Організаційна структура та її візуалізація

Не секрет, що один із фундаментальних елементів будь-якої організації, який дозволяє ефективно управляти ресурсами, досягати поставлених цілей та забезпечувати координацію дій співробітників, це її організаційна структура.

Організаційна структура – ​​це система, що визначає ієрархію у компанії, розподіл обов'язків, влади та комунікаційних каналів. Візуалізація організаційної структури допомагає краще зрозуміти і керувати цією системою, роблячи її доступнішою і зрозумілішою для всіх учасників.

Типи організаційних структур

Організаційні структури можна розділити на кілька основних типів, кожен з яких має свої особливості та підходить для різних типів організацій та сфер діяльності.

• Лінійна структура: У цій структурі кожен співробітник підпорядковується лише одному керівнику. Така система проста в управлінні та контролі, але може бути неефективною у великих організаціях через можливі навантаження на керівників.
• Функціональна структура: Тут організація ділиться підрозділи з функцій (наприклад, виробництво, маркетинг, фінанси). Кожен відділ керується спеціалістом у своїй галузі, що дозволяє використовувати експертні знання, але може призвести до проблем координації між підрозділами.
• Матриця структура: Це комбінована структура, яка поєднує елементи лінійної та функціональної структур. Співробітники можуть підпорядковуватися одночасно функціональному менеджеру та менеджеру проекту, що сприяє гнучкості та більш ефективному використанню ресурсів, але також може створити складнощі в управлінні через подвійне підпорядкування.
• Дивізіональна структура: Організація поділяється на автономні підрозділи чи дивізіони, які можуть бути сформовані за продуктами, регіонами чи клієнтами. Кожен дивізіон має власні ресурси та повноваження, що дозволяє швидко реагувати на зміни у ринковому середовищі, але може призвести до дублювання функцій та ресурсів.
• Проектна структура: У цій структурі організації формуються тимчасові проектні групи до виконання конкретних завдань. Після завершення проекту команда розпускається. Це дозволяє ефективно керувати тимчасовими завданнями та інноваціями, але потребує високої гнучкості та адаптивності співробітників.

Візуалізація організаційної структури

Візуалізація організаційної структури є графічне відображення ієрархії та зв'язків між елементами організації. Існують різні способи та інструменти для візуалізації, включаючи діаграми, графіки та схеми. Розглянемо основні методи візуалізації.

Організаційні діаграми (органіграми): Це найпоширеніший спосіб візуалізації. Організатори показують ієрархію організації за допомогою блоків та ліній, які пов'язують їх. Блоки представляють співробітників чи відділи, а лінії – зв'язку та підпорядкування. Організації можуть бути різних видів: ієрархічні, матричні, плоскі та ін.

Діаграми Ганта: Використовуються для управління проектами та тимчасовими структурами. Вони відображають часові рамки завдань та їх взаємозв'язку. Такі діаграми дозволяють планувати та контролювати виконання проектів, розподіляти ресурси та стежити за термінами.

Схеми зв'язків: Ці схеми показують взаємодію між різними елементами організації. Вони можуть використовуватися для відображення як формальних, так і неформальних зв'язків, що дозволяє краще зрозуміти комунікаційні потоки та взаємодію співробітників.

Діаграми процесів: Відображають послідовність та взаємодію бізнес-процесів усередині організації. Такі діаграми допомагають оптимізувати процеси, виявляти вузькі місця та покращувати ефективність роботи.

Інструменти для візуалізації

Існують різні програмні інструменти створення візуалізацій організаційних структур. Розглянемо найпопулярніші з них:

Система HRM з модулем організаційної структури, наприклад, HURMA. Тут можна побачити всі команди, уточнити, хто в них керівник та дізнатися, хто зі співробітників та в якому відділі працює. Також у розділі можна знайти контакти колег, що дозволяє новачкам швидше та легше адаптуватися у новому колективі. Приємна особливість HURMA – прямо в оргструктурі ви можете розподілити менеджерів та HR-фахівців з конкретних команд, а також налаштувати графіки роботи та часові пояси для спеціалістів та відділів.

Microsoft Visio: Один із найпопулярніших інструментів для створення органіграм та діаграм процесів. Visio пропонує широкий набір шаблонів та інструментів для візуалізації складних структур та процесів.

Lucidchart: Це онлайн-інструмент для створення діаграм та спільної роботи. Lucidchart дозволяє створювати органіграми, діаграми Ганта, схеми зв'язків та багато інших видів візуалізацій. Програма інтегрується з різними платформами, такими як Google Drive, Slack та інші.

Draw.io: Безкоштовний онлайн інструмент для створення діаграм. Draw.io пропонує безліч шаблонів та можливостей для створення різних видів діаграм та схем. Програма проста у використанні та не потребує встановлення.

Canva: Онлайн-інструмент для створення графіки та дизайну. Canva пропонує шаблони для органіграм та інших видів візуалізацій, що дозволяє швидко створювати привабливі та інформативні діаграми.

SmartDraw: Програма для створення діаграм та візуалізацій. SmartDraw надає велику бібліотеку шаблонів та об'єктів для створення різних видів діаграм, включаючи органіграми, схеми процесів та діаграми зв'язків.

Переваги візуалізації організаційної структури

Візуалізація організаційної структури має безліч переваг, які роблять її незамінним інструментом для управління та розвитку організації:

• Прозорість і розуміння: Візуалізація дозволяє ясно і доступно уявити структуру організації, що спрощує розуміння її устрою всім співробітників. Це сприяє кращому розумінню ролей, обов'язків та каналів комунікації.
• Управління та контроль: Графічне відображення структури полегшує управління та контроль за виконанням завдань та розподілом ресурсів. Це дозволяє своєчасно виявляти проблеми та вживати заходів для їх вирішення.
• Планування та оптимізація: Візуалізація допомагає у плануванні та оптимізації процесів, що сприяє підвищенню ефективності роботи та досягненню стратегічних цілей організації.
• Комунікація та співробітництво: Візуалізація структури та процесів покращує комунікацію та співпрацю між співробітниками та підрозділами, що сприяє більш злагодженій та продуктивній роботі.
• Адаптація та зміни: Графічне представлення структури дозволяє легко вносити зміни та адаптувати організацію до нових умов та викликів. Це забезпечує гнучкість та готовність до змін.

Висновок

Організаційна структура є ключовим елементом будь-якої компанії, що визначає її ієрархію, розподіл обов'язків та взаємодію співробітників. Візуалізація організаційної структури дозволяє краще зрозуміти і керувати цією системою, роблячи її доступнішою і зрозумілішою для всіх учасників. Існують різні методи та інструменти для візуалізації, які допомагають покращити прозорість, управління, планування та комунікацію в організації. Використання візуалізації організаційної структури сприяє підвищенню ефективності роботи та досягненню стратегічних цілей компанії.