вас маленька команда, часті мітинги one-on-one мають сенс, адже ви менше часу витрачатимете на їхнє проведення. Однак якщо розмір вашої команди доволі великий, для вас це може стати справжнім челенджем. Якщо ви керуєте 15 працівниками, то для проведення 1:1 мітингів щотижня або кожні два тижні необхідно виділити орієнтовно 10 годин, що може завадити іншим обов’язкам та завданням

Навантаження та темп вашої команди

Якщо ваша команда завжди має високе навантаження на роботі та зайнятий графік, бажано уникати частих 1:1 мітингів. Їхня цінність залежить не від частоти, а від якості, тож краще провести 1 таку зустріч 1-2 рази в місяць, аніж постійно зустрічатися без досягнення особливих результатів та отримання якісного фідбеку

Цілі ваших 1:1 зустрічей 

Якщо ви маєте на меті отримувати постійний зворотний зв’язок та менторити ваших співробітників, то часті зустрічі стають необхідністю. Однак якщо ціль таких зустрічей — це дізнатися статуси по проєктах або успішність стосовно конкретних завдань, то в такому випадку постійні мітинги лише завадять робочому процесу.

Для старту варто проводити індивідуальні зустрічі принаймні один раз на місяць. Цього достатньо для обговорення будь-яких питань або проблем та забезпечення постійної взаємодії. Однак, якщо ваша команда стикається з багатьма змінами або викликами, можуть знадобитися більш регулярні зустрічі.

В кінцевому підсумку, найкраща частота індивідуальних зустрічей залежить від унікальних потреб та обставин вашої команди. Важливо бути гнучкими та готовими коригувати частоту зустрічей за необхідності, щоб забезпечити підтримку та продуктивність вашої команди.

20+ запитань, які варто задати на 1:1 мітингах

Перш ніж починати зустріч, важливо спершу підготувати список запитань, які ви обговорюватимете. Запитання мають обиратися базуючись на потребах та цілях вашої команди, однак завжди найкраще починати з чогось вже готового, тож ось перелік запитань, які ви можете використати під час ваших один на один зустрічей:

1. Як у вас справи? Чи хочете ви щось обговорити сьогодні?
2. Який прогрес ви зробили в роботі над своїми цілями з часу нашої останньої зустрічі?
3. Чи є у вас запитання стосовно останніх змін у компанії/на проєкті?
4. З якими труднощами ви зіткнулися у своїй роботі зараз? Як я можу вам допомогти їх подолати?
5. Що є найважчим для вас у вашій роботі?
6. Чи є якісь проблеми або взаємодії у команді, які ви б хотіли обговорити?
7. Що вас найбільше засмучує у вашій роботі?
8. Які 2-3 навички ви би хотіли здобути на вашій роботі?
9. Чи є якісь області, в яких ви бажаєте отримати додаткову підтримку або навчання?
10. Як ми можемо краще залучити вас до досягнення цілей команди та організації?
11. Чи є у вас якийсь зворотний зв’язок для мене щодо того, як я можу краще підтримати вас у вашій ролі?
12. Які ваші кар'єрні цілі, і як я можу допомогти вам їх досягти?
13. Чи відчуваєте ви виклик та зацікавленість у своїй роботі? Якщо ні, які зміни ми можемо внести, щоб допомогти вам почуватися більш мотивованими?
14. Як ми можемо покращити комунікацію та співпрацю в команді?
15. Над чим ви останнім часом працювали?
16. Як би ви зараз оцінили власну успішність?
17. Що є для вас найбільшим джерелом стресу? Як я вам можу допомогти з ним впоратися?
18. Чи отримуєте ви достатньо зворотного зв’язку стосовно вашої роботи?
19. Що ви робите для уникнення вигорання?
20. Чи є щось, що ми ще не обговорили, про що ви хотіли б поговорити?

Пам’ятайте, що вибір запитань на 1:1 зустрічі залежить від особливостей вашої команди. Виділіть достатньо часу, аби обдумати можливі запитання та вибрати найкращі. 

Як підготуватися до 1:1 зустрічей?

Підготовка до мітингу може вимагати певних зусиль та достатньо часу, однак виконавши декілька простих кроків, ви зможе бути впевнені в успіху майбутньої зустрічі на всі 100%:

Заздалегідь заплануйте зустріч

Надішліть запрошення на зустріч щонайменше за декілька днів до неї та повідомте про її мету. Це дасть колегам змогу підготуватися та вирішити, які питання та проблеми вони хочуть обговорити. 1:1 зустріч – це важлива справа, тож важливо виділити час на підготовку до неї. Надсилання повідомлення про мітинг за 1-2 дні – це моветон, то краще уникати цього.

Створіть агенду (або ж порядок денний)

Запишіть декілька тем, які ви хочете обговорити під час зустрічі, такі як оновлення прогресу, фідбек та постановка цілей. А ще краще – одразу підготуйте список запитань, які ви хотіли б розглянути. Поділіться агендою з колегами заздалегідь, щоб вони могли підготуватися до зустрічі. Ви також можете включити ці запитання одразу до повідомлення про зустріч, аби вся інформація знаходилася в одному місці.

Перегляньте попередні записи 

Якщо ви ведете записи з попередніх зустрічей, перегляньте їх перед наступним мітингом. Це може допомогти відстежити прогрес та відновити обговорення будь-яких невирішених питань.

