SaaS для HR: огляд типів HR-систем і логіки їх використання

За даними Secondtalent, 61 % компаній уже впровадили хмарні SaaS-системи для управління персоналом, а ринок HR-SaaS продовжує стрімко зростати. Наразі його обсяг оцінюється в 410-426 млрд доларів, і за прогнозами аналітиків може сягнути 740-833 млрд доларів до 2030-2031 років — зазначається у Mordorintelligence.

Таку динаміку визначають практичні потреби бізнесу: автоматизація рутинних HR-процесів, робота з даними в реальному часі, масштабування без перебудови інфраструктури та поступове впровадження AI-інструментів у рекрутинг, адаптацію й аналітику. 

Що таке SaaS HR

SaaS HR — це HR-система, яка працює як сервіс у хмарі: ви заходите в неї через браузер, оплачуєте підписку і користуєтеся функціями без встановлення та підтримки власної інфраструктури. Технічні оновлення, стабільність роботи й обслуговування на стороні постачальника, а компанія зосереджується на процесах і даних.

Залежно від рівня системи, SaaS HR може закривати різні HR-процеси: кадровий облік і структуру, рекрутинг і адаптацію, відпустки та відсутності, управління цілями й оцінкою, базу знань, payroll і аналітику. 

Ключова перевага формату — доступ до актуальної інформації в реальному часі та можливість масштабувати HR-процеси без переходу на іншу платформу, коли команда зростає. Це зменшує залежність від локальних серверів, складних впроваджень і ручного обслуговування системи всередині компанії.

Типи HR SaaS-рішень

Коли ви шукаєте SaaS для HR, ви насправді шукаєте не хмару як таку, а відповідь на два практичні питання:

• Який рівень HR-автоматизації вам потрібен (просто облік чи керовані процеси)?
• Чи це буде одна HR-платформа, чи кілька окремих сервісів?

Тут і виникає плутанина з термінами. HRIS, HRMS, HCM — це не три різні програми, а скоріше три рівні покриття HR-функції. Ринок часто використовує ці назви вільно, тому орієнтуватися варто не на ярлик, а на те, що саме система робить у вашій компанії.

HRIS: система для обліку та структурування HR-даних

HRIS (Human Resources Information System) — це базовий рівень HR-автоматизації. Її ключова роль — централізувати дані про співробітників і зафіксувати кадрову реальність компанії.

У HRIS зберігається інформація про працівників, їхні посади, структуру команди, дати початку роботи, зміни умов, відпустки та відсутності. Вона дозволяє HR швидко отримати відповідь на запитання «хто у нас працює», «у якому статусі», «у якій структурі».

Цей тип систем не управляє процесами, а фіксує стан. Саме тому HRIS часто використовується як перший крок після Excel або як кадрове ядро в компаніях, де рекрутинг чи розрахунок зарплат закриті іншими інструментами.

Ключове обмеження HRIS — вона не завжди охоплює повний життєвий цикл співробітника. У ній зазвичай відсутні інструменти для керування наймом, адаптацією, оцінкою ефективності та стратегічною аналітикою. Тому HRIS не розвʼязує проблеми керованості HR-процесів, а лише впорядковує дані.

HRMS: операційна система управління персоналом

HRMS (Human Resource Management System) — це логічне розширення HRIS, у якому акцент зміщується з обліку на управління процесами. Якщо HRIS відповідає на запитання «хто працює», то HRMS — «як з цими людьми працюють».

У HRMS поєднуються кадрові дані, рекрутинг, адаптація, робота з відпустками, внутрішні HR-запити, базове управління ефективністю та аналітика. Це дозволяє HR працювати не з окремими інструментами, а з єдиною логікою процесів, де кожен етап пов’язаний з даними.

Саме HRMS сьогодні є найпоширенішим форматом HR-систем для малого та середнього бізнесу і компаній у фазі зростання. Вона зменшує ручну роботу, знижує кількість помилок, створює прозорість для менеджерів і дає керівництву зрозумілу картину того, що відбувається з персоналом.

HCM: стратегічний рівень HR-автоматизації

HCM (Human Capital Management) — це рівень, на якому HR-система використовується не лише для управління процесами, а для планування та розвитку людського капіталу.

HCM охоплює все, що є в HRMS, але додає інструменти для довгострокового планування: розвиток талантів, навчання, прогнозування ризиків, складну аналітику та роботу з великими організаційними структурами.

Такі системи зазвичай використовують великі компанії та міжнародні бізнеси, де HR-рішення безпосередньо впливають на фінансові та операційні показники. Тут важливі не лише процеси, а їхній вплив на бізнес-результат.

При цьому назва HCM не є гарантією стратегічної глибини. Ринок переповнений продуктами, які називають себе HCM, але фактично залишаються HRMS з додатковими модулями. Тому оцінювати варто не термін, а реальний функціонал і аналітичні можливості системи.

SaaS для HR як одна платформа чи як набір сервісів: де зазвичай виникає проблема

Ви будуєте HR-контур в одній системі чи з кількох окремих сервісів під різні задачі? 

