Що таке ретроспектива і з чого вона складається?

Ретроспективна зустріч або ретроспектива — це зустріч команди, що проводиться після завершення певного етапу проєкту або певного проміжку часу. Мета ретроспективи полягає в аналізі подій проєкту або задачі, визначенні позитивних аспектів роботи та виявленні можливостей для вдосконалення.

Типова ретроспектива включає такі етапи:

1. Підготовка: формування плану зустрічі (тезово) та забезпечення необхідних матеріалів для обговорення.
2. Аналіз: визначення, що в роботі над задачею або проєктом пройшло успішно, а що може бути покращено.
3. Планування наступних дій: розробка конкретних рішень для вдосконалення процесів та уникнення схожих проблем у майбутньому.
4. Реалізація рішень: виконання запланованих дій та моніторинг їхньої ефективності.

Якщо говорити про рекрутинг, то ретро-зустрічі можуть бути використані для оцінки ефективності процесу найму та виявлення можливих шляхів для його покращення. Це може стосуватись аналізу етапів найму, виявлення проблемних моментів та розробки конкретних дій.  

Зазвичай на ретро-зустрічі щодо вакансії присутні рекрутер, який займався веденням конкретної вакансії або команда інтервʼюерів та учасників процесу, причетних безпосередньо до роботи над пошуком спеціаліста на цю позицію.

Проведення ретроспективної зустрічі з хайринг менеджером/командою

Навіть у стандартному для компанії рекрутинговому процесі можуть бути слабкі місця, тому іноді цикл найму потрібно адаптувати до роботи над різними вакансіями та з різними менеджерами. Саме тому проведення ретроспективної зустрічі з наймаючим менеджером/командою може бути корисне. Це допоможе виявити сильні та слабкі сторони процесу відбору, визначити найкращі практики та розробки стратегії для його подальшого поліпшення. 

Ретро-зустрічі можна проводити не тільки тоді, коли найм спеціаліста відбувся, а ще й тоді, коли з якихось причин вакансія була призупинена або закрита.

Нижче ми розглянемо кроки та практичні поради для успішного проведення ретроспективної зустрічі з наймаючим менеджером та/або командою інтервʼюерів.

Підготовка до зустрічі

Перш ніж розпочати ретроспективу, рекрутер має підготуватися до неї та сповістити менеджера/команду про контекст обговорення. 

Це включає:

• Визначення мети: план та мету зустрічі.
• Збір аналітики: швидкість закриття позиції, воронку кандидатів, кількість співбесід, відсоток прийняття офферу тощо.
• Вибір інструменту для збору результатів: інформація по роботі з вакансією (аналітика та ретро-зустріч) краще зберігати в одному спільному місці. Це надасть можливість ділитися досвідом із командою рекрутерів та використовувати цей досвід у роботі з наступною вакансією. 

Проведення зустрічі

У разі успішного найму оптимальним варіантом часу для проведення ретро-зустрічі буде перший тиждень приєднання новачка до команди. Адже швидше за все інформація щодо процесу для учасників ще не забута і зворотний зв'язок буде більш детальним. 

Якщо найму не відбулося, то ретроспективну зустріч можна провести протягом тижня після рішення призупинити роботу над вакансією.

Ключові аспекти проведення зустрічі:

1. Відкритий діалог: комунікація між учасниками має бути побудована прозоро та відкрито. Кожен повинен почувати себе вільно в наданні конструктивного зворотного звʼязку.
2. Фокус на даних: використовуйте конкретні дані (метрики, аналітику) та приклади для підтримки обговорення.
3. Аналіз причин: спробуйте з'ясувати причини виявлених проблем та визначити фактори, які їх спричинили.
4. Розробка плану дій: визначте конкретні заходи, які будуть прийняті для вдосконалення процесу найму та визначте відповідальних за їхнє виконання.

Результати ретроспективної зустрічі

Якщо комунікація між учасниками рекрутингового процесу була відкритою та прозорою, а зворотний зв'язок був конструктивнішим, тоді реалізація прийнятих на ретро-зустрічі рішень буде ефективною та корисною.

Після проведення ретро можуть бути отримані різні результати, включаючи:

1. Ідеї для змін у стандартному рекрутинговому процесі. Наприклад, технічна співбесіда виявилась більш ефективною, ніж виконання кандидатом тестового завдання. Або додаткова перевірка знань англійської мови у кандидата була зайвою. Або якийсь додатковий етап співбесіди був зайвим і процес можна оптимізувати задля збереження ресурсів та часу.
2. Інсайти щодо співпраці з окремими менеджерами. Рекомендації та ідеї щодо поліпшення співпраці з менеджерами, які беруть участь у процесі найму.
3. Рекомендації для менеджерів. Інструкції та поради для менеджерів щодо оптимального проведення співбесід, комунікації з кандидатами тощо.

Переваги та недоліки ретроспективних зустрічей в хайрингу

Проведення ретроспективних зустрічей у контексті рекрутингу може мати багато переваг та викликів, які варто врахувати.

Переваги

• Покращення найму: ретроспективи допомагають ідентифікувати проблеми та розробити стратегії для їх вирішення, що призводить до покращення ефективності процесу.
• Залучення команди: зустрічі створюють можливість для залучення всіх учасників процесу найму, що сприяє колективному розв'язанню проблем та розвитку командного духу.
• Підвищення ефективності: аналіз минулих досвідів дозволяє уникати повторних помилок та вдосконалювати процес найму з кожною новою вакансією.

Недоліки

• Час та ресурси: проведення ретроспектив вимагає витрат часу та ресурсів.
• Залучення всіх учасників: не завжди можливо залучити всіх учасників процесу найму до ретроспективної зустрічі, особливо у великих командах. У такому випадку для тих учасників процесу, хто не зміг бути присутнім на зустрічі, можна підготувати опитувальник для збору фідбеку по основних питаннях, які обговорюються на ретро-зустрічі.
• Критика: ретро-зустріч проводиться задля покращення процесу, і зворотний зв'язок між учасниками процесу не завжди може бути виключно позитивним або нейтральним. Тому учасники мають бути готовими до конструктивної критики та не сприймати на власний рахунок недоліки процесу.  

Приклади структури для проведення ретроспективних зустрічей

Цей шаблон взятий з платформи для спільної роботи команд – «Miro».

Цей шаблон взятий з «Atlassian» – функціонал програмного продукту Jira, створеного для управління проєктами.

На цих прикладах ми бачимо можливість протягом зустрічі виявити основні моменти:

• Що не сподобалось протягом процесу і чи є запит припинити ці практики.
• Чого не вистачило і чи є потреба в додаванні цих дій наступного разу.
• Що сподобалось та чи є прагнення продовжувати такі практики.

Коротко про головне 

Попри те, що ретроспективні зустрічі можуть вимагати значних зусиль, їхніх переваг більше, ніж недоліків. Залучення всіх учасників процесу найму та використання даних для прийняття рішень допоможе забезпечити ефективну та продуктивну співпрацю між учасниками найму.Правильно проведена ретроспективна зустріч може значно підвищити якість найму, а також сприяти залученню та збереженню талановитого персоналу.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція HURMA System може не поділяти думку авторів.