Згідно зі звітом Deloitte “High-Impact HR”, компанії, які впроваджують сучасні підходи до управління персоналом, демонструють у 2,5 раза вищу здатність адаптуватися до ринку, у 2 рази кращу ефективність та в 2,4 раза швидше впроваджують інновації, ніж ті, що працюють за старими моделями. У цьому ж дослідженні підкреслено: до 40% різниці у продуктивності компаній пояснюється якістю HR-функцій, управління людьми й застосуванням технологій

Усі ключові елементи високоефективної HR-функції, як зазначено у звіті, — аналітика, self-service, автоматизація, управління талантами — базуються саме на HRIS. Без цифрової системи ці процеси неможливо реалізувати на належному рівні.

Що таке інформаційна система управління персоналом

HRIS (Human Resource Information System) — це комплексна інформаційна система для автоматизації управління персоналом. Вона поєднує базу даних про працівників, інструменти для рекрутингу, адаптації, оцінювання, аналітики, документообігу та комунікації.

Але головне — це ціла екосистема, яка дозволяє компанії приймати рішення на основі даних, автоматизувати рутину та покращити досвід співробітників.

HRIS, HRMS, HCM: у чому різниця?

Ці абревіатури часто плутають, тому для максимальної ясності зробили для вас просту таблицю:

Інколи функції можуть бути ширшими в HRIS або менш глибокими в HCM - все залежить від рішення. Проте як ми бачимо, інформаційна система управління персоналом потрібна бізнесу будь-якого розміру.

З чого складається інформаційна система управління персоналом

Ядро системи

• Профілі працівників: контакти, освіта, досвід, документи, сертифікати.
• Структура компанії: підрозділи, підпорядкування, ролі.
• Історія змін: підвищення, переведення, дисциплінарні дії.

Операційні модулі

• Облік робочого часу: табелі, запізнення, інтеграція з біометрією.
• Відпустки й лікарняні: заявки, погодження, календар.
• Зарплата й бонуси: нарахування, облік надбавок.

Модулі розвитку

• Постановка цілей: SMART або OKR.
• Performance review: шаблони оцінки, фідбек-сесії.
• LMS: внутрішнє навчання, курси, прогрес.

Аналітика

• Плинність кадрів, швидкість закриття вакансій.
• Продуктивність команд.
• Прогнозування навантаження та ризиків.

Employee Self-Service (ESS)

• Працівник сам подає заявки, оновлює профіль, слідкує за розвитком.
• Автоматичне повідомлення про зміни та дедлайни.

Інтеграції та технічна база

• API для об’єднання з ERP, 1С, email, Zoom, Slack.
• Відповідність GDPR, зберігання в хмарі або на сервері.
• Аудит дій користувачів, контроль доступу.

Як впровадити інформаційну систему управління персоналом: покроково

Аналіз: зрозумійте свої "болі"

Перший крок — не купівля системи, а аналіз ваших реальних потреб. Поставте собі запитання:

• Які процеси найбільше сповільнюють роботу HR?
• Де найбільше помилок?
• Що потребує ручної обробки щодня?

Приклад: якщо рекрутери ведуть Excel-файли з кандидатами, надсилають листи вручну та забувають фіксувати відмови — першим пріоритетом має бути модуль ATS.

Результат етапу: список процесів для автоматизації та вимог до системи.

Демоверсія: оберіть систему й протестуйте на одному підрозділі

Після вибору системи не запускайте її одразу на всю компанію. Рекомендується почати з одного відділу або напряму — наприклад, тільки рекрутинг у департаменті продажів.

Це дозволить:

• перевірити, як система працює у вашому середовищі;
• побачити, які дані потрібно доопрацювати;
• адаптувати налаштування під специфіку бізнесу.

У цьому етапі важливо призначити відповідального — не лише технічного адміністратора, а й "HR-амбасадора", який пояснюватиме користь іншим.

Навчання: підготуйте команду

Навіть найінтуїтивніша система не працюватиме ефективно без навчання. Що варто зробити:

• провести серію коротких воркшопів по основних функціях;
• записати відеоінструкції для новачків;
• створити короткий гайд «Що робити, якщо…».

Наприклад: окрім «натисніть кнопку “Подати заявку”», скажіть: «Тепер ви не будете чекати відповідь 2 дні — система повідомить вам про погодження автоматично».

Масштабування: запуск на всі відділи

Після успішного тесту — поступове розширення. Не намагайтеся впровадити всі модулі одразу. Краще рухатись поетапно: спочатку рекрутинг, потім — адаптація, далі — аналітика.

Рекомендовано:

• складати календар запуску по департаментах;
• зібрати фідбек з першого етапу;
• адаптувати шаблони під типові ситуації (відпустки, лікарняні, цілі).

Порада: проводьте короткі опитування команди після запуску кожного модуля. Це допоможе швидко виявити, що працює, а що — ні.

Оцінка результатів: вимірюйте ефект

Без вимірювання результатів впровадження втрачає сенс. Оцініть:

• Скільки годин роботи вдалося зекономити?
• Наскільки швидше обробляються заявки?
• Як змінилася задоволеність працівників HR-процесами?
• Наскільки точнішою стала аналітика?

Наприклад: до впровадження погодження відпустки займало 2 дні. Після — 2 кліки в HRIS. Це — реальний показник ефективності.

Як інформаційна система управління персоналом працює на практиці: кейси українських компаній

Щоб побачити реальні переваги HRIS, погляньмо на досвід трьох українських організацій, які впровадили систему HURMA. У кожній з них цифровізація HR-процесів не лише спростила рутину, а й стала поштовхом до зростання та стратегічного розвитку.

Благодійний фонд Сергія Притули: від хаосу до прозорості

Проблема: стрімке зростання штату, ручний облік, низька залученість волонтерів.

Рішення: автоматизація обліку, комунікацій і бази знань через HURMA.

Олена Турчак, єдина HR-фахівчиня у фонді, централізувала всі процеси:

• за допомогою модуля обліку присутності тепер видно, хто працює з дому, хто — у штабі;
• події нагадують про важливі зустрічі, що покращує залученість;
• база знань всередині системи дозволяє швидко навчати новачків і передавати знання без ризику втрати доступів.

Результати: точний облік понад 200 співробітників, посилення внутрішніх комунікацій, підвищення мотивації завдяки увазі до важливих дат.

Я б обрала HURMA навіть якби у мене був вибір серед інших сервісів. Мені дуже подобається що система постійно розвивається, постійно додається щось нове і це завжди дуже актуально і в потрібний момент. Ти використовуєш одну вкладку, але в тебе є абсолютно все.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Digital Agency "Ціль": від Excel до масштабованої рекрутингової системи

Проблема: децентралізовані Excel-файли, ручний облік кандидатів, складна комунікація між рекрутерами та керівниками.

Рішення: звітність та обліку відпусток, автоматизація рекрутингу в HURMA.

Команда інтегрувала HURMA у всі рекрутингові процеси:

• система веде воронку кандидатів, дозволяє оцінити конверсії на кожному етапі,
• під час інтерв’ю використовуються шаблони запитань — вся інформація зберігається в одному місці,
• керівники мають миттєвий доступ до фідбеку й рішень.

Результати: скорочення часу на підбір, підвищення прозорості між департаментами, оцінка ефективності кожного рекрутера на основі даних.

Хочу похвалити сапорт HURMA. Наскільки швидко відбувається комунікація по будь-якому питанню, навіть якщо відразу на це питання неможливо надати відповідь. Це, якщо чесно, дуже приємно.

Команда рекрутерів компанії "Goal"

Anybusiness consult: зростання завдяки єдиній HR-системі

Проблема: розширення діяльності, масштабування, потреба в стратегічному контролі та збереженні всіх даних.

