RACI: як створити матрицю відповідальності

За даними звіту Project Management Institute — Pulse of the Profession, організації, які системно інвестують у розвиток управлінських компетенцій, досягають суттєво кращих результатів: 72% їхніх проєктів виконуються відповідно до бізнес-цілей, лише 28% стикаються з розширенням обсягу робіт, а у випадку невдачі втрати бюджету становлять у середньому 17%, що значно нижче за ринкові показники.

Ключова причина, чому інші команди відстають — не дефіцит ресурсів і навіть не навантаження. У більшості випадків — це невизначеність ролей і відповідальності. Люди не розуміють, хто виконує конкретне завдання, хто ухвалює фінальне рішення, з ким узгоджувати проміжні результати та кого інформувати про зміни.

Для цього існує матриця RACI. Вона допомагає сформувати чітке розуміння зон відповідальності для кожного учасника процесу.

Тож якщо ви керуєте рекрутингом, онбордингом, внутрішніми HR-проєктами чи взаємодією між декількома командами, RACI дозволить зменшити кількість правок, скоротити дзвінки та уникнути нерозподілених задач, зберігаючи контроль над термінами та якістю.

Що таке RACI матриця

RACI — це простий формат для позначення ролей у кожному завданні або етапі процесу:

• R — Responsible (відповідальна): виконує задачу.
• A — Accountable (підзвітна): ухвалює фінальне рішення за задачею і має бути тільки одна.
• C — Consulted (консультована): дає експертизу перед ухваленням рішення.
• I — Informed (поінформована): отримує оновлення про хід роботи, без двосторонньої взаємодії.

По факту RACI відповідає на чотири питання — хто робить, хто контролює, хто радить і кого слід інформувати.

Чому RACI працює

RACI вирішує не стільки проблему «хто вміє», скільки проблему «хто в курсі й хто ухвалює». Це дає передбачуваність процесів і знижує кількість оперативних узгоджень.

Основні переваги RACI matrix:

1. Прозорість відповідальності. У кожного етапу з’являється конкретний виконавець та особа, яка затверджує результат.
2. Відсутність дублювання зусиль. Команди перестають робити однакову роботу паралельно або витрачати час на виправлення рішень, які хтось ухвалив без узгодження.
3. Швидші фінальні рішення. Наявність однієї підзвітної ролі (A-роль) усуває гальмування через «хтось має погодити, але незрозуміло хто». Є чіткий власник рішення.
4. Передбачувана комунікація. RACI визначає, кого консультувати, а кого лише інформувати, — це зменшує кількість зайвих зустрічей, листування і термінових повідомлень.

Далі розкажемо, як зробити матрицю робочою системою.

Як скласти матицю RACI: практична інструкція

Матриця RACI створюється за одну робочу сесію, якщо рухатись у правильному порядку.

Крок 1: визначте процес, який хочете впорядкувати

Сформулюйте його межі: з чого робота починається і чим закінчується. Наприклад: «Найм на позицію Sales Manager: від створення вакансії до виходу людини на роботу».

Крок 2: запишіть усі етапи процесу у вигляді дій

Створіть список конкретних завдань — це будуть рядки матриці. Приклад рядків: «створити опис вакансії», «запустити вакансію на job-порталах», «провести технічне інтерв’ю», «підготувати офер».

Один рядок = одна дія. Не об’єднуйте в одне завдання «провести інтерв’ю + підготувати фідбек».

Крок 3: додайте стовпці з ролями

У RACI працюють ролі, а не імена: рекрутерка, HRBP, керівниця підрозділу, фінанси, IT-підтримка.

Крок 4: призначте R (Responsible), хто виконує дію

Це той, хто фізично робить роботу. Може бути кілька R, якщо завдання ділиться. Приклад: рекрутерка відповідає за сорсинг і первинний скринінг.

Крок 5: позначте A (Accountable), хто затверджує результат

Ця людина власник завдання. Вона приймає рішення, «готово чи не готово». Тут залізне правило: в одному рядку може бути лише один A. Якщо A двоє — відповідальним не є ніхто.

Крок 6: визначте C (Consulted), кого залучаємо для уточнень

Це експерти, думка яких впливає на результат. Уникайте великої кількості C — це головна причина затягування рішень.

