Переведення співробітників між відділами: автоматизація кадрових змін

Команда HURMA

  • 11 хв
  • 1091
  • 0

Переведення співробітників між департаментами — це процес, що впливає на командну динаміку, відповідальність, адаптацію й мотивацію. Найменша помилка або затримка — і компанія ризикує втратити довіру співробітника.

Тож розберімось разом у тонкощах цього процесу та як зробити все правильно:)

Причини переведення працівників між відділами

Найпоширеніші ситуації, коли переведення співробітників між відділами — доречне рішення:

  • працівник не підходить до завдань поточного відділу, але має сильні сторони в іншій сфері;
  • у компанії відкривається новий напрям, де потрібні внутрішні експерти;
  • менеджер бачить потенціал і пропонує нову роль;
  • працівник сам проявляє ініціативу перейти в інший департамент;
  • оптимізація структури чи злиття відділів.

Такі переведення — можливість утримати людину в команді та розкрити її сильні сторони.

Процедура переведення працівників: що насправді відбувається

Кадрові зміни – це завжди комплексний процес, який зачіпає одразу кілька сфер:

  1. Оргструктура. Співробітника потрібно правильно інтегрувати в нову команду, оновити його роль у внутрішніх схемах.
  2. Доступи та інструменти. У більшості компаній кожен відділ працює з власними сервісами, тому потрібно оперативно змінити доступи до систем.
  3. Керівництво та процеси. Змінюється прямий керівник, звітність, оцінка ефективності, часто — і спосіб роботи.
  4. Адаптація. Навіть у межах однієї компанії працівник може відчути себе «новачком», і йому потрібна підтримка.
  5. Юридичне оформлення. Переведення часто вимагає додаткових угод до договору, наказу, внесення змін у табель.

Усі ці етапи мають бути узгодженими, прозорими та автоматизованими — щоб зберегти фокус команди на роботі, а не на бюрократії.

Які особливості та нюанси переведення співробітників між департаментами?

У невеликих компаніях процедура переведення працівників ще може відбуватись вручну: погодження на словах, підписання наказів у паперовому вигляді, передача доступів через пошту. У масштабніших структурах такий підхід створює непрості задачі:

  • процес затягується через людський фактор;
  • виникають помилки в табелях, розрахунках та документах;
  • відсутність централізованої інформації уповільнює адаптацію.

До цього додається ще низка невидимих, але критичних нюансів: наприклад, керівник нового відділу може не отримати повної інформації про цілі, досвід чи поточний прогрес працівника. А сам співробітник — залишитися без чітких очікувань і підтримки на новій позиції.

Чому ручне управління кадровими змінами — це втрата грошей та часу

HR-відділи витрачають багато часу на ручне опрацювання переведень:

  • обробка заявок;
  • погодження з керівниками;
  • складання наказів;
  • зміни в обліку та розрахунках;
  • оновлення оргструктури та доступів.

Усе це десятки годин щомісяця, які можна було б інвестувати в розвиток персоналу. 

До цього додається вартість помилок: невчасно оновлений табель — це переплата або порушення трудового законодавства. Неоновлений доступ — це простій у роботі відділу. Втрачені документи — це ризики для юридичного аудиту.

Тобто ручне управління кадровими змінами — це не просто довше. Це дорожче в масштабі компанії: і за часом, і за прямими витратами.

Саме тому зʼявилися HRM-системи — щоб звільнити час і заощадити гроші.

Вони допомагають структурувати процес, мінімізувати повторювані дії й гарантувати, що нічого не загубиться в Excel-таблицях чи особистих листуваннях. Замість витрачати години на механічні задачі, HR-фахівець може зосередитись на тому, що справді має значення: супроводі працівників, розвитку команди та аналітиці.

Ба більше, одне з досліджень SHRM показує, що 85% роботодавців, які використовують автоматизацію або штучний інтелект, кажуть, що це економить їм час та/або підвищує їхню ефективність.

Дані говорять самі за себе – ейчарам потрібні HRM-системи.

