Переведення співробітників між відділами: автоматизація кадрових змін

Переведення співробітників між департаментами — це процес, що впливає на командну динаміку, відповідальність, адаптацію й мотивацію. Найменша помилка або затримка — і компанія ризикує втратити довіру співробітника.

Тож розберімось разом у тонкощах цього процесу та як зробити все правильно:)

Причини переведення працівників між відділами

Найпоширеніші ситуації, коли переведення співробітників між відділами — доречне рішення:

• працівник не підходить до завдань поточного відділу, але має сильні сторони в іншій сфері;
• у компанії відкривається новий напрям, де потрібні внутрішні експерти;
• менеджер бачить потенціал і пропонує нову роль;
• працівник сам проявляє ініціативу перейти в інший департамент;
• оптимізація структури чи злиття відділів.

Такі переведення — можливість утримати людину в команді та розкрити її сильні сторони.

Процедура переведення працівників: що насправді відбувається

Кадрові зміни – це завжди комплексний процес, який зачіпає одразу кілька сфер:

1. Оргструктура. Співробітника потрібно правильно інтегрувати в нову команду, оновити його роль у внутрішніх схемах.
2. Доступи та інструменти. У більшості компаній кожен відділ працює з власними сервісами, тому потрібно оперативно змінити доступи до систем.
3. Керівництво та процеси. Змінюється прямий керівник, звітність, оцінка ефективності, часто — і спосіб роботи.
4. Адаптація. Навіть у межах однієї компанії працівник може відчути себе «новачком», і йому потрібна підтримка.
5. Юридичне оформлення. Переведення часто вимагає додаткових угод до договору, наказу, внесення змін у табель.

Усі ці етапи мають бути узгодженими, прозорими та автоматизованими — щоб зберегти фокус команди на роботі, а не на бюрократії.

Які особливості та нюанси переведення співробітників між департаментами?

У невеликих компаніях процедура переведення працівників ще може відбуватись вручну: погодження на словах, підписання наказів у паперовому вигляді, передача доступів через пошту. У масштабніших структурах такий підхід створює непрості задачі:

• процес затягується через людський фактор;
• виникають помилки в табелях, розрахунках та документах;
• відсутність централізованої інформації уповільнює адаптацію.

До цього додається ще низка невидимих, але критичних нюансів: наприклад, керівник нового відділу може не отримати повної інформації про цілі, досвід чи поточний прогрес працівника. А сам співробітник — залишитися без чітких очікувань і підтримки на новій позиції.

Чому ручне управління кадровими змінами — це втрата грошей та часу

HR-відділи витрачають багато часу на ручне опрацювання переведень:

• обробка заявок;
• погодження з керівниками;
• складання наказів;
• зміни в обліку та розрахунках;
• оновлення оргструктури та доступів.

Усе це десятки годин щомісяця, які можна було б інвестувати в розвиток персоналу. 

До цього додається вартість помилок: невчасно оновлений табель — це переплата або порушення трудового законодавства. Неоновлений доступ — це простій у роботі відділу. Втрачені документи — це ризики для юридичного аудиту.

Тобто ручне управління кадровими змінами — це не просто довше. Це дорожче в масштабі компанії: і за часом, і за прямими витратами.

Саме тому зʼявилися HRM-системи — щоб звільнити час і заощадити гроші.

Вони допомагають структурувати процес, мінімізувати повторювані дії й гарантувати, що нічого не загубиться в Excel-таблицях чи особистих листуваннях. Замість витрачати години на механічні задачі, HR-фахівець може зосередитись на тому, що справді має значення: супроводі працівників, розвитку команди та аналітиці.

Ба більше, одне з досліджень SHRM показує, що 85% роботодавців, які використовують автоматизацію або штучний інтелект, кажуть, що це економить їм час та/або підвищує їхню ефективність.

Дані говорять самі за себе – ейчарам потрібні HRM-системи.

HRM автоматизація переведення співробітників між відділами

Автоматизація змінює сам підхід до переведення: з хаотичного ручного процесу на керований і вимірюваний бізнес-процес:

1. Шаблонні сценарії переведення — HR може обрати тип переведення (в межах компанії, між філіями, із зміною окладу тощо), і система сформує типовий перелік дій і документів.
2. Автоматичне оновлення оргструктури — після переведення працівник одразу зʼявляється в новому відділі, без потреби оновлювати вручну кілька систем.
3. Синхронізація з табелем обліку часу — зміни у відділі й посадах автоматично відображаються в графіках роботи, звітах і плануванні.
4. Генерація документів — накази, додаткові угоди до трудового договору, повідомлення бухгалтерії — усе це формується за шаблоном і доступне одразу.
5. Інформування зацікавлених сторін — керівники, HR, бухгалтерія й ІТ отримують сповіщення про зміни без потреби нагадувати вручну.
6. Повна історія переведень — у профілі співробітника зберігається хронологія всіх змін ролей, відділів і статусів.

Ще один плюс — контроль і прозорість. В автоматизованому процесі видно, хто на якому етапі, коли було погодження, чи згенеровано документи, чи оновлені дані у табелі. Це виключає непорозуміння між HR, бухгалтерією, ІТ та менеджерами.

Як HURMA допомагає у переведенні співробітників між відділами: кадрові зміни покроково

На прикладі HRM HURMA покажемо, як може бути реалізована автоматизація переведення:

Ініціювання переведення

HR-фахівець або керівник відкриває профіль відділу/департаменту та додає співробітника. У системі фіксується новий підрозділ та посада.

Оновлення організаційної структури

Після підтвердження переведення працівник переноситься в новий відділ у розділі «Оргструктура». Це одразу видно у внутрішній ієрархії команди.

Сповіщення про переведення

Новий керівник або ціла команда може автоматично отримати повідомлення про переведення працівника в інший відділ. Функція “Події” налаштовується в системі та кастомізується під різні цілі.

Шаблони документів

HURMA дозволяє згенерувати стандартні документи для переведення (наказ, додаткову угоду тощо) за внутрішніми шаблонами. Їх можна завантажити у профіль або передати в архів.

6 практичних кроків для інтеграції автоматизації в HR-відділ

Коли процедура переведення працівників добре налагоджена, вона не викликає напруги, а сприймається як частина розвитку:

1. Оцініть, скільки часу зараз йде на переведення працівників.
2. Опишіть поточну процедуру: де гальмує, хто залучений, які документи.
3. Обговоріть із керівниками департаментів, що їм зручно бачити в новому процесі.
4. Виберіть систему, що покриває повний цикл.
5. Запровадьте тестовий сценарій і зберіть зворотний зв’язок.
6. Зробіть автоматизовану процедуру частиною стандартного HR-процесу.

І найголовніше, автоматизація — не про заміну людей, а про збереження цінного ресурсу — часу.

Що маємо в результаті?

Кадрові зміни — це складна комбінація процесів: документообіг, доступи, оргструктура, табелі, адаптація, комунікація між відділами. Якщо все це робити вручну — маємо втрати: часу, точності, довіри.

Автоматизація трансформує переведення у зрозумілу процедуру. Замість десятків листів і погоджень — одна точка управління в HRM-системі. Замість постійних нагадувань — автоматичні сповіщення. Замість Excel — повна історія переведень і оновлення в один клік.

HURMA може взяти переведення співробітників на себе. Спробуйте, як це працює на ділі – замовте безплатне демо системи вже сьогодні.