Крок 7: вкажіть I (Informed), кого інформуємо

Це ті, кому важливо бути в курсі, але вони не беруть участі у роботі. Комунікація з ними зазвичай одностороння: «оновили статус, завершили».

Крок 8: перевірте матрицю разом із командою

Покажіть її всім ролям, уточніть очікування і переконайтеся, що немає завдань без відповідальних. Після узгодження зафіксуйте матрицю. Переконайтеся, що кожне завдання має R, кожне завдання має не більше одного A, C призначають лише тим, чиї знання критичні для рішення, а список I сформований для тих, хто залежить від результатів.

Приклад: RACI для онбордингу нової співробітниці

Наприклад, компанія приймає на роботу нову маркетологиню. Є декілька етапів: підготовка доступів, зустріч із командою, ознайомлення з процесами, налаштування техніки тощо. І щоб уникнути ситуації «я думав, це робить хтось інший», використовуємо RACI.

Завдання 1: підготовка робочого місця

• R — ІТ-спеціаліст: надає необхідні доступи, корпоративні акаунти.
• A — HR: перевіряє готовність до першого робочого дня.
• C — керівниця відділу: уточнює доступи до внутрішніх сервісів.
• I — фінанси: отримують інформацію щодо обладнання.

Завдання 2: ознайомча зустріч із командою

• R — HR: планує зустріч, надсилає запрошення.
• A — керівниця відділу: затверджує план адаптації та графік зустрічей.
• C — тімлід команди: надає перелік людей, які мають бути на зустрічі.
• I — нова співробітниця: отримує інформацію про час та формат зустрічі.

Завдання 3: навчання процесів і правилам роботи

• R — тімлід: показує робочі інструменти, робочий процес, ключові документи.
• A — керівниця відділу: затверджує програму навчання.
• C — HR: допомагає з адаптаційним планом.
• I — ІТ-спеціаліст: отримує інформацію у разі потреби додаткових доступів.

Завдання 4: призначення перших завдань

• R — керівниця відділу: формує задачі на перші два тижні й передає їх у систему.
• A — керівниця відділу: приймає результат по виконаних задачах.
• C — HR: перевіряє відповідність задач плану адаптації.
• I — фінанси: отримують інформацію щодо статусу співробітниці після випробувального періоду.

У результаті ніхто не перепитує «а хто має зробити презентацію для Welcome Day?». HR не бігає між відділами, тому що відповідальність за навчання закріплена за керівником, а новій людині не здається, що компанія не готова до її виходу.

Як поєднати матрицю відповідальності з автоматизацією

RACI — це метод визначення ролей та очікувань. HRM — система, яка допомагає зробити ці ролі робочою частиною процесу.

Матриця сама по собі не змінює поведінку команди. Вона стає корисною лише тоді, коли переходить із документа — в щоденний робочий цикл. І в цей момент HRM підсилює RACI.

Для наочності, покажемо як працює RACI з HRM HURMA:

1. Призначення відповідальних у задачах та рекрутингу. В кожній картці кандидата можуть бути відповідальні ролі. Це по суті R (Responsible) та A (Accountable): хто виконує дію і хто затверджує результат.
2. Доступи за ролями. У HURMA гнучко налаштовуються права доступу: наприклад, HR бачить увесь цикл найму, а керівник підрозділу лише свої вакансії. Так працює контроль A-ролі.
3. Сповіщення для тих, кого потрібно інформувати. Система повідомить, що змінився статус кандидата, або якщо наближається крайній термін по задачі.
4. Централізована комунікація. Коментарі, файли, історія статусів в одній вкладці. Це зменшує кількість «скине хтось останню версію резюме?».
5. Аналітика по стадіях процесу. HURMA показує, де процес зупиняється: на сорсингу, інтерв’ю чи узгодженні оферу. Це допомагає перевірити, чи не перевантажена роль C, чи не зависає A.

Підсумок

RACI — простий, але дієвий інструмент для того, щоб ролі не змішувалися, рішення ухвалювалися чітко, а процеси ставали прозорішими. Щоб матриця не лишилася декларацією, її потрібно пов’язати з інструментами виконання: шаблони задач, ролі, сповіщення та аналітика. HURMA допомагає реалізувати цю логіку в щоденній роботі через призначення ролей у задачах, централізацію комунікацій і звіти.

Спробуйте HURMA — замовте безплатне демо та побачте, як логіка RACI може працювати ефективно на практиці.