План співбесіди та етапи співбесіди: як побудувати системний найм

Проблема більшості співбесід у тому, що вони проводяться інтуїтивно. Питання змінюються від кандидата до кандидата, різні інтерв’юери оцінюють різні критерії й зрештою, все це робить найм неструктурованим.

Щоб цього уникнути, співбесіду потрібно будувати як структурований процес з чіткими етапами, де кожен етап має власну мету, межі та результат.

6 базових етапів співбесіди

План співбесіди відповідає на питання:

• яке рішення ми ухвалюємо на кожному етапі;
• якої інформації нам для цього бракує;
• яким способом цю інформацію можна отримати без упередженості.

У системному наймі співбесіда завжди рухається від загального до конкретного. Спочатку ми перевіряємо доцільність подальшої взаємодії, далі — відповідність компанії та ролі, і лише потім — професійну здатність виконувати роботу.

Саме ця логіка лежить в основі етапів співбесіди.

Етап 1. Попередній контакт і скринінг

Формат і тривалість

Скринінг проводиться у форматі короткої телефонної або відеорозмови. Оптимальна тривалість — 15–30 хвилин. Цього достатньо, щоб перевірити базову відповідність і не перевантажити кандидата зайвими деталями.

Що саме робить рекрутер на цьому етапі

На скринінгу компанія не оцінює глибину експертизи й не перевіряє професійні навички. Основна задача — зрозуміти, чи збігаються базові очікування сторін і чи має сенс інвестувати час у наступні етапи.

Рекрутер коротко пояснює контекст ролі та компанії, уточнює ключові факти з резюме, перевіряє мотивацію кандидата змінювати роботу саме зараз та проговорює формат подальшого процесу.

Приклади запитань, які доречні на скринінгу:

• Що у вашому поточному досвіді найближче до цієї ролі?
• Що саме ви хочете змінити у наступному місці роботи?
• Які умови для вас критичні, а де можливий компроміс?
• Коли ви готові розглядати вихід на нову позицію?

Результат етапу

Після скринінгу має бути чітке рішення: кандидат рухається далі або процес завершується на цьому етапі. Важливо зафіксувати конкретну причину — це зменшує хаос у подальшому наймі й спрощує комунікацію всередині команди.

Детальніше про процес розказали у статті “Скринінг тестування: як швидко зрозуміти, хто підходить, а хто — ні”.

Етап 2. HR-інтерв’ю: перевірка мотивації та поведінкових патернів

Формат і тривалість

HR-інтерв’ю зазвичай проходить у форматі відеодзвінка або очної зустрічі. Оптимальна тривалість — 35–60 хвилин. Менший час не дозволяє розкрити поведінкові патерни, більший — втомлює кандидата й не додає нових сигналів.

Фокус етапу

HR-інтерв’ю відповідає на питання: як кандидат поводиться в реальних робочих ситуаціях і чи зможе він ефективно працювати в конкретному середовищі.

Тут оцінюють:

• мотивацію й причини змін;
• спосіб прийняття рішень;
• взаємодію з іншими;
• реакцію на помилки, конфлікти та зміни.

Як виглядає правильна структура розмови

Спочатку HR окреслює рамки: що саме перевіряється і як виглядатимуть наступні етапи. Далі розмова будується навколо реальних кейсів із минулого досвіду кандидата, а не абстрактних формулювань.

Приклади поведінкових запитань:

• Розкажіть про конфлікт на роботі, який вам довелося вирішувати особисто. Що ви зробили і чим усе завершилось?
• Опишіть ситуацію, коли вам довелося швидко адаптуватися до змін. Що було найскладнішим?
• Згадайте помилку, за яку ви несли відповідальність. Які висновки зробили?

Розгляньте ці 50 універсальних питань для співбесіди.

Результат етапу

Після HR-інтерв’ю фіксуються спостереження щодо мотивації, потенційних ризиків і відповідності культурі компанії.

Етап 3. Професійне інтерв’ю: оцінка здатності виконувати роботу

Формат і тривалість

Професійне інтерв’ю зазвичай триває 40–90 хвилин і проводиться у форматі відеодзвінка або очної зустрічі. На цьому етапі обов’язково присутня людина, яка добре розуміє контекст ролі: тімлід, менеджер або профільний спеціаліст.

Головна задача етапу

Цей етап відповідає на ключове питання всього процесу: чи здатен кандидат виконувати роботу в реальних умовах, а не лише говорити про неї.

Професійне інтерв’ю не має виглядати як екзамен або вікторина. Перевірка пам’яті й теоретичних визначень дає мало інформації про реальну ефективність.

Як будується розмова

Діалог починається з короткого обговорення попереднього досвіду кандидата, після чого переходить до розбору типових робочих задач і рішень. Інтерв’юер уточнює, як саме кандидат мислить, які компроміси обирає і чому.

Приклади доречних питань і дій:

• Розкажіть про задачу, схожу на ті, з якими ви працюватимете у нас. Як ви підійшли до її вирішення?
• Які альтернативи ви розглядали і чому обрали саме це рішення?
• З якими ризиками ви стикались і як їх мінімізували?

