Норми добових та відрядження в Україні: чому варто скористатися Hotels24? 

В Україні добові норми визначаються відповідно до нормативних актів, затверджених урядом. Багатьох турбує питання чи змінилось щось у нарахуванні добових витрат після 1 жовтня 2024 року? 

Зміни, що набрали чинності з 1 жовтня 2024 року, зокрема підвищення податків, не вплинули на норми добових витрат для службових відряджень в Україні. Основні податкові зміни стосуються військового збору, який для більшості платників був збільшений до 5%, а також нових податкових зобов'язань для підприємців та фінансових установ. 

З січня  2024 року в Україні діють оновлені норми добових для працівників, які вирушають у службові відрядження. Це важливо для підприємств, оскільки мінімальні та максимальні ліміти, визначені урядом, мають юридичну силу і встановлюють рамки для коректного нарахування добових. Для працівників бюджетних установ та інших організацій є чіткі обмеження, що регулюють суми, які не підлягають оподаткуванню, а також умови, за яких ці витрати мають бути документально підтверджені.

Максимальні норми добових у 2024 році

Згідно з Податковим кодексом України та Постановою Кабінету Міністрів №98, у 2024 році максимальний розмір добових для відряджень у межах України становить 710 гривень на день. Для відряджень за кордон ця сума не може перевищувати 80 євро на день. Для працівників бюджетних установ мінімальні добові можуть бути від 300 до 710 гривень залежно від виду установи. Встановлення сум добових нижче цього рівня може бути визнане порушенням трудового законодавства.   

Ці обмеження важливі не лише для того, щоб уникнути юридичних порушень, а й для забезпечення справедливості у відшкодуванні витрат працівникам.

Як отримати добові?

Цей процес простий, але вимагає ретельності в документації та правильного оформлення звітності. Добові витрати нараховуються на підставі наказу про відрядження, виданого роботодавцем. У цьому документі зазначаються мета поїздки, її тривалість і маршрут. Працівник має отримати добові перед початком відрядження або після повернення, на підставі авансового звіту, який включає документально підтверджені витрати (квитки на транспорт, чеки за проживання тощо).

Ключові умови для отримання добових:

• наявність наказу про відрядження;
• підтвердження часу перебування у відрядженні (квитки, відмітки в документах);
• правильно заповнений авансовий звіт після повернення з відрядження;
• підтвердження витрат відповідними документами.

Важливо, щоб усі витрати були документально підтверджені, адже це дає змогу уникнути оподаткування витрат, що перевищують встановлені ліміти. 

Чекліст для HR

Для забезпечення правильного процесу організації відряджень та нарахування добових, HR-менеджери можуть скористатися наступним покроковим алгоритмом.

До початку відрядження: 

1. Підготовка наказу про відрядження, в якому зазначаються мета, терміни та маршрут поїздки.
2. Виділення авансу на добові, який має бути затверджений до початку відрядження. Це є частиною наказу.

Після завершення відрядження:

1. Підготовка та подання авансового звіту: Працівник має подати авансовий звіт не пізніше ніж через 3 робочих дні після завершення відрядження. У звіті зазначаються всі фактичні витрати та надаються підтвердження (квитки, чеки, рахунки).
2. У разі перевищення норм: Якщо витрати перевищують встановлені норми, бухгалтерія нараховує додаткові добові після перевірки звіту.

Контрольні точки процесу:

1. Підготовка та затвердження наказу: Переконайтеся, що наказ містить всі необхідні реквізити, підписи та правильно вказані суму добових.
2. Збір документів: Усі витрати, понесені під час відрядження, мають бути документально підтверджені. Це важливо для бухгалтерії та юридичних вимог.
3. Перевірка звітності: Необхідно перевірити правильність заповнення авансового звіту, підтвердження витрат та відповідність витрат нормам.
4. Нарахування добових: Після перевірки звітності та документів необхідно впевнитися, що нараховані добові відповідають встановленим нормам і законодавчим вимогам.

