Рекрутинг для NGO — або як стати магнітом для талановитих кандидатів

• Ви — ключовий менеджер або керівник некомерційної організації, що вимушено поєднує основні ролі в команді з позицією рекрутера?
• Вам набридла плинність кадрів, що зациклює на вас десятки співбесід, години адаптації, розчарування в кандидатах на ринку (і все по колу)?
• Ваша організація не має штатного рекрутера або, ваші рекрутери знаходять “не тих” людей, при тому, найм кандидатів триває місяцями?

Якщо вам відгукуються запитання вище, і, хоча б на одне з них маєте тверде “так” — значить стаття буде корисною для вас. Мене звати Єлизавета  і я керівниця проєктного відділу рекрутингу UNICEF в Україні. Спеціалізуюсь на нетехнічному рекрутингу в некомерційному секторі, тому, сьогодні практично та згідно досвіду, поговоримо про:

1. акценти, на які варто звернути увагу під час рекрутингу в громадському (благодійному) секторі
2. план дій у разі, якщо у вашій організації немає рекрутера, а потреба в якісному наймі кандидатів — є.

Перед тим, як почати, хочеться розкрити головну оману сфери та його головний секрет — підбір кадрів у всіх галузях влаштований однаково. Однак, кожна сфера, має свої особливості, схоже як кожна господиня має свій “таємний” інгредієнт у всім відомий “борщ”. Про ці “своєрідності” рекрутингу в благодійності — далі:

1. Кандидат в благодійності — це профі з Google з soft-skills Тора та харизмою Beyoncé.
   Громадський сектор, як потужний змінотворчий інститут, потребує професіоналів, аби діяти ефективно в рамках підсилення держави в актуальних питаннях. Фантазуючи, іноді, кандидати та рекрутери вбачають в “добрих” проєктах рожевих поні, що спокійно збирають квіти в лавандовому полі, проте, в реальності, то фенікси, що згорають в битві за свою місію та відроджуються знову, і знову. Компетенції — важливі, вони, ніби “база”, але їх для ефективної роботи в сфері — недостатньо, бо кандидат для NGO — pro-версія кандидата для бізнесу або державної посади.
   
2. Мотивація, що виходить за рамки особистих потреб, має значення, тому співпадіння по soft-skills — першочергово.
   Здебільшого, соціальні проблеми, які вирішують дієві організації, не є сонячними. Вони мають силу заходити в ваше життя без стуку після опівночі, накривати хвилею в вихідні та, іноді їх подолання може ставати сенсом існування. Зазвичай, теми, з якими обіймаються співробітники кожного дня виходять за рамки матеріального або егоцентричного (гроші, соціальний пакет, ін.), а те, що  допомагає стояти на своєму довго — ідейність, співпадіння цінностей та місій, усвідомленість мотивації. Здається, жоден бізнес чи державна посада не додає скільки сенсів, як робота в благодійності та, з іншого боку, не вимагає стільки роботи з собою, як особистістю.
   
3. Репутація — ваш персональний Святий Ґрааль, особливо, зовнішній вигляд має значення у благодійності. Без різниці, наскільки ви комунікаційно приємні з кандидатами та візуально сучасні — якщо ваша організація, наприклад, не є прозорою ви не знайдете достойного кандидата, та, що гірше, ви будете за бортом найрезультативнішого методу рекрутингу у сфері — рекомендацій. (Якщо ваша червона рута (кандидат) під ногами або в руках у колеги, то “не шукай (її) вечорами”).
   

Шлях пошуку кандидата

Розуміючи базові особливості рекрутингу в благодійності (вище) і перед тим, як ми поговоримо про шлях пошуку кандидата в сфері (нижче), хочу додати декілька пунктів про “етикет” найму XXI століття, сформований з міфів (або болей) моїх колег: 

• Рекрутер не подорожує у часі з Марті, тому, на жаль, не зможе знайти кандидата “на вчора”. (наприклад, середня тривалість процесу рекрутингу в Сполучених Штатах становить від 3 до 4 тижнів)
  
• Рекрутер не має чарівної палички Гаррі Поттера, тому, senior-кандидат навряд погодиться працювати full-time за 10 000 грн.
  
• Рекрутер спеціалізується на роботі з людьми, а не з інструментами, тому, вірогідно, не трансформує кандидата в людину-оркестр. (цінний досвід Австралії в рамках мультирольового найму)
  
• Рекрутер не фантаст, як Жуль Верн, він (вона) працює згідно портрету кандидата, що погоджений, або створений прямим керівником майбутнього співробітника. (відсутність розуміння ролі, завдань в рамках позиції  — топ-3 причин, що призводять до вигорання на роботі)

Ви вже знаєте особливості рекрутингу в некомерційній сфері, і тепер (барабанний дріб), покроковий план рекрутингу, для тих, хто шукає талант в свою організацію. Тезово розглянемо три блоки: 

1. як підготуватись до рекрутингу
2. як провести рекрутинг
3. що робити “після”.
   

