Переведення співробітників між відділами: автоматизація кадрових змін

Переведення співробітника на іншу посаду або в інший підрозділ — це зміна умов трудового договору. Для працівника це означає нову зону відповідальності, інших колег, нового керівника, іноді зміну графіка, окладу чи режиму роботи.

Важливий момент для HR та керівників:

• переведення — це зміна істотних умов праці (посади, підрозділу, функціоналу), що за загальним правилом потребує згоди працівника;
• переміщення — зміна робочого місця в межах тієї ж функції (наприклад, інший кабінет або перерозподіл ділянок), пояснюється виробничою необхідністю й не завжди потребує окремої згоди.

Переведення між департаментами майже завжди стосується саме зміни ролі та відповідальності, а отже — впливає на відчуття справедливості, прозорості та довіри до компанії.

Причини переведення працівників між відділами: коли це справді доречно

Найпоширеніші ситуації, коли переведення — логічне й корисне рішення:

• працівник або працівниця добре проявляє себе в компанії, але не повністю підходить до завдань поточного відділу, натомість має сильніші компетенції в іншій функції (наприклад, із продажів у клієнтський сервіс);
• компанія запускає новий напрям, і потрібні люди, які вже знають внутрішні процеси, продукт, клієнтів;
• менеджер бачить потенціал у співробітника та пропонує роль з іншою зоною відповідальності (наприклад, перехід на позицію тімлідки/тімліда);
• співробітник сам проявляє ініціативу перейти в інший департамент, щоб розвивати іншу спеціалізацію або змінити фокус роботи;
• відбувається оптимізація структури, злиття відділів, перерозподіл функцій, і переведення допомагає зберегти цінних людей у компанії.

Після того як ви чітко називаєте й проговорюєте причину переведення, легше сформувати очікування, план адаптації та критерії успіху на новій позиції. Це знижує ризик розчарування для обох сторін.

Які процеси насправді зачіпає переведення між департаментами

Переведення — це комплексна зміна, яка проходить через кілька рівнів:

1. Організаційна структура. Потрібно коректно відобразити нову роль працівника у структурній схемі, змінити підпорядкування, обов’язки, інколи рівень грейду.
2. Доступи й інструменти. Відділи користуються різними системами, базами, правами доступу. Якщо це не синхронізувати, співробітник може або не мати інструментів для роботи, або навпаки — зберігати доступи до зайвої інформації.
3. Керівництво та процеси. Змінюється прямий керівник, формат звітності, регулярні мітинги, цілі та KPI. Це потрібно зафіксувати, а не залишити на потім.
4. Адаптація. Навіть у межах тієї ж компанії переведена людина часто відчуває себе новачком. Нові колеги, нові чати, інші процеси — без плану підтримки це створює зайву напругу.
5. Юридичне оформлення. Зміна посади чи відділу зазвичай фіксується наказом, додатковою угодою до трудового договору, змінами в системі обліку, табелях, зарплатних налаштуваннях.

Якщо всі ці рівні не синхронізувати, виникає розрив: HR щось знає, бухгалтерія ще ні, ІТ не оновило доступи, керівник не розуміє, з якого дня людина переходить у його команду. Звідси — плутанина, скарги, зайві звернення до HR та ризики помилок у документах.

Правові нюанси переведення: що варто знати HR-фахівцю

Згода працівника

За загальним правилом переведення на іншу посаду або в інший підрозділ відбувається за згодою працівниці чи працівника. Винятки встановлені трудовим законодавством (наприклад, тимчасове переведення за особливих обставин або в умовах воєнного стану).

Для HR важливо мати цю згоду в зафіксованій формі — заяві, електронному погодженні, відмітці в системі.

Переведення під час воєнного стану

У період дії воєнного стану трудові відносини регулюються Законом України № 2136-ІХ. Документ передбачає право роботодавця тимчасово перевести працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди, але лише у виняткових випадках, коли це необхідно для:

• відвернення або ліквідації наслідків бойових дій;
• усунення обставин, що становлять загрозу життю чи нормальним умовам людей;
• забезпечення безперебійної роботи критично важливих напрямів підприємства.

У таких умовах роботодавець зобовʼязаний гарантувати:

• відсутність медичних протипоказань до виконання нової роботи;
• оплату праці не нижчу за середній заробіток за попередньою посадою;
• належне документальне оформлення переведення.

Водночас переведення без згоди не допускається, якщо воно передбачає роботу в іншій місцевості, де тривають активні бойові дії.

Для внутрішніх організаційних змін, таких як переведення між департаментами з метою розвитку, оптимізації структури та внутрішньої мобільності — продовжують діяти загальні правила трудового законодавства:

• переведення здійснюється за згодою працівника чи працівниці;
• з прозорим узгодженням умов;
• з оформленням наказу та внесенням змін у кадрові документи.

Наказ на переведення на іншу посаду

Переведення оформлюється наказом за встановленою в компанії процедурою. Наказ стає підставою для:

• внесення змін у кадрові системи;
• оновлення посадової інструкції;
• зміни даних, що впливають на зарплату й облік часу.

Чітко визначеного законом строку, «за скільки днів» до переведення потрібно видати наказ, немає. Але логіка проста: працівник має встигнути ознайомитися з умовами, отримати інструкцію, за потреби — пройти медогляд чи навчання.

Зразок наказу про переведення на іншу посаду

НАКАЗ

про переведення працівника на іншу посаду

Дата: «_» __________ 20 р.

