HR документація: як управляти документообігом в компанії + законодавчі аспекти

За дослідженням McKinsey, керівники середньої ланки витрачають майже три чверті робочого часу на неуправлінську діяльність, зокрема на адміністративні завдання та бюрократію, а на розвиток команди — менше ніж третину часу.

А от Clockify відзначає, що спеціалісти витрачають 1,8 години щодня, тобто близько 9 годин на тиждень лише на пошук й обробку інформації. А тепер додайте до цього ризики: штрафи за помилки у кадровому обліку, втрату документів, плутанину з відпустками чи лікарняними.

На це все йде величезна частина робочого часу. Саме тому сьогодні ми поговоримо про HR документацію.

Що таке HR документація і які документи вона охоплює

HR документація — це система документів, яка забезпечує юридичну безпеку бізнесу, прозорість для працівників і ефективність HR-процесів. Також HR документація дозволяє компаніям тримати під контролем повний життєвий цикл працівника: від найму до виходу з організації.

Щоб було простіше, розділимо документи на кілька груп:

1. Договори та угоди. Трудові договори, контракти, угоди про конфіденційність, додаткові угоди. Вони формують основу трудових відносин і захищають права як працівника, так і компанії.
2. Накази та розпорядження. Прийняття на роботу, звільнення, переведення, надання відпусток чи відряджень. Без цих документів неможливо правильно оформити зміни у статусі працівника.
3. Облікова документація. Табелі робочого часу, лікарняні листи, графіки змін. Вони дозволяють вести облік відпрацьованих годин, нараховувати заробітну плату й уникати помилок у звітності.
4. Внутрішні політики та регламенти. Правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці та бонуси, політики щодо навчання й розвитку. Вони формують «правила гри» в компанії.
5. Аналітичні та звітні документи. Кадрові звіти, результати Performance Review, показники плинності кадрів, метрики eNPS. Саме ці документи допомагають керівникам ухвалювати рішення на основі даних.

Важливий момент: якщо в компанії понад 20–50 співробітників, HR документація перетворюється з простої теки у систему, яка вимагає автоматизації. У ручному форматі легко припуститися помилки або втратити актуальність даних.

Основні виклики у роботі з HR документацією

Попри зрозумілість процесів, саме кадрова документація часто стає джерелом складнощів для HR-команди. Це не лише бюрократичне навантаження, а й фактор, що напряму впливає на ефективність роботи та юридичну безпеку бізнесу.

Звіт People Analytics in Human Resources демонструє — працівники витрачають понад 50 % робочого часу на створення або оновлення документів — таблиць, PDF чи Word-файлів. Крім того, 10 % робочого часу йде на ручне введення даних у бізнес-системи, а також понад 1,5 години щотижня — на пошук і організацію файлів.

Найпоширеніші проблеми:

1. Дублювання інформації. Одна довідка може зберігатися одночасно у пошті, месенджері та в Excel, що ускладнює пошук і створює ризик розбіжностей.
2. Розпорошеність зберігання. Частина документів в архіві, частина — у хмарі, частина — в особистих папках HR.
3. Помилки у звітності. Через ручне введення даних HR-фахівці втрачають актуальність показників, що відображається на аналітиці для керівництва.
4. Юридичні ризики. Невчасно оформлені накази чи договори можуть коштувати компанії штрафів або створити підстави для трудових спорів.
5. Витрати часу. HR-спеціалісти витрачають години на тиждень лише на пошук потрібного документа, замість того щоб зосередитися на розвитку людей.

Без чіткої системи документообігу HR-відділ ризикує втрачати продуктивність, а компанія — впевненість у своїй кадровій безпеці.

Юридичні вимоги до HR документації: чекліст

Перш ніж автоматизувати процеси, важливо впевнитися, що базові кадрові документи відповідають закону.

1. Оформлення прийняття на роботу

Що потрібно мати на старті трудових відносин:

• Наказ/розпорядження про прийняття + укладений трудовий договір (форма — письмова в передбачених законом випадках) та ознайомлення працівника з умовами праці, ПВТР і політиками до початку роботи. Правова підстава — КЗпП України (зокрема, ст. 24 про укладення договору; ст. 29 — обов’язок поінформувати й ознайомити до початку роботи).
• Повідомлення ДПС про прийняття працівника — подається до початку роботи за затвердженою формою (електронно через Е-кабінет або іншим дозволеним способом). Норматив — Постанова КМУ № 413 від 17.06.2015 (у чинній редакції). ДПС періодично публікує технічні роз’яснення щодо подання.

