Облік робочого часу: впровадження та приклади

Вести облік робочого часу — це не про контроль заради контролю. Це про те, щоб розуміти, як використовується час команди, мати чіткі дані для розрахунків зарплат, краще планувати ресурси та уникати перевантажень.

Що таке облік робочого часу?

Облік робочого часу ― це процес реєстрації та моніторингу часу, який працівники витрачають на виконання своїх обов'язків. Це включає як час, проведений на роботі, так і відсутність на робочому місці через відпустки, хвороби, відрядження та інші причини. Облік робочого часу є важливим для забезпечення точності в оплаті праці, планування ресурсів та підвищення ефективності роботи організації.

Щоб було зрозуміліше, для чого це потрібно — ось кілька основних переваг якісного обліку:

• дозволяє точно нараховувати заробітну плату;
• допомагає уникати конфліктів через неправильні табелі чи непогоджені відпустки;
• дає змогу відстежувати перевантаження працівників;
• покращує дисципліну без мікроменеджменту.

Ці переваги стають помітними тоді, коли облік ведеться системно, автоматизовано та зрозуміло для всіх.

Основні методи обліку робочого часу

У кожної компанії свої умови роботи: розміри команди, формат зайнятості, кількість змін, тип графіку. Тому й способи обліку часу можуть бути різними.

Ось найпоширеніші методи:

1. Ручний облік. Працівники самостійно записують свій час у таблицях або журналах. Простий, але ризикований через помилки чи забудькуватість.
2. Табельний облік. Час фіксує керівник чи HR-фахівець у спеціальному табелі. Більш формалізовано, але потребує більше часу.
3. Електронні системи. Програмне забезпечення, яке автоматично фіксує час — за допомогою пропусків, додатків або карток.
4. Онлайн-облік. Працівники фіксують свій час у вебінтерфейсі — зручно для віддалених або змішаних форматів роботи.

Усе частіше компанії переходять саме на електронний або онлайн-облік, адже це зручно, швидко й дозволяє уникнути плутанини. Прикладом зручного рішення є HURMA — HRM-система, яка поєднує облік, запити на відпустки та звітність в одному інтерфейсі:

Як ІТ-рішення допомагають здійснювати облік робочого часу?

Автоматизовані системи, на кшталт HURMA, не лише фіксують час — вони беруть на себе частину рутинних завдань і дають чітку картину по команді.

Ось які функції у цьому можуть допомогти:

1. Формування табелів автоматично, з урахуванням графіків, вихідних і свят.
2. Запити на відпустки, лікарняні, відрядження — усе подається й погоджується онлайн.
3. Сповіщення про запізнення або порушення графіка, щоб не доводилося перевіряти вручну.
4. Гнучкі графіки та робота в різних часових зонах, з можливістю налаштувати індивідуальний режим.
5. Звіти та аналітика, які показують навантаження, кількість понаднормових, частоту відсутностей.

Коли всі ці процеси автоматизовані, HR-менеджери та керівники не витрачають час на ручну перевірку. А працівники бачать свої дані, можуть перевірити графік, залишок відпустки або понаднормові — усе в одному місці.

Практичні рекомендації для обліку робочого часу

Впровадження будь-якої системи — це не просто під'єднати платформу. Важливо, щоб усі учасники процесу розуміли, як нею користуватись і навіщо це потрібно.

Ось кілька порад, які допоможуть зробити облік часу ефективним:

1. Оберіть систему та налаштуйте все під себе. Наприклад, у HURMA можна створити індивідуальні графіки, налаштувати сповіщення, обмежити доступ за ролями тощо.
2. Навчіть команду. Один короткий гайд або демонстрація — і всі знають, де відмітитись чи як подати запит на лікарняний.
3. Перевіряйте дані регулярно. HURMA дозволяє в кілька кліків побачити, хто працював понаднормово, хто регулярно відсутній, а хто має перевантаження.

Кейс співпраці з Благодійним фондом Сергія Притули для прикладу:

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Найчастіше ми використовуємо базові функції – це облік присутності та відсутності, щоб ми розуміли де та в якому офісі у нас знаходяться люди. Вони знаходяться вдома, у відрядженнях чи на конференціях. Ми також сформували під себе формати відсутностей.

На думку Олени, HURMA – це зручність і економія часу, які допомагають впоратися навіть із великим обсягом роботи. А вона, до речі, є єдиною людиною, відповідальною за всі HR-процеси в компанії.

Приклади впровадження обліку робочого часу

Кожна галузь має свої виклики в обліку робочого часу, а HRM-система дозволяє адаптуватися до конкретних умов без зайвих витрат часу чи помилок.

IT і креативні компанії з віддаленими командами

Для команд, що працюють з різних міст і країн, проблема — відсутність єдиного стандарту контролю часу. Гнучкі графіки, фрілансери, запити на відпустки — усе йде в месенджери чи таблиці. HURMA вирішує це через єдиний онлайн-портал: працівники самостійно відмічають присутність, подають заявки, а менеджери бачать актуальну інформацію в зручному форматі.

Виробництво та логістика з позмінною роботою

У таких компаніях часто зміни не збігаються, частина працівників працює у нічні зміни або понаднормово, а облік ведеться в Excel. Це створює навантаження на бухгалтерів і кадровиків. HURMA дозволяє закріпити зміну за кожним працівником, автоматично враховувати запізнення, понаднормові години, формувати звіти й нагадувати керівникам про затвердження графіків.

Офісні компанії з гібридною формою роботи

Якщо частина працівників в офісі, а частина — віддалено, облік перетворюється на хаос: запити на вихідний надходять у листах або месенджерах, табелі заповнюються в табличках, а HR-фахівці звіряють усе вручну. А якщо в компанії є HURMA – працівники бачать залишки днів відпустки, подають заявки онлайн, керівники затверджують все у 1 клік, а система показує усі події та відсутності в календарі.

Рекрутингові та консалтингові агентства

Такі компанії часто мають тимчасові проєкти, неповний робочий день або фахівців, які працюють за різними договорами. HURMA дозволяє створювати індивідуальні графіки для кожного працівника й вести облік. Це важливо для точного нарахування виплат і звітності перед замовниками.

У всіх випадках HURMA турбується про ваш час, зменшує кількість помилок, прибирає «людський фактор» і робить облік робочого часу прозорим, зрозумілим і доступним у будь-який момент.

Переваги впровадження системи обліку робочого часу

Автоматизована система — це не лише зручність, а й реальна економія ресурсів.

Ось чому компанії переходять на такі рішення:

1. Зниження помилок. Дані фіксуються автоматично, без людського фактора.
2. Чіткість у зарплатах. Ураховуються всі відсутності, понаднормові, лікарняні.
3. Менше бюрократії. Запити на відпустку, перегляд табеля — без зайвих листів і погоджень.
4. Прозорість для всіх. Кожен працівник бачить свої години, залишок відпустки, історію запитів.
5. Аналітика в реальному часі. Можна оперативно побачити, де просідання в команді чи навпаки — резерви.

З HURMA це все доступне навіть без окремого IT-відділу. Система проста в налаштуванні й не потребує складного навчання.

Висновок

Облік робочого часу не має бути виснажливим. Якщо процес організований грамотно, а система — зручна й прозора, виграють усі: HR, керівництво, працівники. 

Автоматизація з HURMA дає можливість зробити щоденну рутину легкою, а дані — точними. Спробуйте безплатне демо системи і переконайтеся в цьому вже сьогодні!