Nota Group та HURMA: історія ефективної автоматизації та партнерства

Nota Group стикнулася з потребою автоматизувати свої процеси в умовах зростання та переходу на гібридну модель роботи. Стара система, побудована на ручному управлінні, вже не справлялася з викликами сучасного ринку.

Тому компанія обрала HURMA, яка стала рішенням для підбору персоналу та покращення внутрішньої комунікації. Як саме це вдалося реалізувати та які нові можливості відкрилися завдяки системі, розповідає HR-менеджерка компанії Лілія Осауленко.

Про компанію Nota Group

Nota Group – українська компанія, що надає послуги для малого та середнього бізнесу, включаючи юридичний супровід, фінансове обслуговування, управління персоналом, бухгалтерський супровід, послуги з корпоративної безпеки, автоматизація бізнес-процесів, впровадження GDPR та аудит.

Наша специфіка полягає в тому, що ми універсальна аутсорсингова компанія. Ми багатофункціональні, як бек-офіс для середнього та малого бізнесу. Бухгалтерія, юридичні питання, кадрові, навіть військовий облік, підбір, адаптація, оцінка, все, що тільки можливо. Ми закриваємо всі болі клієнтів.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Виклики та проблеми бізнесу

З розвитком бізнесу Nota Group стикнулася з кількома викликами, які вимагали негайних рішень.

Дві наші болі. Перша – це рекрутинг, друга – це внутрішні комунікації. Раніше ми працювали в Excel, де все було в ручному управлінні. Це створювало проблеми з аналітикою, збереженням даних та управлінням процесом. Ми не могли бачити вузькі місця у воронці, де відбувається найбільший відсів кандидатів.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Така ситуація не тільки ускладнювала процес підбору, але й обмежувала можливості ефективного аналізу. Відсутність інтегрованої платформи для управління рекрутинговими даними була серйозною перешкодою для зростання компанії.

Гібридний формат роботи, спричинений пандемією та війною, ще більше ускладнив внутрішні комунікації. З часом і пандемії, і війни частина команди перейшла на гібридний формат роботи, і нам потрібно було підтримувати комунікацію та згуртованість колективу.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Впровадження HURMA

У пошуках рішення для автоматизації Nota Group зупинилася на системі HURMA, яка надала всі необхідні інструменти для автоматизації процесів, особливо рекрутингу.

HURMA дозволила будувати воронку з більшою деталізацією, що допомогло зрозуміти вузькі місця в процесі та покращити аналітику. Це стало для нас серцем рекрутингу.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Система також полегшила адаптацію новачків, надавши можливість ознайомлюватися з організаційною структурою та інтегруватися в колектив.

Ми використовуємо карточки співробітників, організаційну структуру та новини, щоб новачки могли краще інтегруватися. Людина має можливість не лише почути про компанію, а й побачити її історію.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Переваги автоматизації

Впровадження HURMA суттєво вплинуло на продуктивність рекрутингових процесів.

Результат вийшов набагато якіснішим, ніж був з ексельськими таблицями. Тепер ми можемо бачити всю воронку з більшою деталізацією та розуміти, де відбувається відсів.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Значну популярність серед рекрутерів здобув плагін для автоматизації роботи з резюме, що значно скоротив час на обробку кандидатів.

Ми можемо завантажити резюме з платформи, і система сама створює карточку кандидата. Це значно спрощує процес та дозволяє нам зосередитися на інших аспектах роботи.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Цей інструмент допоміг зменшити кількість ручної праці, дозволивши команді більше часу присвячувати аналізу та оцінці кандидатів.

Внутрішні комунікації

Однією з ключових функцій, яку активно використовує Nota Group, є новинна стрічка, що забезпечує підтримку внутрішньої комунікації в компанії.

Я публікую від 5 до 10 новин щотижня, щоб тримати співробітників у курсі подій. Це дозволяє нам залучати колег до соціальних проєктів, зберігаючи згуртованість команди.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Крім того, компанія запровадила ініціативу "Healthy Box" – коробки підтримки для співробітників, які перебувають на лікарняному. Це нововведення сприяє позитивній атмосфері в компанії, забезпечуючи співробітників додатковою підтримкою під час складних періодів.

HURMA нам допомогла з одним нововведенням цьогорічним. Коли фахівець йде на лікарняний, а, на жаль, останнім часом у нас постійно якісь сезонні бувають моменти. Наші фахівці бачать, що людина йде на лікарняний і відправляють Healthy Box від команди, якийсь подаруночок, чайок, вітаміни.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Плани на майбутнє

Nota Group не планує зупинятися на досягнутому. Компанія продовжує досліджувати нові можливості для покращення процесів, впроваджуючи інші функції системи HURMA, такі як опитування, календарі та система нагадувань.

HURMA залишається для нас ключовим рішенням для управління персоналом, і ми з нетерпінням чекаємо на нові релізи та функції. Ця система дозволяє нам масштабуватися та ефективно працювати навіть в умовах гібридної роботи.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка

Nota Group продовжує зміцнювати свою позицію у сфері аутсорсингу та рекрутингу, використовуючи інноваційні рішення, які допомагають не лише адаптуватися до змін, а й випереджати їх.