2. Облік робочого часу й оплата праці

Що контролюють інспектори та бухгалтери:

• Роботодавець зобов’язаний забезпечити вірогідний облік виконаної роботи та витрат на оплату праці. Це і є законна основа для ведення табеля/обліку часу (форма — на розсуд роботодавця, але запис має бути вірогідний і відтворюваним). Норма — ст. 30 Закону «Про оплату праці».

3. Відпустки: графік і повідомлення

Щоб не було спорів і збоїв у виплатах:

• Графік відпусток ведеться роботодавцем. Про дату початку відпустки працівника письмово попереджають не пізніше ніж за два тижні до строку за графіком. Норма — ст. 10 Закону «Про відпустки».

4. Військовий облік працівників

Обов’язок, на який зараз звертають особливу увагу:

• Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у роботодавця здійснюється за Порядком, затвердженим Постановою КМУ № 1487 від 30.12.2022 (чинна редакція). У Порядку — форми, ролі відповідальних і строки інформування ТЦК.

5. Персональні дані співробітників

Без цього не обійтися, навіть якщо у вас невелика компанія:

• Обробка персональних даних (анкети, накази, лікарняні, особові справи тощо) має правову підставу, прозорі цілі та адекватний захист. Ключовий акт — Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI.

6. Електронні документи та підпис

• Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, якщо дотримано вимоги Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV.
• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — правовий еквівалент власноручного підпису (регулює Закон «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII). Це означає, що накази/заяви/графіки можуть існувати винятково в е-формі, якщо процес оформлений коректно.

Про це детально розповіли у статті “Електронний кадровий документообіг: як працювати законно, зручно та безпечно”.

Як автоматизувати роботу з HR документацією

Згідно з Filecente, 83 % працівників створюють нові файли, які вже існують у системі, бо не можуть їх знайти — це створює значні втрати продуктивності.

Рутина забирає години, які можна спрямувати на розвиток людей і команди. Саме тому HR-система HURMA переводить усю роботу з кадровими документами у єдиний цифровий процес.

Картки співробітників

Уся історія працівника зберігається в одному місці: договори, відпустки, результати атестацій, медогляди. HR не потрібно шукати інформацію в різних файлах — вона підв’язана до конкретної людини:

Автоматичні нагадування

Система сама сповіщає, коли закінчується строк дії договору, настав час проходження медогляду чи потрібно продовжити сертифікат. Це знімає ризики штрафів і затримок.

Графіки змін і відпусток

Керівники бачать актуальний графік команди онлайн, а HR не потрібно зводити дані з десятків Excel-таблиць:

Звіти для керівництва та бухгалтерії

Замість того щоб вручну підраховувати кількість лікарняних чи відпусток, HR формує звіт у HURMA в один клік. Це економить години щотижня.

Захищене сховище

В HURMA архітектура Single-Tenant. Тобто дані кожної компанії ізольовані, при тому, як у всіх інших продуктів дані зберігаються разом із даними інших компаній. 

Документи зберігаються у цифровій базі з правами доступу для різних ролей. Наприклад, керівник відділу бачить лише дані своєї команди, а HR має повний доступ.

Кращі практики організації HR документації в компанії

Цифрові інструменти суттєво полегшують роботу, проте жодна система не буде ефективною без продуманих внутрішніх правил. Від того, як компанія підходить до управління документами, залежить точність звітності, зручність для працівників і юридична безпека.

Що варто врахувати:

1. Уніфікація форм. Використовуйте стандартизовані шаблони для договорів, наказів, звітів. Це зменшує ризик помилок і спрощує пошук.
2. Актуалізація політик. Переглядайте внутрішні документи хоча б раз на рік. Наприклад, політика віддаленої роботи чи компенсацій може швидко застарівати.
3. Розподіл відповідальності. Призначте відповідальних за різні категорії документів: контракти, облік часу, внутрішні положення. Це підвищує контроль і знижує ризик втрат.
4. Прозорий доступ. Працівники мають знати, де і як отримати свої дані: від графіка відпусток до довідки для банку.
5. Навчання персоналу. Регулярно проводьте короткі інструктажі для HR-команди й менеджерів, щоб документи створювались і зберігались за єдиними правилами.

Такі практики допомагають зробити документообіг не лише впорядкованим, а й зрозумілим для всіх учасників процесу.

Підсумуємо

HR документація — це опора бізнесу, яка одночасно захищає компанію від юридичних ризиків і робить роботу прозорою для працівників.

Коли документи зберігаються в різних місцях і ведуться вручну, компанія втрачає час, точність і впевненість у власних процесах. Якщо ж вибудувати систему та перевести документообіг у цифровий формат, HR-відділ отримує можливість працювати швидше й стратегічніше.

Хочете зберегти баланс між законом, зручністю та швидкістю? Спробуйте демо HURMA безплатно і подивіться, як HR-процеси стають простими і зрозумілими.