Організаційна структура: як візуалізація допомагає оптимізувати команду

Організаційна структура підприємства — це система, яка відображає, як побудована компанія, хто за що відповідає та як відбувається взаємодія між командами. 

Коли ця структура не зафіксована або давно не оновлювалась, може бути плутанина у комунікаціях, дублювання функцій, втрата ефективності та збої в адаптації нових працівників. А у HR зʼявиться ще один обовʼязок – постійно нагадувати співробітникам, до кого за чим звертатися.

Тому в цій статті розберемось:

• як правильно вибудовувати організаційну структуру;
• чим відрізняються різні моделі структур;
• навіщо її візуалізувати і як це роблять компанії на практиці;
• які інструменти справді допомагають, а не просто малюють красиві схеми.

Навіщо компанії організаційна структура управління

Коли команда складається з кількох людей — усе зрозуміло інтуїтивно. Але зростання майже завжди приносить плутанину. Працівники не розуміють, хто за що відповідає. Керівники не бачать, хто чим реально займається. HR не може оцінити навантаження або запланувати зміни.

Ось 3 типові ознаки відсутності або неактуальності структури:

• керівник затверджує заявки на відпустки поштою, бо не бачить, хто в команді;
• новачки отримують доступи від трьох людей і не розуміють, хто за них відповідає;
• департаменти дублюють функції одне одного, бо ніхто не бачить повної картини.

Прозора структура управління дозволяє цього уникнути. Вона робить компанію більш керованою, гнучкою і зрозумілою як для тих, хто працює роками, так і для нових людей.

Як виглядає візуалізація організаційної структури підприємства

Найпоширеніший формат — організаційна діаграма. Вона показує підпорядкування, команди, лінії звʼязку між керівниками та виконавцями. Але бувають й інші варіанти:

1. Діаграми Ґанта. Використовуються для управління проєктами та тимчасовими структурами. Такі структури відображають часові рамки завдань та їх взаємозв'язку. Діаграми Ґанта також дозволяють планувати та контролювати виконання, розподіляти ресурси та стежити за термінами.
2. Схеми зв'язків. Показують взаємодію між різними елементами організації. Вони можуть використовуватися для відображення як формальних, так і неформальних зв'язків, що дозволяє краще зрозуміти комунікаційні потоки та взаємодію співробітників.
3. Діаграми процесів. Відображають послідовність, взаємодію бізнес-процесів усередині організації та допомагають оптимізувати процеси, виявляти вузькі місця та покращувати ефективність роботи.

Однак найзручніше, коли організаційна структура не просто зображена у вигляді картинки, а є частиною HRM-системи.

HRM-система (Human Resource Management System) — це платформа для управління персоналом, яка автоматизує задачі ейчара: від аналітики, відпусток та адаптації до опитувань й обліку відсутностей працівників.

Тобто в системі оргструктура – це не статичне зображення, а інструмент, інтегрований у всі HR-процеси.

Типи організаційних структур: яку модель обрати

Залежно від сфери, масштабів і логіки побудови бізнесу, можна розглядати наступні варіанти.

Лінійна

Кожен працівник підпорядковується лише одному керівнику. Такий підхід відрізняється простотою, чітким розподілом відповідальності та швидким ухваленням рішень. Найкраще підходить для невеликих підприємств і виробничих команд. Головний недолік — недостатня гнучкість для масштабних структур, що ускладнює роботу при зростанні компанії.

Функціональна

Структура базується на поділі компанії за напрямами: маркетинг, продажі, фінанси, виробництво тощо. Вона забезпечує глибоку спеціалізацію та чіткий розподіл завдань між підрозділами, тому добре працює у середніх і великих компаніях. Основний виклик — можливі труднощі у координації між різними відділами.

Матрична

Поєднує дві лінії підпорядкування: функціональну та проєктну. Це дає гнучкість і дозволяє ефективно використовувати ресурси, що особливо корисно в IT-компаніях, агентствах та продакт-командах. Однак така модель вимагає високої культури комунікації, щоб уникати конфліктів пріоритетів.

Дивізіональна

Будується навколо окремих брендів, продуктів або регіонів. Перевага цього підходу в автономності підрозділів та швидкій адаптації до ринку. Найчастіше використовується у холдингах, мережевому ритейлі та міжнародних компаніях. Недолік — дублювання функцій у різних дивізіонах, що може призвести до зайвих витрат.

Проєктна

Формується під конкретні завдання або ініціативи й існує протягом обмеженого часу. Така структура дозволяє швидко реагувати на зміни, залучати креативні підходи та гнучко керувати ресурсами. Підходить для стартапів і креативних агентств, але має недолік у вигляді нестабільності та тимчасовості команд.

В реальних кейсах компанії обирають комбіновані варіанти. Саме тому інструменти, які дозволяють гнучко будувати й оновлювати структуру, — ключові. У тому числі в адаптації, масштабуванні та оцінці ефективності відділів.

5 інструментів для візуалізації організаційної структури

1. HURMA

У HRM HURMA організаційна діаграма — це частина єдиної екосистеми. Структура не просто намальована, вона «жива»: оновлюється, повʼязана з ролями, відділами, графіками та доступами:

Система дозволяє не лише побачити, хто в якій команді, а й одразу отримати доступ до контактів, переглянути часовий пояс колеги або швидко новачкові зорієнтуватися — до кого звертатися у разі питань.

Її бачать не лише HR, а й кожен працівник — для орієнтації, комунікації, швидкого доступу до контактів і взаємодії з колегами. Ось, що кажуть клієнти HURMA з цього приводу:

Ми використовуємо карточки співробітників, організаційну структуру та новини, щоб новачки могли краще інтегруватися. Людина має можливість не лише почути про компанію, а й побачити її історію.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка Nota Group

Кому підходить: компаніям від 10 до 3000+ людей, які хочуть поєднати візуалізацію з реальними HR-процесами та зменшити ручну рутину.

2. Microsoft Visio

Професійне рішення для створення складних схем і діаграм. Вимагає встановлення та досвіду роботи. Відмінно підходить для компаній, які працюють у середовищі Microsoft 365.

Кому підходить: корпоративні відділи, великі підприємства з вимогами до складної документації.

3. Canva

Візуально привабливий та інтуїтивно зрозумілий інструмент для створення презентацій і діаграм. Чудовий варіант для дизайнерів або команд, яким важливо не тільки показати структуру, а й оформити її для зовнішньої презентації.

Кому підходить: маркетингові та креативні команди, менеджери з комунікацій.

4. Organimi

Спеціалізований онлайн-сервіс для побудови органіграм, з фокусом саме на HR-завдання. Дозволяє створювати деталізовані організаційні діаграми, додавати фото співробітників, контакти, коментарі. Підтримує імпорт з Excel та інтеграції з деякими HR-системами.

Кому підходить: HR-фахівцям і керівникам, які потребують швидкого створення структур із реальними даними.

5. Draw.io

Безплатний онлайн-редактор для створення схем і діаграм. Підійде для маленьких компаній або разових задач, коли потрібно швидко намалювати органіграму без додаткових функцій. Простий, зрозумілий, не потребує інсталяції.

Кому підходить: фрилансери, стартапи, невеликі команди.

Підсумуємо

Організаційна структура — це основа злагодженої роботи компанії. Але щоб вона справді працювала, її потрібно не просто намалювати — а зробити частиною щоденної системи управління.

І саме тут інтеграція з HRM-системою дає велику перевагу.

Хочете побачити, як це виглядає на практиці? Спробуйте безплатне демо HURMA і подивіться, як структура працює в реальному часі!