Номер: /

Місце видання: ___________________________

На підставі заяви працівника / пропозиції керівника (потрібне підкреслити) та відповідно до статті 32 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Перевести з «_» __________ 20 р. працівника(цю) [ПІБ], який(а) обіймає посаду [поточна посада], до підрозділу [назва підрозділу] на посаду [нова посада].
2. Відділу кадрів забезпечити внесення змін до кадрових документів і відображення переведення у відповідних облікових системах.
3. Бухгалтерії врахувати зміни при нарахуванні заробітної плати згідно з установленим окладом та/або положеннями колективного договору.

Підстава:

• заява працівника від «» __________ 20 р. / службова записка керівника від «» __________ 20 р. (потрібне підкреслити)
• погодження керівника підрозділу [ПІБ]

Ознайомлення з наказом

З наказом ознайомлений(а):

Підпис працівника: _____________ / [ПІБ]

Дата: «_» __________ 20 р.

Підписи відповідальних осіб

Директор / Керівник підприємства: ___________________ / [ПІБ]

Відділ кадрів: ___________________ / [ПІБ]

Чому ручне управління переведення працівника на іншу посаду — це витрати й ризики

У компаніях кадрові зміни все ще досить часто оформлюють у «ручному режимі»:

• домовилися усно;
• надіслали листа в HR;
• підписали паперовий наказ;
• попросили ІТ змінити доступи;
• повідомили бухгалтерію в окремому листуванні.

Поки компанія маленька, це спрацьовує. Але щойно зростає кількість відділів і переведень, проявляються типові проблеми:

• процес затягується, тому що хтось не відповів на лист або не погодив заявку;
• виникають помилки в табелях і розрахунках: людина вже працює в іншому відділі, а облік часу йде за старими налаштуваннями;
• відсутність єдиного джерела правди ускладнює будь-який аудит — кадровий, фінансовий чи юридичний;
• новий керівник не отримує повної інформації про результати, компетенції та очікування щодо співробітника;
• сам працівник не розуміє, з якого дня діють нові правила, кому ставити питання й що вважати критеріями успіху на новій позиції.

У результаті HR-відділ витрачає десятки годин щомісяця на переписування даних, пересилання формул і нагадування різним стейкхолдерам. Це час, який можна було б інвестувати у розвиток людей, аналіз даних і роботу над культурою.

Як HRM-система змінює підхід до переведення між департаментами

Саме накопичення цих рутинних задач і помилок стало причиною появи HRM-систем. Їхня задача — зробити процес керованим і прозорим.

На прикладі HRM HURMA покажемо, як автоматизувати переведення співробітників між відділами.

1. Ініціювання переведення

Переведення може ініціювати HR-фахівчиня, керівник або, за внутрішніми правилами, сам працівник (через узгоджену процедуру). У HURMA достатньо відкрити відповідний департамент та додати туди співробітника. 

2. Оновлення організаційної структури

Після підтвердження переведення працівник автоматично переноситься в новий відділ у розділі «Оргструктура»:

Це означає, що:

• новий керівник бачить співробітника у своїй команді;
• оргструктура залишається актуальною для всієї компанії;
• простіше планувати навантаження, навчання, відпустки та робочий час.

3. Сповіщення для нової команди

HURMA дозволяє налаштувати сповіщення про переведення:

• новий керівник отримує повідомлення, що з певної дати до його команди приєднується працівник;
• HR або People Partner бачить, хто й коли переходить, щоб супроводжувати адаптацію;
• за потреби сповіщення можуть отримувати бухгалтерія й ІТ — це зменшує кількість ручних нагадувань.

Функція «Події» в HURMA налаштовується під процеси конкретної компанії, тому сповіщення не перетворюються на шум, а працюють як інструмент прозорості.

4. Генерація наказів і супровідних документів

У системі можна створити шаблони документів для різних типів переведень:

HR залишається лише перевірити й затвердити документ. Це значно зменшує ризик технічних помилок.

5. Відображення змін в обліку часу й розрахунках

Після переведення система автоматично враховує нову позицію у:

• графіках роботи;
• звітах по відділах;
• базі даних для розрахунку зарплати.

6 практичних кроків для впровадження автоматизації переведень у HR-відділі

Щоб переведення між департаментами перестало бути для команди «болючою темою», варто подивитися на процес очима системного підходу:

1. Зафіксуйте, скільки часу зараз витрачається на одне переведення. Візьміть кілька останніх кейсів і порахуйте години HR, керівників, бухгалтерії, ІТ.
2. Опишіть поточну процедуру. Хто подає ініціативу? Хто погоджує? Хто готує документи? Де виникають «вузькі місця»?
3. Запитайте керівників департаментів, що для них важливо бачити в процесі. Наприклад, хто й коли приєднується до команди, які очікування зафіксовані, які строки.
4. Впровадьте HRM-систему, що покриває повний цикл кадрових змін. Переконайтеся, що система вміє працювати з оргструктурою, документами, сповіщеннями й аналітикою.
5. Запустіть тестовий сценарій. Оберіть один кейс переведення, проведіть його через систему, зберіть зворотний зв’язок від усіх учасників.
6. Зробіть автоматизований процес «єдиним джерелом правди». Зафіксуйте в політиках: переведення оформлюються тільки через HRM-систему, а не обхідними шляхами.

Автоматизація в цьому контексті — не спроба замінити HR-команду. Навпаки, вона забирає рутину й дає можливість зосередитися на людях, а не на таблицях.

Підсумуємо

Якщо ви хочете побачити, як це працює на практиці — варто не лише прочитати про процес, а й подивитися на нього в дії. Замовте безплатне демо HURMA, щоб протестувати переведення між департаментами на прикладі вашої структури й оцінити, скільки часу та зусиль можна зекономити вашій HR-команді.