Що таке HRMS

HRMS (Human Resource Management System) — це комплекс програмного забезпечення, призначений для автоматизації та оптимізації процесів управління людськими ресурсами в організаціях. Ці системи допомагають керувати всіма аспектами життєвого циклу співробітника, від найму та адаптації до обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. Завдяки HRMS компанії можуть полегшити рутинні процеси та отримати цінні аналітичні дані для прийняття стратегічних рішень.

Для кращого розуміння, що саме пропонує HRMS, варто розглянути її ключові функції:

1. Централізація даних. HRMS об'єднує всю інформацію про співробітників в одному місці, що спрощує доступ до даних і зменшує ймовірність помилок, пов'язаних із використанням декількох систем.
2. Автоматизація процесів. Завдяки автоматизації рутинних завдань HR-відділ може зосередитися на креативах та ініціативах, наприклад, на підвищенні кваліфікації персоналу та покращенні корпоративної культури.
3. Забезпечення відповідності нормативам. HRMS має вбудовані правила дотримання нормативних вимог, що допомагає організації залишатися в курсі змін у законодавстві та забезпечувати своєчасне виконання всіх вимог.
4. Аналіз та звітність. HRMS надає інструменти для аналізу даних та підготовки звітів, що дозволяє керівництву приймати конкретні рішення на основі реальних даних про персонал.

Таким чином, HRMS стає стратегічним інструментом, який трансформує HR-відділ з адміністративної одиниці в ключового партнера бізнесу. Вона полегшує виконання рутинних завдань, відкриває нові можливості для глибокого аналізу людського капіталу, надаючи HR-фахівцям можливість передбачати тренди, визначати приховані ризики та проактивно впливати на розвиток команди.

Функціонал сучасної HRMS системи

Основний функціонал HRMS має включати можливість зберігання всіх даних про співробітників у єдиній базі. Це охоплює інформацію про кваліфікації, робочий досвід, результати оцінок, інформацію про відпустки, лікарняні, робочий графік тощо. Зручний доступ до цієї інформації дозволяє HR-менеджерам швидко отримувати необхідні дані для ухвалення рішень, а також контролювати кар'єрний розвиток працівників.

Кадровий документообіг

Сучасна HRMS повинна автоматизувати документообіг, що стосується співробітників. Сюди входить створення, зберігання та управління такими документами, як трудові договори, накази про прийняття або звільнення, заяви на відпустку, листки непрацездатності та інші. Архівування документів у цифровій формі значно спрощують роботу з паперовою бюрократією, мінімізують помилки та зменшують час, що витрачається на рутинні операції.

Аналітика та звітність

HRMS повинна забезпечувати зручні інструменти для збору й аналізу даних, щоб HR-менеджери могли легко відстежувати ключові показники, такі як плинність кадрів, рівень залученості, ефективність співробітників, витрати на рекрутинг та інші важливі метрики. Наявність вбудованих аналітичних панелей дозволяє не лише оцінювати поточну ситуацію, а й прогнозувати тенденції розвитку.

Адаптація нових співробітників

Процес адаптації нових працівників має бути також автоматизованим. HRMS може пропонувати інструменти для створення індивідуальних планів адаптації, відстеження виконання завдань новими співробітниками та надання зворотного зв'язку. Це допомагає новачкам швидше інтегруватися у робочий процес та сприяє ефективній адаптації.

Управління корпоративною культурою

HRMS має бути інструментом для підтримки та розвитку корпоративної культури. Це може включати проведення внутрішніх опитувань, збору зворотного зв'язку, організацію внутрішніх заходів, обмін новинами та досягненнями компанії. Такі інструменти допомагають підвищити залученість працівників та сприяють зміцненню командного духу.

Оцінка продуктивності

Інтегровані системи оцінки продуктивності є обов'язковою функцією сучасної HRMS. Вони дозволяють автоматизувати процеси оцінки співробітників, зокрема моніторинг KPI (ключових показників ефективності), проведення регулярних оглядів продуктивності та створення індивідуальних планів розвитку. Це допомагає побудувати системний підхід до оцінки ефективності персоналу та сприяє підвищенню мотивації.

Управління часом і відвідуваністю

HRMS повинна забезпечувати можливість відстеження часу роботи співробітників та їхньої присутності на робочому місці. Система автоматично обробляє інформацію про відвідуваність, відпустки, лікарняні та інші види відсутностей. Це не тільки полегшує HR-відділу роботу з обліком робочого часу, але й допомагає уникати конфліктів і непорозумінь щодо відпрацьованого часу.

Переваги використання HRMS для бізнесу

Розглядаючи переваги HRMS, можна виділити кілька основних аспектів, які роблять цю систему незамінною для сучасних компаній:

1. Ефективність і продуктивність. Впровадження HRMS дозволяє значно підвищити продуктивність HR-процесів, оскільки автоматизовані задачі виконуються швидше та без помилок.
2. Задоволеність співробітників. Завдяки доступу до самостійного обслуговування співробітники можуть отримувати необхідну інформацію швидше, що знижує навантаження на HR-відділ та підвищує загальну задоволеність працівників.
3. Безпека даних. Сучасні HRMS забезпечують високий рівень безпеки даних завдяки функціям шифрування та багатофакторної аутентифікації.
4. Гнучкість і масштабованість. HRMS системи легко адаптуються до змін у бізнесі та можуть бути масштабовані відповідно до зростання або скорочення персоналу.

Крім того, інтеграція HRMS сприяє оптимізації процесів управління персоналом, дозволяючи компаніям краще адаптуватися до змін ринку та підтримувати високу конкурентоспроможність.

Як обрати HRMS для бізнесу?

Коли перед компанією постає питання вибору HRMS, важливо врахувати не лише функціональні можливості системи, а й специфічні потреби бізнесу:

1. Інтерфейс користувача. Система повинна бути простою у використанні, щоб співробітники могли швидко її опанувати.
2. Інтеграція з іншими системами. Важливо, щоб HRMS могла інтегруватися з іншими програмними рішеннями, такими як бухгалтерські програми або платформи управління проєктами.
3. Підтримка безпеки. Оберіть систему, яка забезпечує високий рівень безпеки даних, включаючи управління доступом та шифрування даних.
4. Функціональність. Розгляньте HRMS, яка пропонує всі необхідні функції для вашого бізнесу, включаючи управління заробітною платою, відстеження продуктивності та управління талантами.

Ніхто не відповідає цим показникам краще, ніж HURMA System – одна з провідних HRMS платформ на ринку. 

Завдяки HURMA, компанії можуть ефективніше управляти персоналом, зменшуючи навантаження на HR-фахівців та покращуючи загальну продуктивність організації​​.