Для senior-рівня розмова зміщується в бік системного мислення, архітектурних рішень і відповідальності за наслідки.

Етап 4. Практична перевірка

Формат і тривалість

Практична перевірка може проходити у форматі короткого live-завдання під час дзвінка (30–60 хвилин) або асинхронного завдання з чітким дедлайном (1–3 години роботи).

Коли цей етап виправданий

Практичні завдання використовують лише тоді, коли без них складно зробити обґрунтований висновок. Вони не мають бути для всіх за замовчуванням.

Кандидат має чітко розуміти:

• навіщо це завдання;
• що саме оцінюється;
• як виглядатиме фідбек.

Завдання повинне бути максимально наближеним до реальної роботи, а не абстрактним тестом.

Етап 5. Фінальне інтерв’ю та ухвалення рішення

Формат і тривалість

Фінальне інтерв’ю або decision meeting зазвичай триває 30–45 хвилин. Це може бути окрема зустріч із керівником або внутрішнє обговорення без кандидата.

Мета етапу

Цей етап потрібен для узгодження рішення між усіма учасниками процесу. Тут зводяться результати попередніх етапів, обговорюються ризики й приймається фінальне рішення.

Критично важливо спиратися не на враження, а на зафіксовані спостереження.

Етап 6. Фіксація результатів і фідбек кандидату

Формат і строки

Фідбек надається письмово або усно протягом 1–3 робочих днів після завершення процесу.

Що включає зворотний звʼязок

Фідбек має бути конкретним і коректним:

• що було сильним;
• чого не вистачило для ролі;
• чи можливе повернення до кандидата в майбутньому.

Навіщо це команді

Для команди фіксація результатів співбесіди потрібна не менше, ніж для кандидата. Записи після кожного етапу дозволяють порівнювати кандидатів, аргументувати рішення та покращувати процес у майбутньому.

Як автоматизувати етапи співбесід

Коли вакансій стає більше, а в процесі найму одночасно залучений рекрутер, HR і hiring-менеджер, основні проблеми виникають не на рівні самих співбесід, а на рівні керування інформацією. Нотатки зберігаються в різних місцях, фідбек губиться в чатах, рішення ухвалюються із запізненням або на основі неповних даних.

Саме тому в ATS HURMA автоматизація співбесід побудована як єдиний наскрізний процес найму — від першого контакту з кандидатом до фінального рішення.

Єдина картка кандидата замість десятків джерел

У HURMA вся інформація про кандидата зібрана в одному середовищі:

• резюме та супровідні матеріали;
• історія комунікації (листи, коментарі, нотатки);
• етапи, які кандидат уже пройшов;
• результати кожної співбесіди.

Це критично важливо для багатоступеневих процесів. Рекрутер, HR і менеджер бачать одну й ту саму картину, без втрати контексту та повторних запитань кандидату.

Контроль етапів і відповідальності

HURMA дозволяє чітко бачити:

• на якому етапі зараз перебуває кожен кандидат;
• хто відповідальний за наступний крок;
• де процес завис і чому.

Це особливо важливо, коли співбесіди проводять кілька людей або вакансій багато. Система знімає ризик ситуацій, коли кандидат місяцями не отримує відповіді просто тому, що фідбек загубився.

Спільна робота команди без плутанини

Усі учасники процесу найму працюють у спільному просторі:

• рекрутер бачить загальну воронку;
• HR має доступ до мотиваційних і поведінкових сигналів;
• hiring-менеджер бачить результати професійної оцінки.

Це дозволяє уникнути дублювання питань, суперечливих оцінок і ситуацій:

“Якби я вела все в Excel, то просто згоріла б. Це займало б увесь день — додавати кандидатів, передавати резюме наймаючим менеджерам, чекати на їхні коментарі. Для однієї людини, яка відповідає і за рекрутинг, і за адаптацію, і за корпоративи — це просто нереально без автоматизації.”

Олена Цимбал, HRG Fortunatos у кейсі HURMA

Воронка рекрутингу, аналітика та звітність

Аналітика в HURMA допомагає переводити рішення щодо найму з рівня суб’єктивних вражень у зону вимірюваних даних:

• відстежувати рух кандидатів по етапах співбесід;
• бачити, на яких етапах відбувається найбільший відсів;
• контролювати час проходження кожного етапу та загальний time-to-hire;
• виявляти вузькі місця у процесі співбесід.

Завдяки цьому команда може оцінювати не лише кандидатів, а й якість самого процесу співбесід: чи не дублюються етапи, де втрачається час і які інтерв’ю реально впливають на фінальне рішення.

Підсумуємо

Системний найм починається не тільки з хороших питань, а й з чітко вибудуваного плану співбесіди. Коли кожен етап має зрозумілу мету, формат і зафіксований результат, рішення ухвалюються швидше, а ризик помилкового найму суттєво знижується.

У HURMA етапи співбесід, фідбек, відповідальність і аналітика зібрані в одному просторі, щоб найм був прозорим, передбачуваним і контрольованим на кожному кроці.

Спробуйте демо HURMA, щоб побачити, як системний підхід до співбесід працює на практиці — від першого контакту з кандидатом до фінального рішення.