HRM автоматизація переведення співробітників між відділами

Автоматизація змінює сам підхід до переведення: з хаотичного ручного процесу на керований і вимірюваний бізнес-процес:

  1. Шаблонні сценарії переведення — HR може обрати тип переведення (в межах компанії, між філіями, із зміною окладу тощо), і система сформує типовий перелік дій і документів.
  2. Автоматичне оновлення оргструктури — після переведення працівник одразу зʼявляється в новому відділі, без потреби оновлювати вручну кілька систем.
  3. Синхронізація з табелем обліку часу — зміни у відділі й посадах автоматично відображаються в графіках роботи, звітах і плануванні.
  4. Генерація документів — накази, додаткові угоди до трудового договору, повідомлення бухгалтерії — усе це формується за шаблоном і доступне одразу.
  5. Інформування зацікавлених сторін — керівники, HR, бухгалтерія й ІТ отримують сповіщення про зміни без потреби нагадувати вручну.
  6. Повна історія переведень — у профілі співробітника зберігається хронологія всіх змін ролей, відділів і статусів.

Ще один плюс — контроль і прозорість. В автоматизованому процесі видно, хто на якому етапі, коли було погодження, чи згенеровано документи, чи оновлені дані у табелі. Це виключає непорозуміння між HR, бухгалтерією, ІТ та менеджерами.

Як HURMA допомагає у переведенні співробітників між відділами: кадрові зміни покроково

На прикладі HRM HURMA покажемо, як може бути реалізована автоматизація переведення:

Ініціювання переведення

HR-фахівець або керівник відкриває профіль відділу/департаменту та додає співробітника. У системі фіксується новий підрозділ та посада.

Оновлення організаційної структури

Після підтвердження переведення працівник переноситься в новий відділ у розділі «Оргструктура». Це одразу видно у внутрішній ієрархії команди.

Сповіщення про переведення

Новий керівник або ціла команда може автоматично отримати повідомлення про переведення працівника в інший відділ. Функція “Події” налаштовується в системі та кастомізується під різні цілі.

Шаблони документів

HURMA дозволяє згенерувати стандартні документи для переведення (наказ, додаткову угоду тощо) за внутрішніми шаблонами. Їх можна завантажити у профіль або передати в архів.

6 практичних кроків для інтеграції автоматизації в HR-відділ

Коли процедура переведення працівників добре налагоджена, вона не викликає напруги, а сприймається як частина розвитку:

  1. Оцініть, скільки часу зараз йде на переведення працівників.
  2. Опишіть поточну процедуру: де гальмує, хто залучений, які документи.
  3. Обговоріть із керівниками департаментів, що їм зручно бачити в новому процесі.
  4. Виберіть систему, що покриває повний цикл.
  5. Запровадьте тестовий сценарій і зберіть зворотний зв’язок.
  6. Зробіть автоматизовану процедуру частиною стандартного HR-процесу.

І найголовніше, автоматизація — не про заміну людей, а про збереження цінного ресурсу — часу.

Що маємо в результаті?

Кадрові зміни — це складна комбінація процесів: документообіг, доступи, оргструктура, табелі, адаптація, комунікація між відділами. Якщо все це робити вручну — маємо втрати: часу, точності, довіри.

Автоматизація трансформує переведення у зрозумілу процедуру. Замість десятків листів і погоджень — одна точка управління в HRM-системі. Замість постійних нагадувань — автоматичні сповіщення. Замість Excel — повна історія переведень і оновлення в один клік.

HURMA може взяти переведення співробітників на себе. Спробуйте, як це працює на ділі – замовте безплатне демо системи вже сьогодні.

    CRM для HR: як обрати та впровадити систему, що дійсно працює
    У роботі HR-відділу кожна хвилина на рахунку: онбординг, оцінки, заявки, нагадування, взаємодія з керівниками, звітність. Усе це важко тримати в голові, а ще важче — в Excel. Саме тому компанії ...
    Менше людей — більше відповідальності: чому психічне здоров'я співробітників важливіше, ніж здається
    У цій статті Олена Крутоголов висвітила ключові проблеми, з якими стикається кожен HR на ринку праці та як можуть бути корисні методи “Fix the worker” та “Fix the job” для ...

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: