Кейс Telesens та HURMA: HR та рекрутинг — більше не в таблицях

Коли штат компанії включає більш ніж 30-40 осіб, HR вперше стикаються з проблемами зростання – недостатньою злагодженістю колективу, рутиною, ворохом адміністративних завдань. Що вже казати про бізнес, у якому працює 150 осіб. HRD Telesens Наталія Плига розповіла нам, як компанія автоматизує HR-процеси з допомогою HURMA.

Зміст

Про компанію
Як спочатку будувалися HR-процеси в Telesens?
Як HURMA використовується в компанії Telesens?
Як змінилися HR-процеси?
Як змінився рекрутинг?
Які найближчі плани на HURMA?
Підсумки

На перших етапах існування, IT-компанії ще не потрібен великий штат HR. Маючи до 10 осіб у штаті, керівник в змозі тримати всі важливі дати та операційні питання/завдання в голові.

Інша річ, якщо керуєш 100 фахівцями. Щоб усі ці люди залишалися злагодженим колективом, знадобиться організувати потужний HR-відділ та забезпечити його корисними інструментами.

Саме так і вирішили зробити в компанії Telesens. Нині їх кількість плавно підходить до 150. HRD компанії Наталія Плига поділилася, як і для чого в компанії використовується HURMA.

Про компанію

Компанія Telesens була заснована 23 роки тому. Спочатку у компанії працювали в основному з телекомунікаційними напрямками, але пізніше взялися за аутсорсинг та аутстафінг. Сьогодні також створюють софт для різних задач.

У Telesens зібрані розробники різних напрямків та кваліфікацій. Також тут працюють бізнес-аналітики, тестувальники, системні інженери.

Як спочатку будувалися HR-процеси в Telesens?

Традиційно, база кандидатів, їх профілі, вакансії, воронка рекрутингу, листування, профілі фахівців, графіки відпусток зберігалися в різних файлах та табличках. Обмін такими файлами відбувався через Google Docs, а зі зростанням кількості фахівців знайти щось потрібне ставало дедалі складніше.

Наталія Плига, HRD компанії Telesens:

«Користувалися традиційним набором більшості HR: таблиці та окремі файли. З HURMA працювати стало простіше та продуктивніше».

Коли в компанії замислилися над систематизацією HR-процесів, керівництво обирало з кількох систем та зупинилося на HURMA. На цей час компанія Telesens використовує систему вже півтора року.

Як HURMA використовується в компанії Telesens?

Наталія зі своєю командою використовують майже всі можливості системи. Тут ведеться повний цикл діяльності фахівця та кандидата:

1. Залучення — ви можете скласти один раз текст вакансії та автоматично опублікувати його на найпопулярніших job-сайтах.
2. Підбір — кандидати, що відгукнулися, зберігаються в одній базі. Після проходження перших інтерв’ю, ви зможете наочно бачити тих, що не пройшли відбір залишилися.
3. Найм — у HURMA можна створювати шаблони комунікацій. Це автоматизує розсилку тестових завдань, повідомлень, офферів та інших повідомлень.
4. Адаптація (онбординг) — у базі системи ви можете призначати адаптаційні мітинги та вести людину за онбординг-планом. Безпосередні керівники можуть залишати свій фідбек одразу в профілі нового фахівця. 

Усі ці та інші HR-дії можна автоматизувати у HURMA через інструмент «Сценарії». Функція запускає створення ланцюжка кроків із завданнями, які вам чи фахівцеві потрібно виконати. Ви самі обираєте як складати сценарії для різних випадків.

5. Утримання — внутрішній календар допоможе відстежувати всі свята та пам’ятні дати для  фахівця. HURMA має механіку гейміфікації моніторингу настрою фахівців. HR може вчасно реагувати на вигорання чи важкі періоди життя людини. Можливість проводити опитування триматиме вас у курсі поточної ситуації в колективі та допоможе обирати нові напрямки розвитку HR-політики.
6. Розвиток — для кожної позиції ви зможете встановлювати окремий план розвитку фахівців. За підсумком відведеного періоду ви можете перевірити та оцінити успіхи.
7. Оффбординг — люди йдуть, і це неприємна правда життя HR. Тут головне - правильно попрощатися. Щоб колишній фахівець правильно закінчив свою діяльність, але при цьому в нього залишилася максимально позитивна думка про компанію. У системі HURMA ви можете швидко призначати Exit interview та інші опитування, відстежувати плинність персоналу та прогнозувати вивільнення фахівців.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Як змінилися HR-процеси?

Наталія Плига, HRD компанії Telesens:

«Систему HURMA ми використовуємо для роботи з HR-завданнями: відстеження проходження випробувальних термінів, переведення з ролі кандидата в фахівці, перегляд усієї інформації про людину в єдиному профілі, вирішення питань із лікарняними, відпустками та віддаленою роботою».

Також вдалося підключити фахівців до активного використання HURMA. Вони регулярно заходять до своїх облікових записів. Переглядають відпустки та лікарняні колег, і запитують свої відпустки/лікарняні/перенесення. Це спростило затвердження таких запитів та розвантажило HR-ів. Більшість команди використовують гейміфікацію і при вході в систему залишають коментарі про свої почуття.

Чому моніторинг настрою важливий? Цей показник безпосередньо впливає на ефективність роботи. Чому? Є теорія афективних подій — це психологічна модель, що пов’язує настрій та емоції фахівця з якістю роботи.

Тобто якщо фахівець задоволений своїм місцем та роллю, він почувається щасливим. Це підвищує загальну продуктивність та внутрішню мотивацію, спонукає активніше взаємодіяти з колегами.

У HURMA всі дані кожного фахівця виводяться в окремий розділ аналітики. HR може бачити всю статистику по колективу та оперативно реагувати на події.

Як змінився рекрутинг?

За словами Наталі, у компанії Telesens користуються рекрутинговими можливостями HRM-системи HURMA.

Наталія Плига, HRD компанії Telesens:

«Після співбесіди менеджер залишає свій коментар про кожного кандидата. Раніше ця інформація була в різних файлах, пошті чи месенджері. Тепер усе в одній системі».

Налаштування дашбордів за ролями

У HURMA ви можете створювати будь-які ролі, але в типових налаштуваннях одразу доступні 6 ролей:

1. Адміністратор.
2. HR.
3. Рекрутер.
4. Менеджер команди.
5. Менеджер компанії.
6. Фахівець.

Тобто у кожного фахівця в системі є свій обліковий запис, але всередині не у всіх однаковий інтерфейс. Повне відображення можливостей має лише Адміністратор.

Чому так зроблено? По-перше — не всю внутрішню інформацію компанії можна демонструвати  будь-якому фахівцеві. По-друге — не вся інформація потрібна й буде корисна кожному користувачеві. Ви можете показувати лише потрібне й лише певним людям.

Як Kanban-дошка допомагає рекрутеру?

Якщо у вас багато відкритих позицій та кандидатів, складно встигати відстежувати ситуацію по кожному окремо. Скільки нових людей хочуть потрапити до компанії? Хто пройшов перші співбесіди? Кому вже відправили оффер?

У системі HURMA є вбудована Kanban-дошка. У ній зручно змінювати статус кандидата залежно від етапу найму. Кожен кандидат підпадає під конкретні фільтри, що значно спрощує роботу рекрутера.

Статистика research/offers

Для ефективного рекрутменту важливо постійно відстежувати статистику різних джерел. Швидше за все, ви вже стикалися з непрацюючими каналами, про які інші відгукувалися тільки як про працюючі.

Для кожної компанії рекрутмент є індивідуальним і потрібно дивитися, що краще працює у вашому випадку. HURMA має внутрішній інструмент, що дозволяє зібрати всі дані в одну статистику.

База кандидатів

Якщо сьогодні потенційний кандидат вам не підійшов, це не привід із ним прощатися назавжди. Можливо, через деякий час він підтягне свої навички, а у вас звільниться ще одна вакансія.

У HURMA можна створити таку базу з фільтрами кандидатів. Також ми запустили плагін для браузера — AI Fox. Докладніше про плагін можна прочитати тут. Ви можете знаходити потрібні резюме на job-сайтах і одразу переносити їх у систему.

Вже всередині легко призначати співбесіди, відправляти тестові завдання та вести кандидата на посаду. Вручну переносити контакти та дані більше не знадобиться.

Які найближчі плани на HURMA?

У вересні вийшли важливі оновлення HRM-системи HURMA. Поліпшився пошук по фахівцям, з’явилася можливість додавати в опитування картинки для пожвавлення процесу, оновили словники та додали сценарії. Докладніше про оновлення тут.

Зараз у Telesens вивчають нові функції та можливості використання їх у своїй роботі. Ми зі свого боку готові допомагати брати з HURMA максимум!

Підсумки

Зараз у Telesens тримають курс на повне освоєння HURMA. Компанія задоволена системою та тим, як вона розвивається. Багато функцій впроваджувалися, вже коли Telesens користувалися HRM-системою.

Ми попросили Наталію схарактеризувати HURMA однією фразою.

Наталія Плига, HRD компанії Telesens:

«Корисно, інформативно, полегшує нашу роботу. Ми раді співпрацювати».