Коли під кожну HR-задачу беруть окремий сервіс, це досить логічно на старті: щось для найму, щось для відпусток та оцінки, а базу знань можна й у табличках вести. У великих компаніях це може працювати, бо там є окремі команди, які обслуговують кожен процес, плюс виділені ресурси на інтеграції та дані.

Але ж насправді, для більшості компаній така схема швидко перетворюється на проблему управління, а не на гнучкість:

1. Зʼявляється фрагментація даних. Інформація про співробітника живе в кількох системах, а будь-яка зміна (посада, керівник, статус, доступи) потребує синхронізації. У результаті HR витрачає час не на роботу з людьми, а на звіряння й ручне виправлення розбіжностей.
2. Зростають приховані витрати. Навіть якщо кожен інструмент окремо здається недорогим, сума складається з підписок, інтеграцій, підтримки, навчання команди тощо. Особливо боляче це проявляється в аналітиці: дані розкидані, звіти збираються вручну, управлінські рішення спираються на неповну картину.
3. Множаться ризики безпеки та контролю доступу. Коли HR-дані проходять через сторонні сервіси, боти й інтеграції, стає важче керувати правами, аудитом дій і тим, де фактично зберігається інформація. Це прямі ризики.

Саме тому на практиці частіше виграє підхід all-in-one.

Як може бути реалізований all-in-one підхід на прикладі SaaS для HR HURMA

У HURMA логіка побудована навколо одного принципу: усі HR-процеси працюють в єдиному середовищі, без сторонніх ботів, таблиць і ручного склеювання даних. Це означає, що зміна в одному процесі автоматично враховується в інших — без дублювання і втрат.

Рекрутинг (ATS)

Вся робота з кандидатами (вакансії, етапи, комунікація, рішення) зібрана в одному контурі. Після найму дані кандидата автоматично стають частиною core-HR без втрати історії:

HR і структура компанії

Єдиний профіль співробітника з актуальними даними, роллю, керівником, історією змін і доступами. Зміни в статусі або структурі не потрібно дублювати вручну — вони підхоплюються всіма пов’язаними процесами.

Адаптація та база знань

Онбординг будується як набір задач і матеріалів, прив’язаних до ролі співробітника. База знань зберігається в тій самій системі, тому новачок одразу отримує доступ до політик, інструкцій і відповідей на типові HR-питання.

Performance (OKR / 360)

Цілі, оцінки та зворотний зв’язок не живуть окремо від HR-даних. Performance-процеси прив’язані до команди, ролей і структури, що дозволяє поєднати операційну роботу з розвитком і оцінкою ефективності.

Payroll і аналітика

Дані про співробітників, відсутності та зміни використовуються напряму для розрахунків і звітів. Аналітика будується автоматично на основі процесів, а не збирається вручну з кількох інструментів.

Ба більше, HURMA дуже просто та швидко впроваджується навіть в складні та завантажені періоди + побудована так, щоб витримувати ці моменти без проблем:

“Ребрендинг тривав дев’ять місяців і HURMA стала нашим надійним партнером у цьому процесі. Вся інформація про кандидатів, усі поточні справи зберігаються в одному місці. Навіть у найінтенсивніші періоди жодна інформація не була втрачена.”

Світлана Фасольняк, Recruiting Team Lead Anybusiness consult, у кейсі HURMA

Роль штучного інтелекту в сучасних HR SaaS

Цінність ШІ в HR SaaS — у практичній автоматизації там, де HR і рекрутинг витрачають найбільше часу: на повторювані операційні дії, обробку великої кількості даних і первинну комунікацію. Саме тому один із наймасовіших сценаріїв — чат-боти та AI-асистенти для підтримки співробітників.

За даними Secondtalent, 52% HR-відділів використовують чат-ботів для відповідей на запити співробітників.

Найчастіші сценарії використання AI в HR-системах — це:

• прискорення роботи з кандидатами (аналіз резюме, підказки щодо релевантності, формування коротких списків);
• автоматизація типових комунікацій і рутинних кроків у процесах;
• допомога з аналітикою (підсумки, підказки, швидкі пояснення по воронці найму чи HR-метриках).

Але ключова вимога до AI в HR — керованість. HR працює з персональними даними, тому важливо, щоб було зрозуміло: які дані використовуються, де вони зберігаються, хто має доступ, як фіксуються дії та на чому базуються результати.

Саме тому в HURMA акцент зроблено на AI-автоматизації без втрати контролю: автоматизація відбувається всередині платформи, без винесення комунікації в сторонні інструменти. 

Наприклад, AI Assistant — бот для онбордингу, який працює на основі внутрішньої бази знань компанії (політики, правила, процеси) і відповідає співробітникам на типові запитання на кшталт «як оформити відпустку», «де знайти документ», «як подати запит». Це знімає повторюване навантаження з HR-команди в період росту й робить підтримку співробітників стабільною навіть тоді, коли кількість звернень збільшується.

Підсумуємо

Перед вибором HR SaaS варто зафіксувати одну річ: яке управлінське завдання ви вирішуєте прямо зараз — прозорість, швидкість, безпека, аналітика чи масштабування. Коли ця відповідь є, стає очевидно, який рівень платформи потрібен і за якими критеріями її варто оцінювати — щоб HR-система була опорою росту, а не ще одним джерелом гаосу.