Рішення: використання HURMA як ядра для зберігання, управління і аналітики всіх рекрутингових процесів.

Компанія перейшла від формату рекрутингової студії до повноцінного HR-консалтингу. Завдяки системі:

• жодна задача не “випадає” під час інтенсивних проєктів;
• є централізований доступ до кандидатів;
• формується аналітика по ефективності каналів і воронок;

Результати: чітка систематизація воронки, швидша адаптація нових працівників, масштабування бізнесу без витрат, можливість фокусуватися на консалтингу, а не рутині.

HURMA стала нашим надійним партнером у процесі зростання. Вся інформація про кандидатів, усі поточні справи зберігаються в одному місці. Навіть у найінтенсивніші періоди жодна інформація не була втрачена, що є ключовим для ефективного рекрутингу.

Світлана Фасольняк, Recruiting Team Lead Anybusiness consult

Ці три компанії — з абсолютно різних сфер — доводять: впровадження інформаційної системи управління персоналом працює в будь-яких умовах. Від благодійного сектору до діджитал-маркетингу й HR-консалтингу — HRIS допомагає економити час, знижувати помилки та посилювати людяність в управлінні командами. 

Спробуйте безплатне демо HRIS HURMA вже сьогодні – і отримайте результати у перші тижні!

Часті помилки під час впровадження HRIS

Впровадження інформаційної системи управління — це стратегічний процес. Проте саме на старті компанії найчастіше припускаються помилок, які можуть звести нанівець користь від автоматизації.

Обрали систему без конкретних цілей

Чому це ризиковано: без чіткого розуміння проблем, які ви вирішуєте, система буде недоосвоєна або використана частково.

Як уникнути: перед вибором HRIS проведіть внутрішній аудит. Пропишіть, які саме болі ви хочете вирішити:

• довгий онбординг;
• хаос в обліку відпусток;
• відсутність метрик у рекрутингу;
• неструктурована база знань.

Відсутність комунікації з командою

Помилка: працівники не знають, чому і навіщо нова система.

Наслідки: саботаж, ігнорування, додаткове навантаження на HR.

Як уникнути: пояснюйте вигоди простою мовою:

• “не потрібно буде шукати відпускні заявки”;
• “менше Excel — більше часу на важливе”;
• “все в одній системі, у смартфоні”.

Додайте інструкції, відео та підтримку.

Надмірна кастомізація з першого дня

Помилка: одразу будувати “ідеальну” систему з десятками складних правил.

Наслідки: вигорання команди впровадження, плутанина, затримки.

Як уникнути: починайте з бази:

• структура працівників;
• облік відсутностей;
• воронка рекрутингу;
• база знань.

І лише після цього додавайте кастомні формули, автоматичні дії чи складні ролі доступу.

Немає відповідального за проєкт

Помилка: систему впроваджують "по ходу", без власника процесу.

Результат: низька залученість, збої, втрата даних.

Як уникнути: призначте команду впровадження з чіткими ролями – це прискорить адаптацію та зменшить опір у колективі.

Щоб впровадження інформаційної системи не стало болючим досвідом, обирайте рішення з перевіреним супроводом. Наприклад, у HURMA кожному клієнту доступна:

• команда, яка допомагає адаптувати систему під ваші задачі;
• навчальні сесії та відеоінструкції для HR і керівників;
• чітка методологія старту — від первинного аудиту до оцінки ефективності.

Це означає, що ви не залишаєтеся з системою сам на сам, а проходите повний шлях — із фокусом на результат, а не просто впровадження заради впровадження.

Висновок

HRIS — це бізнес-система, яка потрібна всім. Вона знімає з HR-відділу зайве навантаження, формує аналітику для керівництва, і створює кращий досвід для кожного працівника.

Впровадження HRIS — це інвестиція у сталий розвиток. Спробуйте безплатне демо HURMA — і вже за кілька тижнів побачите, як змінюється якість управління людьми.