Як правильно оформити рекомендаційний лист: практичний гід для HR та керівників

У професійній кар’єрі бувають моменти, коли саме слово колишнього роботодавця стає вирішальним. Рекомендаційний лист підтверджує досвід, демонструє сильні сторони працівника та підсилює його позиції на ринку праці. Для компанії ж — це знак поваги до команди і показник зрілості HR-процесів. 

Для чого потрібен рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист виконує функцію своєрідного «мосту довіри» між роботодавцями:

• для працівника — це підтримка на новому етапі, інструмент для пошуку роботи, участі у програмах чи стипендіях.
• для компанії — показник сильної корпоративної культури та доказ того, що вона цінує своїх фахівців навіть після завершення співпраці.

Коли і навіщо компанії видають рекомендаційний лист з місця роботи

Є кілька ситуацій, коли рекомендаційний лист стає доречним і корисним:

1. На прохання працівника після звільнення. Це допомога у подальшому кар’єрному розвитку.
2. За ініціативою компанії. Як вияв вдячності за досягнення та вклад у розвиток бізнесу.
3. Під час внутрішніх або зовнішніх переходів. Наприклад, якщо співробітник переходить до партнерської компанії.
4. Для формування HR-бренду. Регулярна практика видачі рекомендаційних листів показує відкритість і людяність бізнесу.

У кожному випадку це частина кадрової стратегії.

Хто має писати рекомендаційні листи

Важливе значення має не тільки зміст, а й авторство документа:

1. Безпосередній керівник. Найкращий варіант для більшості випадків. Він може дати конкретні приклади досягнень.
2. HR-директор чи HRBP. У великих компаніях часто відповідають за формалізовані версії листів для архівів або зовнішніх подій.
3. CEO або топменеджмент. Використовується рідко, але має особливу вагу для ключових позицій.

Ключове правило: рекомендаційний лист працівнику має підписувати той, хто справді може підтвердити наведені факти.

Що входить у рекомендаційний лист

Щоб документ був корисним і виглядав професійно, він має включати такі блоки:

• дані компанії та дату складання;
• ПІБ працівника, посаду та період роботи;
• опис основних обов’язків і результатів;
• приклади досягнень (цифри, KPI, реалізовані проєкти);
• короткий опис особистих якостей;
• завершальну частину з чіткою рекомендацією;
• підпис і контакти автора.

Саме така структура робить документ зручним для сприйняття та дозволяє швидко оцінити професійний рівень кандидата.

Як написати рекомендаційний лист: тон та стиль

Рекомендаційний лист повинен мати професійний тон, але водночас залишатися зрозумілим і людяним. Надмірно шаблонні формулювання на кшталт «працював відповідально» не несуть цінності. Важливі конкретні результати, які можна перевірити.

Лист із чіткими прикладами досягнень підвищує шанси кандидата на позитивний результат. Тому варто формулювати думки так:

• «Ірина розробила нову програму адаптації, яка знизила плинність персоналу у перші 3 місяці на 25%.»
• «Андрій очолив проєкт з оптимізації рекрутингу, завдяки чому час закриття вакансій скоротився з 45 до 25 днів.»

Поєднання офіційності та конкретики робить документ переконливим, а для HR чи керівника — ще й дієвим інструментом підтримки професійної репутації співробітника.

Юридичні аспекти: що писати в рекомендаційному листі, а чого уникати

Рекомендаційний лист — це юридично нейтральний, але потенційно ризикований документ. Щоб уникнути неприємностей і зберегти репутацію компанії, важливо дотримуватись простих, але дієвих правил.

Працюйте тільки з перевіреними, вірогідними даними

Усі твердження в листі мають бути підтверджені фактами або особистим досвідом автора. Уникайте гіпотез або припущень без доказів — наприклад, “вона, мабуть, справлялася добре” або “мені здається, що він міг би вести проєкти”.

Не використовуйте офіційну назву, титул чи корпоративні бланки без дозволу

Якщо ви пишете рекомендаційний лист як приватна особа, не варто використовувати офіційний бланк компанії або публічну посаду автора без попереднього погодження. У деяких організаціях є етичні норми, що обмежують таку практику, оскільки це може виглядати як неправомірне використання посадової інформації.

Уникати дискримінаційних формулювань

Не згадуйте у листі характеристики, які можуть бути витлумачені як дискримінаційні (вік, стать, релігія, етнічне походження тощо), або включати оцінки, пов’язані з ними. Найкращий спосіб убезпечити компанію — зосередитись виключно на професійних компетенціях, комунікаційних здібностях, проєктних результатах.

Не включати конфіденційну інформацію чи комерційну таємницю

Будь-які дані, що можуть становити комерційну або корпоративну таємницю, повинні бути ретельно перевірені або виключені. Наприклад, не варто писати, що “він залучив стратегічних клієнтів, завдяки чому було збільшено рентабельність угод на 40%”, якщо ці дані є внутрішньою інформацією компанії чи не узгоджені керівництвом.

Завжди узгоджуйте текст із працівником

Щоб уникнути конфліктів і непорозумінь, найкраща практика — поділитись чернеткою листа з колишнім співробітником і попросити зворотний зв’язок:

• чи не містяться формулювання, що можуть бути сприйняті як образливі або невірні,
• чи не порушено жодних домовленостей про конфіденційність.

Цей підхід допомагає зберегти довіру і демонструє повагу до людини, якій ви пишете рекомендацію.

Рекомендаційний лист: зразок

Приклад рекомендаційного листа зразок, який можна адаптувати під власні потреби:

Рекомендаційний лист

Цим листом підтверджуємо, що Доценко Софія Сергіївна працювала у компанії «Х» на посаді менеджерки з персоналу з березня 20__ року до серпня 20__ року.

За час роботи Софія продемонструвала високий рівень професіоналізму, відповідальність та аналітичні здібності:

• розробила та впровадила нову систему онбордингу, яка скоротила плинність персоналу у перші 3 місяці на 25%;
• запустила щорічне опитування eNPS, після чого рівень лояльності всередині компанії підвищився до 85%;
• впровадила HRM-систему і зменшила час на розрахунок заробітної плати втричі.

Ми рекомендуємо Софію для подальшої роботи у сфері HR та впевнені, що її досвід і компетенції будуть корисними для будь-якої компанії.

З повагою,

ПІБ, посада

Контактний телефон, email

Висновки

Використовуйте наведений зразок як основу, уникайте типових помилок і не забувайте: HRM-системи на кшталт HURMA допомагають зберігати дані про співробітників, спрощуючи створення документів, включно з рекомендаційними листами.

Замовте демо HURMA і переконайтесь, як легко можна автоматизувати кадрові процеси, включно з підготовкою рекомендацій.