Отже, для якісної підготовки до рекрутингу ми маємо дослідити та відповісти собі на наступні запитання:

1. Як додаткова позиція може допомогти просунути місію вашої організації?

Щоб відповісти на перше запитання чесно, подумайте:

• про таланти, вже існують у команді  та переконайтеся, що потреба у новій людині — реальна, відчутна
• чи є у команді співробітник, якого можна було б підвищити до нової ролі

Можливо запитання в процесах, або, потребу можна закрити автоматизацією.

2. Як виглядатиме типовий день нового співробітника в вашій організації?

Запитання допоможе скласти портрет (аватар) кандидата, який, схоже на провідну зірку, буде вашим орієнтиром на всіх етапах рекрутингу. В портрет має бути настільки детальним, наскільки ви можете уявити - від hard-skills та досвіду, що вважається перевагою до того, як “ваша” людина любить відпочивати та який у неї (нього) характер. Раджу відповідати на запитання разом з командою організації, можливо, через короткий брейншторм — бо, як кажуть, одна голова добре, а 10 — взагалі супер.

3. Чи наші умови співпраці корелюються з трудовим законодавством та ринковими пропозиціями “конкурентів”?

“До” рекрутингу важливо переконатися, що ваші процедури співбесіди та адаптації відповідають трудовому законодавству України, а  компенсаційний та соціальний пакет — привабливий. Замість довгого аналізу, пропоную вам зробити наступне — 

• переглянути умови працевлаштування, що пропонують інші NGO (ваші мають бути кращі, якщо не по всім пунктам, так — переважно)
• подумати та додати переваги роботи з вами, що виходять за межі юридичних “плюшок” (карʼєрне зростання, менторство від керівника, ін.).

Додатково, всі рішення, щодо — документів, контракту, відпусток, податків та пільг — мають бути осмислені та тезово сформовані для рекрутера (мінімум) та для кандидата.

4. Чи є в нашій команді важливі правила, яким слідує вся організація?

Зазвичай, кожна структура має свої “неписані” правила, які можна поєднати в “кодекс поведінки” в рамках команди та додати його в адаптацію кандидата. Такий неофіційний документ допоможе вам точніше відсіювати “не ваших” кандидатів в процесі рекрутингу, а обраному кандидату швидше та якісніше влитись в колектив. (“кодекс” можна зробити за посиланням, здається, безкоштовно)

5. Хто буде відповідальним(-ою) за конкретний рекрутинг?

Варто визначитись на “березі”, хто буде відповідальним за весь процес підготовки до пошуків кандидата, та, відповідно, розподілити (якщо є серед кого) ролі по наступним пунктам — 

• написання тексту вакансії
• підготовка візуальних матеріалів для поширення вакансії (за бажанням)
• написання тестового завдання (якщо є у воронці рекрутингу)
• написання скриптів співбесід  (сценарії розмов з кандидатами)
• підготовка стратегії рекрутингу (на яких ресурсах поширюємо вакансію, таймлайн рекрутингу, ін.)
• підбір ресурсів для публікації вакансії (тематичних, за специфікою позиції та загальних ресурсів пошуку роботи)
• стратегія хантингу (за бажанням)
• список контактів, організацій, ін. для запиту рекомендацій кандидата
• найголовніше (щоб не потонути на березі) — адаптація та навчання кандидата протягом (мінімум) першого місяця роботи “новенького”(-ої).
  

З неочевидних lifehack-ів, що актуальні на етапі підготовки:

• знайдіть серед знайомих рекрутера, який(-а) зможе підтримати вас порадою, якщо процес стане на паузу або виникнуть проблеми під час рекрутингу (знання про те, що “підсилення” поруч, додасть вам сил та впевненості)
• “якість, а не кількість” — краще інвестувати на 4 години більше часу на пошук точкових ресурсів для публікації вашої вакансії, ніж, потім, тиждень розбирати пошту з нерелевантними резюме
• готуйтесь до того, що для якісного рекрутингу варто буде виділяти особистий час, дуже багато часу (додавайте в календар проєкт “рекрутинг” завчасно, щоб працювати вночі менше)
• якщо у вас немає регулярного фінансування — будьте готові взяти відповідальність за винагороду для кандидата та період, зазначений в контракті (завершення гранту не поважна причина для передчасного звільнення кандидата)
• відмови мають значення (всі вхідні резюме мають отримати фідбек).

Всі пункти — опрацьовані та реалізовані, а це означає, що ви готові до публичного пошуку кандидата. (уявіть, як в цьому моменті я тричі кричу “ура”). Що робити далі? 