Як знизити витрати на відрядження: практичні поради

Економія на відрядженнях — це важливий аспект для компаній, які прагнуть контролювати витрати. Порівняно з іншими витратами, пов'язаними з бізнес-поїздками, витрати на готелі, транспорт та харчування можуть суттєво варіюватися. Ось кілька порад для оптимізації витрат під час організації відряджень:

Завчасне  бронювання готелів і транспорту

Завчасне планування та бронювання готелів і транспорту є одним із найбільш ефективних способів оптимізації витрат на відрядження. Крім можливості скористатися знижками, раннє бронювання дає важливу перевагу у вигляді більшого вибору та кращих умов для перебування. 

Чим ближче до дати поїздки, тим обмеженіший вибір доступних номерів, і зазвичай на цей час залишаються лише дорогі варіанти. Бронюючи заздалегідь, ви маєте можливість забронювати номер бажаної категорії — від стандартного до люксового, що відповідає вашим вимогам, без необхідності переплачувати за недоступні або значно дорожчі варіанти, які можуть залишатися в наявності в останній момент. 

Завчасне бронювання дозволяє не лише уникнути стресу через обмежений вибір номерів, але й забезпечує значну економію, оскільки більшість готелів виставляють найбільш вигідні тарифи саме на етапі попереднього бронювання. Крім того, така практика дозволяє заздалегідь узгодити умови проживання, що є важливим аспектом при організації відряджень, коли кожна деталь має значення для комфортного перебування. 

Оптимальний час для бронювання номера в готелі для відрядження за 1-2 тижні до поїздки. Це достатній час для забезпечення хороших умов перебування, особливо якщо ви плануєте поїздку у велике або популярне місто, де конкуренція за номери може бути високою.

Вибір готелів в передмісті

Найбільші витрати під час відряджень часто припадають на проживання в центральних районах великих міст. Але чи знаєте ви, що вибір готелю в передмісті може значно знизити витрати на відрядження? Замість того, щоб орендувати номер у самому центрі, зверніть увагу на готелі у спальних районах або околицях. Ціни на номери можуть бути на 20-30% нижчими при однаковому рівні сервісу та умовах.

Порада: Переконайтеся, що готель має зручне транспортне сполучення з вашим місцем роботи або зустрічі, щоб час в дорозі не впливав на ефективність поїздки.

Групові поїздки та спільне бронювання

Якщо кілька співробітників вашої компанії відправляються на одні й ті ж або схожі напрямки, організуйте групові поїздки. Це не тільки допоможе заощадити на транспорті, а й може дати знижки на готелі. Групові бронювання забезпечують гнучкість в організації поїздок і дають змогу отримати вигідніші умови для компанії. 

Використання технологій для автоматизації процесів

Сучасні технології значно спрощують процес організації відряджень і дозволяють економити час і гроші. Платформи для автоматичного бронювання готелів та транспорту, такі як Hotels24.ua, дозволяють не тільки швидко знаходити найбільш вигідні варіанти, але й отримувати всю необхідну звітну документацію безпосередньо після бронювання.

Порада: Автоматизовані сервіси допомагають знизити ймовірність помилок при обробці документів та економлять час на звітності, що робить процес відряджень максимально прозорим та ефективним.

Отже, організація відряджень вимагає ретельного дотримання норм та правил, які стосуються звітів та документальних підтверджень і це часто створює труднощі для компаній. Проте цей процес можна значно спростити, скориставшись послугами спеціалізованого туристичного сервісу. В Україні такі послуги надає національний сервіс бронювання Hotels24.ua. 

Підрозділ компанії який займається організацією відряджень для бізнес-клієнтів – B2B.hotels24.ua не тільки економить час та забезпечує зручне замовлення всіх необхідних послуг для відряджень, а й гарантує прозорість витрат. Завдяки сервісу, компанії можуть легко та вчасно отримати всю необхідну звітну документацію, що дозволяє  уникнути помилок у звітності та забезпечує відповідність бухгалтерського обліку вимогам законодавства. 

Важливо, що сервіс не стягує сервісних зборів за замовлення послуг з бронювання готелів, тобто клієнти отримують такі ж самі ціни які б отримали в прямого постачальника.  

Завдяки цьому сервіс стає незамінним помічником для бізнесу, що прагне організовувати відрядження без зайвих клопотів та витрат і з максимальним комфортом для співробітників. 

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та думку їх авторів. Редакція HURMA може не поділяти погляди авторів.