Будьте присутні

Під час зустрічі дайте повну увагу своїм колегам. Ця зустріч – ваш шанс краще їх зрозуміти та розібратися у проблемах, з якими ваші співробітники могли зіштовхнутися. Уникайте перевірки свого телефону або електронної пошти й уважно слухайте те, що вони мають сказати.

Встановіть SMART-цілі

Разом зі своїм колегою встановіть конкретні, вимірювані, досяжні, значущі та часово-обмежені цілі. Переконайтеся, що ці цілі відповідають їхньому особистому кар'єрному розвитку та загальним цілям команди.

Відстежуйте прогрес

Відстежуйте цілі, які ви встановили та прогрес, зроблений у досягненні їх. Використовуйте наступну зустріч, щоб переглянути, що ваші колеги встигли зробити з останньої зустрічі та яких цілей вони досягли.

Як гарантувати успіх індивідуальних мітингів?

Щоб забезпечити успіх 1:1 зустрічей, важливо створити позитивну та підтримуючу атмосферу для таких ваших колег. Ось декілька порад, як це зробити:

Встановіть чіткі очікування

Перед зустріччю переконайтеся, що ви сповістили співробітника про мету та порядок денний зустрічі. Це допоможе їм підготуватися та почуватися комфортно, ділитися своїми думками та проблемами. Надайте своєму колезі інформацію про те, що ви очікуєте і чи потрібно якимось чином підготуватися. 

Створіть безпечний простір

Переконайтеся, що середовище для зустрічі є приватним та захищеним. Співробітники повинні почуватися комфортно, говорити відкрито та чесно без страху, що їх засуджуватимуть. Таким чином, ви також сприятимете відкритій комунікації, де ваш співрозмовник почуватиметься комфортно та готовим ділитися своїми думками та ідеями.

Знаходьте спільні рішення разом

Якщо є якісь проблеми або виклики, співпрацюйте, щоб знайти рішення. Це може допомогти створити відчуття командної роботи та довіри. Що більше, таким чином ви пришвидшите пошук самого рішення та переконаєтеся, що воно підходить ситуації вашого співробітника. 

Говоріть про амбіції та кар’єрні цілі

Звісно, 1:1 мітинги – це чудовий спосіб щось дізнатися про наявні проєкти й завдання та прогреси по ним. Однак індивідуальні зустрічі – це не лише про апдейти, це також і про особистісний розвиток учасників мітингу та можливі блокери, які зупиняють їх на шляху до успіху. Виділяйте достатньо часу під час кожної такої зустрічі для розмови про важливі теми. 

Зрозумійте, що мотивує вашу команду

Що вашим колегам приносить найбільше задоволення на роботі? Які у них цілі у вашій компанії? Чого вони бажають досягнути та чому? Відповіді на ці запитання відкриють вам безліч можливостей для покращення комунікації та продуктивності в команді. Дізнавшись, що мотивує ваших співробітників, ви знатимете, як допомогти їм розвиватися та ставати краще.

Навчайтеся правильного підходу до 1:1 мітингів 

Правильно провести зустріч здатен не кожен, саме тому варто присвячувати достатньо часу для того, аби дізнатися, як їх проводити і як шукати ключ до розв’язання проблем кожного працівника. Читайте гайди, відвідуйте вебінари та беріть участь в інтенсивах, які допоможуть вам швидше опанувати мистецтво 1:1 зустрічей. Якщо ви готові до серйозного навчання, то інтенсив від HURMA Academy – саме те, з чого варто почати. Протягом інтенсиву ви дізнаєтеся всі нюанси про one-to-one, попрактикуєтеся з колегами та попрацюєте над реальними кейсами. А на додаток до інтенсиву ви також отримаєте безкоштовний гайд з 1:1 зустрічей!

Висловлюйте вдячність

Будьте вдячні за час та внесок іншої людини. Подякуйте колегам за їхні відповіді та чесність – це не лише залишить приємне враження від зустрічі, але і сприятиме комунікації між вами та співрозмовником.

HURMA допоможе вам досягти максимальної ефективності на всіх 1:1 зустрічах

Безумовно, особисті зустрічі 1:1 можуть бути цінним інструментом для сприяння відкритому спілкуванню, побудови довіри та розв’язання будь-яких проблем чи викликів, що можуть виникнути на робочому місці. Шляхом встановлення чітких очікувань, присутності та активності, надання зворотного зв'язку, співпраці над рішеннями та слідуванням за діями, такі зустрічі можуть бути ефективними для створення позитивного робочого середовища.

HURMA також може відіграти важливу роль у сприянні успішним особистим зустрічам 1:1. Використовуючи HURMA, ви отримуєте платформу для планування та відстеження таких зустрічей,  а також можете зберігати та організовувати нотатки та плани й надавати керівникам та працівникам доступ до відповідної інформації та ресурсів. Крім того, HURMA допоможе забезпечити, що цілі та завдання, обговорені під час зустрічей 1:1, відповідають загальним організаційним цілям, і що будь-які питання щодо продуктивності чи розвитку вирішуються вчасно та послідовно.

Особисті зустрічі 1:1 можуть бути потужним інструментом для покращення комунікації, співпраці та продуктивності на робочому місці. За допомогою системи HURMA та дотримання кращих практик з проведення таких зустрічей, вам вдасться створити позитивну  робочу культуру, яка сприяє залученню та зростанню працівників.