1. Визначити воронку рекрутингу, що підходить саме вашій організації та відповідно до вільного часу, який маєте. Наприклад, ви можете йти за схемою:

• скринінг резюме
• телефонна співбесіда
• тестове завдання
• онлайн-співбесіда
• рекомендації від роботодавців.

Будьте вільні до креативу, гнучкості та адаптації класичних етапів до потреб. Хочете після скринінгу резюме відразу зустрічатись з кандидатом онлайн, де, під час співбесіди, тестувати кандидата? Все в ваших руках.

2. Розподілити таймінги на основні етапи рекрутингу, що будуть тримати вас “ в ритмі”. Наприклад,  2 тижні на збір резюме кандидатів, тиждень на виконання  тестових завдань, тиждень на  онлайн-співбесіди, три дні на прийняття рішення та три дні на коректні відмови. Подивіться на свою воронку (див. п.1) та запишіть до неї часові межі. (інакше, є ризик розтягування рекрутингу на місяці)

3. Намагатись “тримати контакт” із кандидатами та час від часу (+- раз на тиждень) давати статус її або його резюме в рамках конкурсу на посаду. Резюме вам сподобалось та ви передали його керівнику на перегляд — напишіть про це кандидату, ви почали розгляд тестового завдання кандидата — повідомте про це для останнього(-ї). Турбота - не забувається. Можливо,  на поточну позицію кандидат не підходить, однак, він або вона будуть ідеальними на вашу наступну вакансію?

4. Не робити висновки за кандидата, бо, зазвичай, кандидати (люди) мають складнішу внутрішню організацію, ніж ми можемо уявити. Наприклад, кандидат не надіслав вчасно тестове завдання — перед тим, як ставити на ньому(-ій) тавро “безвідповідальний(-а)” варто ніжно запитати про причини несвоєчасної здачі завдання. Особливо зараз, наші запитання та інтерес мають бути доречними, у часи повномасштабної війни.

5. Потурбуватись про те, щоб всі етапи рекрутингу були безпечними та комфортними для кандидата. Наприклад,

• запрошувати кандидатів на онлайн-співбесіду вдень або зранку, коли не потрібне додаткове освітлення під час розмови, якщо випадково вимкнуть світло 
• перед визначенням часу для співбесіди, спитати про години, в які кандидат по плану відключень матиме світло та интернет
• додавати всі потрібні скріншоти та матеріали в тестове завдання, щоб його виконання було можливим без доступу до Інтернет (наскільки це є можливим)
• перед співбесідою проговорювати план дій у момент, якщо почнеться повітряна тривога.

План дій після вибору кандидата

Ще читаєте? Так-так, ми підходимо до фінального етапу рекрутингу — плану дій після вибору кандидата, якому ви готові запропонувати роботу. Всі етапи — важливі, бо, як з любовними стосунками — партнери кожен день обирають (або ні) один одного. Отже, після вибору кандидата, важливо: 

1. Підготувати та відправити оффер вашому “вау”-кандидату, у якому будуть прописані основні завдання позиції, умови співпраці, деталі оформлення та пропозиція з датою першого робочого дня в команді. Раджу, після підготовки оффера, запитати себе:
   - наскільки пропозиція натхненна та позитивно-емоційна
   - наскільки пропозиція вичерпна чи, після її прочитання, виникають додаткові уточнення (в ідеалі виникати не мають).
   
2. Реалізувати “в дії” оформлення та адаптацію кандидата, яку ми підготували на етапі підготовки до поширення вакансії. Нагадаю,
   - проведення першого дзвінка-знайомства (або вживу) з командою
   - визначення відповідального “по адаптації” кандидата та їх тепле знайомство
   - контроль юридичного оформлення кандидата, як співробітника
   - визначення завдань місяця, тижня, дня та поширення інструментів, для їх досягнення (паролі, доступи, корпоративна пошта, брифи з відповідальними колегами, інтеграція в системи та чати ін.)
   - планування регулярних чек-колів, для визначення стану кандидата та його(її) успіхів або зон розвитку в рамках позиції.
   
3. Welcome-party та приємнощі (за бажанням).  Ви можете підготувати напівформальну або неформальну зустріч-привітання, на якій можна познайомити новачка із командою і навпаки. Це значно спростить та пришвидшить адаптацію. Додатково, можна розробити та вручити привітальний набір (привітальну листівку, набір мерчу зі смаколиками або ін.) особисто працівнику, або відправити то все поштою, заздалегідь дізнавшись адресу. 

Сподіваюсь, сьогодні мені вдалось розкрити той “таємний” інгредієнт, а у вас вийде  створити за цим  рецептом особливу, свою, смачну страву до столу вашої організації.

І, так — в кожній сфері (чи то бізнес чи то третій сектор) є свої особливості рекрутингу, але незмінним правилом залишається завжди — любов до своєї справи та людяний рекрутинг з повагою до них. 

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція HURMA може не поділяти думку авторів